综述和信封课件

PracticalEnglishWriting

实用英语应用文写作StylesandFeaturesinLanguageofEnglishPracticalWritingClassificationofPracticalEnglishWriting英语应用文包括各国政府、民间团体、企事业单位或个人相互往来所使用的书信、商务文书、礼仪文书、契约文书、单据表格、会务文书等。LanguageFeaturesandWritingWays完整

一篇好的涉外英语应用文，必须对读者（对方或公众）提供所有需要的信息，或者答复读者所提出的一切问题和要求，务必使所有的事情都得到阐明和论述，所有的问题都得到答复和解释。为了检验你所写的应用文的完整性，我们可以使用5个W(Who,What,When,Where,Why)和一个H(How)。例如：

NOTICEDec.31,2003AllthestaffofAccountsDepartmentarerequestedtobereadytoattendthemeetingintheconferenceroomonTuesday,at3:00pm,Jan6,2004,todiscussthefinancialstatementoflastyear.AccountsDept.2.具体任何一种英语应用文应当具体、明确和有说服力，而不应含糊、笼统和抽象。特别是合同、协议、通知、启事、招领、海报、广告和需要做出具体答复等的信函，必须强调具体使用的事实、数据和时间。2)注意修饰词的位置，同一修饰词放到句中不同位置，会导致句子的含义不同。3)注意代名词的指代对象和关系代词与先行词的关系。例如：

TheyinformedMessrs.Smith&Brownthattheywouldreceiveareplyinafewdays.Revised:TheyinformedMessrs.Smith&Brownthatthelaterwouldreceivethereplyinafewdays.

(史密斯.布朗公司将在近日内得到答复。)

4）注意逻辑上的合理，句子结构上的多变，情节上的紧凑和意义上的连贯。首先，必须注意分词的逻辑主语与句子的主语的一致。例如：①Beingaregisteredaccountant,I’msureyoucanhelpus.Revised:Beingaregisteredaccountant,youcancertainlyhelpus.(作为一名……。)Asyouarearegisteredaccountant,I’msureyoucanhelpus.(因为你是……我坚信……。)其次是，应当注意句子结构的多变，例如：②WehavereceivedyourletterofApril4.Wearesorryforthewrongdispatch.Wewilldosomethingaboutit.(单调，乏味)Revised:ThankyouforyourletterofApril4.Weregretthatwehavedispatchedthewronggoodsandwilldosomethingforcompensation.（你方4月4日来函收悉，谢谢，得知我方发错了货，深表遗憾。我们将为此做点补偿。）第三，意义上的连贯是值得考虑的。4简明简明被认为是最重要的写作原则和语言特点，它节约作者和读者的时间。简明指的是尽可能地用精辟的文笔清楚地表达你需要表达的内容。而又毫不损害完整、具体和礼貌。要达到此目的，必须遵循下面几条准则：（1）长话短说，尽力避免啰嗦。Youshouldn’tuse:You’dbetteruse:atthistime---------nowcometoadecision---------decideduringthetimethat---------whileexpressapreferencefor------preferduetothefactthat---------because

Onthebasisof-------byinthematterof------

aboutItshouldbepointedoutthat----

Pleasenoticethatconcur(同意，赞成)

------

agreeinitiate(开始)-----------

beginrequest(询问)-----------

askacknowledgereceiptof(兹收到)-------Thankyoufor…,Ireceivedbeinreceiptof(兹收到)-------Thankyoufor…,Ireceivedthewriter(笔者)--------

I,me,my

uptothiswriting(至今)----sofaroromittedWebegtothankyou------Thankyou

Takeanearlyopportunity(趁早)----actpromptly(2)避免使用怪词、难词及笼统的陈旧的商业术语，尽量用常用词及现代英语表达。比较下列几对句子。例如：★Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyourkindcooperation.(wordy)Concise:Thankyouforyourcooperation.★PleasebeadvisedthatwehavereceivedourinvoiceNo.248.(wordy)Concise:WehavereceivedyourinvoiceNo.248.(3)避免不必要的重复。例如：①Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.Revised:Wehavebeguntoexportourmachines.②Sampleswillbesentandofferswillbemakeuponreceiptofyourspecificenquiries.(一经收到你方具体询盘，就发盘并寄送样品。)Revised:Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquiries.5礼貌

礼貌是国际商务英语应用文特别是国际商务信函的重要语言特点，一封彬彬有礼的书信能使你自己在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好的文化素养和职业道德的形象，使之乐意与你合作，竭诚为你服务。(1)使用虚拟语气。

Wewouldaskyoutomakeapromptshipment.(请贵方即期装运)

