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文档简介

电子外发管理制度1.引言为了规范公司电子外发活动，提高信息安全保障能力，本管理制度的制定旨在对公司电子外发活动进行明确规定，确保电子文档的安全性、真实性、完整性及保密性。2.适用范围该管理制度适用于公司内所有人员进行信息的外发，包括但不限于电子邮件、即时通讯、移动存储设备、云盘等外部传播方式。3.外发流程（1）准备工作发送人员应认真核实所要发送的信息是否属于范围内的内部交流，确保所发信息内容真实可靠。涉及知识产权的信息应遵循相关法律法规、保密性规定进行处理，能进行加密加密保护的文件必须加密处理，增强信息安全保障能力。遵守信息发送标准，确保文件存储规范。（2）审核所有外发文件需要进行二次审核，审核人应对文件的真实性、完整性、完整性以及安全性进行审核，审核合格的文件方可进行发送，未经审核的文件禁止外发。（3）发送所有外发文件应在正式发送前进行复查和确认，确认文件无误后方可进行邮件发送，注意文件格式及大小不得违反公司规定。（4）归档已成功外发的文件应当在公司相应资料柜内进行正确归档，保证资料信息的完备、安全和保密，并及时更新资料。4.安全保障（1）信息分类公司应对所有涉密数据、操作秘密、商业秘密、个人隐私行为进行分类评估。将重要信息和一般信息分别处理，确定不同的外发安全管理级别标准，并应用到具体的外发活动中。（2）信息加密对涉及公司工作内容，应进行相关加密处理，避免信息泄露，需要加密的信息需严格授权。（3）设备安装公司内部电脑应按照公司相关规定装有安全防护软件，避免计算机病毒等安全问题影响数据外发。（4）人员管理公司应该采取保密措施，为不同工作岗位制定不同的使用权限，严格授权使用权限。员工离职应及时撤销其外发用权限，确保机密数据未被泄露。5.监督检查公司将根据实际情况制定电子外发管理制度的执行规范，对规范的内容进行监督和检查。对规范的执行结果进行检查和总结，遇到问题及时处理并进行调整，确保公司的电子外发管理活动规范、有序、有效、稳定。6.管理措施对于违反本制度的人员，一经发现，将视情节采取相应处置。同时，公司也应建立举报机制，发现外发中存在不合规问题，员工应该积极举报，公司将保护举报人员的合法权益，保证信息的安全和机密性。7.结论公司电子外发管理制度的实施，可以遵循严谨、合法、规范的流程管理方式，确保公司电子文档的安全性、真实性、完整性及保密性。这个制度的制定是为了加强电子外发活动的规范化管理，

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