关于消防队伍搭建财务共享服务中心的探讨

引言所谓“大智移云”就是指以“大数据、人工智能、移动互联网、云计算”为代表的新技术。财务共享服务中心是将不同区域、地点的实体会计业务拿到一个SSC（共享服务中心）来记账和报告，以保证会计记录的规范和报告结构的统一，以便节省人工和成本。财务共享服务中心是基于消防救援队伍改革转隶后全面纳入预算管理为前提的一次观念转型、流程转型、组织转型、人员转型、系统转型。实施财务共享，能够使消防救援队伍真正实现优化组织结构、规范业务流程、提升工作效率、降低运行成本、创造单位价值的目的。在消防救援队伍搭建财务共享服务中心是队伍在原有的财务管理模式上的一次创新实践，旨在解决消防救援队伍在财务转型中出现的劳动效率和充分作业的瓶颈问题，财务共享服务中心能够将分散的财务资源连接起来，集中如：信息、资源、资金、采购、资产等业务职能，发挥规模效应、实现财务系统之间的数据共享，从而促使财务信息更加及时化、公开化、透明化，有效地保证财务信息记录的规范性与报告结构的统一性，这也正是在数字化建设的新形势下队伍财务转型的必然选择。但是，财务共享服务中心的搭建是一项比较完整的系统工程，财务共享服务模式在为队伍财务转型带来机遇的同时，也给队伍的财务工作提出了更大的挑战。一、搭建财务共享服务中心的必要性（一）节约财务运作成本，有效提高工作效率以总队级单位为主体搭建队伍内部财务数据信息化处理平台，各支队、大队、消防救援站的财务工作统一在共享服务平台进行操作，通过凭证处理单数与单位凭证处理费用进行量化核算，这样既可以大幅度减少基层财务工作人员，又可以保证财务核算的精准性。将数据传输到信息数据处理中心，总队级单位进入数据处理中心搜索其所需数据，可以清晰明了地了解中央财政和地方财政资金的状态，便于总队级单位统一管理、统筹协调、全程监管，从而形成对中央财政和地方财政资金管理全面规范、公开透明的管理体系。（二）保证中央财政和地方财政资金高效执行消防救援队伍的主要职责是“促一方发展、保一方平安”，公共安全和消防安全作为国家治理体系的重要一环，是持续推动经济社会发展的“稳定器”，更是维护人民生命财产安全的“压舱石”。因此，队伍内部各级预算单位的预算项目是否合理推进、装备器材招标采购是否合法合规、资金管理是否安全显得格外重要。搭建财务共享服务中心后，财务数据在主管单位的掌控下，通过实时掌握数据的变化，以预警方式督办各预算单位执行中央及地方财政资金项目，保证队伍预算资金得以高效执行。（三）推进队伍内部项目预算决策优化实施在消防救援队伍中，财务预算的编制质量直接影响下一年度的预算资金执行率，同时也影响着项目预算决策的实施程度。财务共享服务中心的搭建能够有效地解决数据匮乏的瓶颈问题。财务信息数据通过平台查询处理，一键实现信息数据规模化展示，为中央及地方财政预算项目的编制提供大数据支持，更有利于各个预算单位项目决策优化实施。二、搭建财务共享服务中心的可行性（一）技术层面大数据、人工智能、移动互联网、云计算、财务机器人技术等前沿高新技术已经在社会上得到广泛应用，消防救援队伍可以借助这些高新技术推动财务工作快速转型变革，充分利用“大智移云”的高新技术搭建起队伍内部财务共享服务中心。（二）实践层面据不完全统计，世界500强企业中已有80%以上建立起了自己的财务共享服务中心，90%的跨国企业财务共享服务中心正在实施。显而易见，在大数据信息化共享时代，唯有不断提高信息化共享效率，才能真正提高消防救援队伍会计信息的价值，这些成功的实践经验也为消防救援队伍财务共享服务中心的搭建提供了可行性。（三）理论层面消防救援队伍搭建财务共享服务中心后，可以将队伍内部各预算单位的财务工作统一在共享服务中心进行任务分派，以代理理论为依托，在财务共享服务中心设计财务业务处理全流程，统一规范、统一管理，建立起队伍内部的财务共享服务机制。