采购管理规范供应商选择与评价采购员工作绩效考核

采购

管理规范

撰写人：李华英

Email：Lihying@21cn

目录

一、目的.........................................................3

二、适用范围....................................................3

三、定义........................................................3

四、采购管理制度................................................3

五、供应商选择标准...............................................4

六、供应商选择、评价和终止办法..................................4

1、供应商档案管理要求.............................................4

2、供应商选择流程.................................................5

3、供应商选择考察表...............................................6

4、合格供应商名录.................................................7

5、供应商资料卡...................................................8

6、供应商考核办法及考核表.........................................9

7、终止供应商的报告..............................................10

七、采购流程....................................................11

1、采购原则......................................................11

2、常规采购......................................................11

3、小额应急采购..................................................12

八、货物检验...................................................13

1、抽货检验标准..................................................13

2、货物检验报告..................................................14

九、采购中心职责与绩效考核.....................................15

1、采购中心工作职责..............................................15

2、采购主管绩效考核标准..........................................15

十、采购报告必须具备要素及分析图表.............................16

一、目的

规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日

常管理规定要求。

二、适用范围

本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等

采购的控制。

三、定义

1、供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。

2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

3、购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，

此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。

4、供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采

购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时

行审批。

5、供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考

察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

6、终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出

与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写

逐级上报审批。

7、抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相

关权责部门编写交采购中心汇总成册。

8、货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收

报告和处理意见。

四、采购管理制度

•洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；

•严格遵守采购规范流程，按流程办事；

•能及时按质按量地采购到所需物品；

•严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；

•加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购

成本并保证采购质量；

•科学、客观、认真地进行收货质量检查；

•处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题：

•认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服

务水平的建议；

•做好采购相关文档的存档、备份工作；

•在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；

•所有采购，必须事前获得批准.未经计划并报审核和批准，，除急购外不得采购，急

购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批：

•凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，

通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；

•采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得

随意变更供应商；

五、供应商选择标准

•具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；

•注册资金达到50万以上的一般纳税人；

•健全的商务管理流程和制度；

•良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期；

•具有优势的产品资源；

•相对有利于我公司的供配货地理区位；

•积极的合作态度；

六、供应商选择、评价和终止办法

供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储

多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、

能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。

对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考核办法

及考核表》。

1、供应商档案管理要求

对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择

考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》、《询价记录》、《采

购记录》、《到货检验报告》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文

档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。

2、供应商选择流程

选择供应商的程序流程图

3、供应商选择考察表

供应商选择考察表

考察人：年月日

待选供应商基本资料

名称法人代

表：

地址：邮编：

电话：联系人：传真：经营性

质：

主营产

品：

详细评价指标

序号评价办法结果备注

经1注册资金数额是多少

济2是不是一般纳税人

实

力3上年度销售额是多少

4给其他商家账期一般是多久

5一共有多少员工

序号评价办法结果备注

市

场被媒体曝光次数

信2业内口碑

誉3有哪些假货/水货

4售后服务水平怎么样

序号评价办法结果备注

优与主营产品厂家的关系（代理/

势经销/总代…）

资

源2给不同渠道的价格结构及毛利

3相关产品线是否齐全

4最短送货时间是多久

序号评价办法结果备注

管

理业务人员有没有怠慢顾客现象

水2对售前咨询有没有耐心讲解

平

3有没有完善的货物进出流程

4员工是不是大小事情都要请示

批示意J1

商务经理意见签名：

运作中心总监

意见签名：

考察结果口推荐为C类认可供应商口推荐为D类认可供应商口不能推荐为供应商

4、合格供应商名录

合格供应商名录

表格更新日期：年月日

备

序号编号企业名称等级地址提供的产品联系人电话

注

及折扣

5、供应商资料卡

供应商资料卡

供应商编号:建卡日期:

