采购管理制度

第第页采购管理制度目的1.1加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购风险。适用范围2.1适用于公司各部门。职责3.1采购部：负责所有物资的采购工作;3.2库房：负责物资入库工作；3.3品管部及需求部门：根据标准进行验收。3.4财务部：负责根据采购合同、票据、验收意见等进行付款。采购物资分类4.1大宗原材料：包括糯米、大米、小米辣、瓶盖、玻瓶、纸箱、标签、料酒封口套、曲药、醪糟碗、醪糟膜、添加剂，袋装膜；4.2设备：XXXXX元及以上的为重点设备；XXXXX元以下的为一般设备；4.3零星采购品：包括莲米、枸杞、银耳、糯小米、糯玉米、香辛料、花生、猪肉、牛肉、芝麻、仔姜、葱、白糖、盐、苡仁、银杏、味精、化验室检测设备及仪器仪表、机物料（仪表、配件、五金、电机、阀门、管件等）、低值易耗品、清洗剂、消毒剂、润滑剂、化验药品、燃料等。4.4车辆：运输车辆和行政车辆。审批权限5.1大宗原物料：糯米、小米辣采购计划由采购部经理根据年度销售计划制订相应的采购计划，报分管领导审核、总经理批准。其余大宗原物料的采购计划由库房根据生产制造部经理提供的生产计划，编制采购计划，采购部经理审核，公司分管领导批准。5.2零星采购品：化验室检测设备、仪器仪表由品管部申请，总工程师批准；机物料由设备动力部申请，总工程师批准，采购部实施采购；其他零星采购品由使用部门或库房提出申请，分管领导批准，采购部实施采购。5.3办公家具、办公设备、办公用品、电脑、打印机等由总经办提出申请，公司分管领导审核，总经理批准，转采购部实施采购。5.4设备：5.4.1重点设备由设备动力部申请，总工程师审核，总经理批准，转采购部实施采购。5.4.2总工程师根据技改项目需求，提出购买申请，由总经理批准，转采购部实施采购。5.4.3一般设备由设备动力部申请，XXXX元及以下的由总工程师批准，XXXX元以上的由总工程师审核，总经理批准，转采购部实施采购。5.5车辆：由使用部门申请，分管领导审核，总经理批准，转采购部实施采购。5.6订立采购合同：5.6.1单笔金额预估在XXXXXX元及以上的物资采购合同或大宗原物料的长期供应合同，均须总经理签批；5.6.2单笔金额预估在XXXXXXX元以下的物资采购合同或大宗原物料的供应合同，由总经理授权人签署；5.6.3采购合同由采购部经理初审，然后交由财务负责人、法律顾问会审。合同签订后若有异议，应按《合同法》及公司有关规定处理，相关部门负责人会签。5.7外地考察费用：5.7.1大宗原物料、重点设备采购过程中，如需到外地考察，由采购部经理拟定考察计划，做出费用预算，报分管领导审核，总经理批准。控制程序6.1采购计划6.1.1年度计划6.1.1.1生产用物资：每年度的第一个月生产部根据公司年度销售目标拟定年度生产物资需求计划，采购部建立年度采购计划；6.1.1.2设备及配件、五金：每年度的第一个月设备动力部根据年度生产需求拟定年度设备、零配件、五金需求计划，采购部建立年度采购计划；6.1.1.3办公用品：每年的第一个月总经办根据公司各部门需求拟定年度办公用品需求计划，采购部建立年度采购计划；6.1.2月度计划6.1.2.1需编制月度计划的物资为常规产品所需的大宗包材和糯米；6.1.2.2库房负责人根据生产部编制的《月度生产计划》并结合物资安全库存情况，每月1号向采购部提交本月采购需求计划，采购部经理应在5号前完成审核、报分管领导批准。6.2请购6.2.1采购部拟定每种物料的采购周期，通知到相关部门；6.2.2各类大宗原物料，库房负责人应与生产制造部经理、采购部经理共同确定安全库存，确保在采购周期内生产不中断；6.2.3大宗原物料库存量临近安全库存时，由库管员填写《物料请购单》，库房主管审核，报采购部实施采购；6.2.4重点设备请购6.2.4.1设备动力部填写《物料请购单》，报总工程师审核。总工程师可视情况组织使用部门、设备动力部、工艺部的相关人员参与评审，评审意见填入《设备/设施配置申请表》（见《设备管理制度》附件），作为《物料请购单》的附件，一并呈报总经理审批；6.2.4.2总工程师提出添置重点设备时，由总工程师填写《物料请购单》和《设备/设施配置申请表》，呈报总经理审批；6.2.4.3总经理直接指示购买的重点设备，由总工程师填写《物料请购单》和《设备/设施配置申请表》，呈报总经理签字；6.2.4.4重点设备的设备选型、技术参数由总工程师确认，采购部经理负责组织考察、价格谈判、合同拟定等项工作，总工程师根据需要组织公司设备、生产部门相关人员组成评审组，作出评估意见，总经理做最终审批。6.2.5零星采购品6.2.5.1零星采购品中的生产用原物料，由库管员填写《物料请购单》，库房主管审核，报采购部实施采购；6.2.5.2零星采购品中的非生产原物料，各部门填写《物料请购单》后，需库房确认库存并签字。如有该种物资的库存，库房可将《物料请购单》退回申请部门。如无库存，库房主管需在《物料请购单》上签字。对于此类物资，采购部经理认为不必购买时，可与申请部门负责人协商、取消申购，并在《物料请购单》上签字后退回申请部门。6.2.6各部门提交《物料请购单》时，应在《物料请购单》上注明品名、规格、数量、需求日期。6.2.7生产、销售等部门急需的物资，需求部门负责人向采购部提出口头申请后，采购部经理应立即安排经办人员先行询价、议价，待接到物料请购单后，按一般采购程序优先办理。6.2.8如临时需采购非常用原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→分管领导核准→采购部询价、议价、比价→总经理（或总经理授权人）核准→采购部采购→品管部或使用部门验收。