文书工作与档案管理第二版第六章

第六章文书的整理与归档

学习目标主要内容知识框架图本章点睛

知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。掌握文书整理与归档的方法和步骤。掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。45321文书整理与归档的本质是：便于保管和查找利用。第一节文书整理归档及意义第二节文书整理归档的范围和原则要求第三节文书整理归档的方法和步骤第一节文书整理归档及意义

一、文书整理归档的含义二、文书整理归档的意义三、文书整理归档工作的改革本节点睛经验包含着珍贵的学问。

——富兰克林一、文书整理归档的含义文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整见理，并进行装盒、归档的过程。文书文件盒

档案馆所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握以下四点，见图6-1。

（一）归整的文书，必须是办理完毕图6-1整理归档时不同的文书文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。

（二）归整的文书，有查考利用价值有查考利用价值的文书材料

归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。（三）归整文书材料的介质文件材料

文件盒图书归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。（四）归整文书的分类整理一份文件

文件分类归档一组文件归整的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案

部门进行移交，即归档。（五）归整文书的保管各种档案盒

《国家行政机关公文处理办法》规定：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档，以保证档案的齐全完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。这就说明了文书整理的法律依据和意义。二、文书整理归档的意义文书整理工作，主要是指文书的立卷工作。立卷的方式及文件整理分类的方式主要是采取按“六个特征”进行立卷，见图6-2。

图6-2立卷及文件整理分类的方式所依据的特征三、文书整理归档工作改革

《规则》是我国文书档案工作特别是文书整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下内容，见图6-3。图6-3文书整理工作改革的重大举措三、文书整理归档工作改革

新的《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。这种文书整理方式的优点是，见图6-4。图6-4以“件”取代“卷”的优点（一）以“件”取代“卷”

整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义，见图6-5。图6-5以“案盒”取代“案卷”的重要意义（二）以“案盒”取代“案卷”第二节文书整理归档的范围

和原则本节点睛一、文书整理归档的范围二、文书整理归档的基本原则和质量要求学习知识要善于思考，思考，再思考。我就是靠这个方法成为科学家的。－－爱因斯坦文书整理的范围是指机关在工作动中形成的可以归档的文书材料，见图6-6。一、文书整理归档的范围图6-6文书整理的范围

文书整理的范围具体包括，见图6-7。图6-7整理归档时不同的文书（一）应该整理归档的件材料

不需要整理归档的文件，见图6-8。

（二）无需整理归档的文件材料图6-8不需要整理归档的文件材料文书整理归档的基本原则是：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。二、文书整理归档的基本原则和质量要求

1.遵循文件形成的客观规律文书是机关工作活动的客观、自然的反映，见图6-9。（一）文书整理归档的基本原则图6-9文书整理归档的客观规律

2.保持文件之间的有机联系机关内部之间联系各个部门，每个机关都有自己的工作职能在整个国家机构的组织体系中处于一定的地位见图6-10。图6-10机关之间的联系

（一）文书整理归档的基本原则图6-11机关内部之间的联系

一个机关不是孤立地进行活动的，就算是机关内部之间也是有联系的，见图6-11。（一）文书整理归档的基本原则活动和工作过程中的联系，与文件之间自然的、历史的联系有如下关系，见图6-12。图6-12两者之间关系

（一）文书整理归档的基本原则

3.区分文书的不同价值，机关活动中形成的文件很多。文书的区分

文书的归档

文书的销毁

（一）文书整理归档的基本原则

4.便于保管和查找利用，文书整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文书整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。（一）文书整理归档的基本原则（二）文书整理归档的质量要求

1.整理归档的文书应齐全完整，见图6-13。图6-13文书齐全完整的含义

2.整理归档的文书要符合档案保护的要求，主要指整理归档的文书材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求，以利于能够妥善的保管。

3.整理归档的文书材料的保管期限应界定，根据文书档案保管期限的规定，文书的保管期限分为永久、长期、短期三种。

（二）文书整理归档的质量要求

第三节文书整理归档的方法

和步骤二、初步整理

本节点睛一、编制分类方案类目

四、归档

三、系统整理

知识本身并没有告诉人们怎样运用它，运用的方法乃在书本之外。--培根

分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。一、编制分类方案类目（一）按保管期限分类

保管期限一般分为三种，见图6-14。图6-14保管期限的三种分类

（二）按年度分类

年度分类符合整理归档的时间规律，便于查找。年度以年为单位，归档文书按保管期限分开后，再考虑按年度分开，如：2005年、2006年等。按组织机构分类即按机关部门名称划分，可采用各个组织机构的名称作为类名。每类可以编制一定的条目，每类形成的文件如果不多，也可不编条目。组织机构可分为多种。（三）按组织机构分类