产品类别：建卡人：

公司名称联系人/职务

LxnJIlBilL

电话传真

合E^+Ul+lk

电话传真

开户行帐号

□代理商代理级别：

公司类别

□生产商

创立时间注册资本法人代表

公司性质公司规模

管理层技术人员普通员工合计

人

员

构

成人数

比例

经营范围

考

核考核表

年

序号度准时交货率品质服务总分评等备注

编号

6、供应商考核办法及考核表

供应商的考核采取财年度考核办法，由采购中心征集各方意见汇总成考核评语，再由

相关权责部门给出评审意见，最终由运作总监决定是否终止供应资格。

供应商考核表

NO：PUR-KS-流水号

供应商名称

考核日期主要考核人

产品名称

考核评语评分等级

准时

交货率

考

品质

核

内

服务

容

其它

综

合

评

价

意见是否取消其资格

各

权

责

部

门

审批

意见

7、终止供应商的报告

终止供应商的报告

年月日

供应商名

供应商编号：

称：

建立联系时间：

最初联系人：目前联系人：

来往主要业务：

终止原因：

目前来往财、物、帐等情况：

终止该供应商可能造成的影响：

终止供应商的步骤：

终止供应商申请人签商务经理签

字：字：

运作总监批示:

七、采购流程

1、采购原则

•采购经办人员接获"请购单”后应依请购的缓急，并参考市场行情及过去采购记录

或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价。

•采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤消程

序，即中止本次采购作业，并在相关单据上加盖“撤消”章。

•采购经办人员询价完成后，于"请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商""交

货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核

2、常规采购

3、小额应急采购

八、货物检验

1、抽货检验标准

来料名称抽样数验收准则接收数量

1）运行测试正常，配置正确

计算机主机100%2）机箱无破损、变形不合格拒收

3）全新设备

1）运行测试正常，配置正确

CPU100%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

内存100%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

主板100%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

硬盘100%不合格拒收

2）外观无破损、变形

板卡（显示卡、网卡、1）运行测试正常，配置正确

100%不合格拒收

声卡等）2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

软盘驱动器100%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

光盘驱动器100%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

键盘50%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

鼠标50%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

显示器100%不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

UPS100%不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

网络交换机100%不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

路由器100%不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）运行测试正常，配置正确

集线器100%不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）机箱无破损、变形

网线30%2）原厂包装和无开箱痕迹不合格拒收

3）全新产品

1）机箱无破损、变形

接插件（面板、模块

30%2）原厂包装和无开箱痕迹不合格拒收

等）

3）全新产品

2、货物检验报告

NO：

供应商:检验日期：年月

s

产品名称型号规格来货数量

来货日期抽样数量

验证记录

序号验证项目标准要求实测结果结论

验证结论：

检验人：复核：

不合格批处理意见：口可用口挑选口换货口退货审批：

九、采购中心职责与绩效考核

1、采购中心工作职责

i.建立供应厂商与价格记录；

ii.采购方式设定及市场行情调查;

iii.询价、比价、议价、订购工作;

iv.送货进度控制与逾送督促；

V.来货质量、数量异常处理；

vi.付款整理、审查；

vii.提交采购工作报告。

2、采购主管绩效考核标准

采购主管的绩效标准

工作职责绩效指标绩效标准

1.一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的

次数不超过1次；

2.一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过2次；

完成项目所使申请部门得到所需

3.项目采购的成本控制在预先设定的范围内。

需的采购工作的设备和材料

优秀绩效的表现:

尽可能地推迟付款时间；控制进货速度，使库

存最小；向多方供货商询价，得到性价比最佳

的供货。

上级主管人员对以下方面表示满意：

改进采购的工作流*所有的采购有关流程和工作标准每年至少进行一次修订；

改进了的流程或标准

程和标准*相关的规定得到了正确的发布和沟通；

*在流程中能够考虑到对不同情况的区别对待。

1.对大的供货商能定期进行拜访；

2.供应商总数减少，使供货更为集中。

供货商关系管理供货商关系

优秀绩效的表现:

