南天档案计算机管理信息系统说明书样本

第一章系统概述系统概述档案是人类实践活动原始记录，是丰富信息资源。随着人类实践活动发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体一门学科，在当今起着越来越重要作用。随着科学技术和社会经济发展，计算机管理系统作为一种当代化管理工具被广泛应用于生产和管理各个部门。而档案老式手工操作管理已经严重阻碍了档案工作进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展必然趋势。咱们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期进一步理解和详细分析后，通过不断摸索和完善，开发出综合档案管理“南天档案计算机管理信息系统”。它运用科学思想、组织、办法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作效率和质量。“南天档案计算机管理信息系统”按照国家《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成普通规定》、《归档文献整顿规则》、《计算机软件开发规范》、《计算机软件产品开发文献编制指南》等技术规范和原则进行开发。符合档案管理规定，合用于各大、中、小型档案馆、各行业综合档案科（室）。二．系统特点全中文界面设计，界面和谐，操作简朴，易学易用；数据保密性和安全性高；数据著录和收集效率高；主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引；文献自动归档，实现文档一体化；自动生成符合国标各种目录表格；自定义报表生成器，自定义界面；支持模糊查询、多级查询；查询以便迅速；良好扩展性、可升级性和数据可移植性；跟踪最新档案发展变化，适时进行改进提高，适应新规定。三．系统功能南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：收发文、数据整顿、检索查询、借阅运用、档案编目、记录报表、数据管理、系统维护。1.文献管理模块实现寻常收发文登记入库。在登记入库完毕后，可对已登记入库文献进行查询、修改；对文献进行整顿、归档后可以迁移到档案库，实现文档一体化；以及对不需归档文献进行销毁解决并能打印出相相应表格。数据整顿模块实现文献材料通过整顿、归档后形成档案进行著录工作，著录中可以关联档案原文，原文类型可以是图片文献、WPS文献、WORD文献、AVI文献、MP3文献等等。在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能浮现0、小数、负数及英文字母等。在著录完毕后，可对已著录档案进行修改。使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员工作量。对到期档案进行销毁解决，对档案保管期限和密级进行降级解决。图书资料模块实现图书资料登记入库。在登记入库完毕后，可对已登记如库图书资料进行查询、修改；可打印出图书资料目录。借阅运用模块是档案馆对外窗口，实现运用人资料、手续、运用状况管理。可进行运用业务办理，涉及借阅、归还、续借、催还、调卷，对运用状况进行查询、记录等。档案编目模块实现对各种档案信息（案卷级、文献级）编制各种目录并以各种格式打印输出。目录形式为：案卷目录、卷内目录、归档文献目录，备考表等。依照顾客运用需要，提供专业模板文献，辅助顾客撰写编研材料。提供报表生成器，依照顾客需求自定义设计新报表。记录报表模块实现对已著录档案信息、全宗信息按不同条件进行记录，并打印输出有关记录报表。数据管理模块实现数据备份、恢复以及数据批量导入、导出，进行档案移送、接受管理等功能。系统维护模块实现对系统辅助字典进行初始化、建立登录和操作日记，添加、删除、修改顾客，设立顾客权限。还可按顾客习惯设定操作界面。四．系统运营环境：软件环境：在Windows9x及Windows、WindowsXP、WindowsNT等环境下运营。硬件环境：1．计算机：①PentiumII233MHzCPU或更高；②32MB内存或更高；③200MB硬盘空间或更高；④光驱；⑤VGA彩显；⑥建议显示辨别率设为800X600或1024X768；2．软件加密狗；3．外设（如打印机、扫描仪等）。第二章系统安装一．硬件安装 注意：先安装软件，再安装加密锁。在软件安装完毕后，将本系统软件加密狗插到计算机并行口（相应是并行口加密锁）或USB口（相应USB加密锁）上。如果需要连接打印机，再将打印机数据电缆并口端插到加密狗上即可（如果是USB加密锁，把打印机数据电缆直接接在电脑并口上即可）。若需要安装其她外设，请做相应硬件连接。（详细操作请参见附录-1）软件安装将本系统软件光盘放入你计算机光驱中，光驱将会自动运营安装程序（若你光驱不支持自动运营，则运营光盘根目录中Setup.exe文献），浮现下面安装界面：点击【下一步】按钮，浮现界面：选取【我批准该允许合同条款】，然后点击【下一步】按钮，浮现界面：设立名称和公司后，点击【下一步】按钮，浮现界面：在此界面中，让你选取系统安装途径，普通可以使用缺省安装途径（c:\nantian\archives）即可，不必修改。如果要修改话，可点击界面上【更改】按钮，来进行安装途径更改。安装途径选取好后，点击【下一步】按钮，浮现界面：选取在开始菜单中快捷方式名称和位置，然后点击【下一步】按钮，浮现界面：查看安装信息，如果需要更改，可点击【上一步】按钮，返回上一界面进行修改，如果不需要更改，则点击【下一步】按钮，开始安装系统：并显示：如果要建立桌面快捷方式，则直接点击【下一步】按钮；如果不建立桌面快捷方式，则点击方框中勾，将勾去掉，使其变为状态，再点击【下一步】按钮，浮现界面： 选取咱们为你提供软件加密锁类型，并行口加密锁为白色，USB加密锁为黑色，选取好后再点击【下一步】按钮，注：如果选取是“USB加密锁”浮现界面：点击【下一步】按钮，浮现界面：点击【下一步】按钮，安装软件锁驱动程序点击【完毕】按钮，完毕安装软件锁驱动程序。完毕软件锁安装后，浮现界面：点击【完毕】按钮，系统完毕安装并自动退出，返回到桌面，至此软件安装过程完毕，请取出光盘。第三章系统启动在Windows系统【开始】菜单中选取：程序->南天档案管理系统->南天档案，即可启动本系统，如果在桌面上建立了快捷方式话，直接运营桌面快捷方式，即可启动本系统。一.系统登录为了保证数据安全性，每次在进入系统此前顾客需提供顾客名及密码，如果顾客名或密码不对的则不容许进入系统（密码最小长度为8个字符（4个中文），最大长度为16个字符（8个中文））。登录主界面如下：在初次使用本系统时，系统默认顾客名和密码如下：顾客名：管理员密码：12345678顾客可以在系统维护中【顾客管理】模块中对默认值进行修改。如果你要对顾客名或密码进行修改，请你一定要记住修改后顾客名和密码。进入系统后，整个应用主界面如下：此界面是本系统主界面，只要点击相应模块图片即可进入相相应模块操作菜单，点击菜单就可进入有关操作界面。二．使用商定为了能迅速、以便地使用好本系统，理解如下系统使用商定将有很大协助。1.本系统中所有功能都是针对主界面中每个功能模块来进行阐明，点击模块图片，即可进入相应模块菜单。2.如果是第一次使用本系统，必要在【系统维护】模块中【辅助字典】中做如下初始化工作：①设立单位名称②设立本单位全宗信息③设立类别（问题/机构）以上信息为必要维护项目，其她信息可以依照详细使用状况进行选取性维护。3.在进行文献登记或档案著录时，蓝色字数据项为必要输入数据项，即一定要有数据输入；黑色字数据项可依照详细状况进行输入。4.著录时按回车键可以使光标跳到下一种数据项，实现和Tab键相似功能，当光标跳到最后一种数据项时，再按回车键，数据自动保存。5.在档案著录时,文献字号格式必要按如下格式输入，否则在后来表格打印时不规范。