三、财务共享服务中心的搭建消防救援队伍建立财务共享服务需要一个规范、完备的方法论来支持整个项目的构造和搭建，财务共享服务方法论是指在财务共享服务发展各阶段所包含的关键影响因素及各个关键因素间的相互关系所构成的组合。财务共享服务方法论主要包括战略规划、流程设计、组织人力、信息系统、运营管理等，财务共享服务的战略规划处于方法论的统领位置；作为财务共享服务方法论的四根“顶梁柱”：流程设计、组织人力、信息系统和运营管理，支撑起了整个财务共享服务方法论的实体，为财务共享服务的实施奠定了坚实的基础。（一）战略规划战略规划是以队伍整体行政运行战略为基础，制定和实施财务共享服务中心未来工作的战略目标，并根据实施目标的发展轨迹进行总体性、指导性谋划。战略规划是建立财务共享服务中心的首要任务，决定了其他内部工作的方向和实施，对财务共享服务中心的发展具有至关重要的意义。（二）流程设计流程是由一系列连续的过程组成，按照一种标准化、规律化的方式，将业务输入转化成能为指战员带来增值的输出，不断地往复循环、相互关联、相互作用。一个完整的流程，一般由输入、活动、活动的相互关系、输出、指战员和价值这六大要素组成。流程是以满足队伍环境及指战员需求为导向而设计的，它服务于队伍战略，通过标准化的操作步骤将队伍内部重复性高、易于标准化的业务进行改造，集中到财务共享服务中心进行处理，以批量处理的规模效应来提升效率，以提高指战员满意度。流程管理是一个循序改进的过程，它以规范化的构造端到端的业务流程为中心，围绕指战员需求，进行时刻跟踪、反馈和持续优化，进而达到提升队伍流程绩效的目的。成功的流程离不开流程管理的不断改善和持续优化。因此，流程管理需要从消防救援队伍的实际情况出发，随着内、外部环境以及指战员需求的变化而不断优化，使流程始终保持其先进性，提高队伍的行政运行效率。（三）组织人力1.组织财务共享服务中心作为一个新兴的组织形式，它可以承担传统财务会计的一切基础性工作，可以将核查原始单据、制作会计凭证、编制财务报表等标准化工作进行业务流程化运作和专业化分工，减少财务人员的琐碎工作。由于其定位为专业的服务提供部门，且其工作模式流程化，使其组织模式有别于传统的业务部门组织。因此，在建立财务共享服务中心的时候，需要明确财务共享服务中心在队伍整个组织架构中的位置，即需要定位财务共享服务中心与总队、支队、消防救援站、指战员财务之间的隶属或平行关系。2.人力财务共享服务中心的组织模式确定后，就涉及人员的管理问题。人员管理是指在财务共享服务中心的战略下，根据队伍的业务发展需要，对各业务单元进行人员配置，有针对性地进行岗位设置与人员编制测算，做到适人适岗。在设置人员岗位时，队伍应该要考虑三个方面的因素：岗位与技能匹配度、岗位与素质匹配度、岗位与空间匹配度。财务共享服务中心作为一个多学科融合的组织，将人员培训与共享中心的知识体系相匹配，注重人才培养和知识共享，为指战员树立起综合性的学习人才发展目标，设计完备的职业发展通道，提供有前途的发展平台。（四）信息系统财务共享服务不仅是一种管理模式，还是“大智移云”创新技术的融合体，信息技术作为实施财务共享服务工作的关键，对优化财务工作，提高财务共享服务效率与质量发挥着至关重要的作用。财务共享服务中心的搭建是以一个完整的管理信息系统为保障。一方面，信息技术的有效运用可以满足指战员的需要，实现队伍内部的信息流的交互相通；另一方面，财务共享服务中心需要信息技术的支持，没有系统化的平台，财务工作就很难为跨区域的业务单元提供远程服务，更不可能实现信息的交互和服务交付。财务共享服务中心的搭建，将所有独立的信息系统整合优化，创建战略财务、业务财务和共享财务三位一体的财务管理模式，加强信息技术与财务数据的有机结合，实现信息流的互联互通，发挥系统间的协同效应。（五）运营管理财务共享服务中心的运营管理应遵循相关的设计原则。