电子报表处理软件ExceI

电子报表处理软件ExceI

计算机应用基础

普宁广播电视大学

黄文辉

学习目标

­掌11全淤el中输入数据、处理工作表、

设置工作装管的方法

•掌握常用函娄遢像用方法

•掌握图表的制作、表的打印和在|

exce1中保护数据的方法、

•掌握数据的排序、筛选、触买总方法

•掌握用excel进行数据的分析前方法

Excel电子表格处理2

内容提要

fXel工作表》建立基本概念

\»工作表的操作与编辑

\►►公式与函数的应用

打印工作表

fExcel图表；飞春相关名词术语

»仓犍型修饰图表

£数据管理►►数据清嬴隧

►►数据排序\

►►筛选数据\

►►分类汇总

Excel电子表格处理3

重点和难点

建立基本概念

Excel概述

Office家族成员之一电子报表软件

公式自动处理

表格标题

数据文字数值

自动填充公式函数表直观显示

图表图形对象致据清单

排序筛选分类汇总数据管理功能

Excel电子表格处理5

建立基本概念

Excel工作界面

工作簿

1^►►l\SheetlZSheet2/Sheet37"|,|I■

般一厢「工作表

Excel电子表格处理6

工作簿窗口

1.标题/7色编辑的工作簿名。；

2.工作簿：长表格组成一个工作簿，最多255张。

3.工作表：工作的聂斐，由行、列组成的表格。

50,IV(256);行1,2...65536O

4.单元格：行和列的交叉，藐奥最小单位。

5.活动单元格：当前正在操作的单杀淤黑线框住。

6.工作表标签：SheetrSheet3,当前活床的良色，其余灰色。

7.标签滚动按钮：利用标签按钮，切换显示讣表葭

8.滚动栏：纵、横。

Excel电子表格处理7

建立基本概念

工作簿与工作表一

工相海SVorkbook)

工作簿是*噂储数据的文件，也就是通常意义上

的Excel文件。叠工工作簿可由一个或多个工作表

组成，在默认的情)森毅3个工作表组成的。一

工作表(Worksheet)

它是工作簿的一部分，也称作端字型。

I案表\

Excel电子表格处理8

建立基本概念

认识电子表格

一季度个人财政预算

每月净收入►¥1,475

一月二月三月数据规律排列

¥X18

房租600.00600.00600.00¥00.00

电话48.2589.50¥137.75引入公式实现

电费67.27132.5076.00¥275.77

汽车燃油100.00250.0090.00¥440.00自动重算

汽车保险150.00¥150.00

有线电视12.0012.0012.00¥36.00

零散花费300.00580.00110.00990.00

每月支出¥1,277.52¥1,664.00¥888.00

节余¥197.48¥-189.00¥587.00

Excel电子表格处理9

工作表的操作与编辑

创建工作表（输入数据）

一数据逊、文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。

输入：原藕喙（中英文字符、数字）和公式

步骤1:明确内部空单元格一当前活动单元格

步骤2：内容输入（注叠喉公式栏）

C5▼X，=文字内容

Excel电子表格处理10

工作表的操作与编辑

创建工作表（创建公式）

11

r使用公式

公式形式：=操作数和运算符

操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域

运算存、、算术+、—、*、/、%（百分号）、人（乘方）、（）

^&（文本连接）

二、〉、〉二、〈二、＜、＜〉

引用运算符：

1、：（冒号）区域运算符，产生对包括在两足联间的所有单元格的引用（B5:B15）

2、（逗号）联合运算符，招多个引用合并为一（SUM（B5:B15,D5:D15））

3、（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格即后。（B7:D7C6:C8）

Excel电子表格处理12

工作表的操作与编辑

、有关工作表的操彳1

♦7工陵的操作方法

＞全择3作表中的数址号

»工作涉哽名

”插入与蒯除工作表

”复制工作表、\

,工作表的编辑、

”编辑单元格数据（F2：5WS）

»移动或拷贝数据（工一具栏按液鼠标拖动）

»有规律数据的快速填!充

”插入与删除行、歹U、区域

、、

Excel电子表格处理13

工作表的建立

™单元格叫

单个单元格需的单元格。

连续多个单元格:餐q单元格，Shift+单击末单元格。

多个不连续单元格：（单元格。

整行或整列：单击行头或列头。、

全部单元格：单击行头、列头相交的金暨。

清除选定的单元格：工作表任意处单击。

Excel电子表格处理14

二、数据的输入

1.单元格数萼的输入

I^单》<弓格——>直接在单元格输入数据

1—^双击单元?、一>在编辑框内输入数据

注意:

数值数字右对齐，字符左对齐，最"产输入：'数字。

数值输入超长，以科学记数法显示。

字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容r做显示。

按Tab、Shift+Tab>—、T、­、J进行个单元薪㈣的移动

Excel电子表格处理15

\2.数据自动输入

(1)自动填充。指一批有规律的数据，例等差、等比数列

维差输入前人一选中该2个指向第2个单元格右下拖曳填充

‘个数元格k角的自动填充柄+"柄到结束

山羊输入第一.诜中黑、.编辑/填△设置填

L匕乙一个数一A该数的区、\'充/序列k充序列

域

(2)系统提供的序列数据

例：甲、乙、丙...；？3、6、9...；营期、星期二...