Wewishyouwouldletushaveyourreplysoon.(务请贵方即期装运)

Wewishyouwouldletushaveyourreplysoon.(希望贵公司早作答复)WewouldbegratefulifyouadvancedeliverytothemiddleofJuneandshipthegoodsinonelot.(如果贵方把交货日期提前至六月中旬，且做一次性装运，我方将十分感谢。)(2)使用缓和法，避免过分强调或刺激。为了避免过分强调自己的观点或刺激别人，应在写作中使用缓和法。如：Weareafraidthat…,Wewouldsay…,Wemay(might)say…，Wewouldthink…,Itseems(wouldseem)tousthat…,Wewouldsuggestthat…,Asyouare(maybe)aware…,Asweneedhardlypointoutthat…,Itappearsthat…etc.e.g.(3)适当地使用被动语态。被动语态比主动语态显得更有礼貌，因为它避免指责动作的执行。例如：Youmadeaverycarelessmistakeduringthecourseofshipment.------

改：Averycarelessmistakewasmadeduringthecourseofshipment.

Youdidn’tenclosethepricelistsinyourletter.------改：Thepricelistswasnotenclosedinyourletter.(4)尽量避免使用带有强迫语气和引起不快的词语。

有些词语，像

demand,

意思是askingfor(sth.)asifordering

或者asifonehasarightto,

即具有强迫命令的语气不应使用，而应当改为request;

又如：disgust,意味着hating有

strongfeelingofdislikeordistaste之意，不应当使用，又如：mustrefuse,

带有胁迫性的语调，wantyouto,带有傲慢和长者的口吻等，应改用其他方式表达。(5)使用表示高兴、感谢和遗憾等词语。1）高兴和乐意的表达法有：

Itiswithpleasurethatwehavereachedanagreementonalltheterms.(所有条款达成协议)

Itisapleasureforustosignsuchasalescontract.(签订销售合同)2）感谢的表达法有：

ThankyouforyourinquiryofJuly8.几种常见的应用文1.信及信封的写法

2.祝贺信3.感谢信4.邀请信5.个人简历6.通知,便条等告启文信封格式的一般规则收信人名称和地址应与信函封内名称和地址完全一致，封内地址的每一部分(尊称、头衔、工作部门、姓名、地址、邮编)应写在信封上。但信封上的写信人姓名前无需加头衔或者职称。

寄信人与收信人的姓名和地址必须完整。

给女士的信函，信封上其姓名前宜用Mrs.或Miss。若其本人有职称或头衔时，则无需同时用Mrs.或Miss。写给夫妇俩同时收的信函，信封上应写成：Mr.andMrs.xxx。在信封上,发信人的地址和名称一般在左上角,收信人的地址,名称一般在中间偏右,地址可以采取齐头式,也可以用缩进式,但是齐头式更加符合现代人的习惯,尤其在美式英语中,(缩进式往往第二行比上一行缩进三个字母threetypewritingspaces)门牌要与街道同一行,然后隔行打上城市,州/省和邮编.注意:如果地址一行写不下,第二行的时候要空2格.如:ZhejiangNativeProduct&AnimalBy-productsImport.&Exp.Corp信封地址内容及顺序如下：（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人头衔、职务或职称；（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；（4）邮政地址（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即门牌和路名；（5）城市、邮编、省名或州名、国名。QiXieEnglishDepartmentofForeignStudiesCollegeHunanNormalUniversityChangsha,HunanProv.410081P.R.ofChina

ProfessorT.P.JohnsonMechanicalEngineeringDept.MassachusettsInstituteofTechnology345LincolnSt.Cambridge,MA02139U.S.A

平头式和缩进式QiXieEnglishDepartmentofForeignStudiesCollegeHunanNormalUniversityChangsha,HunanProv.410081P.R.ofChina

ProfessorT.P.JohnsonMechanicalEngineeringDept.MassachusettsInstituteofTechnology345LincolnSt.Cambridge,MA02139U.S.A如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称,写公司地址，门牌等。如：ZhejiangMachineryImp.&Exp.Cop.102FengqiRoadHangzhou,ZhejiangProv.310000P.R.ofChina注：Messrs.是Mr.的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称是由人的姓名所组成。如：Messrs.G.P.Glover&Co.Messrs.Brown,Clarke&Father但Messrs.不用于下列情况：公司行号中没有人的姓名，即非人称行号，如UtilityFurnitureCo.以定冠词The开头的公司行号，如TheUnitedImportCo.Ltd.公司行号中包含有礼节尊称，SirWilliamDobson&Sons.写给个人的信函。如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：

TheManagerBarminste