秘书职业资格培训实操一

秘书职业资格培训---实际操作主讲人：贾俊花第一章会议管理第一节会前筹备会议筹备

拟订会议筹备方案、检查会务筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜，拟订会议的应急方案会议的概念会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。一、会议筹备方案的拟订三、会议的分类（一）按规模大小：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）、特小型（十人以下会议）（二）按与会者相互关系分：横躺关系会议；纵向关系会议。（三）按与会者是否具有代表性身份划分：代表性会议和非代表性会议。组织类型：内部会议和外部会议；正式会议和非正式会议（四）按时间分：定期和不定期一、会议筹备方案的拟订（五）按与会者的来源或代表的地区范围分：国内会议、国际会议、区域性会议、单位性会议。（六）按会议采用的方式手段：常规（普通）会、广播会、电话会、电视会、网络会议、现场会议等。（七）按会议的公开程度划分：公开性会议；半公开会议；保密性会议；内部性会议。（八）按会议的内容和性质划分：法定代表会；领导办公会；审批鉴定会；咨询论证会；学术讨论会；总结交流会；传达布置会；沟通协调会；宣传教育会；调查听证会；谈判商洽会；信息发布会；典礼仪式会。（九）按议题性质：专业性、专题性、综合性等。一、会议筹备方案的拟订（十）按会议的不同目的、主持者和与会者的不同作用和要求分为以下四种类型：1、周知性会议：目的是传达上级领导机关的方针、政策和指示精神，或生产、工作、学习的任务。在这类会议中，由会议的主持负责传达或布置，主要作用；与会者主要是听取、理解和会后去贯彻执行。2、显示性会议：目的是向与会者先进人物的先进思想、先进事迹或历史意义；或者向社会显示某种观念、情绪和力量。在这种会议中，由会议的主持中组织活动，起主要作用；与会者主要是听取或通过行为、口号来显示自己的倾向和情绪，起次要作用。如各种表彰会，庆祝会、庆功会、纪念会、浒示威集会等。一、会议筹备方案的拟订一、会议筹备方案的拟订会议管理分为三个阶段：会前筹备、会中服务、会后落实(评估与总结)1.会议筹备方案的内容：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议议程→确定会议时间与会期→明确会议所需设备和工具→确定会议文件的范围→确定会议代表的组成→确定会议经费预算方案→安排食住行→确定会议筹备机构■补充：注意事项a.确定会议主题与议题围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备。准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料

要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中秘书所能做的，是尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。b.确定会议名称：会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)2008年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2007年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。c.安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则。事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容放在会前放在后面放在会期两头一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”制定会议议程内容包括：标题；题注；正文。●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。d.确定会议时间地点会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

一、会议筹备方案的拟订e.选择会议的地点和会场1、会议地点的政治和经济意义；2、会议地点的现场效果；3、会场的适用性；4、会场的环境。会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。第七、场地租借的费用必须合理。

f.明确会议所需设备和工具g.确定会议文件的范围h.确定会议代表的组成哪些单位；什么职务和级别；每一个对象；与会者是否具有代表性；总人数。i.确定会议经费预算方案j.安排食住行k.确定会议筹备机构文件组；联络组；提案组；宣传组；后勤接待组；保卫组。秘书工作收集和初加工以及信息反馈深加工和信息发布一部分是进会，参加或召集小范围座谈讨论会，了解与会人员的会议反映，了解会议情况，保证会议议程、日程的正常进行一部分秘书人员要负责编发会议简报，及时报道会议情况，适时下发会议材料按既定日程和议程组织会议及会间活动做好大、小会议调度工作，坚持候会制度1.秘书组工作2.行政组工作签到方法簿式签到秘书代签法证件式签到电子自动签到提醒注意签到方法3.宣传组工作结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。4.保卫组工作杜绝各种不安全隐患，必要时与有关交通管理和治安管理部门协调，保证会议顺利进行。（三）会后落实工作补充编组：按与会者所在单位编组；按与会者所在的待业或系统编组；按与会者所在的地区编组；按议题编组。制作会议证件：出席证；列席证；旁听证；来宾证；记者证；工作证；电子签到证。一、会议筹备方案的拟订2.会议筹备方案的作用确保会议的周密组织确保会议服务质量和沟通协调到位确保领导的意图得以贯彻执行一、会议筹备方案的拟订3.电话会议及视频会议的知识电话会议特点：方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费最少；缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传达细节信息；可搭配传真、电邮等其他通信方式进行传输与交流；适用于分公司不远，规模不大的企业。电话会议信息工作的要求：准确发出开会信息；认真分发会议书面信息材料；合理安排会场信息传输设备；按时接通电话；互相通报出席情况；做好会议记录。一、会议筹备方案的拟订视频会议的特点声音和图像同时传送；打破了空间的限制；节省时间费用；交流效果较好；局限于准备时间长，投入成本较高，不能互动，交流不广泛。视频会议信息的要求发出开会信息；分发文件信息资料；布置会场；设置与检查会场信息传输设备；做好会议信息准备；采用行集中后分散的形式；汇总情况信息。一、会议筹备方案的拟订4.远程会议筹备方案的特点节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流直接与简短；应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，将会议日期、起止时间、参会人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等告诉电信部门。会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便提前准备讨论；专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。一、会议筹备方案的拟订5.会务工机构的分工要求根据会议的规模和类型组织会务机构要分工明确责任到人加强协调，定期沟通。建立会务工作系统：文件组；联络组；提案组；宣传组；后勤接待组；保卫组等。示例见书p.7一、会议筹备方案的拟订工作程序：会议筹备方案制定程序：组建会议筹备委员会---分成筹备小组---划分筹备机构各小组，定下负责人---确定筹备方案---领导审核方案注意事项：电话会议语言使用的注意事项：准备充分，讲话集中，时间洽当，简明易懂。安排座位注意事项：中大型会议贴标志，被表彰人前排就座，报告人与负责人相间，分清上下座，中小型会议的经费和布置从略精简，会议方案拟出后交上司审核，再行部署。筹备工作的要求：充分、周密、安全。一、会议筹备方案的拟订会议座次安排主要有：上下相对式；全围式；半围式；分散式见书上图会场布置的形式会场形式的安排，要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会场布置形式，体现不同的意义、气氛和效果。根据参会人员座次安排整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式。相对式会场相对式会场的主要特征是主席台和代表席采取上下面对的形式，突出了主席台的地位。由于设立了主席台，整个会场气氛显得比较严肃和庄重。但容易给在主席台上的发言者造成一种心理压力。全围式会场全围式会场的优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有助于与会者之间相互熟悉、了解和不拘形式的发言与插话，使与会者畅所欲言，充分交流思想、沟通情况，同时也便于会议主持者细致观察每位与会者的意向、表情，及时准确地把握与会者的心理状态，从而保证会议取得成果。半围式会场半围式会场半围式会场在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。分散式会场分散式会场

