工程项目会议管理规定

工程项目会议管理规定书目1目的 12范围 13定义 14职责 15程序 15.1会议范围 15.2项目启动会 25.3设计方案优化探讨会 35.4设计联络会 35.5设计图纸会审及设计交底会 45.6项目协调例会 55.7工地例会 65.8有关专题会 75.9工程项目“三查四定”会 75.10工程项目系统调试前检查会 85.11项目总结会 95.12会议纪律 106相关文件 107记录 10工程项目会议管理规定1目的为了规范工程项目管理过程的有关会议工作，使工程项目建设过程中的有关会议制度化、程序化。2范围本规定适用于公司对外承接的工程总承包工程项目、专业工程承包项目以及公司内的固定资产投资项目（以下统称工程项目）。3定义无。4职责公司分管副总经理负责主持召开工程项目协调会、重大问题专题会议等。项目经理负责组织召开项目有关会议。如项目启动会、设计联络会、工程项目整套系统启动前检查会、项目总结会等。项目经理部设计/选购 /施工/调试经理负责组织召开有关会议：设计方案优化探讨会、工地例会、工程项目“三查四定”会、设计图纸会审及交底会、有关专题会等。工程部负责督促检查项目经理部按规定刚好召开有关会议，解决处理问题。5程序5.1会议范围工程项目实施阶段，会议范围一般包括项目启动会、设计方案优化探讨会、设计联络会、设计图纸会审及交底会、工程项目协调会及工地例会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会、有关专题会、项目总结会等。项目合同签定后，召开项目启动会议，明确项目目标、落实人员、组织机构及相关职责。依据工程项目建设进展状况，适时召开设计方案优化探讨会、设计联络会、设计审查及设计交底会、工程项目协调会和工地例会、相关专题协调会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会，项目运行结束，工程交付业主或投资方，召开项目总结会。5.2项目启动会会议目的：项目启动会议宣告工程项目进入实施阶段。通过会议使项目经理部全部人员了解项目总体目标、明确各自的职责，以便更加高效地协同工作。会议时间：工程项目合同生效，项目经理部人员落实后马上组织召开。会议打算：项目经理编制项目初步实施方案，会前通知市场营销部打算介绍合同状况，设计经理打算介绍技术协议状况。参与单位及人员：公司分管副总经理、市场营销部、工程部、相关部、财务支配部、物资选购 部、项目经理部全体人员。由项目经理部提前1天书面通知相关部门、人员和领导。会议主持人：项目经理会议要求：市场营销部商务经理、设计经理分别全面介绍技术协议、合同谈判背景、双方探讨的主要问题、最终达成协议、合同的主要条款以及技术协议、合同执行中需留意的问题。项目经理介绍项目组织结构及人员，阐述项目的任务、目标、原则、总体实施支配以及近期工作支配。相关部门及参会人员可就工作协作发表看法，探讨和确定其它有关事项。公司分管副总经理对项目实施运作提出看法和要求。会议组织和记录：项目经理支配专人做会议记录并整理睬议纪要，会后第2个工作日内整理出会议纪要，经项目经理审核后，按公司文件管理规定分发，填写发文记录。会议纪要格式见附表一。5.3设计方案优化探讨会会议目的：优化设计方案，提高设计质量、降低工程造价。会议时间：项目启动会召开后2周内，若需调研可在调研后。会议打算：启动会后，设计经理牵头组织相关专业设计人员，充分阅读技术协议，各专业设计负责人，书面提出本专业的设计方案和思路，设计经理收到各专业的书面材料后，发送会议通知至参与会议的单位和人员。参与单位及人员：项目经理部全部人员、工程项目全部设计人员、各专业主任工程师、外聘专家、公司分管技术副总工程师、公司总工程师。会议主持人：公司总工程师。