中小企业办公室标准规章核心制度

办公室规章管理制度河南世豪园林工程综合办公室4月办公室规章管理制度第一章

总则一、为了加强办公室管理，明确企业内部管理职责，使办公室管理工作愈加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。二、本制度适适用于企业办公室全部组员并严格遵守各项要求。三、切合企业实际，依据不一样制度内容编写对应规范化要求，努力争取使办公室各项工作全部有章可循、有法可依，确保企业办公事务有效开展。四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理步骤，做到每七天有计划、每个月有总结工作目标。第二章

职责范围一、办公室管理人员直接收企业总经理领导，在直属主管领导下主持开展办公室各项工作。二、负责办公室相关规章制度起草编写、通常性文书整理汇编、资料信息搜集编撰等文字工作。三、负责企业文书管理、办公用具管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，确保各项事务有序开展。四、协调各部门之间行政关系，为各部门工作开展提供对应服务。五、负责企业对内、对外公共关系维护和改善，做好来客接待和企业各项文化宣传等工作。六、搜集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达多种指令，立即做出整理，当好领导参谋。七、帮助其它部门工作，完成上级交代其它工作，如：名片印制、收发传真等。第三章

工作规范一、办公室工作规范包含仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关要求根据职员守则细则实施。二、办公室管理人员严格根据本制度中要求规范开展工作。第四章

