党校后勤运营管理服务物资采购固定资产和仓库管理服务方案

第一节总则 2第二节物资采购管理细则 3一、物资采购内容 3二、物资（服务）采购合格供应商应具备的条件 3第三节采购申请审批 5第四节采购过程管理 6第五节采购物资（服务）报账流程 9第六节仓库管理 9一、仓库的物资验收入库 9二、物资在库期间的管理 10三、物资领取出库 11四、物资报废管理 11五、总务处对党校物资的管理 12六、库存物资清查盘点 13第七节采购资金管理 13第八节党校物资采购管理制度 15一、加强领导 15二、采购计划和审批 15三、采购原则及方式 16四、采购物资的报销 16五、物资（服务）采购监督及违纪处理 17第九节固定资产清查盘点方案 18一、固定资产清查工作领导小组 18二、职责 18三、清查目标 18四、清查范围及内容 19五、人员分工 19六、党校复盘验收 20七、时间安排 20八、工作要求 20为规范后勤总公司物资（服务）采购行为，保证采购工作规范、高效、透明实施，根据党校有关规定和公司实际，特制定本办法。第一节总则（一）本办法所称物资（服务）采购是指党校授权由后勤总公司自主采购的保证后勤工作正常运行的物资和服务，包括生产资料采购和委托社会服务采购。（二）物资（服务）采购应当遵循公开透明、公平公正、质优价廉、诚实信用的原则，既保证生产工作高效运行，又保证采购工作规范运行。（三）物资（服务）采购原则上以定点采购为主，非定点采购为辅。定点采购是指各部门应从后勤总公司核准准入的合格供应商名录中进行物资（服务）采购。特种材料和非常用材料可进行非定点采购。（四）非党校授权的物资（服务）采购，由后勤总公司向职能部门报告，纳入党校采购。第二节物资采购管理细则一、物资采购内容（一）为进一步规范党校的采购行为，加强党校的物资采购管理，根据XX党校的实际情况特制订本物资采购管理办法。（二）本物资采购管理办法针对的是XX党校下列采购业务：1.食堂采购指党校食堂所需要的主副食品采购，以及食堂工作中的物资采购。2.五金等采购指党校各部门所需要的行政办公用品采购、党校各教学单位所需要的教学用品采购，医务室物资采购，以及党校后勤部门所需要的物资采购。（三）整个物资采购过程分为采购申请审批、采购过程管理、物资管理、采购资金管理等四个主要环节。二、物资（服务）采购合格供应商应具备的条件（一）在工商部门注册的法人或具有独立承担民事责任能力的其他组织和个人。（二）具有提供满足后勤总公司生产所需物资（服务）的能力。（三）具备持续稳定的合格物资（服务）供应渠道和市场信誉。（四）具备物资（服务）交付后的服务和支持、配套服务能力。（五）应承诺所销售物资（服务）显着低于同期同物资（服务）的市场价格。（六）物资（服务）采购合格供应商须经后勤总公司党政联席会研究同意。（七）监察中心应对物资（服务）采购合格供应商建立名册，进行日常管理。（八）监察中心每年应组织办公室、结算中心、实体业务部门对后勤总公司物资（服务）采购合格供应商进行一次集中检查，并提出保留、清退、重新选择的建议。（九）列入后勤总公司物资（服务）采购合格供应商名录的单位和个人有以下行为的应予以清退：1.提供虚假证明，骗取后勤总公司物资（服务）采购合格供应商准入资格的。2.提供的物资（服务）价高质劣。3.售后服务不及时，不到位，或不能满足工作需求的。4.与采购人串通虚假采购套取资金的。5.不接受后勤总公司组织监督检查的。第三节采购申请审批（一）各部门所需要采购的物资，必须填写“物资采购申请单”，经部门主管签字同意后，报送总务处办理申请手续。党校食堂所需要的主副食品采购，应在每周四提出下周的食谱及每日采购计划，经食堂主管填写“申购单”并签字后报送总务处。“申购单”一式两联，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。（二）总务处收到各部门的申购需求，在核对党校库存物资情况后编制采购计划及采购费用预算，并审核部门的费用支出是否超出部门学期费用预算，签署意见后报送主管财务副校长。