会议要求：设计经理汇报工程设计的总体方案，各专业设计负责人汇报本专业的设计方案和思路，与会代表充分发表看法，最终明确工程项目的设计方案。会议组织和记录：设计经理支配专人做会议记录并编制会议纪要，会后一周内整理出会议纪要发送至与会单位和人员。会议纪要的格式（见附表二）。5.4设计联络会会议目的：设计联络会一般在工程项目技术协议中都赐予了明确，是为了解决工程项目设计过程中的相互协作、互提条件的问题，以便加快工程项目设计进度、提高设计质量，为工程项目施工打下良好的基础。会议时间：依据工程项目技术协议中明确的时间召开。会议打算：设计联络会由工程项目的设计经理负责，要求技术协议谈完后，设计经理要依据技术协议中的要求，马上组织开展第一次设计联络会的打算工作，对第一次设计联络会的每一个问题，都要有书面看法，并打算好相关资料，以后历次设计联络会按此执行。参与单位及人员：项目经理、设计经理、相关部的专业工程师、公司技术副总、以及项目经理部有关人员。会议主持人：在业主方，由业主方设计院相关人员主持，或由设计经理或项目经理主持。会议要求：落实技术协议中约定的事项，也可增加有关内容，但要提前一周告知双方（业主方设计院、项目经理部）。会议纪要的要求和分发：联络会后马上整理出会议纪要，由主持会议方起草，设计经理代表公司在纪要上签字，纪要带回公司后，按公司文件管理规定分发，填写发文记录。会议纪要格式（可采纳一般格式或见附表三）。5.5设计图纸会审及设计交底会会议目的：为了尽最大可能削减图纸中的错、缺、碰、漏，提高设计图纸质量，便利工程施工和运行、检修维护，加快工程进度，降低工程造价。会议时间：图纸会审一般分两次，必要时可支配三次。第一次在初步设计（或基础设计）出版后，其次次在施工图出版后，必要时，在项目建设工程中。设计交底支配在施工图出版后，工程开工前，可以分专业进行，也可全部专业参与，按整个项目进行。图纸会审分内审和外审，内审是指仅在公司内部范围进行，外审是指有业主方代表参与的审查。要做到内外有别，外审在内审后进行。会议打算：项目经理部一般在图纸审查/设计交底的前一周出书面通知，通知有关各方：设计、施工、调试、物资选购 、项目经理部等人员要充分阅读图纸及有关资料，提出阅图记录，交项目经理部。会议参与人员：图纸审查会，一般项目经理部全部人员、公司分管技术总工程师或其托付人、所在项目的全部设计人员必需参与、必要时邀请有阅历的专家（如有过同类项目设计或建设阅历的人员），施工单位技术人员、业主单位技术人员参与（外审时）；设计交底会，一般项目经理部全部人员、相关物资选购 人员、施工单位技术人员、监理单位技术人员、业主单位技术人员必需参与。会议主持：图纸审查会由项目经理主持，设计交底会由项目经理或设计经理主持。会议要求：会前要有阅图记录并发至设计人员手中，设计人员要对阅图记录赐予答复和说明，专业设计人员要介绍设计意图，并提出物资选购 、工程施工时应留意的事项。设计、施工、物资选购 、项目经理部必需自带图纸参与会议。对图纸审查/设计交底会上提出的问题，设计人员要刚好逐条答复，并在会后给出设计变更单。会议组织和记录：图纸审查/设计交底会由项目经理负责组织，项目经理支配专人做好记录、编制会议纪要，并督办会议纪要的落实状况。会议纪要一般于当天整理完，并发至有关人员。5.6项目协调例会会议目的：该会议是贯彻公司以项目管理为中心的精神，对每个正在运行项目的平安、进度、质量、成本费用进行检查，尤其是要检查部门之间有无重大不协调的问题，以便快速明确解决问题的方法和措施，推动工程项目有序、快捷、优质地开展。会议时间：项目协调例会每周召开一次，定于每周一下午2：00点整。会议打算：每次会议召开前，各职能部门要检查上次会议中自身问题的落实状况，并对本次会上要提出的问题列出提纲；工程部代表公司检查上次会议纪要落实状况（包括督办结果）；项目经理部打算工程进展状况、存在问题以及上次会议中本项目问题落实状况。