X省高速公路建设项目档案管理实施细则

页附件7:福建省高速公路建设相关项目声像档案收集与编制要求福建省高速公路建设相关项目各参建单位负责本单位在相关项目建设中所产生具有保存价值的声像档案收集、整理、归档工作。对属于收集范围的声像档案，应指定专人收集，并定期向本单位档案部门移交，集中管理管控，任何单位或个人不得据为己有，包括照片、录音、录像、光盘等。其中照片形式包括采用银盐感光材料形成的纸质照片和使用数字设备形成的数字照片。一、收集范围（一）反映高速公路工程建设初期到工程竣工全过程的声像材料。（二）反映高速公路建设科技成果的声像材料，包括：科研成果、科技发明，应用新工艺、新材料、新技术的成果与情况，技术改造和技术引进等。（三）国家、省、市、行业主管部门领导人和著名人物（国内外著名专家、学者、知名人士）视察、检查高速公路工程建设活动的声像材料。（四）与高速公路工程建设相关的重要外事活动的声像材料。（五）在高速公路建设过程中发生的重要活动、重要会议、重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料。（六）其他与该工程建设有密切联系的声像材料。二、照片收集要求（一）纸质照片1、对反映同一合适的内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。2、底片、照片、说明应齐全。3、底片与照片影像应一致。4、对归档的照片无底片时应制作翻拍底片或制成光盘标识清楚，对归档的底片无照片的应制作照片。5、使用感光胶片拍摄的照片，如工作需要转换成数字照片的，应按标准扫描后将数字照片、纸质照片、底片一并归档。

归档的纸质照片、数字照片、底片影像应一致。（二）数字照片1、归档的数字照片格式为TIFF、JPEG格式。2、对于采用非通用文件格式的数码照片收集时应在分辨率不变的前提下，转换成TIFF或JPEG格式，并在备注栏中记载。3、用数码相机直接拍摄的数字照片，其像数应在500万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数字照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi；用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200~2400dpi。4、对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。如使用彩色喷墨打印机输出数字照片，应选用质量好的颜料型墨水和照片打印纸。三、照片档案的整理与编目（一）纸质照片的整理与编目1、单张照片的说明，合适的内容包括：（1）题名：应简明概括、准确反映照片的基本合适的内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。（2）照片号、底片号：采用分别编号法，格式为：保管期限—册号—张号。若照片为数码像机拍摄的，拍摄后应将制成光盘，底片号则注明对应光盘的档号及照片号，册号即案卷流水号。册号、照片号、底片号由各立卷单位先用铅笔编制，待相关项目业主汇总后，统一用碳素钢笔著录。照片号如：Y—6—5第6册（相关项目业主统一编制）保管期限代号（永久为“Y”，长期为“C”）（3）参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。（4）时间：照片拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示（如2008年5月8日表示为20080508）。（5）摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。（6）文字说明：对题名未及合适的内容作出补充，如主要人物要补充说明姓名、职务、在照片中所处的位置。2、大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。3、组合照片说明，合适的内容包括（1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可从简。（2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息合适的内容及其他需要说明的事项。（3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。（4）同组中的每一张照片号均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“=1\*GB3①”、“=2\*GB3②”、“=3\*GB3③”……组联符号不宜越册，每册照片独立编制组联符号。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“=1\*GB3①”。（5）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方。4、照片的排列开工、交工、竣工、领导视察工地等管理管控过程照片按事由的时间顺序或重要程度排列。施工过程中的照片按单位工程结合路线走向、施工工序顺序排列，反映同一事由的一组照片，按其形成时间顺序排列。5、照片的档案编目（1）照片档案以册为档案保管单位，包括照片档案册内目录、照片、底片、照片档案说明和备考表。照片档案的档号由相关项目名称、照片代码—案卷号（册号）组成。同一相关项目照片档案先排完照片册，再排底片册。如：三福高速公路福州段照片档案SF1·ZP—5第5册照片（由相关项目业主编制）照片代号三福高速公路福州段（2）以照片自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。以一组照片为单位著录，照片号、底片号、页号均著录起止号，时间为起止时间。（3）题名应简明概括，准确反映照片的基本合适的内容。6、底片的整理与编目（1）底片按照归档照片排列顺序对应排序整理，其编号格式为：保管期限—张号，每张底片编一个流水号。同一保管期限内的底片的排列从“1”开始顺序编号。底片号如：Y—5第5张底片（立卷单位用铅笔编制）永久（2）底片放入底片袋内保管，一张一袋，再按底片号顺序将底片袋插入底片册。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。（3）大幅底片的放置：对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋和档案盒中，按底片号顺序排列。照片档案归档应符合国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理管控规范》（二）数字照片的整理1、数字照片应按问题（事由）结合时间顺序排列。不同问题（事由）的照片按时间顺序排列，同一问题（事由）的数字照片应按时间或重要程度排列在一起。2、