对于食堂采购需求，总务处应该征求营养专家、党校采购人员对食堂周谱的意见，如有修改则要求食堂重新制定食谱及每日采购计划；如无修改，总务处审核后在食堂“申购单”上签字同意并编制采购费用预算，报送主管财务副校长。（三）主管财务副校长接到总务处转送的部门“申购单”后，审批是否执行。如果没有超出部门费用预算，则由主管财务副校长审批同意后执行；如果超出部门费用预算，则主管财务副校长审批后，还需要由常务副校长最终审批同意后执行。（四）审批通过的部门“申购单”一份由申购部门留存，作为以后领取物资的依据；另一份由总务处留存，并由总务处据之填写“采购订货单”授权采购人员办理购物手续。“采购订货单”一式三联，其中一份由采购人员保管，作为采购依据；一份由采购员在物资采购入库时转交仓管员，作为验收货物的依据；一份由总务处归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。（五）上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手机短消息或电话授权，之后补办书面文件。第四节采购过程管理（一）总务处要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化情况，建立主要采购物资的基准价格体系，据之编制采购费用预算及规范采购价格决定。（二）当采购金额在XXXX元（含）以下时，采购最终决定权在主管财务副校长；采购金额在XXX元以上，XX万元以下（含）时，主管财务副校长审核后，由常务副校长最终审批决定。（三）对单项或批量采购费用预算达到XX万元以上的物资采购，具备招标条件的，一律实行招标采购。（四）食堂采购业务管理对于食堂主副食品赊购业务，应尽可能采取定点采购，同类产品应定点两个供货单位。采购员进行询价后，将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处了解详细情况后签署审核意见，然后由监察审计室进行价格核对后签署审核意见，最后报送主管财务副校长审批决定。赊购业务审批后，应和供货单位签署供货合同或协议，约定供货日期、供货方式、付款时间及方式等事宜。对于定点采购，必须定期进行价格、质量、供货及时性等方面的检查，以加强对供货商的管理和降级党校采购成本。对于食堂主副食品现金采购业务，必须由采购员和厨师长一同进行现场询价，当采购食品总金额不超过当日经审批后的采购费用预算时，由采购员和厨师长共同决定是否采购，并且在原拟采购食品单价上涨幅度较大，造成采购总金额超预算时，可以根据实际情况调整采购品种，但是必须保证当日采购的食品数量能够满足当日党校需要；当采购食品总金额大于当日经审批后的采购费用预算时，采购员必须首先将拟采购的食品名称、规格、价格等信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。（五）五金采购业务管理对于单项或批量采购金额在XXX元以下（含），并且采购物资单价上涨幅度不超过基准价格10%（含）的物资采购，采购员可以最终决定是否进行采购。对于单项或批量采购金额在XXX元以上，或者采购物资单价上涨幅度超过基准价格10%的物资采购，采购员应该首先进行询价过程。根据询价结果，采购员将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。对于党校初次采购以及没有单项物资基准价格的物资采购业务，当采购金额在XXX元以内（含）时，采购员可以最终决定是否进行采购。当采购金额大于XXX元时，采购员没有价格最终决定权，必须将产品标准、规格、价格等相关信息报送总务处，总务处了解相关详细情况后签署审核意见，报送监察审计室审核，最后由主管财务副校长审批决定。（六）采购价格决定过程中，总务处主任、监察审计室主任、主管财务副校长、常务副校长根据需要可以参与价格谈判和采购合同的签订。（七）上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手机短消息或电话授权，之后补办书面文件。