如项目经理部人员在项目现场无法回公司参与会议，项目经理必需于每周一将上周项目进展周报书面传真至公司工程部。会议参与单位及人员：工程部、选购 部、技术部、设计部、财务部、各项目经理部。必要时也可邀请某些专业人员（如财务分析、合同管理等）参与。会议主持：公司分管副总经理。会议要求：首先，依次由各项目经理扼要汇报项目平安、进度、质量、成本费用、物资选购 、合同执行等进展状况，以及当前项目进展中存在的问题和须要完成的重大任务。对存在的问题，项目经理部要提出初步的解决方法和措施，对须要说明的问题说明缘由，但汇报时间不超过5分钟，特殊重大问题提出召开专题会探讨。各职能部门汇报上次会议中各自问题落实状况，并对项目经理部提出的问题赐予回答，提出本部门的看法、解决方法和措施。会议重点必需明确，强调日常相互协调和沟通。对于通过部门间协调可以解决的问题，要求项目经理、各部门负责人应在日常协调和沟通中解决，无需在会上提出。各职能部门还可就项目状况或组织、管理方面等事宜发表看法。项目经理部、各职能部门发言后，项目管理部代表公司通报上次会议的督办结果。公司主管副总经理听取各部门汇报及督办结果后，就会上提出的紧急、重大或重要问题进行决策，传达公司对工程项目的管理精神，并对下阶段工程项目运营提出要求。会议组织与记录：项目管理部负责组织会议并支配专人编写会议纪要，会议纪要应写明会上探讨的问题、决议和行动支配。会议纪要应最迟在会后其次天刚好发放到与会单位和公司领导。会议纪要格式见附表四。每个月的最终一周（第4周）的项目协调会，可邀请公司总经理层全部成员、公司董事会成员（董事会认为须要时）参与，其他参与部门和人员不变。5.7工地例会会议目的：工程项目开工后，应在工地每周召开一次工地例会，协调解决工程进展过程中质量、进度、成本费用、平安、合同执行等问题，以便工程有序、快捷地进行。会议时间：由项目经理部结合工地现场实际状况自定。会议打算：项目经理部相关人员（设计、施工、物资供应、调试等）会前要检查工程进展状况，上次会议落实状况，并对发觉的问题提出解决方法。会议参与人员：项目经理部全部在现场人员、设计工代、业主代表、设备厂家代表、物资选购 人员（如在现场）、监理、分包方等。会议主持：施工经理。会议要求：检查工程项目的平安、质量、进度、成本费用、合同执行等状况，检查上次会议纪要落实状况，对下阶段工程项目进展做出支配。会议组织与记录：施工经理支配专人编写会议纪要，会议纪要应写明会上探讨的问题、决议和行动支配，会议纪要应最迟在会后其次天刚好发放到与会单位和人员。须要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需刚好电传或通过E-mail发送至公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。5.8有关专题会会议目的：工程项目运行过程中，为了刚好协调项目有关重大/紧急问题（包括事故及处理方案等），可随时召开专题协调会，以便工程项目顺当开展。会议时间：由召开专题会的部门或项目经理部依据议题状况自定。会议打算：一般由会议发起的部门事先发书面通知（紧急状况可电话通知），通知要说明召开的时间、地点、主持人、参与人员、探讨的议题等。会议参与人员：会议发起的部门依据探讨议题内容自定。会议主持：会议发起的部门支配人主持。会议要求：专题会要求一事一议，议必议决。会议组织和记录：由会议发起的部门支配专人记录并编制会议纪要，会议纪要在会议当天发至参与会议人员。5.9工程项目“三查四定”会会议目的：检查工程施工过程中存在的施工质量隐患、未完工程、设计漏项（三查），对检查出的问题定任务、定人员、定措施、定整改时间（四定），消退质量隐患、加快工程进度，确保试车一次胜利。会议时间：项目经理部依据现场状况确定，一般应在工程实体按设计内容安装结束，施工单位自检合格后一周内进行。