格式如：云办发()第1号或云办发()1号云办发〔〕第1号或云办发〔〕1号其中：()是半角状态下小括号，即在输入英文状态下形式。〔〕是六角方括号，注意不是[]。6.在档案著录时,档号会自动生成，不需要手工进行输入。7.原文管理原文管理重要功能是关联档案原文，存入数据库，并对档案原文进行管理。原文类型可以是图片文献、WPS文献、WORD文献、AVI文献等等，在配有扫描仪计算机上，也可以直接对文献进行扫描。原文管理界面如下：操作阐明如下：⑴增长：若要增长一种文献，点击该按钮后打开如下界面：在该对话框中选中你要增长文献，然后点击【打开】按钮即可增长一种文献。⑵扫描：在配有扫描仪计算机上对文献原文进行扫描。⑶左移：变化所选中文献顺序，把所选中文献左移一种位置。⑷右移：变化所选中文献顺序，把所选中文献右移一种位置⑸删除：删除所选中文献⑹改名：对所选中文献进行改名。选中要改名文献，点击【改名】按钮后，选中文献下方文字将会变成可编辑状态，这时可输入新文献名。⑺保存：保存对原文所进行操作（增长、删除、改名等）。并将原文存入数据库。⑻打开：打开文献，查看文献原文信息。选中要打开文献，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开文献，都可以打开文献。如果选中文献有默认打开方式，则系统以默认方式打开文献，如果选中文献没有默认打开方式，则系统提示选取打开该文献应用程序，如下：在该对话框中选中要用来打开所选文献应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文献。⑼属性：打开并查看所选文献属性窗口。⑽协助：打开原文管理协助信息。⑾返回：关闭原文管理窗口。⑿单击鼠标右键，可以打开原文管理快捷菜单，快捷菜单中具有以上所有按钮操作。8.所有查询条件之间关系是“与”（并且）关系。查询成果应满足你设定条件范畴。9.系统中所有查询都支持模糊查询和二级查询。不需要懂得被查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询题名里具有“任免”文献，只需在查询窗口中题名处输入“任免”两个字，或者在查询窗口中题名首字母处输入“RM”，（中文任免声母组合）就可以把题名中所有具有“任免”文献查找出来。如果查询时在查询窗口中题名处输入“任免告知”，或在题名首字母处输入“RMTZ”,（中文任免和告知声母组合）则查询出具有“任免”和“告知”文献，“任免”和“告知”不分先后顺序。10.本系统出厂前通过了严格杀毒检查，但为了防止顾客使用其她软件时带来其她病毒，建议顾客在所使用计算机上安装通过公安部承认杀毒软件，如瑞星、金山毒霸、诺顿等杀毒软件。11.协助系统在使用系统过程中，点击【协助】按钮，或者按下键盘上F1键，可以打开协助信息。协助信息对使用系统做了详细简介。第四章文献管理文献管理模块实现了收、发文登记，文献查询、修改、归档、销毁、清退等寻常文献管理工作计算机化。一．收文登记收文登记重要完毕收文信息录入。是本单位收到从上级机关及其她单位发送来文献登记工作。文献录入是计算机管理文献开始，是必要途径，是计算机辅助文献管理基本。收文登记主界面如下：登记时蓝色字数据项是必要输入项。操作阐明如下：如果当前录入文献有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文管理。（参看【使用商定】中原文管理某些）每次录入完一条记录项后，点击【保存】按钮，保存输入数据。在同一批输入中（未退出收文登记界面），点击【后退】或【迈进】按钮，可后来退或迈进到相应下一条记录，然后进行修改。注意：建议录入完新一条记录后，不点击【保存】按钮，然后进行后退或迈进操作，否则会多保存最后一条无用记录。每次录入完一条记录项后，点击【办理】标签或【解决单】标签按钮，可转到文献办理状况或文献解决单状况，然后进行打印操作。点击【批量打印解决单】按钮，可以调出已保存文献进行打印解决单操作，并可同步打印多份文献解决单。如下述：①查询：在左边设立查询条件，不必要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。②点击要打印解决单文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。点击【全选】按钮，可选中所有文献，点击【不选】按钮，可清除选中文献。③点击【解决单】按钮，可转到文献解决单状况，然后进行打印操作。点击【登记薄】按钮，可打印收文或发文登记薄。点击【协助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开收文登记协助信息。返回：关闭收文登记窗口。二．发文登记发文登记重要完毕发文信息录入。是按国家和关于单位规定对本单位向外发出文献条目登记工作。发文登记主界面如下：登记时蓝色字数据项是必要输入项。操作阐明如下：如果当前录入文献有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文管理。（参看【使用商定】中原文管理某些）每次录入一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入数据。在同一批输入中（未退出发文登记界面），点击【后退】或【迈进】按钮，可后来退或迈进到相应下一条记录，然后进行修改。注意：建议录入完新一条记录后，不点击【保存】按钮，然后进行后退或迈进操作，否则会多保存最后一条无用记录点击【登记薄】按钮，可打印收文或发文登记薄。点击【协助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开发文登记协助信息。返回：关闭发文登记窗口。三．文献查询将已录入文献信息迅速查询出来。主界面如下：操作阐明如下：1.查询：在左边设立查询条件，不必要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2.原文：如果已录入文献有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文查询。（参看【使用商定】中原文管理某些）3.后退：查看上一条数据，数据往后翻。4.迈进：查看下一条数据，数据往前翻。5.卡片：进入数据卡片浏览界面，同步只能看到一条文献数据记录。如下图：6.转存：将当前所选中文献记录另存为其她形式文献，如Excel、Txt等。7.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条文献记录。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看文献记录。8.网格：进入数据网格浏览界面，同步可以看到多条文献数据。在该界面下不能对数据进行修改。9.排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。10.打印：把查询成果打印出来。如下图：协助：打开文献查询协助信息。返回：关闭文献查询窗口。四．文献修改重要对已录入文献进行恰当修改，保证文献信息精确性。主界面如下：对已录入文献信息进行修改，必要先把要修改文献信息查询出来，然后才干进行修改。操作阐明如下：1.查询：在左边设立查询条件，不需要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2.原文：如果已录入文献信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文修改。（参看【使用商定】中原文管理某些）3.后退：查看上一条数据，数据往后翻。4.迈进：查看下一条数据，数据往前翻。5.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条文献记录。