整理数字照片档案时要注意与已输出的纸质照片档案编号相关联。3、永久归档保存的数码照片应备份，备份载体一式3套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。载体上应作防写处理，不得擦划，触摸记录层。4、应采用CD—R或DVD—R不可擦除型刻录光盘作为数字照片的保存载体。5、同一相关项目的数码照片按问题，结合单位工程进行分类，一个单位工程建立一个文件夹，每个文件夹要有一个文件名，且文件名必须具有唯一性，如：福泉高速公路福州段乌龙江特大桥。在文件夹内添加“文本文档”和数字照片目录（参照纸质照片目录格式），在“文本文档”内填写本文件夹照片档案总说明。6、光盘封面的填写：（1）存储数码照片档案的光盘盘面及包装盒应包括：相关项目名称、光盘号、套别、形成时间、张数、制作单位、制作人、制作日期、审核人、保管期限、光盘种类等。套别：用大写英文字母A、B、C表示。A表示查阅利用，B表示封存保管，C表示异地保存。形成时间：起止年月，第1~4位表示年，第5~6位表示月，起始年月和终止年月中间用“-”分隔。如200701-200712。制作时间：用8位阿拉伯数字表示。光盘种类：如CD-R、DVD-R等。（2）光盘封面合适的内容与盘内合适的内容应保持一致。每张光盘的根目录下应有说明文件、数码照片子目录。数字照片光盘应具有如下信息组织结构：说明文件文件名：README.TXT文件合适的内容：有关本存储载体的各种信息。应包括年度、保管期限、盘号、相关项目名称、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等。文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明合适的内容，中间用冒号分开。

（2）数码照片子目录

目录名：DATA

目录合适的内容：存放经过整理后的数码照片。三、录音、录像、光盘的整理与编目（一）录音、录像、光盘要收集齐全，做到文字材料与音像材料相符。（二）归档的录音、录像、光盘要经过系统整理，每盘音像要工整确切地标明：档号、合适的内容（题名）、责任者（单位名称）、录制（摄制）时间、地点、保管期限、摄制人等相关项目。（三）每种类型的音像材料要按材料的形成时间顺序排列整理，以盘为单位贴上标签。

（四）编目要求：例：1、三福高速公路福州段录音档案SF1·LY—5第5盒（由相关项目业主编制）录音代号三福高速公路福州段2、三福高速公路福州段录像档案SF1·LX—5第5盒（由相关项目业主编制）录像代号三福高速公路福州段3、三福高速公路福州段光盘档案SF1·GP—5第5盘（由相关项目业主编制）光盘代号三福高速公路福州段

附件：8福建省高速公路建设相关项目文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件保管期限一工程凭证类（一）相关项目审批1预可委托书及预可行性研究报告、合同合约（协议）、评审及报批文件，相关项目建议书永久2工可委托书及工程可行性研究报告、合同合约（协议）、评审及报批文件，可行性研究报告永久3环境影响报告书委托书、合同合约（协议）、评审及报批文件永久4水土保持合适的方案报告书委托书、合同合约（协议）、评审及报批文件永久5（1）地震安全性评价报告委托书、合同合约（协议）、评审及批复文件，（2）地质灾害危险性评估报告委托书、合同合约（协议）、评审及备案表，（3）文物保护委托书、合同合约（协议）、评审及批复文件永久（二）土地征用1征地红线图（应由国土部门签章确认的为准）、国有土地使用证及附图永久2（1）征（拨）用地申请、批准文件；（2）建设用地预审材料、用地听证、论证资料及用地报批材料；（3）控制性工程先行开工批准文件；（4）临时用地批准文件及附图；（5）各级政府征迁补偿安置文件；（6）有关征迁公告、通知、纪要、报告；（7）征迁变更资料；（8）征迁补偿安置信访件；(9)征地拆迁拨付、领用的相关证明材料等永久3杆线迁移补偿合同合约、协议及有关文件等永久4永久5征迁补偿安置各类报表、台帐：包括放样清点签认表，征迁户领取补偿款花名册（经本人签章）、公示、公告等永久