分散式会场就是将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。分散式会场既在一定程度上突出主桌的地位和作用，又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，是会议气氛更为轻松、和谐。会议座位安排技巧横排法——以姓氏笔画、单位名称笔画、汉语拼音字母为序，从左至右横向依次排列。竖排法——按既定的次序把参会的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按团的顺序从前向后依次纵向排列。左右排列法——把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。座次标识法——标明会议成员座次的名签、指示牌或表格。会议座位安排技巧会场环境布置主席台布置技巧主席台座次的排列讲台揭幕架会标会徽天幕、台布与花卉图为胡锦涛、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、黄菊、吴官正、李长春、罗干等在主席台上。讲台揭幕架会标会标的作用体现会议的庄重性提示会议的主题和性质激发与会者的参与感

会标的制作技巧格调要与会议的主题相一致会标应当醒目，具有视觉冲击力会标主要表现会议的名称会徽会徽是体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂在主席台的天幕中央，形成会场的视觉中心，具有较强的感染和激励作用。会徽的来源：一种是本组织的徽志作为会徽，如党徽、国徽、团徽、警徽。另一种是向社会公开征集，选择最能体现或象征会议精神的图案作为会徽。

天幕、台布与花卉二、检查会务的筹备情况1.会务筹备情况检查的主要内容会议准备是否充分会议期间能否排除各种干扰环境条件与用品准备文件材料的准备情况会场布置情况的检查会议保卫工作的检查其他内容：选举和表决工作的安排，摄影等。二、检查会务的筹备情况检查会议用品与设施：文具用品；会场基本设施设备；视听器材；通信设施。（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。二、检查会务的筹备情况2.会务筹备情况检查结果形式书面形式、口头形式、协调会形式3.会务筹备情况检查的方法听取汇报：前期调查、多提困难与问题、汇报时间洽当，及时调整。会前现场检查：仔细认真落实二、检查会务的筹备情况工作程序1.开会检查的程序2.现场检查的程序注意事项：汇报材料的认真核实对检查问题的纠正三、审核会议文件1.会议文件的类型立项文件、筹备工作的文件、会议内容文件、宣传报道文件、管理与服务文件、不同载体信息资料、各种形式的文件材料2.审核内容准确与完整；具体内容：议题、政策、相符、会商、明确中心。3.审核方法：对校法、折校法、读校法。程序：自审—初审—会审—终审四、与领导沟通会议的有关事宜1.意义2.原则：时间性、及时性、全面性3.方法：定期书面、定期口头、亲自参加、其他4.时间:会议筹备阶段、会中、会后5.程序：明确目标—明确方法途径—确定沟通时间地点人员—检查文件资料—汇报—听取指示—送交记录。注意：分配会议组织与服务应考虑全面，会议协调应及时。五、拟定会议的应急方案内容作用处理方法工作程序注意事项第二节会中服务会中：三个大阶段提示会议按计划进行；监督会议经费的使用；处理会中突发事件。报到及接待工作→

组织签到→

做好会议记录→做好会议值班保卫工作→

会议信息工作→

编写会议简报或快报→

做好会议值班保卫工作→

做好会议保密工作→做好后勤保障工作监督会议经费的使用；监督会议经费的预算文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。

监督会议经费的使用；会议经费的构成交通费用会议室费用住宿费用餐饮费用旅游费用设备视听费用宴请及演出费用培训费及讲演费预计外支出经费预算示例

2010年度全国热作信息工作会议预算

★住宿贵隆饭店（四星级）标准间：280元/天·套×20套×4天﹦22400元水果盘：50元/套×20套﹦1000元会议室：1500元（3个半天）8月17日中、晚餐（预计中午10人，晚餐30人）：60元/人×40人﹦2400元8月18日中、晚餐（自助餐）：60元/人×60人﹦3600元8月19日中餐：60元/人×30人﹦1800元8月19日晚餐：1200元/桌×4桌﹦4800元8月20日中、晚餐：60元/人×60人﹦3600元小计：41100元★考察8月20日到安顺考察农场