项目5. Office 2016的协同应用

办公自动化实用教程（第三版）经济科学出版社项目5Office2016的协同应用学习目标掌握在Word中创建Excel工作表方法掌握在Word中调用Excel图表方法掌握在Excel中编辑Word文档方法掌握同步更新Word和Excel数据方法掌握Word文档与PowerPoint演示文稿相互转化方法掌握PowerPoint讲义导出到Word中的方法掌握在PowerPoint中调用Excel工作表和图表的方法任务引入学会Word2016、Excel2016和PowerPoint2016三者间的协同作业，可以大大提高工作效率，让我们在办公中体会到酣畅淋漓的感受。本项目将为大家演示如何将Office家族的成员发动起来，满足不同的办公要求。任务分析当编辑文件中的数据需要与调用的文件数据保持同步更新时，可以将调用文件设置为链接对象；当调用的对象数据量比较少或者与原文件相互独立时，可以将其设置为嵌入对象。当Word与PowerPoint之间相互转换时，完成的初步效果不会很理想，需要再进行如下格式化操作：替换；分栏；页面设置；标题样式设置；幻灯片格式设置；文本格式设置。任务实施一、Word与Excel之间的协作当Word与Excel之间传递信息时，既可以将信息设置为链接对象，也可以设置为嵌入对象。所谓链接对象是指在一个文件中创建，并插入到另一个文件中的信息，同时还保持了两个文件之间的链接。嵌入对象是指直接插入到文件中的信息。对于链接对象，如果链接到的文件在计算机中的位置发生了变化，链接就会失败。而嵌入对象则是把插入的对象作为自己的一部分，因此与原来的文件相互独立。1. 在Word中创建Excel工作表这种情况属于将Excel工作表作为嵌入对象插入到Word中。步骤一在Word文件中需要创建工作表的位置单击定位，然后切换到“插入”选项卡，单击“文本”组中的“对象”按钮，弹出“对象”对话框，如所示。1. 在Word中创建Excel工作表这种情况属于将Excel工作表作为嵌入对象插入到Word中。步骤二在“新建”标签中选择“MicrosoftExcel工作表”，然后单击“确定”按钮，即可在插入点创建一个空白的Excel工作表（如图所示），同时出现Excel的功能面板，可以直接对工作表进行数据编辑和格式美化。2. 在Word中调用Excel图表我们以在Word文档中插入一个Excel柱形图为例，介绍在Word中调用Excel图表的操作方法。步骤一切换到“插入”选项卡，在“插图”组中单击“图表”按钮，弹出“插入图表”对话框，如图所示。2. 在Word中调用Excel图表步骤二选择“簇状柱形图”，然后单击“确定”按钮，即可在Word中插入图表，同时自动打开Excel工作表文件（如图所示），在Excel工作表中显示与该图表相对应的原始数据（当修改原始数据的数据时，Word中图表的变化是实时更新的）。步骤三如果需要修饰Word中的图表，只要双击该图表，即可显示相应的“图表工具”上下文功能面板就会显示，如图所示，图表中每个细节都可以调整。3. 在Excel中编辑Word文档步骤一在Excel2016工作表中切换到“插入”选项卡，单击“文本”组中的“对象”按钮，弹出“对象”对话框，如图所示。3. 在Excel中编辑Word文档步骤二在“对象类型”下拉列表中单击“MicrosoftWord文档”，单击“确定”按钮，即可在Excel中插入Word文档框（如图所示），同时显示Word功能面板，可以对Word文档进行编辑和格式化——例如，拖动Word文档框到合适的位置，并在其中Word文档内输入内容。4. 同步更新Word和Excel数据对于一些特殊需求，比如一些数据量较大的内容，或者要求Word文档中的报表与经常处在变化中的Excel文档保持一致，就需要将Excel文件作为链接对象插入到Word中。步骤一将Excel工作表插入到Word中。在Word中定位在需要插入工作表的位置，然后切换到“插入”功能面板，在“文本”组中单击“对象”按钮，弹出“对象”对话框，切换到“由文件创建”标签，单击“浏览”按钮选择要链接的Excel文件，并选中“链接到文件”复选框，如图所示。4. 同步更新Word和Excel数据步骤二切换到“由文件创建”标签，单击“浏览”按钮选择要链接的Excel文件，并选中“链接到文件”复选框，单击“确定”按钮，即可将Excel数据插入到Word中，如图5.8所示。4. 同步更新Word和Excel数据步骤三实现数据同步更新。在Word中，双击表格数据，激活并打开链接的Excel文件（或者直接打开Excel文件），修改数据后关闭工作表，返回Word工作窗口，右单击表格，选择“更新链接”快捷菜单命令，如图所示，即可实现Word和Excel数据同步更新。二、Word与PowerPoint之间的协作在我们的实际工作中，Word作为功能强大的文字处理工具，PowerPoint作为功能强大的演示文稿制作工具，使用都非常广泛。在具体任务的处理过程中，常常产生以下情形：（1）在Word中编排好了组织某项活动的文档纲要，为了向组织团队讲解该活动过程，还需要在PowerPoint中制作关于该活动的演示文稿。