福建省高速公路建设相关项目文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件保管期限（三）工程合同合约（包括业主、施工、监理、设计单位）1（1）设计、施工、监理标段划分文件；（2）资格预审文件、审查意见、公告、评审报告；（3）通过资格预审单位的申请书；（4）资格预审过程中的来往函件永久2（1）招标公告（“三报一网”），招标书，招标修改文件，招标补遗、答疑文件及标底,招标文件审查意见；（2）中标单位投标书，委托授权书和投标澄清文件、修正文件；（3）抽取专家函件及抽取结果，招标通知、议程、开标签字表，开标记录表，评标纪律，评标人员签字表，清标报告、评标记录、报告及中标通知书等永久3合同合约谈判纪要、合同合约审批文件、合同合约书、协议书或补充、修正材料永久4合同合约执行、变更的来往文件永久二工程设计类（一）工程勘察1（1）勘察设计、勘察报告、地质图；（2）钻探化验、试验报告及重要土岩样说明；（3）地形、地貌、控制点等测量定位、观测记录；（4）地形图；（5）勘察设计的来往文件、委托合同合约等永久2水文资料，气象、地震等资料永久（二）工程设计1初测验收、初步设计评审及报批文件，图（表）永久2定测验收、施工图设计评审及报批文件，图（表）长期3变更设计报批文件，图（表）长期4安全性评价、航测等委托书及相关文件长期（三）设计监理过程产生的来往文件永久三工程施工类（一）土建工程（环保、交通安全设施工程参照执行）

福建省高速公路建设相关项目文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件保管期限1合同合约段综合性材料（1）总体开工令、总体开工报告、施工组织设计永久（2）工程技术要求、图纸会审记录长期（3）导线及水准点复测资料长期（4）原材料试验台帐、汇总表，共用的原材料、特殊材料、外购成品、半成品、设备试验（含委托书、材料进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明）长期（5）施工日志或日记长期（6）总体交工证书、施工总结、大事记长期（7）施工过程管理管控性文件：单位、分部、分项工程划分报批文件，安全生产、事故处理、廉政与文明施工、环境保护、工程保险、理赔等文件长期2各单位工程材料（1）综合性材料①单位工程的开工报告、施工组织设计永久②单位工程的施工放样资料长期③只针对该单位工程使用的原材料、特殊材料、外购成品、半成品、设备试验（含委托书、材料进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明），配合比试验报告及记录长期④现场试验台帐、汇总表及评定报告长期⑤工程变更、延误索赔相关资料永久⑥单位、分部、分项工程评定表永久（2）各分项工程材料①分项工程开工申请批复单及附件（其中原材料试验复印件归档时可剔除不归档）永久②技术交底资料长期③检验申请批复单及附件（含施工放样、施工原始记录、现场试验报告及记录、质量检验报告单）长期④中间交工证书长期

福建省高速公路建设相关项目文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件保管期限（二）机电工程1合同合约段综合性材料（1）总体开工令、总体开工报告、施工组织设计永久（2）施工安装图、图纸会审记录及文件长期（3）培训教材（含光盘）、完工测试大纲长期（4）现场试验台帐、汇总表长期（5）随工记录长期（6）工程变更、延误索赔相关资料永久（7）单位、分部、分项工程评定表，已完成工程量清单永久（9）完工测试申请报告、完工测试报告、完工证书永久（10）交工测试申请报告、交工测试报告、交工证书、核验评定报告、施工总结、大事记永久（11）施工过程管理管控性文件：单位、分部、分项工程划分报批文件，安全生产、事故处理、廉政与文明施工、环境保护、工程保险、理赔等文件长期2各分项工程材料（1）分项工程开工申请批复单及附件（其中原材料试验复印件归档时可剔除不归档）永久（2）材料设备、元器件试验台帐，设备随机材料（图纸、说明书、合格证、安装手册、维护手册及光盘等）、进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明、质量检测报告，工厂监造报告长期（3）隐蔽工程验收记录永久（4）分项工程安装记录、调试记录、质量检验记录等长期（5）分项工程完工自检记录长期（三）房建工程1合同合约段综合性材料（1）总体开工令、施工组织设计永久（2）技术交底资料、图纸会审纪要长期

