综合项目实施档案资料收集归档基本要求

第一部分档案资料搜集、管理整理基础要求土地整改信息档案管理是指对项目运行和积累文件资料进行搜集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作。信息档案是项目管理工作关键组成部分。《土地开发整理项目管理暂行措施》要求：“项目申报单位应做好项目结果相关档案管理工作，从项目申报到验收经过相关文件和资料，要搜集整理，立卷归档，妥善保管。”土地整改项目信息档案是土地整改项目验收及后评价必不可少材料。同时，国土资源信息化建设不停推进，土地整改也需要建立完善信息系统，实现土地整改计划和项目管理数字化、信息化，而项目管理数字化、信息化需要以大量项目信息档案资料为基础。项目资料搜集、整理和归档关键性和关键意义1、关键性项目资料关键性表现在一下多个方面：（1）项目资料是项目全过程真实写照，也是未来接收各级部门检验、审计和处理经济纠纷关键凭证；（2）项目资料是工程质量控制关键依据，对工程质量审查及工程质量事故追查起查考作用；（3）项目资料对工程建设审计及惩治腐败起查考作用；（4）对其它工程起借鉴参考作用。2、关键意义全方面反应项目管理过程，立即了解工程建设情况，为工程建设管理提供必需工程决议信息，有利于加强对工程监督，有利于提升以后项目标工程管理水平。二、目前档案资料管理关键存在问题1、部分文件原件不齐全部分行政部门、设计、监理、施工单位下发关键文件是复印件，难以满足工程资料档案管理质量标准要求。2、部分档案资料填写存在误差有原始资料不能做到和工程同时进行，造成档案资料和事实产生误差，造成了多种建材质保书和合格证不全，不能全方面反应工程建设和质量；有原始资料不按分类要求成册，成册缺乏目录或目录不正确。3、原始签证资料格式不规范部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式，而是在施工过程中，不停增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷。有资料员在资料编制过程中，首先因为对工程进度不了解，资料内容不能和实际施工进度情况相符；其次，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制过程中，出现该有项目内容没有填，不该有项目内容却填了。原始资料文字字迹潦草，使用不规范汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人签字，给后期完工资料编制工作带来极大困难。4、完工资料移交不立即不能按要求立即移交工程完工资料，造成统一管理时间延误，甚至造成完工资料丢失。5、档案管理混乱，无专员负责关键表现在档案搜集存档时档案资料杂乱混杂，不能分门别类归档；无专员管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单罗列和存放。三、项目档案归档项目档案是指从项现在期工作、实施管理、完工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成，含有保留价值文字、图表、声像等不一样形式历史统计，所以必需建立项目档案管理制度。项目建设过程中，项目负担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责范围内负责项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作，属于项目负担单位归档范围档案资料，相关单位应按时、保质、保量移交项目负担单位，项目负担单位应对移交档案资料单位技术责任人推行审核签字手续。项目资料能够按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类；也能够按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。项目档案归档时间，可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行搜集、整理，项目完工验收后，30天内应完成档案归档工作。四、项目档案归档标准1、档案资料应“便于检索”。2、档案资料应分门别类归档。3、卷内文件材料排列有序以保持文件之间有机联络。4、案卷标题简明扼要能充足说明卷内文件关键内容。5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整；卷内文件无金属物，破损文件必需立即修复。6、案卷装订牢靠、美观；档案分类、组卷科学便于保留和利用。五、项目档案归档文件《土地开发整理项目验收规程》（GB/T1013-）附录中要求了土地整改项目技术档案基础内容。关键包含：①反应工作过程关键文件。其中又包含反应任务起源关键文件，如相关上级部门同意计划、项目设计、项目实施方案、等相关文件、项目实施部门上报申请书和上级批复、项目同意部门和项目实施部门之间签署协议、项目同意部门下达项目任务书及其它关键文件。反应布署关键文件，如土地整改实施过程中关键会议纪要、关键问题书面汇报、相关领导检验指导工作谈话统计等。反应验收情况关键文件，如计划、项目设计等结果、完工验收和评审验收会议统计、总结纪要和材料和验收部门意见书和完工验收结论等。②各个工作步骤关键信息技术结果。包含土地整改计划结果；土地整改项目计划、设计结果；各个工作步骤辅助性信息技术结果等。依据《土地开发整理项目验收规程》（GB/T1013-）附录C、《河北省土地整改项目管理暂行措施》对和项目建设相关关键活动、记载项目建设关键过程文件和含有保留价值多种载体均属于归档范围。关键包含：1、前期工作文件项目踏勘、立项报卷、审批、招投标等项目准备阶段形成文件。2、监理文件监理单位在工程施工监理过程中形成文件。3、施工文件施工单位在工程施工中形成文件。4、检验、完工验收文件在项目检验、完工验收活动中形成文件。5、后期管护文件在项目完工验收交付使用后后期管护活动中形成文件。备查资料表序号分类内容1项目立项审批资料项目提议书及申报文件，可研汇报及入库同意文件、报部立案文件，计划设计及投资预算，项目计划和预算同意文件，资金拨付文件，项目核查相关文件。2招投标资料招标公告，招标文件，投标文件，评标汇报，招标标底编制文件，中标通知书。3实施管理资料项目实施方案，领导机构文件，管理制度，会议纪要，项目建设大事记，设计变更资料、完工汇报。4协议协议资料设计、监理、施工、勘测协议，赔偿协议，管护协议，其它协议。相关单位资质材料。5监理资料监理计划、细则、月报、日志，质量、进度、投资控制资料，监理工作总结汇报。6施工管理资料施工组织设计，施工月报、日志，质量事故统计，单元工程质量评定资料，施工质量检测资料，工程计量原始统计，完工图纸，施工管理工作总结汇报。7权属管理资料权属调整公告、方案、协议，权属管理工作总结汇报。8财务档案完工决算资料9验收资料历次验收结果资料。10影像资料照片，录像。11其

