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文档简介

合同存档与归档管理制度合同存档与归档管理制度合同存档与归档管理制度合同存档与归档管理制度1.引言2.适用范围本合同存档与归档管理制度适用于公司所有与外部实体签订的合同，包括但不限于与供应商、客户、合作伙伴等签订的合同。3.合同存档与归档流程3.1合同签署流程合同起草：合同起草由相关部门（如法务、销售等）负责完成，确保合同的合法性和规范性。合同审批：合同经过相关部门的审批流程，确保合同内容符合公司政策和流程规定。合同签署：合同由授权人员进行签署，并在签署合同之前确认合同内容与公司要求一致。3.2合同存档流程合同扫描：合同签署后，相关部门应对合同进行扫描，将纸质合同转化为电子合同。合同命名与分类：将电子合同按照一定的命名和分类规则进行整理，方便后续归档和检索。合同存储：电子合同应存储在公司统一的电子存储系统中，确保合同的安全性和可靠性。合同备份：公司应定期对电子合同进行备份，以防止合同丢失或损坏。3.3合同归档流程合同归档规定：制定合同归档规定，明确由哪些部门负责合同的归档工作与责任。合同归档计划：根据合同的重要性和分类进行合同归档计划的制定，确保合同能够按时归档。合同归档存储：按照合同归档计划，将合同整理并存储在指定的归档位置，确保合同易于查找和管理。合同归档检索：建立合同归档系统，提供方便快捷的合同检索功能，以保证合同的及时获取。4.合同存档与归档管理责任4.1合同存档责任合同起草部门：负责合同起草和交付扫描。扫描部门：负责将纸质合同进行扫描，并进行电子合同的命名和分类。存储部门：负责将电子合同存储到公司统一的电子存储系统中，并进行定期备份。安全管理部门：负责确保合同的安全存储和防止合同的非授权访问。4.2合同归档责任归档部门：负责将电子合同按照归档计划进行整理并存储在指定位置。归档系统管理员：负责维护合同归档系统

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