6.3采购订单管理6.3.1采购经办人员接到经批准的《物料请购单》后向供应商下达《订货单》，并与供应商以电话或传真方式确定交货(到货)日期、交货数量；6.3.2若属分批交货者，采购经办人员应于《物料请购单》上注明“分批交货”的字样；6.3.3采购员根据供应商发货情况，将大宗物资发货信息通知库房主管；6.3.4供应商发货后，采购员每天电话跟踪货物到达时间，并将信息反馈到库房，如供应商未按合同规定及时送货，以逾期交货处理。6.4供应商管理6.4.1供应商开发6.4.1.1采购员对拟选用的供应商进行资格预审（三证、产品型式检验报告、信誉、资金能力、供货能力等）；6.4.1.2开发原料新供应商时，工艺技术研究中心需要对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈采购部，必要时应协同采购部到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为可选供应商。6.4.1.3采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的资信、经营状况、质量、价格、交货及时性等因素，选择合格的供应商；6.4.1.4为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，原则上应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格；6.4.1.5选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商；6.4.1.6采购人员从生产需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商，登记供应商各方面情况；6.4.1.7若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭此作为判断是否为供应商的依据；6.4.1.8对供应商实施实地考察时，采购部经理组织参与考察人员进行按专业分工进行考察、记录所需要的信息。考察完毕后，由采购部经理撰写考察报告，参与考察人员在报告上签字。6.4.2供应商分类：根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、资金状况、发运能力等方面，将供应商分为A、B、C、D四大类：6.4.2.1A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；能提供账期为45天以上。6.4.2.2B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；能提供账期为30天以上。C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商；能提供账期为15天以上。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。原则上不采用D类供应商。6.4.3供应商考核评估6.4.3.1品管部在每月5号之前将上月来料质量情况书面形式传递给采购部。每年度结束时汇总、统计全年度来料异常问题，书面传递给采购部。6.4.3.2采购部将每次的来货情况登记在《采购订单跟踪表》，结合品管部来料质量情况，每季度填写《供应商业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占XX%，交货评分占XX%，其他（如价格、售后服务等）占XX%，评定总分低于80分，应取消合格供方供应资格；6.4.3.3每年对供应商进行一次复评，并将评估结果填入《供应商评估表》，对考核合格的供应商纳入《合格供方名录》，评定供应商信誉等级，不合格的供应商有选择性淘汰。评定结果应报分管领导审核，总经理批准；6.4.3.4供方产品若出现质量问题，采购部向供应商发出《纠正/预防措施记录表》，若质量无明显改善的应取消其供应商资格；6.4.3.5对于出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按合同规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。6.4.4供应过程管理6.4.4.1采购部应掌握主要原料的产地分布，当年生产、收成、品质情况、库存及市场供求关系等资讯，遇有变更时，应立即修正；6.4.4.2采购部须以电话、传真、邮件等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况；6.4.4.3采购部应建立供应商台帐，每年编制一次采购分析报表，呈报总经理和分管领导审阅；6.4.4.4零星采购品由采购经办人留下供应商联系方式，对供应商的选择应符合公司相关规定，采购部经理不定期对市场进行考察、对供应商进行电话回访，以考察采购品价格的真实性。6.4.5供应商档案资料管理6.4.5.1采购部负责建立供应商档案，包括订立的合同及附件，供应商证照及资质证明，检验报告，往来函电、文件资料等；6.4.5.2采购部设置专人负责供应商档案的管理工作，及时整理、更新、维护，定期向公司档案室归档；6.4.5.3任何人如需借阅、调取供应商档案内的资料，必须经采购部经理同意，由采购部内勤人员登记，借阅人员签名后方可借阅。