办公室事务管理1.文书管理制度文件是文书关键组成部分，文件是各部门依据自己职责范围所制发含有实施效力并设有特定版头文书。本制度中，文件特指企业内外部发文文件；而文书特指内部通常性传阅资料。档案是文书基础上形成，档案是文书延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下要求。1.1文件管理制度1.1.1管理关键点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用。2、文件管理范围包含：上级下发文件、企业各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类协议文件等。3、制度类文件根据企业文档统一格式进行编写，统一写明企业全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表示无歧义。4、依据文件属性、类别，对全部文件进行编号，依据编号定时归档，做好对应文字统计，以备查阅。1.1.2制度规范1、文件起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责实施。具体到各部门，办公室行政口负责企业日常文件归档；2、企业上报下发正式文件权利关键集中在综合办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、企业对内公开文件由综合办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文文件由各部门负责起草，经审核无误后综合办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至企业文件、传真等，由办公室签收并做好对应统计。5、机密文件由综合办公室保管，办公室人员对通常性文件进行分类管理。6、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅统计并限期清退。1.1.3文件管理步骤设计1、内部文件管理步骤：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理步骤：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅步骤：提出申请，办理手续→同意→借阅→清退→文件存档→文件销毁1.2文书管理制度1.2.1管理关键点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，确保企业内部资料安全性、完整性，促进和提升组织管理工作效率，充足发挥文书在各项工作中指导作用。2、文书管理范围包含：通常性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档图表、其它相关企业重大事项文书资料。3、除通知外，通常性文书没有固定格式，但必需标有页眉页脚，文本内容可依据文书具体内容进行调整。4、依据文书性质进行编号整理，定时对文书进行归档整理，保持纸质文档和电子文档同时更新。1.2.2制度规范1、依据企业实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公告学习。2、根据文书管理范围，综合办公室发文依据需要填写《发文簿》，全部文书原稿均由综合办公室分类存档备查。3、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档和年底究档相结合，对照编号列出整理清单。4、依据文书时效性和保留价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。5、办公室责任人为第一责任人，若发觉文书丢失，办公室人员必需查明原因，如实向主管部门汇报，若未查明原因，则由办公室负责负担。7、违反以上要求者按摄影关要求给予惩处。1.2.3步骤设计起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档和电子档)→借阅→清退→审批→销毁1.3档案管理制度1.3.1管理关键点1、为了维护档案真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，立即分类、整理、编辑、传输文书资料，提升级案管理质量和效率。2、档案管理范围：企业各类证照及各类文件、文书资料、其它应存档信息资料。3、依据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行对应归档、整理、备注，并存入专门档案文件柜保管。1.3.2制度规范1、应归档文件、材料由办公室人员负责搜集，份数齐全，包含附件、批复、定稿等。2、全部归档文书材料经过初步整理，依据时间前后次序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、坚持平时归档和年底究档、定时归档和不定时归档结合，对照编目，列出清单。4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核经过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员必需遵守保密要求，推行保密手续，尤其是职员个人信息、企业图片等关键资料保管，确保档案安全和完整。6、档案接收、移交，必需依据档案管理制度严格做好统计。1.3.3步骤设计依据文件、文书目录整理需要归档档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退2.办公用具管理制度2.1管理关键点1、为了加强办公用具管理，规范办公用具管理各项程序，节省办公经费，提升利用效率。2、办公用具管理人员负责办公用具处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用具保管实施“日清月结，出入库等量、年底查存统计”标准。4、办公用具采购，应进行多方比较，确保性价比和质量，择优选择，合理开支。2.2制度规范1、企业办公用具采购、保管、发放和办公设备入库登记由行政办公室全权负责。2、办公用具购置应遵照以下程序：各部门将所需办公用具报至办公室，办公室依据各部门需求计划和月末办公用具清算单中物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管同意后方可采购。对急用具采购，可依据具体实际进行灵活处理，但必需经部门主管同意。3、依据物品所属类别，对办公用具进行立即出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。4、各部门申领办公用具需立即发放，并做好填表统计；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须立即补填。5、任何人未经许可不得进入办公用具管理室，不得私自挪用办公用具。6、办公用具管理人员负责收发入、离职人员办公用具。7、办公室建立企业固定资产总账，每十二个月进行一次汇总普查。8、管理员定时对办公用具进行盘查，核实库存，确保出入库等量。3.会议管理制度3.1管理关键点1、为了提升会议质量，促进有效沟通，提升行动能力，进而规范会议管理。2、建立例会制度，定时汇报工作完成情况。3、依据企业实际及具体情况，确定会议召开必需性。4、清楚会议召开目标，合理安排时间，做到少而精，讲究高效标准。5、根据制度要求，严格会议管理，参会人员按时参与会议，并遵守会议纪律。6、会议组织者审时度势，明确会议关键点，做好一切准备工作。3.2制度规范1、例会制度建立是每个月工作计划准期完成基础和保障。每个月月底（具体时间为每个月最终一个周五下午3点）召开例会，汇报上个月工作完成情况，并依据具体情况对下个月工作计划做出调整。2、其它主体性会议，依据选定议题搜集会上所需资料，确定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议召开并负责现场秩序维护，行政专员负责做好对应会议统计。3、综合办公室依据参会人员讲话情况及相关事项，立即整理好会议记要或会议决议，打印并张贴。4、根据时间排列，将全部会议统计文字资料和电子资料同时整理并归档。5、会议统计为企业机要档案，保管人员不得私自外泄。如需查阅应严格根据文书管理制度要求实施。3.3管理步骤设计会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：主动参与，做好会议统计→会后：整理会议统计→张贴→归档整理4.清洁卫生管理制度4.1管理关键点1、为了营造一个良好工作环境，树立企业形象，确保清洁卫生管理工作顺利进行。2、根据要求，清洁人员完成全部要求项目，并达成对应洁净标准。3、办公室管理人员为第一责任人，管理全部清洁项目并不定时对卫生进行保持和维护。4.2制度规范1、清洁区域包含：办公区域、卫生间、阳台及其它纳入在内区域。2、值日生依据《清洁卫生值日表》在要求时间内做好全部清洁项目。5.工作时间管理制度5.1管理关键点1、为了确保企业正常运行，为整个企业营造一个良好工作环境制订本条制度。2、该制度意在经过企业业务发展需要和当地政府法规要求来制订企业工作时间制度。3、办公室管理人员为第一责任人，定时依据实际情况对工作时间进行调整。4、本制度适用范围为企业办公室办公相关人员，工地工作人员根据工地需求自行安排时间。5、企业严格根据本制度进行实施，有特殊情况需董事长同意后方可进行调整。5.2制度规范5.2.1工作日企业作息时间以下：时节5月1日——10月1日（夏季办公时间）9月30日——明年4月30日（冬季办公时间）工作日星期一至星期五（如有变动另行通知）星期一至星期五（如有变动另行通知）早晨8:00-12:008:00-12:00下午14:00-17:3014:30-18:005.2.2迟到早退企业将根据职员迟到/早退时间作以下扣款：迟到/早退时间扣款大于30分钟，但小于或等于4小时半天工资大于4小时一天工资5.2.3工作时间外出办事职员因公务原因需要在上班时间外出办事人，在得到直接主管同意后在职员外出办事表上签注，方可外出办事。5.2.4请假制度第一、请销假审批及手续