能够帮助供货商解决一定的问题。

管理层对如下方面表示满意：

向管理层提供采购

管理层所得到的信息*提供的采购报告有意义；

报告

*报告有助于改进本公司以及供货商的服务水准。

十、采购报告必须具备要素及分析图表

采购主管须将每个月的采购工作进行总结、分析以供上级了解工作情况，发现采购工

作中的不足，让上级肯定其作为的同时能及时给出改进意见或指示。

采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表：

1、本月采购货物的类别与比例

2、本月因采购型号错误存在退货的次数

3、本月各供应商供货的金额及分布情况

4、询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况

5、供应商送货效率

6、各供应商存的问题及改进建议

7、采购中存在的问题及改进建议

精品文档精心整理

采购订单管理规范

1、目的

规范采购管理工作，加强采购过程控制，强化供应商管理，确保适时、适价、适量地供应公司生产所需物

料。

2、适用范围

适用于公司生产物料的采购过程控制、对账发票管理以及新开发厂商和合格供应商定期或不定期的评估选

择等。

3、职责

3.1采购文员：负责采购订单的下达，物料的催货，异常的追踪，订单对账、请款和发票的催缴以及协助进

行供应商的评估等。

3.2采购专员：负责物料价格的谈判、定价，选择合格的供应商，物料异常的处理、追踪及异常信息的传

递，对账单、请款单的初审，物料采购成本的控制分析以及合作供应商关系的协调等。

3.3供应管理员：根据物料供应商需求预测分析，为采购专员提供经评估合格的供应商供其选择，供应商的

定期或不定期评估结果的制定和传达，跟进新物料或新供应商的打样情况。

3.4计划组主管：对物料采购订单的审核，协调物料异常情况的处理和跟踪处理结果，审核供应商的考评和

选取，完善物料采购管理。

3.5生产部经理：负责采购对账单和请款单的批准，物料采购成本控制的审核，供应商合作关系的协调，以

及跨部门之间异常的协调。

4、采购订单管理流程

（见附件）

5、采购订单管理内容

5.1供应商选用规定

5.1.1采购专员根据订单要求和供应商管理员提供的供应商评估报告，合理选择合作厂商并进行价格确认。

5.1.2采购专员必需选择经供应商管理评估合格的供应商或经生产部经理核准的选用供应商作为订单下单的

对象，未经评估合格的供应商暂时不做考虑（特殊物料的供应商除外）。

5.1.3合作供应商在未经评估合格（特殊物料除外）的情况下选用的，造成的异常损失由下单人员负责并记

录个人考评。

5.1.4采购订单的供应商选择和价格评定需由计划组主管审核，生产部经理批准后才能下单达给合作供应

商。未经供应商选用审核或批准而下达的采购订单，其造成的责任由下单人员负责，并记录个人考评。

精品文档可编辑的精品文档

精品文档精心整理

5.2价格管理规定

5.2.1采购专员依物料规格、交期、品质要求及其它交易条件，选择适当的供应商，作询价、比价、议价作

业。

5.2.2采购专员合理选择供应商之后，根据其收集的市场信息跟供应商进行价格谈判（老供应商的物料进行

价格确认）并确认物料订价。比价作业：在询价作业完成后需有两家以上供应商提供价格做比较，并考虑品

质、成本、交期等符合本公司需求的供应商，若客户指定要求或独有技术等特殊案件可不作比较范围。议价作

业：合格供应商只有独家时则依供应商提供之价格，比照以往采购记录及平时收集的价格信息，由采购专员与

供应商议价。

5.2.3采购文员根据采购专员和供应商最终确认的价格列入采购订单，并将采购订单交由计划组主管审核及

生产部经理批准。未经采购价格审核和批准的采购订单不能下达给供应商，由此造成的损失由下单人员负

贝。

5.3下单管理规定

5.3.1采购专员在接到生管员的物料采购需求之后，及时核实订单所要求的资料文件和供应商的工艺技术