定价6.5.1一般采取协议采购、招标采购、动态竞价采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格；6.5.2采购经办人员接到《物料请购单》后应依物料请购单的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除核准以电话询价之外，另需精选二家以上的供应商办理比价或经分析后议价；6.5.3若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，需经采购部经理核实并征求使用部门、请购部门和验收部门意见后，在物料请购单上注明；6.5.4当请购数量低于供应商要求的最低采购量时（印刷品等），采购经办人员于议价后，应于物料请购单中注明，经采购部经理签认确认后予以采购；6.5.5对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价；6.5.6采购经办人员进行采购时，参考市场行情，挑选三家以上的供应商比价或经分析后议价。产品购买价格高于历史采购价格的，采购经办人需电话告知采购部经理，经同意后方可购买；合同管理6.6.1所有物资采购都必须签订合同，合同一式两份(一份采购部自存，一份交供应商)，加盖公司合同专用章。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性；6.6.2合同签订须严格执行审批程序，见本制度4.4的规定；6.6.3采购合同中应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：⑴标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5)包装；(6)交货期限；(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；(10)保险；(11)运输损耗的承担；(12)违约责任；6.6.4如市场行情发生变化，合同需要更改，需重新履行合同审批程序。6.6.5所有采购合同由采购部统一编号，复印件交财务部存档。交货期管理6.7.1合同签定后，采购部负责追踪，督促交货进度；6.7.2采购人员与供应商确认原物料到达公司的日期后，书面或电话通知库房主管和物流主管，内容包括到货时间、车皮号、件数及总量等。物流主管应及时与运输单位或车站取得联系，作好接收准备；6.7.3采购经办人员未能按既定进度完成作业的，应及时向部门负责人汇报，经核实后通知请购部门，并根据请购部门意见拟订对策处理；6.7.4每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”进行记录，登记入供应商台帐，作为以后选择供应商之依据；6.7.5供应商发货后，采购员每天电话跟踪货物到达时间，并将信息反馈到库房，如供应商未按合同规定及时送货，以逾期交货处理。验收6.8.1大宗原物料、零星采购品6.8.1.1送货车辆到达公司后，库管员根据供方的送货单对货物进行确认，书面知会采购员到货的名称及数量，并通知相关部门验收：6.8.1.1.1大宗原物料、零星采购品中的原物料，由品管部验收；6.8.1.1.2设备、仪器、仪表、机物料（配件、五金、电机、阀门、管件等）由设备动力部验收；6.8.1.1.3办公家具、办公设备、电脑、打印机、办公用品由总经办验收；6.8.1.1.4低值易耗品由库房验收。6.8.1.2相关部门对货物进行检验，合格则直接办理入库手续。6.8.2重点设备6.8.2.1厂家制作完成、发货前的设备，由设备动力部安排人员到厂家试机，试机不合格的，由总工程师签署意见，转采购部与厂家协商处理；6.8.2.2设备到货后由设备动力部组织开箱接收、安装、调试，调试不合格的，由设备动力部经理出具报告，总工程师签署意见，转采购部处理；6.8.3如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时通知供应商处理，处理办法见退货流程；6.8.4物资验收入库后，库房将此批物资的有关单据整理后送交财务部核算。不合格品处理6.9.1品管部检验的大宗原物料、零星采购品中的原物料不合格按照《不合格品处理制度》执行；6.9.2其他部门检验的不合格物资直接办理退货处理。6.10退货6.10.1经品管部抽样不合格的原物料，由品管部负责人在《来料检验单》中注明拒收或特采理由，转采购部经理，若不做特采，通知供应商退货；若做特采处理，需报分管领导审批，未审批通过的由采购部通知供应商退货，审批通过的办理入库，库房做好标识；6.10.2生产中发现的不合格原料的退货，按以下程序进行：6.10.2.1车间停止使用，将此批物料移入不合格品暂存区，通知品管部检验；6.10.2.2品管部检验、确认后，品管部填写《内部联络单》，转采购部经理；6.10.2.3采购部经理与供应商协商解决方案，报分管领导审批。审批后的解决方案，由采购部通知品管部负责人，品管部以书面通知生产制造部经理、库房主管；6.10.2.4需要退换货的，由采购部通知供应商办理。退货物料为产品标签、瓶盖、包装袋（碗）的，需在退货前对其进行损坏，如打孔、剪切等。6.11付款6.11.1常规付款6.11.1.1采购部每月25日编制付款计划，呈报分管领导审核、总经理批准，然后转财务部，由财务负责人根据资金情况安排付款计划，采购部通知对方付款；6.11.1.2每批原物料验收完毕，根据合同约定，采购部填写《请款单》，经分管领导审核后，总经理审批，财务部作为付款凭证；6.11.1.3采购物资的付款凭证有：请款单、入库单、发票、合同；