（八）监察审计室负责对采购流程的监控，应该定期及不定期检查采购单据，审查采购流程及采购价格决定是否执行和遵守采购制度。同时，监察审计室也负责定期及不定期对采购价格进行调查和对外询价，为领导决定采购价格和签订采购合同提供决策支持。（九）党校采购的一切物资，在尾款支付前，总务处必须督促采购员向供货商索要发票。第五节采购物资（服务）报账流程（一）后勤总公司物资采购工作完成后，应及时报账，不积压、不累积，原则上单笔结算费用不得超过XXX元。（二）各部门物资采购完成后应持发票和出入库清单报账，出入库清单应有办理人员签字，发票应有采购经手人、部门负责人、监察中心审核人签字。（三）外包服务项目依据合同约定付款。（四）物资（服务）采购发票须经总经理（或授权人）签字后方能报账。（五）附则1.本办法未涉及内容按照国家相关法律、法规及党校有关规定执行。2.本办法自下发之日起施行。3.本办法由后勤总公司负责解释。第六节仓库管理一、仓库的物资验收入库采购员购回的各种物资都应及时送交仓库验收。仓管员应对照“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明物资已经验收入库的会计凭证。“入库单”一式四联，由仓管员填制并签字后，一张仓管员留存，登记仓库台账；一张由仓管员在2日内交总务处进行业务核算，总务处在收到入库单后应及时通知申购单位领取物资；一张由采购员作为报销依据，连同发票、供货商货物清单等资料一起送交财务部门登记入账；一张交监察审计室存档、审核。对于没有入库，直接运到现场使用的采购物资，必须履行验收手续。由总务处相关负责人员、现场施工负责人或者领用部门共同核对“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种物资的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”作为验收依据并共同签字确认。“入库单”一式四联，一张交总务处留存；一张由领用部门留存，作为业务核算依据；一张作为报销依据，送交财务部门登记入账；一张交监察审计室存档、审核。党校分设食堂仓库管理员和行政后勤物资仓库管理员（分设五金仓管员和服装仓管员），分别对食堂采购物资和行政后勤采购物资进行入库管理。二、物资在库期间的管理保管员要对库存物资进行科学管理，切实做到摆放有序，数量准确，质量不变等。物资管理必须有完整的帐、卡档案，仓管员需要对物资进行分类登记，首先对采购的物资进行大类区分，然后对大类中每一种物资都单列帐薄或页数进行登记，另外仓管员必须每月登记库存物资报表，报送总务处。对易腐化变质的物品，应及时通知申购单位领取。三、物资领取出库物资领用部门领取物资时，需要填写“领料单”，经部门主管签字后，连同审批后的“申购单”一起报送总务处。总务处首先核对领用部门原审批后的“申购单”及“领料单”，签字同意后，领料人持审批后“领料单”向仓管员申领物资。食堂主副食品物资领用不需要总务处审核，食堂主管在“领料单”上签字同意后就可进行物资申领。仓管员核对“领料单”审批手续是否完备后，登记物资出库和发放手续。仓管员填写“出库单”，经领料人签字后领取物资。“出库单”一式三联，一张由仓管员连同“领料单”留存归档，并登记库存台账；一张交总务处进行登记存档；一张交财务部门登记入账。四、物资报废管理库存物资或者部门使用资产在报废时，首先由管理部门提出报废申请，填写“部门物资报废申请表”，注明报废物资名称、规格、数量、报废原因及责任人等资料，经部门主管签字后报送总务处，总务处会同监察审计室一起对报废原因进行调查，如果属于因正常损耗而报废，则签字同意后报送主管财务副校长最后审批；如果属于责任事故，则需要追究责任人，并签署处罚意见，将“部门物资报废申请表”报送主管财务副校长最后审批。“部门物资报废申请表”一式两联，经审批同意后，一联交总务处校产管理员登记部门使用资产台账，另一联交总务处进行物资报废处理，处理后连同相关单据一起报送财务部登记入账。