一是明确财务共享服务中心职能及管理目标。明确财务共享服务中心在队伍中的职能定位，以及实现的期望值，为制定的体系指引方向。二是分析财务共享服务中心成功运作的关键因素。对现有状况进行详细分析，把握项目实施的关键因素，如工作质量、时效、服务等，并依据分析状况制定相关的管理制度。三是结合内部组织架构及职能设计。结合财务共享服务中心的组织架构和人员设置，明确和划分制度的执行与管理责任。四是梳理与其他制度的关系和层次。通过梳理运营管理制度与其他制度的关系和层次，避免制度建立的要求矛盾和执行重复，减少管理的盲点。四、搭建财务共享服务中心前队伍中存在的问题（一）搭建财务共享服务中心的主动意识不强消防救援队伍推行财务共享服务中心的初衷是为了通过会计核算业务的集中化和财务数据的信息化共享来提升整个队伍管理的效率、增强队伍的内部控制能力，以便有充分的时间和精力投入主业，做好应急救援。但是，财务共享服务中心毕竟是一种新兴的财务管理模式，由会计独立核算转型为会计集中核算再转型为财务共享服务中心，在转型中可能会有失败，队伍内部的管理层对于新事物的发展初期可能会产生这样那样的顾虑，具有一定的抵触心理，害怕承担因为变革而产生的不良后果，进而影响到自身组织的稳定性，缺乏对现有财务模式转型的主观能动性。对于基层大队、消防站的主管来说，财务共享服务中心的搭建势必会影响到队伍现有的业务操作流程、财务制度甚至是组织架构等各个方面，这就难免会触及现有的队伍内部的利益格局，会堵住一些基层大队、消防站的“灰色地带”。在技术手段的利用上，财务共享服务中心的搭建会改变传统的管理者手工操作、纸质文件签批等习惯，会给管理者带来工作上的不适应，逼迫管理者挤出业余时间进行“充电”学习。（二）信息化系统建设不成熟目前，队伍内部虽已经建立了网上核算系统，但系统操作运行还存在很强的专业性，队伍内部相关部门经办人绝大多数尚未学习过专业的财会知识，有的消防员甚至只有高中文化程度，办理财务核算事项对凭证附件要素、会计科目、会计项目的使用不够明确，以及存在对财务政策一窍不通的问题，造成网上办事信息填报不准确。为此就需要专业的财务人员进行审核，发现问题后退回，相关部门经办人根据退回意见修改后再次提交上报。这就会在一定程度上降低了财务共享服务中心核算工作的效率，同时各业务部门经办人员填报、提交、修改、再提交的过程需要多次反复进行，进而会造成大量人力和时间成本的浪费。（三）队伍内部业务系统和财务系统不能有效衔接由于目前消防救援队伍尚无涵盖业务运行全过程的信息管理系统，然而财务核算系统又相对独立，队伍内部无法对全业务流程进行实时监督。目前，虽然消防救援队伍很多业务模块由专业信息技术服务第三方做技术支撑，能够独立运行、独立维护，但是存在各个业务系统间、业务系统与财务系统间还不能互联互通互查，信息数据共享机制尚未完全建立，“信息孤岛”现象在队伍内部还比较突出。伴随着“全灾种、大应急”的新使命消防救援队伍的业务量也在不断地增长，业务信息数据量、财务信息数据量也呈阶梯式增长。队伍内部大多数信息数据的传递仍然采取人工传递的模式，这就很容易造成信息数据遗漏、判断失误，无法做到信息数据的及时共享。（四）业财分离影响财务共享服务作用的发挥搭建财务共享服务中心最主要的目的就是为了实现队伍内部的财务转型，构建起队伍内部业财融合的新型财务管理模式。财务共享服务中心的搭建完成以后，可以通过业财融合的路径，充分利用财务共享服务中心大数据库为业务决策提供支撑的作用，为指战员提供更为优质的服务。而长期以来，消防救援队伍的财务人员责任分工不明确，重核算轻业务，重事后轻事前事中，由此造成了账务核算工作占用了原本就不够专业的财务工作人员大多数工作时间，产生了事倍功半的现象，为队伍内部的财务管理工作带来了时间上的局限性。财务共享服务中心成功搭建以后，许多留在消防救援队伍“