组织处领导在旁听宣传处人员

科研处

计划处人员在开会党委办公室人员技术处人员

按问题分类即按工作性质及有关事项的不同进行划分。按问题分类的特点，见图6-15。（四）按问题分类

图6-15按问题分类的特点

按组织机构分类和按问题分类两种法，各机关可视具体情况进行选定，见图6-16。（四）按问题分类

图6-16组织机构分类和按问题分类两种方法的选择初步整理就是平时整理，即机关的文书部门把机关一年在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行。二、初步整理平时整理

文书人员要养成及时将处理完毕的文件归整的习惯，并应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的文件，一般有三种情况，见图6-17。（一）及时的收集已经处理完毕的文书材料

图6-17文书的整理（一）及时的收集已经处理完毕的文书材料

（二）细心装订装订文件应按归档要求，对收集来的文件，以件为单位细心装订，不符合装订要求的要重新装订。具体方法要求是，见图6-18。图6-18装订涉及的方面在平时归整过程中，还应定期进行检查，通过检查熟悉归整的情况，纠正把文件归错类别的现象。如发现有的类别内文件数量已经很多，预计可能还会产生相当数量的文件时，可增添一定数量的档案盒并根据条目编写新号。（三）定期检查平时归整与系统整理的关系，见图6-19。

图6-19两者关系图

三、系统整理

确定案盒内文书是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书整理归档的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。（一）确定案盒内文书

《归档文件整理规则》要求文件的正与底稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文或去文与复文等应视为一件。

1.检查调整。确定案盒内归档文书前要做好调整工作。发现不合理的地方，就要进行调整和补充。检查归类的文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档的和没有保存价值的文件；检查该案盒内的文件是否符合保管期限；检查归类是否合理，是否将相同事由的文件集中排列；检查是否以“件”为单位；检查盒内文件数量是否适宜等。（一）确定案盒内文书

2.案盒内文件的排列，应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以“件”为单位进行排列，具体排列有四种方式，见图6-20。图6-20案盒内文件的排列

（一）确定案盒内文书

3.案盒内归档文件的编号，案盒内文件经过系统排列后，应以分类方案和排列顺序逐件编号，用以固定位置，统计数量，并便于保护文件和方便查找利用。文件编号以归档章的形式在每件文件首页上端注明，见图6-21。

图6-21归档章式样

（一）确定案盒内文书

归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以，但在整个案盒文件中，其位置应一致。归档章设置的必备项目及填写方法，见图6-22。（一）确定案盒内文书

图6-22归档章设置的必备项目及填写方法

（二）填写案盒事项

1.填写案盒内文件目录表。在盒内文件排列完毕后，需要另行制作盒内文件目录，用于介绍盒内文件的成分和内容。

件号。件号，即每件编一个号，填写室编件号来文与复文作为、一件，只对复文进行编号。

责任者。填文件的署者或发文机关，责任者名称过长，可写通用的简称。

文号。填写制发机关的发文字号，文号一般由机关代字、年度（用六角括号“”括入）、顺序号三部分组成。（二）填写案盒事项

文件标题。填写文件标题，对于原无标题的文件应根据内容补拟后填写，自拟标题外加方括号，以示同其他文件标题的区别。日期。文件日期即文件制发日期，日期用8位阿拉伯数字来标注年月日，如20030909，此号的含义即为2003年9月9日。

页数。填写每一件文件的总页数，文件中有图文的为一页，空白页不计数。

备注。填写文件的变化和要说明的情况及问题。（二）填写案盒事项

文件目录应装订成册，一般一年一本，并编制封面。目录封面可视需要设置档单位名称、如下等项目，见图6-23。图6-23文件目录

（二）填写案盒事项

2.填写备考表。案盒的备考表放在案盒文件最后，说明盒内文件的状况，如该盒内文件缺损、补充以及其他需要说明的问等。并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。整理人，即负责整理文件的人员姓名；检查人，即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（二）填写案盒事项

图6-24备考表式样（二）填写案盒事项

3.填写案盒封面、盒脊，调整后的文件按档案室编件号顺序装入档案盒，并需要填写档案盒封面、盒脊。档案盒（二）填写案盒事项

归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。国家档案局发布的《机关档案室工作业务规范》具体规定了文书的归档制度，主要包括，见图6-25。四、归档

图6-25文书的归档制度

归档范围即文书整理的范围，凡属整理归档范围的文件，一律归档