五、总务处对党校物资的管理总务处收到仓管员提交的“入库单”后，应及时登记党校库存物资状况，并定期及不定期核对仓库库存材料帐。部门领用物资后，总务处应根据收到的“出库单”登记各部门物资日记帐，记录部门领用物资的品名、规格、数量、价格等信息。总务处在审核部门申购需求时，应核对部门学期初费用预算，及部门已领用的物资费用额，然后签署审核意见。总务处设校产管理员，负责对党校各部门领用的固定资产进行管理。校产管理员应登记部门使用固定资产台帐，需要对部门使用资产进行分类登记，首先对部门资产进行大类区分，然后对大类中每一种物资都单列帐薄或页数进行登记。校产管理员应于定期或不定期对部门使用的固定资产进行帐务核对。在各部门领用固定资产后，校产管理员应根据仓管员报送的部门领用资产“出库单”，逐笔登记部门使用固定资产台帐。当部门使用固定资产报废后，校产管理员根据审批后的“部门物资报废申请表”登记入账。六、库存物资清查盘点1.及时准确掌握物资实际变动情况，对物资库存情况做到心中有数，及时处理积压。保管人员要及时检查库存物资的帐、卡、物是否相符。2.党校监察审计室应每月、季定期或不定期对库存物资进行轮番抽查。每半学期由监察审计室、总务处、财务室共同组成清仓盘点小组，对仓库物资进行全面清点，在清点中如发现盘盈盘亏，必须分析原因，说明情况。如发现严重短缺和损坏，应查明原因，追究责任。对超储、呆滞物资及时处理解决。第七节采购资金管理（一）党校除零星物资采购可以由采购员现金采购外，大额采购业务及周期性采购业务应尽可能签订采购合同，并选择定点供货方，由财务部现金付款或转账付款。（二）对于零星物资现金采购，实行采购员备付金制度。党校五金采购及基建采购人员的备付金金额为XXXX元，食堂采购员的备付金金额为XXXX元。采购员填写“领款单”，总务处审核后转交主管财务副校长审批。主管财务副校长审批同意后，采购员持“领款单”向财务领取备付金，同时采购员需要缴纳同等金额的保证金，由财务出具收款凭证交采购员保存。备付金实行实报实销制度。（三）对于大量购买业务和周期性采购业务，应尽可能在比质、比价、比信誉、比售后服务的基础上实行定点采购，同类产品应定点两个供货单位。供货单位一经确定，使用部门、总务处要及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况，以便及时调整。定点采购应签订采购合同，尽量由财务部直接转账付款。（四）对于单项采购金额超过采购员备付金金额，同时也不能通过财务部转账方式付款的采购业务，应尽量采用货到付款方式，即供货方根据采购协议将货物发送到党校，然后供货方根据协议规定凭发票直接从财务部领取货款。（五）对于采购金额在采购员备付金金额元以上的采购业务，当采购价格或采购协议经党校领导审批同意后，采购员填写“申请付款单”，经过总务处、监察审计室审核后，报送主管财务副校长审批同意后，采购员向财务部申请借款，借款金额为采购金额和备付金的差额部分。（六）采购金额在XX万元以上的采购业务，遵循《XXX市党校物资采购招标实施办法》规定，由财务部根据采购合同付款。（七）采购员现金采购的报销必须遵循一定的审批流程。采购员首先填制“付款凭证”，附上入库单、发票，经总务处审核后报送监察审计室，监察审计室审核同意后转送财务部，财务部签署审核意见后报送主管财务副校长审批，最后采购人员持审批后报销凭证向财务部报销。（八）对于财务部银行转账及现金付款的采购业务，在收到供货方发票及入库单后，财务部填制“付款凭证”附上发票、银行付款凭证、采购合同或协议、入库单等单据，报送采购员、总务处、主管财务副校长签字审批，然后根据之进行账务处理。第八节党校物资采购管理制度为了规范采购行为，保证采购质量，控制采购价格，提高采购效率，特制定本制度。一、加强领导1.设立物资采购领导小组，由校长、园长、工会主任、总务处主任、财务人员等组成。物资采购领导小组是党校物资采购的领导机构，负责对物资采购的程序、采购物资的质量、价格等进行监督。2.