知识管理新规制度

知识管理制度（V1.0）文件编号：HR-TD-KM-01版本：V1.0页数：7页（含封面）编制部门：培训部生效日期：.12版本版本更新统计日期V1.0---/12制订人审核审批公布王超颜王刚许振杰培训部第一部分目标和适用范围为了确保知识管理正常运作，达成为企业在知识管理过程中，形成知识积累、知识共享、知识利用、知识创新一个循环知识管理状态，并逐步形成一个内部知识共享文化环境，特制订本知识管理制度。具体目标是：加强知识管理工作规范化、制度化和科学化管理，预防知识流失；经过将知识从内隐到外显转化、沉淀和共享，提升企业应变能力、决议能力和创新能力；能高效率地为企业股东、全体职员、合作伙伴和用户提供实用性强信息和知识；使全体职员逐步建立起自我学习意识和习惯，培养“知识分享相互信任”文化。本制度关键是针对知识管理中知识积累、共享、使用和创新，此要求适适用于全体职员。制度术语说明KM：知识管理KMS：知识管理专员JIT： 按时生产方法内隐知识：未经正式化知识，包含企业、经营者或职员经验、技术、文化、习惯等，是属于个人经验和直觉知识，属难以形式化、无法被具体化技能。外显知识：一切以文件、手册、汇报、地图、程序、图片、声音、影像等方法所展现知识。第二部分知识管理分类和使用制度知识范围企业资料如企业介绍、制度、规范、步骤、表格、相片、视频、宣传手册等资料；知识地图指每个岗位包含到全部相关知识内容，包含但不限于：岗位基础行政工作、岗位工作职责、岗位工作内容、岗位工作步骤、岗位相关支持知识、部分外部可参考资料；日常工作及项目包含到知识，如工作总结、方案设计、活动分享、项目总结、案例、会议统计、客观数据、分析结果、工作方法和习惯等；个人隐性知识，包含和工作相关专业领域知识，个人爱好爱好所获取知识、经验和技能，其它有价值知识等。本制度内容包含到知识文档包含以文件、手册、汇报、地图、程序、图片、声音、影像等方法所展现资料。对于知识采集内容，KMS有责任确保知识内容正确性和严厉性。每位职员应主动分享知识，立即生成文档并公布到OA系统，方便知识得到最快速传输和使用。企业内部文档交流，最好使用文档模块而不是EMAIL或RTX，这么可确保企业内部全部文档全部可在系统中找到，也可避免反复索取。文档公布应根据文档公布规范进行文档命名规则以下：方案文档：企业_内容_类型_版本（A企业_元旦销售项目_方案书_V1.0）项目文档：项目名称_项目阶段_文档名称_版本号（知识管理项目_系统实施_上线计划_v1.0）日常工作类：文档名称（相关婴线会员店协议及相关步骤合并通知）部门文档：部门_文档名称_版本号（培训部_知识管理制度_V1.0）工作文档必需注明版本或制作时间：全部对外文档和需要共享给同事工作文档，只要以后还有改版可能性，全部必需注明版本或时间。带附件，也必需对附件标题注明版本（注意二者版本必需一致）。格式为：DOC、TXT、JPG、GIF文档直接公布，其它格式文档如PPT、PDF（PDF需转化成图片格式）和有需要让使用者直接下载使用表格、步骤等则以附件形式上传。公布新版本文档：假如就相同专题公布不一样版本文档，每个版本标题必需相同，唯一不一样是版本号。公布新版本文档时，也请对新版本文档和旧版本相比修改作一说明，这么可愈加好方便大家工作。对于失去使用价值、失去时效或反复知识文档：公布人及其所在部门责任人确定是否需要删除，由公布人立即清理，并通知KMS。为了让使用者能经过关键字进行搜索，公布文档时可先填写关键字一栏内容（路径：新建文档——选择文件夹——显示属性——关键字栏）。