如下图：6.排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。7.修改：当查询出文献信息后，先选中要修改文献信息，再点击【修改】按钮，可以打开文献修改窗口，在此窗口中对文献信息进行修改后，点击【保存】即可保存修改后信息。8.批量修改：当查询出文献信息后，点击【批量修改】按钮，打开如下界面：先选取‘著录项目’，然后在‘查找内容’中输入修改前内容，在‘替代为’中输入修改后内容，点击【查找下一种】按钮，查询出数据后，点击【替代】按钮，可替代当前记录；或者点击【所有替代】按钮，进行所有替代操作。9.协助：打开文献修改协助信息。10．返回：关闭文献修改窗口。五．文献归档文献归档重要用于已录入收、发文登记信息后，归档按收文和发文年份、问题（机构）、保管期限，对文献自动分类，整顿构成档案，并依照需要任意调节件号，自动产生相应归档文献目录。如果归档错误，可以先撤除错误归档，修改后重新归档。（注意：新规则取消案卷、卷内两级目录）主界面如下：操作阐明如下：文献归档①．查询：在对文献进行归档前，先要查找到你要归档文献，然后才干对它进行归档。输入查询条件，如果不输入文献题名和文献字号，则查询出这一年、这个问题（机构）所有记录。如下：点击要归档文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。点击【全选】按钮，可选中所有文献，点击【不选】按钮，可清除选中文献。②．归档：选取好要归档文献后，设立归档文献保管期限和件号，如下：然后点击【归档】按钮，即可进行归档操作。归档文献调节①．件号调节：如果归档时件号设立错误，可用此功能修改件号，界面如下：依照全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行已归档文献查询。查询到成果后，选中查询到文献，即可修改其件号，修改完毕后，点击【保存】按钮进行保存。②．撤除归档：如果归档错误，可用此功能撤除错误归档，然后再重新进行对的归档。界面如下：依照全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行已归档文献查询。查询到成果后，选中查询到文献，点击【撤除】按钮，即可撤除归档。然后可对文献重新进行对的归档。归档文献编目①．归档文献目录：将归档后文献信息编制目录并可以打印输出。界面如下：点击【编目】按钮，即可看到所选数据编目后表格。点击【设立】按钮，对表格中表头和页脚中显示数据进行设立。点击【页面】按钮，对表格边框、打印纸、缩放比例、打印方向等进行设立。点击【打印】按钮，表格设立好后，可以打印编好目录表格，如果没有查询到要编目数据，则打印一张空表。打印时如果要编目数据没有填满一张纸，系统会自动在表格背面补空行，填满一张纸。②．归档文献目录封面：生成一份归档文献目录封面。界面如下：依照全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行编目，点击【编目】，即可看到所选数据编目好表格。点击【打印】，即可打印归档文献目录封面。文献迁移到档案库将收、发文整顿归档文献迁移到档案库，实现文档一体化。界面如下：点击【查询】按钮，会将已归档但尚未传播到档案库归档文献查询出来，点击要迁移归档文献，使其被选中，如果要选取各种归档文献，可按住Ctrl键然后选取各种归档文献；如果要选取持续各种归档文献，可按住Shift键，先选取起始归档文献，再选取结束归档文献，这样中间归档文献将被所有选中。再点击【迁移】按钮，即可将归档文献迁移到档案库。六．销毁清退重要用于对已经登记过但不参加归档收文、发文做销毁或者清退操作，以便形成销毁文献目录、清退文献目录。主界面如下：操作阐明如下：1.文献销毁：对已经登记过但不参加归档收文、发文做销毁操作。先设定相应查询条件，再点击【查询】按钮，查询出要销毁文献。点击要销毁文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。再点击【销毁】按钮，即可销毁文献。（注意：执行此操作并没有把文献信息从数据库中删除，只在数据库中做销毁标记，还可恢复）2.撤除销毁：如果执行了错误销毁操作，可运用此功能将被销毁文献恢复。界面如下：先设定相应查询条件，再点击【查询】按钮，查询出要恢复销毁文献。点击要恢复销毁文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。点击【恢复】按钮，即可使其恢复为没有销毁文献，又可以参加文献归档。点击【删除】按钮，把通过销毁文献从数据库中彻底删除，后来将不能进行恢复（注意：此操作要慎用，一旦做了此操作，经此操作删除销毁文献目录也将不复存在）。3.销毁文献目录：将销毁后文献信息编制目录并可以打印输出。界面如下：点击【查询】按钮，打开如下界面：设立查询条件后点击【查询】按钮，可看到条件范畴内编目好销毁文献信息。点击【打印】按钮，表格设立好后，可以打印编好目录表格，如果没有查询到要编目数据，则打印一张空表。打印时如果要编目数据没有填满一张纸，系统会自动在表格背面补空行，填满一页纸。第五章数据整顿数据整顿模块实现了档案著录、修改、鉴定销毁、设立自动标引、老原则文书档案案卷调节等管理工作计算机化。下面分别简介每个功能：一．档案著录 档案著录重要完毕各种档案信息录入。是后来档案查询运用、借阅、记录基本。档案著录主界面如下：在上一界面中可以选取要著录档案类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案著录为例，其她操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：在该界面中可以著录文书档案数据，著录时分为著录案卷级、著录文献级和新规则进行著录。如上图，是著录案卷级例子。著录时蓝色字数据项是必要输入项。在著录时档号是自动生成，不需要进行手工输入。如果选中了后台自动标引复选框，则在输入完题名后，系统将自动在后台标引文献主题词和分类码。操作阐明如下：在著录新规则档案时，选中【文书档案（新规则）】前复选框。在著录老原则档案时，不选中【文书档案（新规则）】前复选框；著录案卷级档案时，选中【著录案卷级】前复选框，著录文献级档案时，选中【著录文献级】前复选框。如果当前录入档案记录有原文，可点击【原文】按钮，进入该份档案原文管理界面，进行档案原文管理。（参看【使用商定】中原文管理某些）4.在每次录入完一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入数据。5.在同一批输入中（未切换当前输入档案种类），点击【后退】或【迈进】按钮，可后来退或迈进到相应下一条记录，然后进行修改。注意：建议录入完新一条记录后，不点击【保存】按钮，然后进行后退或迈进操作，否则会多保存最后一条无用记录。6.点击【协助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开档案著录协助信息。7.返回：关闭档案著录窗口。二．档案修改档案修改是对著录进数据库错误档案数据进行修改，涉及对档案条目数据修改、删除档案数据、档案数据原文管理。档案修改主界面如下：在上一界面中可以选取要修改档案类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案修改为例，其她操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作阐明如下：1.查询：在左边设立查询条件，不需要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如你要查询题名中具有“任免”文献，只需在查询窗口中题名处输入“任免”两个字，就可以把题名中所有含“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2.