方法：输入一个数据，利用自动填充柄赢到旧束填充。

(3)用户自定义序列数据在输入序列框凝缸

工具/选项/△入序列，之间用逗号、

自定义序列分,、\、_

Excel电子表格处理16

工作表的操作与编辑

有关工作表的操作

r浏映作表的方法

»用编海键更行浏览(PageUp,PageDown)

►►用F5功能餐嘤定位到某个单元格

”分割屏幕法(谕结和‘窗口)

,工作表的修饰、\

►►用工具栏中的按钮进行温%

►►工作表标题的处理X.

►►用“格式/单元格”命令修饰工作

►►条件格式、

Excel电子表格处理17

公式与函数的应用

如何在工作表中应用函数

函数会中I自带的一些已经定义好的公式。

二(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10)/9

公式与函数的应用

函数应用举例

函数按谭々为以下几种类型：

►►数学后工恿函数（比如，SUM.SUMIF）

►►统计函数X图,AVERAGE.COUNTIF）

►►逻辑函数（tEMviF）

►►财务函数（比如，TW）

►►日期和时间函数（比也7ODAY）

►►数据库函数（比如，DC0WM

►►查找与引用函数（比如，VLOOlm

►►文本函数（比如，CONCATENAT）、、

»信息函数（比如，ISBLANK）\

Excel电子表格处理19

Excel的函数（补充）

类别常用函数功能

统计函数CORREL返回单元格区域array1和array2之间的相关系数

COUNT统计数字项的个数

COUNTA统计参数的个数（统计逻辑值、文字或错误值）

FREQUENCY返回某个区域中数据的频率分布

MEDIAN返回给定数值集合的中位数

MODE求众数

RANK返回一个数值在一组数值中的排位

STDEV估算样本的标准偏差

STDEVP返回以参数形式给出的整个样本总体的标准偏差

VAR估算样样差

FORECAST根据给定的数据计算或预测未来值

GROWTH根据给定的数据预测指数增长值

Excel的函数

类别常用函数功能

统计函数IF执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果

COUNTIF计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目

RAND返回大于等于0小于1的均匀分布随机数

TODAY返回当前日期的系列数，

MONTH>YEAR、返回以系列数表示的日期中的月份、年份、天数

DAY

DATE返回代表特定日期的系列数

Excel的错误信息

错误信息原因

#####!i.公式所产生的结果太长，该单兀格容纳不下

2,日期或时间格式的单元格中出现负值

#DIV/O!公式中出现被零除的现象

#N/A在函数或公式中没有可用数值时

#NAME?在公式中出现excel不能识别的文本时

#NULL!当试图为两个并不父义的区域指定交叉点时

#NUM!当函数或公式中某个数字有问题时

#REF!当单元格引用无效时

#VALUE!使用错误的参数或运算对象类型

\公式与函数的应用

单元格地址在公式中的作用

公式与函数的应用

创建三维公式

不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：

工作表名称库专格引用地址;

不同工作簿中的数输每单元格地址的表示：

［工作簿名称］工作表名标卡元格引用地址

=［Sale1.xls］销售统计！$E$4+论世2.xls］销售

统计！$E$4+［Sale3.xls］销售统计鹏4+

［Sale4.xls］销售统计!$E$4\

Excel电子表格处理24

数组公式（补充）

•数品或：对一组或多组值进行计算，返

回一个造3吉果

•数组公式的阪、

-选中需要输入羲%式的单元格区域。

-键入数组公式。

-按Ctrl+Shift+Enter/^X.

Excel电子表格处理25

打印工作表

打印工作表

图表相关名词术语

更直观地显示数据（图表）

图表:值数据的图形化

创建步骤:、

选取数据

插入图表销售情况Sun

►►独立图表11%

►►嵌入图表

编辑图表Tue

.Ted

修饰图表FriThu8%

121n、

Excel电子表格处理27

图表相关名词术语

图表相关名词术语

值轴(Y)

、创建和修饰图表

编辑图表

选择图表类型虚构药品公司历年惜售统计表

f万

£增加或删除用表元素¥1,500

I¥1,000-I-||

।口药品销售颔।

►►图表标题¥500

¥0mLjj,_U"

1995年1996年1997年1998年

►►x轴标题

►►Y轴标题

►►图表标记

►►数据标签

►►图例

►►刻度线

Excel电子表格处理29

创建和修饰图表

修饰图表样例

100「

平均分在85分以上的同学

n高峥敢学

553苜通佬理

_□ZU外幅

§计算机

8qi

8-■-呼均斯

0

0

8

§

§

s

卢利利声明英平由华马H涛王小萌赵炎

Excel电子表格处理30

插入地图

•条件:

T、需要看奥地图1

-2、原始数据隔要有与电子地图匹配的数

据歹I」X.