福建省高速公路建设相关项目文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件保管期限（3）原材料试验台帐、汇总表，共用的原材料、特殊材料、外购成品、半成品试验（含委托书、材料进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明、质量检测报告）长期（4）施工日志或日记长期（5）工程变更、延误索赔相关资料永久（6）报验申请表、施工总结、大事记长期（7）施工过程管理管控性文件：单位、分部、分项工程划分报批文件，安全生产、事故处理、廉政与文明施工、环境保护、工程保险、理赔等文件长期2各单位工程材料（1）综合性材料①单位工程的开工报告、施工组织设计永久②单位工程的定位测量，施工放样资料，沉降观测记录、建筑物垂直度、标高、全高测量记录、节能保温测度记录以及室内环境检测报告等长期③只针对该单位工程使用的原材料、特殊材料、外购成品、半成品、设备试验（含委托书、材料进场报验单、试验报告、试验记录、出厂证明、质量检测报告），材料设备随机材料，配合比试验报告及记录、检验评定长期④现场试验台帐、汇总表及评定报告长期⑥单位、分部、分项工程质量验收记录，工程观感质量检查记录，控制资料核查记录，安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录等永久（2）各分项工程材料①分项工程开工申请批复单及附件（其中原材料试验复印件归档时可剔除不归档）永久②隐蔽工程验收记录永久

福建省高速公路建设相关项目文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件保管期限③检验批质量验收记录及附件（含施工原始记录、现场试验报告及记录等）长期④中间交工证书长期四工程监理（一）监理管理管控性材料1监理大纲、监理规划、细则及批复；监理资质、机构、人员任免文件长期2投资、进度、质量、环保、生产安全、事故处理等来往文件（归档针对本总监办及所辖合同合约段）长期3监理总结、大事记、日记、备忘录长期4工地例会纪要长期5上级单位到工地督查、检查的通知及反馈长期6监理通知及反馈永久7监理工作指令及反馈永久8监理旁站及巡视记录长期（二）监理独立抽检材料1导线及水准点复测抽检资料长期2单位、分部、分项工程评定表永久3试验台帐长期4原材料、设备及构件试验报告、记录长期5现场试验报告、记录长期6质量检验报告单及附件长期五工程竣工类（一）路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、环保、交通安全设施、机电、房屋建筑、线外工程竣工图永久（二）缺陷责任期材料永久（三）竣工报告1竣工图表永久

福建省高速公路建设相关项目文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件保管期限2交工验收申请报告、各参建单位工程交工验收总结、报告及会议形成的文件材料，质量监督机构对工程质量的检测意见永久3（1）机电、房建、环保工程、档案等专项验收文件，财务决算、工程决算报告、竣工决算审计报告；（2）竣工验收申请报告、各参建单位竣工验收总结、工程质量检测鉴定报告、竣工验收鉴定书及会议形成的文件材料；（3）相关项目评优报奖申报材料、批准文件及证书永久（四）工程后评估文件永久六工程管理管控类（一）综合管理管控1施工许可证、质量监督申请、消防、生产安全、事故处理、卫生、工程档案等管理管控文件永久2监理资质审查、考核、培训、学习、会议纪要及监理手册等管理管控性文件长期3施工合同合约、质量、进度、投资等管理管控性文件及省高指、相关项目业主试验室抽检的试验资料长期（二）财务管理管控1总体投资相关计划及资本金下发等管理管控性文件永久2工程保险合同合约、协议及相关文件长期3计量与支付及其它费用文件长期4工程审计文件：包括审计通知，审计报告（审计调查报告），审计意见、决定及其反馈材料；中介机构出具的工程结算审核报告