第三部分：知识管剪公布和更新制度企业资料公布和更新（1）目标为新职员提供全方面了解企业制度文化等信息渠道；让全体职员立即了解企业发展和改变；让职员知悉个人权利、责任和行政步骤；起到对外沟通、交流和宣传作用，为企业和产品传输提供最新资料。（2）步骤1、职能部门人员如了解到上述资料最新改变则需立即更新，并经过邮件通知KMS。2、KMS每个季度向各部门了解最新改变，并定时监控OA文档改变情况，立即更新至知识地图。（3）责任人总部各职能部门知悉信息改变人员、KMS（4）周期立即性和定时性结合，首先知悉信息改变人员需立即更新并通知，同时KMS会定时了解情况。2、知识地图公布和更新（1）目标新职员加入企业后可快速地了解本岗位知识技能和步骤要求，方便快速融入到岗位角色中来，提升工作效率；有效避免职员离职或工作交接造成组织大量知识资产流失，新人需要从头做起；给岗位其它同事一个借鉴，明晰各阶段对本身要求和发展方向；给培训部门设计培训体系和课程最新依据，依据岗位知识地图可了解职员在各个发展阶段所需要含有知识技能，最终达成JIT培训效果。（2） 步骤公布文档步骤每个岗位知识地图内容包含企业介绍、制度规范、工作职责和权限、业务步骤、岗位知识和管理知识等，KMS将根据知识地图以上分类和内容，向各部门搜集已在OA公布文档或需要新增知识文档，进行整合并以超链接形式公布在“知识地图”门户对应岗位目录下。在此过程中，各部门相关工作步骤人员包含管理人员和实施团体应主动配合KMS知识搜集工作，立即提供相关知识信息和资料（比如已公布文档OA地址、推荐可咨询对象、对相关知识解释说明等）。对于需要新增知识文档，负责制作部门和人员请合理安排时间，立即制作和公布，并邮件通知KMS公布文档OA地址（假如是设置了权限文档，需要提供文档内容简单说明）。更新文档步骤针对适适用于知识地图文档，原文档公布人假如需要更新，应直接更新文档名字版本号，并在内文对前后修改作一说明。如有附件，请直接公布新附件以替换旧附件，无需另外公布新文档。KMS定时向部门管理层了解岗位知识内容更新情况，如有改变，则对应更新知识地图内容。（3）责任人总部职能部门人员、KMS（4）周期依据实际更新频率3、 案例总结公布和更新（1）目标形成企业内部连续相互学习和交流气氛和习惯；提供成功或失败案例给本部门或其它部门人员借鉴和总结经验；提供客观数据和主观分析给有需求人员；提供科学、有效率工作方法和管理手段给有需要学习人员。（2）步骤1、项目或全国大型活动结束后，项目经理依据该项目或活动分享价值和影响力来确定是否制作项目总结或活动分享，制作后立即公布到“分享天地”门户对应目录下，提供给其它人员借鉴学习。2、KMS依据营销中心推荐和意见，向活动项目经理和团体组员咨询，了解更多细节和索取更多资料，根据案例库模板整理出案例，并公布在“分享天地”门户“渠道案例集”目录下。（3）责任人 项目/活动经理、项目/活动实施者、KMS（4）周期依据活动举行频率4、 内隐知识，包含和工作相关专业领域知识，个人爱好爱好所获取知识、经验和技能，其它有价值知识等。（1）目标扩大业务知识范围，提升专业性，立即了解行业或业务相关发展趋势；将内隐知识成功转化成外显知识，共享给更多有直接或间接使用需求人员；不停扩充知识面，为自我职业生涯发展做准备。（2）步骤随时将可分享个人隐性知识，比如财务知识、营销设计、Excel技巧、商务写作和竞争对手发展趋势和活动创新做法等，整理成知识文档后在OA系统“共享天地”门户公布。（3）责任人全部职员（4）周期随时5、目录体系分类公布和更新（1） 目标伴随企业和部门业务不停发展，和工作中随时产生新知识文档，对应目录树对应也会调整，包含企业通用性和各部门独立性目录树。（2）步骤各部门管理层依据业务需求向IT部门提出修改提议和意见，在讨论约定后，由系统管理员在OA系统上修改。