•步骤：

-选定包含地名字段的一组输鼠点击［插入

［地图］,出现“产型的光标、契动鼠标画

一个显示地图的矩形空间即可\

Excel电子表格处理31

数据清单概念

数据的组织与管理

ABCDEFG

1南方虚构计考睾机公司

数

2

@编号姓名编号J分公司部门参加工作时间职务工作量（天）-

据

4

清51王小萌BJ1001北京虚软件部W8926

26V

62张力华NJ1004南京虚财络部11/2/92KF

单73冯红NJ1007南京虚软件部1/10/90F26

装4马立涛DJ1003东与虚销售部4/2/93RFsixteen

概9*

106卢明BJ1002北京虚硬件部9/12/92F

念

11田华XJ1006西乐虚软件部171/89RF22

12卢利利NJ1009南京虚销售部1/2/95F26

,居胡龙XJ1010西乐虚销售部8/5/95RF26

1410赵炎BJ1008北京虚销售部1/1/89CRF30

1511英平XJ1017西东虚网络部1/1/96F26

1612郝苇BJ1011北京虚软件部8/8/97一30.

Excel电子表格处理32

数据清单概念

数据清单

姓名部门分公司工作时间小时报酬薪水表结构

南

杜永宁软件部示160365760

西

王传华销售部亨140：281^920

西

殷泳培训部京140212940

南

京

杨柳青软件部160345440

北

京

段楠软件部140314340纯数据

西

京

刘朝阳销售部140233220

王雷培训部140283920

楮彤彤软件部160426720

正确创建规则：\

列名唯一X

纯数据（杜绝空行、非法数据）、

同列数据的数据类型和格式应完全相同

避免在一张工作表上放置多份数据清单

Excel电子表格处理33

数据清单概念

使用记录单编辑数据清单

使用“嬴赘/“记录单”菜单命令，打开某数据

清单的记录全\

数据清单表髭1E3

利用记录单可以金Tm操作

»输入数据

”修改和删除数据\

卜卜查找数据清单中的记录

二1

Excel电子表格处理34

据

数

文

本

数

字

日

期

Excel电子表格处理35

简单排序

y谓简单排序就是根据数据

清单中由一列数据进行排序。只

要单击用菜排序的字段列中的任一

单元格，然后箱;击常用工具栏中

的“降序”或“升谅:按钮，数据清

单中的记录就会根据而吸据的大小

按降序或升序重新排列。X

Excel电子表格处理36

数据排序

多重条件的排序

排序叼凶］

主要关犍字

|分公司二|6递增凶

r递减0

次要关犍字位MicrosoftExcel一数据清单BBE3I

।部门二।3需黑:现文件更）编辑⑪视图W）插入g）格式⑥工具①）数据⑪窗口戏）帮助破）-Itslx|

6建臧QD=

AlifllBC1DEF1GH1[

I719递增©

1q「递减⑥1虚构财务软件公司

当前数据清单2J员二匚薪水表

31

白有标题行®r无标题行®薪金］

13序号姓名部门分公司工作时间工作时数小时报酬

选项（0）..|确定|取消舞59陈勇强销售部北京90-2-11402839201

-6—25杨明明销售部北京89/p>

部B门n

729刘鹏飞销售部北京84-8/p>

815段楠软件部北京83-7-12140314340

用以设置两个TF"郑丽软件部北京88-5-12160304800同一

10120明章静软件部北京86-7-21160335280分公司

以上的排序约lir30李媛媛软件部北京84-8-23160294640

12|31石垒软件部北京89/p>

束条件。13135郑莉软（牛部北京87-11-25160304800

通24吕为培训部北京84-4-8140273780

15|_18臧天歆销售部东京87-12-19140202800T

14◄►＞以错误数据清单、鱼类汇总「HIj>ir

就绪—LI-/

Excel电子为，（格•处理37

2）多重条件的排序|

『界排序的要求比较复杂（比如要先按

总分拣所序，总分相同再按中医基础得分

进行排序事〈这时排序不再局限于单列，须

使用“数据”选中的“排序”命令。

进行复杂排彘猿法是：

①单击数据清单的交一单元格

②选择“数据”菜苗的《排序”命令

③在“排序”对话框中废置排序的关键

字以及排序的顺序（若关键字选序於无”，

则表示不参与排序操作）。X

Excel电子表格处理38

方

④照

数

损

证

的

段

名

象

字

济

排

序

加

当

选

中

须

清

单

数

据

前

有

中

的

”

“

单

题

标

行

”

按

然

钮

选

，

再

击

单

“

后

定

钮

”

按

确图5・40“排序”湫话框图

见

图

。5-40

°Excel电子表格处理39

7口果想按

自定义次序排

序数据，°

歹u字母数据时

想区分大小写

,可在“排序

”对话框中单

击“选项”按

钮,如图5-41

所示“排序选图5・41”排序选项，7H舌框

项”对话框。

Excel电子表格处理40

数据排序

自定义排序序列

选项

►►升序视图1重新计算I编辑I常规I1-2-3的帮助

自定义序列I图表I颜色I

北京、东京、南茨?迪^自定义序列9稿入序列⑹；

南京

新

序

列

口「添加至二

4Me北京

日

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