龙凤山农业集团文件标准规范

河南省龙凤山农业集团1/6文件制定标准规范文件编号：LXZ0001制订部门：行政部制订日期：2013-04-07版本:A页数：共6页文件页次：第1页分发单位：总经理融资部财务部采购部人事部行政部华翔分公司鼎盛分公司大华分公司龙凤山分公司项目部11111111111修订记录修订日期条款序列修订内容摘要页次版本编制审核批准文件名称文件制定标准规范文件编号LXZ0001文件页次2/6制定日期2013-04-07制定单位行政版本A修定日期一．0.目的。规范公司内部作业程序、规章制度制定，进行文字大小设定、表格适用、公司内外联络签呈函件等进行文件制定标准规范。文件编号、文件拟定、文件审批、文件修改、文件收档、文件签发、文件存档、文件销毁等进行程序规范。二．0.适用范围。河南省龙凤山农业集团公司总部各行政部门单位、各分公司及各项目部。三．0.内容。3.1.0.文件封页。3.1.1.文件封页格式。文件抬头：文件编制页眉抬头“河南省龙凤山农业集团”，并置于文件上方中心位置。字体：宋体。大小：二号字。文件页脚序列号：X/Y。（X代表第几页，Y代表文件总页数），并置于页面最右下角位置。具体参照附件1《文件制定标准规范模板》。文件框体格式参照本文件封页。3.2.0.文件编号、制定与分发。3.2.1.0.各部门单位文件编号规则。参照《各部门文件编号规则》。3.2.1.1.《各部门文件编号规则表》XZB0001序列部门程序文件表格规章制度临时文件图纸会议记录公司外部1融资部LRZ0000RZB0000RZR0000RZ0000RZT0000RZ00RZW00002财务部LCW0000CWB0000CWR0000CW0000CWT0000CW00CWW00003采购部LCG0000CGB0000CGR0000CG0000CGT0000CG00CGW00004人事部LHR0000HRB0000HRR0000HR0000HRT0000HR00HRW00005行政部LXZ0000XZB0000XZR0000XZ0000XZT0000XZ00XZW00006华翔公司LHX0000HXB0000HXR0000HX0000HXT0000HX00HXW00007鼎盛公司LDS0000DSB0000DSR0000DS0000DST0000DS00DSW00008大华公司LDH0000DHB0000DHR0000DH0000DHT0000DH00DHW00009项目部1LXM10000XM1B0000XM1R0000XM10000XM1T0000XM100XM1W000010项目部2LXM20000XM2B0000XM2R0000XM20000XM2T0000XM200XM2W00003.2.1.2.0.名词释义。3.2.1.2.1.程序文件。作业指引。分为作业环节顺序流程、作业环节要求等。内容：编制目的、适用范围、流程程序（或内容）、名词释义、引用或参照文件（或附件）等。经上一级审核、上二级批准后，进行分发实施的作业指引性文件。注：文件适用范围仅适用于本部门的，部门内主管审核即可；文件适用范围适用于包含除本部门外，适用于其他相关部门的，须经文件名称文件制定标准规范文件编号LXZ0001文件页次3/6制定日期2013-04-07制定单位行政版本A修定日期相关部门与本部门共同上级部门审核、批准后方可分发实施。3.2.1.2.2.表格。数据阵列式文件。项目过多而进行顺序分列式编制的文件。具体格式各部视具体项目自行拟定。一般不单独发行，常被作为引用参照。3.2.1.2.3.规章制度。程序文件支持性或衍生性（派生性）文件。如《办公日常办公管理规定》或《员工日常着装礼仪规定》等，具备单独进行特定工作规范，或存在于程序文件中，流程性环节特定细分描述的文件。3.2.1.2.3.临时文件。临时或暂时存在的，用于特定事务指导性文件。文件格式、用纸、字体大小格式、符号等均可自行编撰。审核、批准、发行、收档传阅、存档、销毁等依据标准文件进行。3.2.1.2.4.图纸。立体和平面。常用于区域或形体方面的图纸。需存档类图纸，依据文件发行标准进行存档。3.2.1.2.5.会议记录或记要。有2种形式。一种为记录会议议题或内容为发布、通知、培训式的文件格式。另一种为会议议题内容为任务或问题可跟踪追溯形式的文件。两种文件均按同一编号进行发行、存档、销毁等。3.2.1.2.6.公司外部文件。所有公司外部输入文件，必须进行封面编码。封面如本文件封面。编码服从文件编码规则，才可进行文件发放、传阅、指示与存档、销毁等。3.3.0.文件封页内容。文件封页内容须具有文件编号、制定部门、制定日期、版本、页数、文件页次、分发单位、修定记录等。具体参照本文件封页。四．0.文件编制程序要求。4.1.0.文件要求首先确定该文件编撰之目的作用、适用范围、程序或内容等。专业词汇需进行名词释义。文件内容如有引用或参照其他文件内容等，需将引用或参照文件主要内容进行明确注明。文件需有支持性文件时，应以附件形式附于该文件后则，便于参照查阅。4.2.0.文件内容完成后，应进行编制者、审核者、核准者（或批准者）、日期等进行留白，文件发行前，应编制者签名、审核者签名、及核准（批准）者签名，并各自注明签名日期。该文件方可交由文件控制单位，进行文件受控注明后正式分发。4.3.0.文件发行或分发。文件应据适用范围或作业程序内容涉及相关单位等，进行相关单位分发，并造册登记。并将旧文件回收、申请销毁、销毁等。4.4.0.文件生效。如文件没有特定注明该文件生效日期，一般地，文件分发至相关单位时，即时生效。文件名称文件制定标准规范文件编号LXZ0001文件页次4/6制定日期2013-04-07制定单位行政版本A修定日期4.5.0.文件收档。接收到该新分发文件时，受文单位应首先进行文件收档，造册登记。据实际情况，进行部门单位内部进行传阅学习。需复印时，向文件控制单位提起复印申请。文件传阅学习后，进行本部文件存档。文档因存放时间过长造成纸张破损、字迹模糊、内容不全文件过期等，须进行文件文本更新时，应及时向文件控制部门单位提起申请复印要求，核准后方可进行文本更换或文件变更。4.6.0.文件变更。受文单位在进行日常作业时，该文件所述内容已不能作为日常作业指导或作业内容没有具体反映在该文件时，应及时向授文单位提起文件变更要求。编撰并要求向相关单位分发的授文单位，进行文件变更时，无需向文件控制单位进行申请变更。4.7.0.文件销毁。过期、纸张破损、字迹模糊、内容不全的文件，由分发单位进行回收。回收后注明文件“作废”，并进行文件销毁程序作业。五．0.其他文件。5.1.0.公司对内对外合同及协议文本。公司对内外合同及协议文本依国家法律法规等独立进行文本格式、内容编撰。不属本文件标准规定范围。5.2.0.受文无明确指向的外来文件，应首先送达办公室行政部，由行政部请示相关领导后，受权相关单位进行处理。5.3.0.受文有明确指向个人时，但该员工已离开原来职务时，该外来文件，由公司办公室行政部审阅请求后，交由现职个人进行处理。5.4.0.外来文件受文第一处理单位部门为公司办公室行政部。六．0.文件附件1.《文件模板标注之封页、内容页》文件名称文件制定标准规范文件编号LXZ0001文件页次5/6制定日期2013-04-07制定单位行政版本A修定日期6.1.0.封页。宋体二号字宋体二号字宋体三号字加粗宋体