（3）责任人各部门管理层、系统管理员（4）周期每六个月反馈一次；对于临时性目录调整也可临时调整。第四部分：知识管理其它相关要求培训方面对于职员培训方面，将培训管理和知识管理结合，培养职员自我学习意识和能力，提议是：目标提供自我培训和内容沉淀；熟悉新产品，加速市场推广，提升效益。步骤在参与外部培训后两个月内，被培训人员需要以自己思绪设计和编写课件，对企业其它有爱好学习同事进行内部培训；而课件由培训专员公布在OA系统；培训专员在企业新产品上市后30天内，咨询相关研发人员和市场部人员整理出产品知识培训课件，并录制成视频公布在OA系统。责任人培训专员、KMS、受训人员、内部讲师、研发人员、市场部人员周期接收外部培训后两个月内；新产品上市后一个半月内会议交流方面针对现在会议管理现实状况，在会议结束以后，通常会有会议决议或问题探讨结果产生，提议是：目标落实会议交流具体内容并沉淀下来步骤整理会议相关准备内容和通知，尤其是大型会议方面；针对例会型需要对会议中交谈内容具体整理出来，和产生会议决议。举例：如季度会议，会前需要准备相关内容有：会议专题、会议地点、参会人员、会议概要内容、会议时间安排；在会中统计不仅仅是达成最终止果，还需要补充中间大家交流内容，这些内容是一个过程产生和思绪反应，对日常工作帮助也是很大。内部交流沟通方面对于日常工作中需要交流沟通内容，需要有一个简单统计，比如周例会或月度例会等，提议是：目标落实日常交流内容，并沉淀下来。步骤尽可能以后经过知识管理平台来完成，一是能够经过内部步骤来实现；二是能够直接经过文档方法来实现。第五部分：知识管理激励制度 知识在组织应用时才能增加价值，此激励方案制订，一是确保知识管理工作顺利开展，二是激励和促进全体职员主动进行知识积累、使用和共享，为自己成长、提升和为企业知识管理做出贡献提供有力佐证；逐步形成“主动分享、主动学习”学习驱动型企业文化。怎样获取积分或奖励贡献对象贡献行为可获奖励说明和限制岗位SOP完成调研问卷奖励提交人50积分按时提交调研问卷而且内容完整、具体、满足要求。接收电话访谈奖励被访人50积分接收访谈时间累积超出半小时，提出含有建设性反馈。试行SOP，提交反馈汇报奖励试行人50积分根据SOP内容主动试行，按时提交反馈汇报，内容具体到位。更新SOP给予公开表彰按季度主动提交SOP更新意见和提议。促进SOP进程给予公开表彰主动推进SOP各项任务进程，率领团体主动配合总部工作，高效高质量完成任务。知识地图提供K-Map文档给予公开表彰能主动配合，按时提交文档，配合度高。更新K-Map文档奖励提醒人30积分主动提醒KM专员文档更新，并按要求更新文档。推荐K-Map文档奖励推荐人50积分主动提供有建设性、有价值K-Map文档，并能有效公布。案例集提供CaseStudy总结奖励提供人60积分应KM专员要求，能按时提供案例总结具体内容。推荐案例及方法给予公开表彰主动推荐优异案例或最好实践、经验，并能形成知识点、步骤或方法。企业内部讲师进行讲课评定分数>4.0，奖励30积分；评定分数<4.0，奖励25积分以学员评定分数为准开发课件奖励开发课件人100积分课件是指开发后经过成功讲授课件，内容为通用管理类或专业类等培训部认可课程。积分用途（间接奖励）积分兑换方法使用范围1积分=1RMB换取内、外部培训课程，其中假如积分满300分，经企业许可情况下，可换取企业内部跨等级、跨部门培训课程。2积分=1RMB购置培训部推荐书籍100积分抵消1张黄牌200积分抵消1张红牌抵消企业黄牌或红牌 3、团体贡献激励方案（直接奖励） 以办事处为单位，每三个月进行一次评选，向获取积分最多办事处授予“知识管理团体贡献奖”称号，并一次性奖励500