原文：如果已录入档案信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份档案原文管理界面，进行档案原文修改。（参看【使用商定】中原文管理某些）3.后退：查看上一条数据。数据往后翻。4.迈进：查看下一条数据。数据往前翻。5.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。6.排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。7.修改：当查询出档案信息后，先选中要修改档案信息，再点击【修改】按钮，可以打开档案修改窗口，在此窗口中对档案信息进行修改后，点击【保存】即可保存修改后信息。8.批量修改：当查询出文献信息后，点击【批量修改】按钮，打开如下界面：先选取‘著录项目’，然后在‘查找内容’中输入修改前内容，在‘替代为’中输入修改后内容，点击【查找下一种】按钮，查询出数据后，点击【替代】按钮，可替代当前记录；或者点击【所有替代】按钮，进行所有替代操作。9.全宗修改：在点击查询后并输入查询条件查询出所要修改全宗号点击修改全宗并输入新全宗号拟定即可。10.件号调节：点击查询并输入你所要修改档案条件查询出所需要档案后就可以任意调节各件档案位置以及她们件号。11.保管期限修改：点击查询后输入要修改档案条件查询出所要修改保管期限后点击修改保管期限并输入新保管期限拟定即可。12.协助：打开档案修改协助信息。13.返回：关闭档案修改窗口。三．案卷调节该模块对已著录过老原则文书档案进行案卷调节。主界面如下：一方面在左边输入被调节案卷全宗号、目录号、案卷号，然后点击查询按钮，查询出需要被调节案卷卷内文献，然后在右边输入要调节案卷全宗号、目录号、案卷号，点击查询按钮，查询出要调节案卷卷内文献，如果输入要调节案卷号不存在，会自动生成新案卷。输入完毕后，点击向上、向下、向左、向右按钮，可以调节卷内文献所在案卷号及顺序号。调节完毕后，点击【调节原案卷】和【调节卷间案卷】按钮，可使调节后卷内文献按顺序号及页码排列好。检查所做调节符合规定后，即可点击【保存原案卷】和【保存卷间案卷】按钮，将所做调节保存进数据库。四．档案查询档案查询是对录入数据库档案数据进行查询，是档案重要应用之一。运用系统强大模糊查询功能对已录入档案信息进行查询。拟定文献与否已经存在，并可查看档案详细信息及原文。档案查询主界面如下：在上一界面中可以选取要查询档案类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案查询为例，其她操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作按钮如下：1.查询：在左边设立查询条件，不需要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如你要查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2.原文：如果已录入档案信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份档案原文管理界面，进行档案原文查询。3.后退：查看上一条数据，数据往后翻。4.迈进：查看下一条数据，数据往前翻。5.卡片：进入数据卡片浏览界面，同步只能看到一条档案数据。如下图：6.转存：将当前所选中档案记录另存为其她形式文献，如Excel、Txt等。7.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。8.网格：进入数据网格浏览界面，同步可以看到多条档案数据。在该界面下不能对数据进行修改。9.排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。10.打印：把查询成果打印出来。如下图：11.协助：打开档案查询协助信息。12.返回：关闭档案查询窗口。五．自动标引自动标引是让系统自动标引出主题词和分类号，目是为了减轻著录工作人员工作。自动标引主界面如下：操作阐明如下：1.查询：在对文献进行标引前，先要查找到你要标引文献记录，然后才干对文献进行自动标引。输入查询条件界面如下：在该查询条件输入界面中，有三种查询方式可供选取：简朴查询、高档查询和自定义查询。选取其中一种查询方式后，输入你要查询条件，然后点击【查询】按钮，即可查到你所要档案记录。在查询时如果选取了【在成果中查询】复选框，那么这次查询就是在上一次查询成果继续查询，缩小查询成果。2.后退：查看上一条数据。数据往后翻。3.迈进：查看下一条数据。数据往前翻。4.全选：所有选中查询到数据，即对所有查询到数据进行标引。5.不选：清除你选中数据选中标记，使它成为没有选中状态。如果你要选中某条记录，那么点击该条记录前【选中】复选框，浮现为选中状态，浮现为不选中状态。在标引时，系统只对选中记录数据进行自动标引。6.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。7.标引：系统对选中档案记录开始进行自动标引。8.停止：取消当前标引操作。9.保存：保存系统对文献标引成果。排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。11.协助：打开自动标引协助信息。12.返回：关闭自动标引窗口。六．鉴定销毁该模块对到期档案进行销毁解决，对档案保管期限和密级进行降级解决。主界面如下：操作阐明如下：1.查询：在鉴定、销毁解决前必要要查找到你要鉴定或销毁档案，然后才干对它们进行鉴定或销毁操作。输入查询条件界面如下：在该查询条件输入界面中，有三种查询方式可供选取：简朴查询、高档查询和自定义查询。选取其中一种查询方式后，输入你要查询条件，然后点击【查询】按钮，即可查到你所要档案记录。在查询时如果选取了【在成果中查询】复选框，那么这次查询就是在上一次查询成果继续查询，缩小查询成果。2.后退：查看上一条数据。数据往后翻。3.迈进：查看下一条数据。数据往前翻。4.全选：所有选中查询到数据，即对所有查询到数据进行鉴定或销毁。5.不选：清除你选中数据选中标记，使它成为没有选中状态。如果你要选中某条记录，那么点击该条记录前【选中】复选框，浮现为选中状态，浮现为不选中状态。在鉴定或销毁时，系统只对选中记录数据进行操作。6.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。7.鉴定：系统对选中档案记录开始进行鉴定。如：在该界面中选取鉴定条件，分别对保管期限和密级进行降级解决，选取保管期限变更时，系统会把选中记录且相应保管期限文献保管期限变更为日后选取保管期限。选取密级变更时，系统会把选中记录且相应密级文献密级变更为日后选取密级。8.销毁：系统对选中档案记录开始进行销毁。如：在该界面中选取销毁条件，选取好要销毁档案保管期限和密级，系统会把选中记录且相应保管期限和密级档案进行销毁。9.保存：保存系统对档案鉴定销毁成果。10.排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。11.协助：打开鉴定销毁协助信息。12.返回：关闭鉴定销毁窗口。第六章图书资料实现图书资料登记入库。在登记入库完毕后，可对已登记如库图书资料进行查询、修改；可打印出图书资料目录。界面如下：一．采编此功能重要用于实现图书资料登记入库，界面如下：登记时蓝色字数据项是必要输入项。操作阐明如下：在每次录入完一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入数据。在同一批输入中（未退出采编界面），点击【后退】或【迈进】按钮，可后来退或迈进到相应下一条记录，然后进行修改。