请假应该依据请假手续及核准权限进行申请：

①请假不超出一天，本人事先填写《请假条》，由本部门责任人审批。

②请假一天以上三天以内，本人事先填写《请假条》，经本部门责任人审查后，报总经理审批。③请假三天以上，本人事先填写《请假单》，经本部门责任人审查和总经理审核后，报董事长审批。④经审批《请假单》应该交综合办公室立案。⑤特殊情况另行要求。⑥职员休假结束后应立即到综合办公室销假，每逾期销假一天处以一百元罚款。⑦全部请假事由必需真实，如发觉以虚假事由请假，一经查实，即作旷工处理。第二、法定节假日休假依据《劳动法》要求，企业在下列法定节日，安排职员休假：

①元旦、春节、清明节、国际劳动节、端午节、中秋节、国庆节，企业依据国家法定节假日要求进行放假。②特殊情况另行要求。

③依据国家政策，对法定节假日前后周末能够实施调休。

④法定节假日休假期间，职员薪酬、福利待遇不受影响。

第三、带薪假

事假

①职员因私事必需本人处理可申请事假，每人每个月可请带薪事假不超出三天。

②请事假应从严掌握，并根据请假审批权限报批。超出三天部分，不享受企业任何薪资、福利待遇。

病假

①职员本人因病、伤诊查，住院诊疗和病休不能上班而请假为病假，每人每个月可请带薪病假不超出三天（包含事假在内累计每个月度不超出3天），公伤诊疗休息除外。

②请病假审批及手续：

请病假需填写《请假单》，并根据请假同意权限报批，事后向综合办公室提交镇以上医院诊疗书、病休提议书、住院手续等证实方有效。

职员因患急病，需在医院急诊诊疗，事后需凭诊疗书、住院手续等凭证补填《请假单》报批，经同意方为有效。

婚假

①职员本人婚事，可请婚假三天，符合晚婚条件婚假为十天。婚假必需提前十天通知部门责任人和综合办公室。

②婚假期间薪酬福利待遇不变。

产假、护理假和哺乳假

①女职员产假为九十天，其中产前休息假为十五天。难产增加假期三十天。多胞胎生育，每多生育一个婴儿增加假期十五天。产假必需提前三十天通知部门责任人和人力资源部。

②男职员在妻子生育期间可享受护理假7天，在外地可合适给在途时间。

③女职员产假期满身体经医院诊疗仍未恢复健康，可请哺乳假至婴儿一周岁止，哺乳假期不计发薪资。

④产假和护理假期间薪资福利待遇不变。

丧假

①父母、配偶丧亡可给假五天。祖父母、弟兄姊妹及儿女、岳父母丧亡可给假三天。其它直系亲属丧亡可请假二天。在外地可合适给在途时间。

②丧假期间薪酬福利待遇不变。

第四、其她

①本制度由综合办公室负责实施、解释。

②本要求自公布之日起试行。5.2.5纪律处分职员有责任在要求工作时间内按时到岗。假如职员不能在要求工作时间来企业上班，其有责任在上班时间后半小时之内通知其主管（经理级及以上）并说明不能来上班理由。符合下列情形职员可被认为是在没有通知情况下主动辞职，而且在她们最终工作日解除和企业劳动用工关系，具体以下：（1）未经授权或事先通知连续三天或一个考勤周期内累计五天工作日缺勤。（2）超出4小时（含）以上迟到或早退抵达连续三次或一个考勤周期内累计达五次。6、日常事务管理 6.1接待管理第一条

来客接待是综合办公室关键组成部分，为使接待工作规范有序，维护企业良好形象，对接待工作做具体要求。第二条

以主动、热情、礼貌为标准，接待人员应落落大方，以礼相待。根据接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。第三条

接待人员问清来者意图，引领其见所需见人员，并奉上茶水，做好一系列后续工作。第四条

步骤设计：接待来访人员→问询来意，需要找人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁（二）

报刊收发整理第一条

办公室管理人员根据企业实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅相关手续。第二条

办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可