（2）先制作了某次培训的演示文稿，但是还需要将该内容在Word中处理，以便分发给学员，利于培训内容的提前预习或在学习中更好地理解和消化。不论是那种情形，如果在Word和PowerPoint中各自单独做自己的事情，势必产生重复劳动。其实作为Office家族的两个成员，它们之间当然是可以“亲密”合作的，下面让我们来看看实现合作的方法。1.将PowerPoint演示文稿转化为Word文档步骤一打开PowerPoint演示文稿，单击“文件”菜单中的“导出保存并发送”命令，如图5.9所示，选择导出方式文件类型为“创建讲义”，再单击右侧的“创建讲义”按钮，即可打开“发送到MicrosoftWord”对话框。1.将PowerPoint演示文稿转化为Word文档步骤二选择“只使用大纲”的版式，单击“确定”按钮，系统会自动把演示文稿发送给Word。在转换后的Word文档中，可能会有大量的空行，解决方法是：单击切换到“开始”功能区面板，单击“编辑”组中的“替换”按钮，打开“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^P^P”，在“替换为”文本框中输入“^P”，然后单击“全部替换”即可。1. 将PowerPoint讲义导出到Word中步骤一导入Word文档。如图所示，在“发送到MicrosoftWord”对话框中单击“备注在幻灯片旁”的版式，然后单击“确定”按钮。此时系统会直接打开一个word文档（如图所示），接下来，我们需要对其进行修改以便于更好地阅读。1. 将PowerPoint讲义导出到Word中步骤二分栏。切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分栏”按钮，选择“两栏”，此时每页的右侧幻灯片超出页面范围，如图所示，需要删除每张幻灯片左侧的“幻灯片”三个字，以使页面正常显示。1. 将PowerPoint讲义导出到Word中步骤三删除每张幻灯片左侧的文字“幻灯片”。单击“开始”功能区“编辑”组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“幻灯片”，“替换为”文本框中为空白，然后单击“全部替换”按钮，效果如图所示。1. 将PowerPoint讲义导出到Word中步骤四调整列宽。分栏操作实际上是在Word文档中利用“无框线”的两列表格实现布局的，如果此时页面还是不能完全显示，还可以通过调整列宽的方法解决。全选表格，切换至“表格工具/布局”功能区的“单元格大小”组，逐渐减小列宽值直至幻灯片在页边距内显示完整为止。如图所示。如果效果仍不能令人满意，还可以减小进行设置“页边距”以加大页面显示范围。最终这样就可以实现将PowerPoint讲义导出到word中。，2. 将Word文档转换为PowerPoint演示文稿首先，需要将Word文档中的各级标题设置成相应标题样式。例如：将文档中一级标题设置成“标题1”样式，二级标题设置成“标题2”样式，依次类推。2. 将Word文档转换为PowerPoint演示文稿步骤一然后，将“发送至MicrosoftPowerPoint”按钮添加到快速访问工具栏。在Word文档中打开“文件”菜单，单击“选项”命令，打开“Word选项”对话框，如图所示。2. 将Word文档转换为PowerPoint演示文稿步骤二切换到“快速访问工具栏”选项卡，在“从下列位置选择命令”的下拉列表中单击“不在功能区中的命令”，然后在列表框中找到并单击“发送至MicrosoftPowerPoint”命令，再单击“添加”按钮，将该命令添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”列表框中，单击“确定”按钮即可在“快速访问工具栏”中添加相应按钮。步骤三最后，单击快速访问工具栏中的“发送至MicrosoftPowerPoint”按钮，系统会自动将Word文档转换到PowerPoint演示文稿中，之后就可以在PowerPoint中进行幻灯片格式、文本格式等编辑操作。三、Excel与PowerPoint之间的协作PowerPoint是专门用来做演示幻灯片的软件，Excel主要是用来处理数据，所以PowerPoint与Excel的相互协作，也往往就是在PowerPoint中调用Excel中的表格或图表，而很少会将PowerPoint中的内容复制到Excel中。下面介绍两者之间是如何进行相互协作的。1.在PowerPoint中调用Excel工作表步骤一打开PowerPoint，然后切换到“插入”功能面板，在“文本”组中单击“对象”按钮，弹出“对象”对话框，如图所示。1.在PowerPoint中调用Excel工作表步骤二单击“由文件创建”单选按钮，然后单击“浏览”按钮，选择要链接的Excel文件，并勾选“链接”复选框，单击“确定”按钮，即可将Excel数据插入到PowerPoint中，如图所示。步骤三在PowerPoint中，双击表格数据，激活并打开链接的Excel文件（或者直接打开Excel文件），在工作表中修改数据确认后，PowerPoint中数据立即同步更新。2.在PowerPoint中调用Excel图