注意：建议录入完新一条记录后，不点击【保存】按钮，然后进行后退或迈进操作，否则会多保存最后一条无用记录。返回：关闭档案著录窗口。二．查询此功能重要用于对已登记如库图书资料进行查询，界面如下：操作阐明如下：1.查询：在左边设立查询条件，不必要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询书名里具有“马克思”文献，只需在查询窗口中书名处输入“马克思”三个字，就可以把书名中所有具有“马克思”图书查找出来。2.后退：查看上一条数据，数据往后翻。3.迈进：查看下一条数据，数据往前翻。4.卡片：进入数据卡片浏览界面，同步只能看到一条图书资料记录。如下图：6.转存：将当前所选中图书资料另存为其她形式文献，如Excel、Txt等。7.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条图书资料。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看文献记录。9.排序：对数据进行排序。10.返回：关闭图书资料查询窗口。三．修改此功能重要用于对已登记如库图书资料进行修改，界面如下：操作阐明如下：1.查询：在左边设立查询条件，不必要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询书名里具有“马克思”文献，只需在查询窗口中书名处输入“马克思”三个字，就可以把书名中所有具有“马克思”图书查找出来。2.后退：查看上一条数据，数据往后翻。3.迈进：查看下一条数据，数据往前翻。4.定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条图书资料。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看文献记录。5.排序：对数据进行排序。7.修改：当查询出图书资料后，先选中要修改图书资料，再点击【修改】按钮，可以打开图书资料修改窗口，在此窗口中对图书资料进行修改后，点击【保存】即可保存修改后信息。8.返回：关闭图书资料修改窗口。四．编目此功能重要用于图书资料目录打印，界面如下：操作阐明如下：1.编目条件：点击【编目条件】按钮，输入要编目条件，例如：输入编目条件后，按【拟定】按钮即查询到符合条件编目数据。如：点击【表格】标签，即可看到所选数据编目好后表格。如：2.页面：对表格边框、打印纸、缩放比例、打印方向等进行设立。设立好后，系统会保存当前设立，下次再进入时，系统会以该设立显示表格边框、缩放比例等。如下：在该界面中可以设立、调节打印纸大小和打印方向。在该界面中可以设立显示比例和缩放比例。调节显示比例只是调节表格显示出来大小，并没有变化表格实际大小。而调节缩放比例可以变化表格实际大小，使表格变大或变小。在该界面中可以设立表格上下左右边框，只要调节相应方向上数值，即可调节表格边框，边调节边可以在背面表格中看到调节后效果。3.打印：表格设立好后，可以打印编好目录表格，如果没有查询到要编目数据，则打印一张空表。打印时如果要编目数据没有填满一张纸，系统会自动在表格背面补空行，填满一张纸。如：打印时，可以依照需要打印页码，选取【所有】则打印表格中因此页；选取【当前页】则只打印当前看到页；选取【页码范畴】则自定义要打印页。在【打印份数】中输入要打印份数。4.返回：关闭图书资料编目窗口。第七章借阅运用一．运用管理此功能重要用于增长、删除、修改运用人信息，录入运用人手续审核、权限认定、调档审核状况，运用业务办理（借阅、归还、续借、催还、调卷）。界面如下：模式选取分为四种：⑴．浏览模式：该模式下上面划线区域只能看，不能编辑。⑵．新增模式：该模式下上面划线区域可以编辑，同步【加入】按钮变亮，你可以输入运用人姓名，证件名称和号码，联系电话及单位名称。⑶．修改模式：该模式下你可以修改运用人信息，并且在这个模式下，当选中某一运用人后工具栏上【删除】按钮才可以恢复为激活状态。⑷．查询模式：该模式下可以以姓名、证件名称、证件号码、联系电话及单位名称为条件项查找运用人。操作阐明如下：1.新增：将模式选取设立为【新增】。2.删除：删除运用人（当前模式必要设立为【修改】，该项功能才干使用）。3.审核：运用人手续审核状况、调档审核状况及权限认定状况录入修改。当选中要办理借阅（运用人）后，点击【审核】按钮，打开如下界面：来借阅（查找）档案人，都需要到关于上级部门办理有关手续，其手续审核状况和调档审核状况、批准可调档权限（点击按钮可以选取多项）填入上面相应项中。4.借阅管理：进入借阅管理模块，办理详细运用业务（办理借阅、归还、续借、催还、调卷等业务）。选中运用人后，点击【借阅管理】按钮，打开如下界面（注意：一方面要确信该运用人已经作过了手续审核）：①增长：新增长一份档案借阅记录。点击【增长】按钮后，打开如下界面：档号右边，用来协助选取需要调阅档案，单击之后弹出选取要查询档案窗口：先设立一定条件选取出相应档案信息后，即可选取要查询档案。（一种条件也不输入查询出所有档案）选定档案后，点击【拟定返回】按钮，返回到运用档案登记单，再输入其她信息后，点击【增长】，即可保存新建运用档案登记单。②修改：修改当前选中档案运用借阅信息。当顾客先选中一条档案运用查阅信息后，点击【修改】图标之后弹出窗体和增长窗体有些类似，但是增长了与否归还、续借、归还日期及运用成果几种数据项，并且没有了档案选取按钮并且档号、类别和题名都为灰色表达，是不能修改项。③删除：删除当前选中档案运用借阅信息。先选中一条记录（双击档案运用借阅信息），点击【删除】按钮后，系统会提示你与否删除，以防止误操作产生。注意：如果该份记录显示顾客借阅运用档案未归还话，则系统禁止删除操作。提示信息如下：④归还：运用人归还档案，使用该项。先选中一条记录（双击档案运用借阅信息），点击【归还】按钮后，系统会提示：接下来需要录入运用成果：⑤续借：运用人续借档案，使用该项进行延期。当顾客点击【续借】按钮之后，系统提示输入续借天数：⑥催还单：对未归还档案运用产生催还单。将产生类似下面催还单：⑦调卷单：对借阅档案产生调卷单。将产生类似下面调卷单：注意：当顾客在运用档案信息列表中没有选中记录时，修改、删除、归还、续借、催还单及调卷单图标和文字将成为未激活状态（灰色底色）不可用状态，选中一条记录时，所有图标都可用，但是选中两条及两条以上时，工具栏上修改、删除、归还、续借都变为不可用状态，这里重要是为以便同步产生多条记录调卷单及催还单5.协助：打开运用管理协助信息。6.退出：关闭运用管理窗口。二．运用查询可按照借阅运用人或按照档案查询，如果运用人档案未归还可以作催还。界面如下图：查询可以按顾客或者按档案来查询。操作阐明如下：1.在窗体左面输入相应查询条件，点击【查询】按钮查找满足条件成果，成果显示在右面列表中2.查询为模糊查询，要查找题名中包括“告知”档案，在题名项中只需要键入“告知”两个字即可。3.窗体右面分为上下两个列表，按照顾客查询，上面是顾客列表，下面是当前顾客借阅档案列表；按照档案查询，则上面显示是档案列表，下面是当前档案借阅（运用）人列表。当选中档案之后，你就可以使用【催还单】按钮来产生催还单了。4.协助：打开运用查询协助信息。5.退出：关闭运用查询窗口。三．运用记录系统预定义了7种记录方式，它们是：按全宗号记录、按档案记录、按年代记录、按历史时期记录、按类别（问题/机构）记录、按运用目记录、按运用方式记录。并可以定义记录日期，所定义日期是指运用人借阅档案日期，并提供打印输出功能。界面如下：操作阐明如下：1.记录：运用档案记录。在窗体左面选取好记录方式，在记录日期上输入借阅运用起止日期，点击【记录】按钮即可进行记录。2.打印：打印记录成果。3.协助：打开运用记录协助信息4.退出：关闭运用管理窗口。第八章档案编目一．档案编目对各种档案信息编制各种目录并可以打印输出。