她审计资料，工程管护资料，设计工作总结汇报。六、归档质量要求1、归档项目文件应为原件。2、归档文件材料内容、形式及其深度必需符合国家及省相关项目设计及预算、制图、招投标、施工、监理等方面技术规范、标准和规程。3、归案文件内容必需真实、完整、正确、清楚、系统。4、归档文件应文字清楚、图样清楚、图表整齐，签字盖章手续完备。5、归档文件应采取能够长久保留，耐久性强不易褪色书写材料书写、绘制，图纸为计算机出图。6、按施工图施工没有变动，利用施工图改绘完工图，必需在施工图上加盖并签署完工图章。7、归档声像资料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。七、资料组卷及编码要求档案文件组卷应遵照下述要求：（一)组卷方法卷盒内同一类型连续文件排列严格按文件时间自然形成规律排列。卷内文件排列标准：①文字材料按事项、专业次序排列。同一事项请示和批复、同一文件印本和定稿、主体和附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后次序排列。②图纸按专业排列，现实状况图、计划图和完工图在前，施工设计图在后，设计图中同专业图纸按图号次序排列。③现有文字材料又有图纸案卷，文字材料排前，图纸排后。（二)编制卷内文件页号应符合下列要求：①卷内文件均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。②页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，后面在左下角。折叠后图纸一律在下角。③成套图纸或印刷成册文件材料，自成一卷，原目录可替换卷内目录，无须重新编写页码。④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（三)卷内目录编制应符合下列要求：①卷内目录式样应写明序号、文件编号、文件题名、日期、页次。②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。③文件编号：填写工程文件原有文号或图号。④文件题名：填写文件标题全称。⑤日期：填写文件形成日期。⑥页次：卷内文件次序页码。⑦卷内目录排列在卷内文件首面之前。八、项目档案资料目录土地开发整理项目档案资料目录编号档案内容负担