会议打算：施工经理组织有关单位（含分包单位、物资供应部门等）打算工程过程资料、分项、分部、单位工程质量评定资料，项目管理资料、设计图纸及资料、设备随机资料，“三查四定”表格，会议通知等。参与会议人员：项目经理部全部人员、分包单位现场技术负责人、业主单位代表、监理单位代表、有关专家等。会议主持：项目经理或其托付人会议要求：与会人员先检查工程实体、工程资料，将所发觉的问题记录在“三查四定”表中。然后集中探讨问题的处理方法，即定任务、定人员、定措施，定完成时间。会议纪要的要求和分发：项目经理支配专人记录并编制会议纪要，在会议召开的一周内发至全部参与会议人员和单位。须要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需刚好电传或通过E-mail发公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。会议纪要的格式可采纳一般格式，“三查四定”表见附表五。5.10工程项目系统调试前检查会会议目的：为了消退影响试车的重要质量隐患、设计问题、担心全因素，检查落实试车条件，确保试车一次胜利。会议时间：工程项目安装结束具备单机试车条件，单机试车前，由项目经理部依据现场详细状况确定。会议打算：成立试车小组；单机试车、联动试车方案已经批准；单机试车时所须要增加的临时设施（如管线、阀门、盲板、过滤网等），按试车方案已实施；单机试车过程所须要的电力、蒸汽、工业水、循环水、脱盐水、仪表风、工业风、氮气、燃料气、润滑油（脂）物料等由业主单位供应，已经满意试车要求；单机试车过程所需检测工具、记录仪器施工单位已经打算好；单机试车过程所需记录表格已经打算好。会议参与人员：项目经理部全部人员、设计人员、施工单位人员、业主单位人员、监理单位人员、设备厂家人员、外方专家，试车小组成员等。会议主持：项目经理。会议要求：与会人员首先检查工程实体，检查“三查四定”的问题是否整改完，检查有无影响试车的担心全因素；查试车系统的完整性；检查是否工完、料净、场地清；检查试车所需临时设施、物料、力能等是否落实；会上检查试车组织机构落实状况、打算状况；明确试车支配、时间支配；事故预案；确定是否具备试车条件，并签字确认；确定试车起先时间。会议的组织和记录：项目经理支配专人做好会议记录，并编制会议纪要，在会议召开后两个工作日内发至参与会议的单位和个人。须要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需刚好电传或通过E-mail发公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。工程项目整套系统启动条件确认表见表六。5.11项目总结会会议目的：总结工程项目建设中的阅历、教训，提高项目管理水平，给新的工程项目建设供应学习资料。会议时间：工程项目移交业主后的二周内。会议打算：参与项目建设的全部人员写出工程项目管理小结，并列动身言提纲。会议召开前一周，项目经理部发书面通知，通知参与会议的每一个人，通知中说明会议的议题。会议参与人员：项目经理部全部人员，参与项目启动会的各部门有关人员，必要时也可邀请其他项目经理部人员列席。会议主持：项目经理。会议要求：要求参与项目建设的全部人员都要发言，总结项目建设过程中的阅历和教训，以及在以后的工程建设过程中应留意的问题。有图象或图片尽可以展示。会议组织和记录：项目经理支配专人做记录，并编制会议纪要，作为工程总结的资料。会议纪要两天后发至参与会议的全部人员。5.12会议纪律参与会议人员必需提前5分钟到会，在签到簿上签字。本人不能参与会议，必需向主持人请假，并托付一名代表参与。对三次以上参与会议迟到人员提出警告。对多次迟到人员通报指责。为了提高会议的效率，参与会议人员不