目录形式为档案全引目录、案卷目录、卷内文献目录,归档文献目录、分类目录、专项目录、案卷封面归档文献目录封面等。档案编目界面如下：在上一界面中可以选取要编目档案类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案编目为例，其她操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作阐明如下：1.选取目录：在该界面中如果要编目，你一方面要在【目录】按钮或【目录表格】菜单下选取你要编目目录，如：选取要编目目录（如果选取【自定义表格】则弹出报表生成器窗口，操作请查阅自定义表格阐明）。2.编目：点击【编目】按钮，输入要编目条件（要编目目录不同，编目条件也不同样），以卷内目录为例，编目条件如：输入编目条件后，按【拟定】按钮即查询到符合条件编目数据。如：在该界面中，如果不想打印某条档案记录，使该条记录前【选中】复选框，变为不选中状态，即显示。点击【表格】标签，即可看到所选数据编目好后表格。如：3.转换EXECL：当本机无打印机时可以将看到目录表格转化为EXECL表格带到其她机器打印，直接点击界面上方EXECL按钮就可以将表格保存在本机上。4.排序：对编目档案数据进行排序。5.设立：对表格中表头和页脚中显示数据进行设立。如下：选中【页脚中显示页数】复选框，则在页脚中显示【第几页共几页】标签，不选中则不显示；选中【表头中显示保管期限】复选框，则在表头中显示【保管期限】标签，不选中则不显示；选中【表头中显示类别】复选框，则在表头中显示【类别】标签，不选中则不显示。6.页面：对表格边框、打印纸、缩放比例、打印方向等进行设立。设立好后，系统会保存当前设立，下次再进入时，系统会以该设立显示表格边框、缩放比例等。如下：在该界面中可以设立、调节打印纸大小和打印方向。在该界面中可以设立显示比例和缩放比例。调节显示比例只是调节表格显示出来大小，并没有变化表格实际大小。而调节缩放比例可以变化表格实际大小，使表格变大或变小。在该界面中可以设立表格上下左右边框，只要调节相应方向上数值，即可调节表格边框，边调节边可以在背面表格中看到调节后效果。7.打印：表格设立好后，可以打印编好目录表格，如果没有查询到要编目数据，则打印一张空表。打印时如果要编目数据没有填满一张纸，系统会自动在表格背面补空行，填满一张纸。如：打印时，可以依照需要打印页码，选取【所有】则打印表格中因此页；选取【当前页】则只打印当前看到页；选取【页码范畴】则自定义要打印页。在【打印份数】中输入要打印份数。8.协助：打开档案编目协助信息。9.返回：关闭档案编目窗口。二．编研材料档案编研工作是指档案馆（室）依照社会运用需要，对档案内容进行研究和编纂工作。本模块为您提供专业模板文献，辅助顾客撰写编研材料。界面如下：操作阐明如下：1.增长：增长一种文献，点击该按钮后浮现一种界面：在该对话框中选中要增长材料格式。2．左移：变化所选中文献顺序，把所选中文献左移一种位置。3．右移：变化所选中文献顺序，把所选中文献右移一种位置。4.删除：删除所选中文献。5.改名：对所选中文献进行改名。点击该【按钮】后，选中文献下方文字将会变成可编辑状态，这时可输入新文献名。6.保存：保存对材料所进行操作。（增长、删除、改名等）并将材料存入数据库。7.打开：打开文献，查看文献原文信息。选中要打开文献，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开文献，都可以打开文献。如果选中文献有默认打开方式，则系统以默认方式打开文献，如果选中文献没有默认打开方式，则系统提示你选取打开该文献应用程序，如下：在该对话框中选中你要用来打开所选文献应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文献。8.属性：打开并查看所选文献属性窗口。9.协助：打开编研材料协助信息。10.返回：关闭编研材料窗口。11.单击鼠标右键，可以打开编研材料管理快捷菜单，快捷菜单中具有以上所有按钮操作。三．自定义表格对于报表自定义功能，系统提供了报表生成器用以实现。该报表生成器实现以鼠标操作为主自定义报表功能，除提供基本报表设定功能外，还提供报表模板、自定义数据源和报表向导自动创立新报表等功能。操作界面和谐、操作以便、易学易用、安全可靠、维护以便。其重要操作界面如下：工作区工具栏菜单栏工作区工具栏菜单栏报表生成器分为三个区域，上方区域为菜单栏，中间区域为工具栏，下方白色背景区域为工作区。报表生成器使用商定：⑴．对象：工作区中报表构成元素，涉及标题、表头、报表数据、系统数据、边框、页眉、页脚，数据记录等。⑵．选中状态：点击工作区中相应对象，当其边框上显示出黑点时，该对象就处在选中状态，否则处在非选中状态。注意：支持按住Ctrl键多选。⑶．工作区阐明：工作区是报表构成区，可以在工作区中对报表各个对象进行调节，以达到满意效果，缺省状况下，报表涉及标题、表头、数据等某些，页眉、页脚可用工具栏中【报表对象】项两项添加和删除。其中，页眉在每一页上方显示，页脚在每一页下方显示；标题在报表第一页显示；表头相应于数据对象各列阐明，数据对象表达数据源中各数据字段，相应于数据源中字段值，当报表中有数据时，表头和数据在每一页显示。⑷.右键菜单：将惯用几种功能放在右键菜单中，便于操作。在工作区中单击鼠标右键，显示如下界面：其中有四个操作项：全选本栏对象执行操作为选取当前一栏所有对象，使其所有处在选中状态；全选本栏线条执行操作为选取当前一栏所有线条，是其所有处在选中状态；自动调节本栏内对象高度执行操作为使当前一栏所有对象自动调节为当前栏高度；本栏自动添加表格线执行操作为当前栏所有对象自动添加上表格线，并且表格线规范放置，上下左右会自动对齐。⑸．置于最前，置于最后：由于报表由一系列对象构成，在同一栏中就有也许存在对象互相重叠状况，此时可用工具栏中【对象对齐】项来进行设定。操作阐明如下：1．新建点击菜单栏【新建】按钮后，可以打开如下界面：本功能用于创立一份新报表，也可使用向导创立新报表，如果使用【使用向导新建报表】来新建报表，可以将多环节集合在一起，更以便地制作报表，因此推荐使用【使用向导新建报表】来新建报表。新建空报表选取【新建空报表】，点击【下一步】按钮，可以新建一张空白报表，然后依照自己需要进行设立，先点击菜单栏【修改】按钮进行数据源选定（下面篇幅详细简介），再将需要显示数据项放入工作区中，设立各数据项位置、对齐各数据项、画线设立边框（下面篇幅详细简介），也可以使用右键菜单来添加边框和调节对象高度。注意：此界面就是报表生成器启动后界面，也可以在报表生成器启动后直接进行新报表设计。使用向导新建报表选取【使用向导新建报表】，点击【下一步】按钮，下面进行先是数据源选定操作，显示如下界面：然后在左上方【请选取数据表名和显示字段】下拉选取框中选取数据表名，如下图：选取完数据表后，显示如下界面：在右方选取要显示在报表中字段，如直接点击【下一步】按钮，则选取所有字段进行下一步操作。如选取【全选字段】，则选取所有字段；如选取【不选字段】，则不选取任何字段；然后点击【下一步】按钮，显示如下界面：下面是定义查询条件和排序条件，应当特别注意，如果定义了错误查询条件，将不能得到对的查询成果。如果不定义查询条件，直接点击【下一步】按钮将取所有数据。①.选取一种查询条件选取相应查询条件字段以及排序条件字段，然后点击【添加】按钮，将查询条件字段和排序条件字段添加到下方列表中。例如：下图界面是选取案卷号不不大于100，并且按案卷号升序排序查询排序条件。可以对查询条件和排序条件进行修改，先在查询条件列表中选中相应条件，然后在查询条件添加选取框中对其进行修改，修改后点击【编辑】按钮，即可修改查询条件。对排序条件修改操作类似于查询条件修改操作。②.选取各种查询条件在定义各种查询条件时，必要在两个相邻查询条件之间加一逻辑关系连接符，（可以选取【并且】、【或者】），如不加连接符，系统将会提示错误。