成立物资采购小组，由校长、总务处主任、总务处办事员组成。物资采购小组是全校物资采购的实施部门，办公室设在总务处，负责人为总务处主任。二、采购计划和审批1.党校各部门所需采购的物资（金额在五百元及五百元以上）必须先提出采购申请报告，报总务处主任，由总务处主任报经党校物资采购领导小组会议讨论决定通过后由校长审批，方可交给物资采购小组成员采购或政府采购。2.党校各部门所需采购的物资（金额在XX元以上XX元以下）必须先提出采购申请报告，报总务处主任，由总务主任报校长审批后，由总务处安排人员进行采购。三、采购原则及方式1.采购物资本着公平、公正、公开的原则，实行阳光采购；必须坚持秉公办事，维护党校利益的原则，本着处处节约的原则，并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选购。2.采购小组在接到经过审批的采购计划后应迅速组织相关人员限期将所需物资采购到位，不得拖延，影响工作。3.采购小组在采购物资时要凭校长审批的购物计划（金额在壹佰元以上）方可外出采购。在采购物资时，要坚持勤跑多问，坚持集体谈价，真正采购价廉物美、质量可靠、经久耐用的物品。4.一次性采购量较大，市场上质价差异较大且涉及范围较广的物资采购可采取公开招标的形式进行采购，同时要求多人采购。5.采购人员应认真检查物资质量，力求价格合理、质量合格。四、采购物资的报销1.物资采购发票应先由物资采购人员签好经手人和证明人后，由财产保管人员签字验收，再由总务主任签字认可，报财务审核，最后给校长审批报销。2.凡未经校长或总务主任同意（含未打招呼）且未进保管处私自采购的物资，总务处一律不予以签字认可，校长不予审批报销。五、物资（服务）采购监督及违纪处理（一）监察中心负责对各部门采购物资的价格和质量，外包服务的价格和质量进行监督。（二）监察中心应建立后勤总公司物资价格信息库，定期对采购物资价格与市场价格进行分析比对。（三）各部门采购物资应严格遵守采购纪律，如发现有下列行为的除进行经济赔付和处罚外，视违纪程度，还将给予警告、转岗、报送党校等方式处理。1.不按规定程序进行采购，干扰采购工作正常进行的。2.与供应商相互串通，高估冒算，有意多付货款的。3.不认真履行职责，购进货物以次充好、价高质次或假冒伪劣的。4.采购过程中接受供应商礼品、回扣或有价证券的。5.采购过程中拒绝监督，对违纪违法行为有意包庇的。6.挪用、贪污、私分采购货款的。（四）监察中心应定期向职能部门了解外包服务供应商提供服务情况，主动监督外包服务供应商提供服务情况，对不能满足后勤总公司要求的，及时提出清退和更换建议。第九节固定资产清查盘点方案为加强党校固定资产管理工作，全方面掌握党校固定资产管理和使用总体情况，合理利用资源，提升使用效率。党校决定进行一次全校固定资产清查工作。特制订本方案：一、固定资产清查工作领导小组组长：副组长：成员：二、职责组长：此次盘点总指挥，全方面负责对此次盘点指挥、监督和审核。副组长：分别对教学、学员处、行政后勤财务等区域盘点监督、指导和审核。组员：对各自部门物资盘点负责。三、清查目标1.经过清查，根本摸清党校资产数据，掌握固定资产使用及完好情况，为党校发展决议提供正确数据。2.经过清查，摸清处理闲置、报废、报损资产。3.经过清查，加强各部门对固定资产管理力度，健全管理体制，落实管理责任。四、清查范围及内容清查范围：校园内全部区域。全校全部资产：办公设备；教学设备；办公家具；运输设备；信息设备；图书；文物陈列品；后勤设备；教学仪器；实训设备及学员楼（宾馆）物资其他设备。（消耗品不在此次盘点范围。）五、人员分工以部门为单位，各部门责任人负责自查管辖区域内各类资产，做好登记、汇总，报表署名后上交党校综合办公室，全部统计报表电子版一并传送，邮箱：XXXXXXXX。1.学生处：由部门责任人负责组织对所管辖区域安排清查（含办公室、团委广播形体室、保安和消防器材及学生宿舍楼、教学楼课室公共课室内全部物资清点并分类登记汇总）2.教务处：由部门责任人负责组织对所管辖区域安排清查（含各教