单位监管

单位建设

单位监理

单位施工

单位备注项目立项设计阶段1项目呈报书√√√2项目设计书（设计文本和预算）及电子文档√√√3项目单体工程图及电子文档√√√4项目计划图（百分比尺1:-5000）；√√√5标注项目区土地利用总体计划图或土地整改计划图及电子文档√√√6勘测定界图和勘测定界技术汇报及电子文档√√√7标注项目区标准分幅土地利用现实状况图及电子文档√√8相关农村集体经济组织意见√√9省国土资源厅、省财政厅下发建设任务和投资预算通知√√10省中心下发项目建设任务和投资预算函√√√项目实施阶段一、前期准备阶段资料1项目实施方案√√√附审查意见2组织实施资料2.1项目实施领导机构及办事机构设置文件√2.2领导机构及办事机构制度√2.3领导机构及办事机构会议统计√2.4实施宣传、征求意见相关资料√3项目公告资料√二、项目招投标资料1招投标领导小组文件√√2招标公告√√√3招标文件√√4中标单位投标文件√5评标文件√√6中标通知书√√√7其它√三、项目协议资料1项目测量协议√如由市统一签署协议，则市中心需全部存档，不然只存施工协议和协议√2项目设计协议√√3招投标代理协议√√4施工协议和协议√√5监理协议√√6工程结算审计协议√√7工程移交及管护协议√√8其它协议及协议√√四、监理资料（6类）1监理工作总结√√√√单独装订2项目工程质量评定汇报√√√√3综合性文件结果资料3.1监理工作指导文件3.1.1项目监理计划√√√√3.1.2监理实施细则√√√√3.2监理工作统计文件3.2.1第一次工地会议纪要√√3.2.2监理例会会议纪要√√3.2.3专题工地会议纪要√√3.2.4专题汇报√√3.2.5监理工程师通知单及其回复单√√3.2.6监理工作联络单√√3.2.7监理月报√√√3.3监理协议√√备查资料3.4施工承包协议和协议变更补充协议文件√√3.5施工招投标文件√3.6√3.7计划设计及其批复文件√√3.8施工设计及其说明文件（如有）√3.9设计交底和图纸会审会议纪要√3.10其它监理工作指令文件及来往函件√3.11项目现场监理机构设置及人员配置文件√3.12项目监理日志√√3.13监理人员监理日志√√3.14监理巡视统计√√3.15旁站监理统计√√3.16收发文登记√4质量控制文件结果资料4.1工程材料／构配件／设备报审表√√√4.2工程施工测量、放线报验申请表√√√4.3不合格项目通知√√√4.4质量事故汇报和处理意见√√√4.5工程材料、构配件、设备进场报审表及附件√备查资料4.6工程施工测量、放线报审表附件√4.7见证取样送检试验报审文件√4.8工程项目质量验收划分报审文件√4.9分项工程质量报验申请表、工程验收统计（含评定表）√√4.10分部、单位工程质量报验申请表、工程验收统计（含评定表）√√4.11协议段工程完工报验单、协议段工程完工验收申请汇报、质量评定表、完工验收统计、质量控制资料检验统计√√4.12隐蔽工程质量报验申请及验收统计√√4.13其它相关工程质量控制文件√编号档案内容负担

单位监管

单位建设

单位监理

单位施工

单位备注5进度控制文件结果资料

5.1施工组织设计（施工方案）报审表√√√5.2施工进度计划报审表√√√5.3工程开工/复工审批表及项目开工令√√√5.4工程暂停令√√√5.5工程总进度调整计划和阶段性进度计划报审文件√√√5.6工程延期汇报及审批√√√5.7现场组织机构及关键人员报审文件√备查资料5.8施工组织设计、施工方案、施工总进度计划√5.9关键、复杂专题工程施工方案报审文件√5.10其它相关工程进度控制文件√6投资控制文件6.1工程完工结算审核意见书√√√结果资料6.2费用索赔汇报及审批√备查资料6.3工程款支付申请及工程款支付证书（含工程款支付申请表附件）√√6.4工程完工结算报批文件及附件√6.5工程量申报及审批文件√√6.6工程变更文件（含工程变更申请、批复及费用报审和签认）√√6.7设计变更申请及批复√√6.8其它相关工程造价控制资料√五、施工资料（7类）1施工技术准备文件（监理签认）结果资料1.1施工组织设计报审表（附施工组织设计）√√√1.2设计交底相关统计及会议纪要√√√1.3施工方案（方法）报审表（附施工方案）√√√1.4协议段、单位、分部工程开工令（附协议段、单位、分部工程开工报审表）√√√1.5施工测量、放线报审表√√√2工程变更文件（含工程变更申请、批复及费用报审和签认）√√√3设计变更申请及批复（含图、工程量、预算及单价分析表）√√备查资料4施工材料质量证实文件及复试试验汇报结果资料4.1钢材、水泥、红砖（空心砖）、其它材料、构件出厂质量证实文件、现场见证取样送检委托单、试验汇报√√4.2砂、石现场见证取样送检委托单、试验汇报√√4.3砂浆实、混凝土验室配合比委托单、试验室配合比通知单√√4.4砂浆、混凝土试块强度试压试验汇报√√4.5路基压实度等相关试验汇报（如有）√√4.6检测单位资质证实（复印件盖章）√√5工程质量验收文件5.1分项工程质量报验申请表、工程验收统计（含评定表）√√结果资料5.2分部、单位工程质量报验申请表、工程验收统计（含评定表）√√5.3协议段工程报验申请表、工程验收统计（含评定表）√√5.4质量控制资料核查统计√√5.5隐蔽工程质量报验申请及验收统计√√5.6输水工程通水试验统计、水源工程防渗试验统计、设备安装试运行统计√√

编号档案内容负担

单位监管

单位建设

单位监理

单位施工

单位备注6施工统计6.1质量缺点和事故处理文件（如有