详细操作为：在前一查询条件最后一项下拉菜单中选取逻辑关系连接符。（注：最后一种查询条件不应选取逻辑关系连接符）选取完毕后点击【添加】按钮，再选取完排序条件后，会将查询条件字段和排序条件字段添加到下方列表中。例如，下图界面是选取案卷号不不大于100并且不大于300，按案卷号升序排序查询排序条件。③.设立各种查询条件之间优先级为需要设立优先级条件加上（），如果不加上（），则会导致错误查询条件。（）设立在查询条件添加第一种下拉选取框中。例如，下图是表达选取案卷号不大于100；不不大于150并且不大于200；不不大于300，并且按案卷号升序排序查询排序条件，其意义为：案卷号1——99、151——199、301——最大，如果不加上（），会产生此外意义查询条件。设定好查询排序条件后，点击【下一步】按钮，打开如下图界面：可在此界面中选取包括页眉、标题或页脚，然后点击【报表生成】按钮，完毕使用报表向导新建报表过程，如果发现取出数据不对的，点击【上一步】按钮，返回上一界面中修改查询条件。生成报表如下：下面简介在工作区中对生成报表进行修改办法：选取工具栏上【画线操作】、【报表对象】、【文字操作】、【缩放操作】、【对象对齐】可对当前摸板进行相应调节。选取【画线操作】，工具栏显示如下：如上图，在画线选项中可以选取画横线、直线和斜线，并且在画好线后可以修改线类型，粗细，颜色等属性。例如：要在工作区中画一条横线，先点击横线图标，然后在工作区中相应位置横拉一下，即可画出一条横线，如要画直线和斜线执行相应操作即可。画好线后，点击线，使其处在选中状态，即可对其属性进行修改。②.选取【报表对象】，工具栏显示如下：如上图，在文本选项中从左至右依次可以选取【文字】、【数据】、【图象】、【记录数据】、【系统数据】、【标题栏】、【汇总栏】、【页眉】、【页脚】、【数据栏自动按行调节行高】，例如，要在工作区中加入文字内容，点击【文字】按钮，再在工作区中相应位置单击一下，就可以将文字编辑框放入工作区中，再在工作区中双击刚才加入文字编辑框，可以设立该文字编辑框显示在报表中文字内容。其她操作类似，点击【数据】按钮，可以在工作区中加入显示在报表中数据（注意：该数据必要是选取数据源时选中过，如果是打开报表模板，则数据选取为默认选取，如果要更改报表模板数据项，可参照下一某些【修改数据源】）；点击【图象】按钮，可以在工作区中加入显示在报表中图象；点击【记录数据】按钮，可以在工作区中汇总栏内加入对某项数据求和项，如页数等，但前提是必要在工作区中添加汇总栏；点击【系统数据】按钮，可以在工作区中加入显示在报表中时间、页码和行号；点击【标题栏】按钮，可以在工作区中加入报表标题；点击【汇总栏】按钮，可以在工作区中加入一项汇总栏，用来对数据记录求和；点击【页眉】按钮，可以在工作区中上方加入显示在报表中页眉；点击【页脚】按钮，可以在工作区中下方加入显示在报表中页脚；点击【数据栏自动按行调节行高按钮】，可以将工作区中数据栏内容统一为相似默认行高。③.选取【文字操作】，工具栏显示如下：如上图，在字体选项中可以选取字体，大小，颜色以及加粗、倾斜、下划线、对齐方式等属性。在工作区中点击要修改字体项，使其成为选中状态，即可修改其字体属性。④.选取【缩放操作】，工具栏显示如下：如上图，在缩放选项中可以对当前工作区进行放大或缩小操作，点击第一种图标，可以进行放大操作；点击第二个图标，可以进行缩小操作。⑤.选取【对象对齐】，工具栏显示如下：如上图，在对齐选项中可以对工作区中数据对象进行多项移动及对齐操作，从左至右依次为：向左移动、向右移动、向上移动、向下移动、置于最前、置于最后、向左对齐、水平居中、向右对齐、向上对齐、垂直居中、向下对齐、相似宽度、相似高度、整个带高、整个带宽。先选中相应数据项，再点击相应按钮即可进行操作。除水平居中、垂直居中、整个带高、整个带宽外，别的对齐都需要选取各种对象，才有参照物来对齐。注意：也可参照使用商定中第4条右键菜单来进行报表规范。2．修改点击菜单栏【修改】按钮后，可以修改已打开报表数据源，依照需要添加或删除报表数据项。如下：在左方选取需要更改数据表，如果不更改数据表话，在右方选取需要增长或删除字段，然后点击【下一步】按钮，更改查询条件（参看前面‘查询条件设定’某些），如果不更改查询条件，则直接点击【下一步】按钮，打开如下界面：在此界面中选取包括页眉、标题或页脚，然后点击【修改数据源】按钮，完毕修改数据源过程，如果发现取出数据不对的，点击【上一步】按钮，返回上一界面中修改查询条件。3．设立点击菜单栏【设立】按钮后，可以打开如下界面：本功能用于设立报表纸张某些属性，选取纸张尺寸大小，设立显示方式，设立报表纸张左、上、右、下边界距离，设立习惯中文输入办法，选取每页记录条数。设立完毕后点击【拟定】按钮保存，点击【恢复缺省值】按钮会恢复到系统默认设立。4．预览本功能用于预览报表在纸张上打印出来状况。可以在此功能中执行打开、保存报表，打印机设立等操作，还可以调节显示大小。5．打印当报表制作或修改完毕后，点击菜单栏【打印】按钮可以进行打印操作。6．打开点击菜单栏【打开】按钮，选取相应途径后，打开存储在计算机中报表模板，可以对报表模板进行修改操作，使其用于不同种类报表。修改详细操作请参照前面‘修改数据源’操作及‘工具栏操作’。7．保存点击菜单栏【保存】按钮，选取相应途径后，可以将当前制作报表保存到计算机中，后来修改可以再打开使用。8．删除要删除报表中不需要项，先在工作区中选中相应项（点击相应项，使其上、下、左、右各显示四个黑点），再点击菜单栏【删除】按钮，可以将该项删除。9．协助打开报表生成器协助信息。10．退出退出报表生成器。11．按问题简介使用报表生成器办法（1）如何打开报表点击菜单栏【打开】按钮，选取相应途径后，打开存储在计算机中报表模板，然后可以对报表进行修改操作，使其用于不同种类报表。（2）如何新建报表当报表生成器启动后，默认界面就是一张新报表，可以添加文字、数据项、线条、图象、系统数据、页眉和页脚等对象；或者点击菜单栏【新建】按钮，然后选取新建空报表或使用向导新建报表，也可新建一张报表。（3）如何添加和删除页眉、页脚选取工具栏【报表对象】项，两项用于添加和删除页眉、页脚。（4）如何预览和打印报表当报表制作完毕后，可以点击菜单栏【预览】按钮来预览报表在纸张上打印出来状况。可以在此功能中执行打开、保存报表，打印机设立等操作，然后点击，打印出报表。（5）如何画线选取工具栏【画线操作】项，然后选取画横线、直线或斜线，然后在工作区中相应位置横拉一下，即可画出一条横线，如要画直线和斜线执行相应操作即可。（6）如何添加数据对象选取工具栏【数据对象】项，在数据对象选项中可以选取【文字】、【数据】、【图象】、【记录数据】、【系统数据】、【标题栏】、【汇总栏】、【页眉】、【页脚】等对象，点击需要放入工作区对象，再点击工作区中相应位置即可把该对象放入工作区中。（7）如何选中对象点击工作区中相应对象，当其边框上显示出黑点时，该对象就处在选中状态。此外，有对象也许会被别对象遮盖，如文字框遮盖了线条，此时，先选中上面文字框，点击工具栏上【对象对齐】，选取【置于最后】，则可以点击线条进行修改了。（8）如何修改线型、粗细、颜色画好线后，点击线，使其处在选中状态，即可对其属性进行修改。可修改属性涉及线型、粗细和颜色。（9）如何修改文本内容当文本对象放入工作区后，显示：此时，在相应对象上双击，即可修改文本内容。（10）如何修改文本字体、字号、颜色、对齐等点击要修改文本对象，使其处在选中状态，然后选取工具栏【字体操作】项，此时即可依照工具栏各项内容进行修改。（11）如何变化页眉、标题、表头、数据、页脚等高度每一栏都在中间和最右方有一种小黑点，当鼠标移动到小黑点上时，鼠标会变成上下各一种小箭头，此时拖动鼠标即可变化此栏高度。（12）如何对齐选取工具栏【对象对齐】项，对齐选项中可以进行工作区中数据对象多项移动及对齐操作，从左至右依次为：向左移动、向右移动、向上移动、向下移动、置于最前、置于最后、向左对齐、水平居中、向右对齐、向上对齐、垂直居中、向下对齐、相似宽度、相似高度、整个带高、整个带宽。先选中相应数据项，再点击相应按钮即可进行操作。除水平居中、垂直居中、整个带高、整个带宽外，别的对齐都需要选取各种对象，才有参照物来对齐。（13）如何调节报表中各对象大小和位置点击工作区中相应对象，使其处在选中状态，把鼠标移动到其周边黑点上时，可以分别向四个方向变化对象大小，将鼠标移动到对象上，按住鼠标左建，可拖动对象变化其位置。（14）如何修改数据源点击菜单栏【修改】按钮，先更改数据表名或显示字段后，接着修改查询排序条件，检查定义数据与否对的后，点击【修改数据源完毕】按钮完毕修改。（15）如何定义查询排序条件点击菜单栏【修改】按钮，先选取数据表名和显示字段后，开始定义查询排序条件，可以依照不同字段进行定义，定义好条件后点击【添加】按钮添加条件，点击【下一步】按钮，检查依照设定查询条件查出数据与否对的，如对的，点击【修改数据源完毕】按钮，完毕数据源修改；如不对的，点击【上一步】按钮，返回上一界面中修改查询条件。（关于定义查询排序条件详细操作，请参照‘修改数据源某些’）。（16）如何添加、修改数据对象并设立其相应数据字段选取工具栏【报表对象】项，点击第二项数据，再点击工作区中相应位置即可把该对象放入工作区中。双击数据对象即可设立其相应字段。（17）如何添加、修改页码、日期等系统数据选取工具栏【报表对象】项，点击第四项系统数据，再点击工作区中相应位置即可把该对象放入工作区中。双击系统数据对象，显示：其中，可选取系统数据显示内容。（18）如何添加、修改图像对象选取工具栏【报表对象】项，点击第三项图像，再点击工作区中相应位置即可把该对象放入工作区中。双击图像对象，可以选取存储在固定目录下图像。第九章记录报表一．档案记录对输入档案数据进行记录。界面如下：操作阐明如下：1.记录：对档案数据记录。可按年代、类别、著录级别、著录人员、著录时间、保管期限、全宗、目录、案卷等项进行记录，输入相应条件后，点击【记录】按钮即可记录。2.打印：打印记录成果。3.协助：打开档案记录协助信息。4.返回：关闭档案记录窗口。二．全宗记录实现记录老原则案卷级全宗信息。界面如下：操作阐明如下：1.记录：对老原则案卷级全宗信息记录，点击【记录】按钮即可记录。2.打印：打印记录成果。3.协助：打开全宗记录协助信息。4.返回：关闭全宗记录窗口。三．记录年报档案基本状况年报是各档案科（室）上报关于本年档案详细信息。本系统提供国家档案局最新档案基本状况年报格式，顾客可以选取某个格式生成报表然后打印输出。界面如下：操作阐明如下：1.增长：增长一种文献，点击该按钮后浮现一种界面：在选取框中选中你要增长年报格式。2．左移：变化所选中文献顺序，把所选中文献左移一种位置。3．右移：变化所选中文献顺序，把所选中文献右移一种位置。4.删除：删除所选中文献。5.改名：对所选中文献进行改名。点击该【按钮】后，选中文献下方文字将会变成可编辑状态，这时可输入新文献名。6.保存：保存对材料所进行操作。（增长、删除、改名等）并将材料存入数据库。7.打开：打开文献，查看文献原文信息。选中要打开文献，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开文献，都可以打开文献。如果选中文献有默认打开方式，则系统以默认方式打开文献，如果选中文献没有默认打开方式，则系统提示你选取打开该文献应用程序，如下：在该对话框中选中你要用来打开所选文献应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文献。8.属性：打开并查看所选文献属性窗口。9.协助：打开记录年报协助信息。10.返回：关闭记录年报窗口。11.单击鼠标右键，可以打开记录年报管理快捷菜单，快捷菜单中具有以上所有按钮操作。四．馆藏信息对输入所有档案数据进行记录，可按保管期限和密级两种方式进行记录。界面如下：操作阐明如下：1.记录：对输入所有档案数据记录，点击【记录】按钮即可记录。2.打印：打印记录成果。3.协助：打开馆藏信息协助信息。4.返回：关闭馆藏信息窗口。五．馆室概况对档案馆某些基本状况进行管理。界面如下：操作阐明如下：1.增长：点击【增长】按钮，可新增长一条记录。2.查询：点击【查询条件】按钮，可查询已存在记录。3.修改：点击【修改】按钮，可修改已存在记录。第十章数据管理注意：在执行数据恢复、导入、接受前，请先对数据进行杀毒，保证数据不带有病毒方可进行恢复、导入、接受操作。一．备份恢复此功能重要是为了保证数据安全性，保护顾客劳动成果，建议定期做数据备份，以防系统发生错误或计算机自身浮现问题时，可以迅速恢复数据，避免不必要损失。主界面如下：操作阐明如下：1.备份：备份方式选取：按照数据库或者选取库表来备份：如果是表方式来备份，要选取需要备份表：点击按钮，选取要备份文献存储途径，备份数据保存为‘.dat’文献。可以定义备份条件，按照条件进行备份，如果不定义备份条件，则备份所有数据。单击【定义条件】按钮进入组合查询窗体定义需要备份条件。如下：设定一种备份条件后，点击【添加】按钮，可以添加下一种条件。添加完条件后，点击【拟定】按钮，完毕对条件设立。点击【条件检查】按钮，如果条件无误，会提示检测通过信息。点击【查看备份数据】按钮，可以预览满足此条件数据。然后点击【备份】，即可进行备份。2.恢复：恢复类型选取：按照数据库或者选取库表来恢复：如果是表类型来恢复，要选取需要恢复方式：有三种恢复方式，分别为：①．代替原表是以当前要恢复内容替代原表中所有内容；②.追加数据（覆盖）是不删除原有数据，添加进新数据，如果有数据相似，就覆盖，如果数据不相似，就添加；③.追加数据（不覆盖）是不删除原有数据，添加进新数据，无论有无相似数据都不覆盖。然后点击按钮，选取要恢复文献存储途径。点击【查看恢复数据】按钮，可以预览满足此条件数据。然后点击【恢复】，即可进行数据恢复。二．数据导入实现数据在两个数据库之间传递。界面如下：操作阐明如下：点击【连接】按钮，打开如下界面：先选定数据源种类，再选取数据库，然后输入顾客名和密码，点击【连接】按钮，如果提示连接成功消息则表达连接成功，并且在左边源表及映射字段中显示出所连接库表及字段。如下图：在左边选取源表，右边选取目表，然后在左边要导出相应字段【映射到目的字段】列点击一下，然后再在下拉选取框中选取要映射字段名。注意，如果两个字段类型不匹配，系统会提示不匹配信息。依次选取完导入导出字段后，可以定义导入条件，如果不定义导入条件，则导入所有数据。点击【条件生成器】按钮，打开如下界面：设定一种条件后，点击【添加】按钮，可以添加下一种条件。添加完条件后，点击【拟定】按钮，完毕对条件设立。点击【导入】按钮，即可进行导入操作。三．数据导出此功能重要是为了实现将数据转存为文本形式。界面如下：先在左边选取源表，然后点击要导出字段，再点击按钮，可将该字段加入到右边显示框中，点击按钮，将源表中所有数据加入到右边显示框中，然后也可点击【条件产生器】按钮设立一定导出条件，最后点击按钮选取导出途径及文献名后点击【导出】按钮，即可进行导出操作。四．档案移送实现将档案信息转移出数据库，以便移送到档案馆。（可以连原文一起移送）界面如下：一方面点击【增长】按钮，输入档案移送有关信息后，点击【保存】按钮，可以将移送信息登记到数据库中，然后点击【下一步】按钮，打开如下界面：选中需要移送档案信息类型，如果需要连原文也一起移送，则选中含原文按钮，点击【定义】按钮，可以设立要移送档案信息范畴，如下：设立完要移送档案信息范畴后，点击【拟定】按钮，完毕对条件设立。然后点击按钮指定档案信息输出途径及文献名，最后点击【开始】按钮，即可进行档案信息转移操作。四．档案接受实现将外来档案信息接受进馆（数据库）。界面如下：一方面点击【增长】按钮，输入档案接受有关信息后，点击【保存】按钮，可以将接受信息登记到数据库中