酒店管理公司资金管理制度样本

某酒店管理公司资金管理制度为规范酒店的资金运作及管理工作，根据集团相关财务管理制度之规定，结合酒店业实际经营情况，特制定本办法。

第一章

一般规定

第一条

所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销账单据。

1、原始凭证的基本规定

1）原始凭证内容必须具有：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的署名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单位和金额。

2）从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的署名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的署名或盖章。

3）凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。

4）一式几联的原始凭证，应注明各联的用途，并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据自身具有复写纸功能的除外）套写。

5）经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文献作为原始凭证附件。假如批准文献需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样；假如批准文献涉及两项报账内容，可将原件附其中一份报账单据，另一份注明原件在“××报账中”字样。

2、原始凭证粘贴的具体规定：

1）在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下，大票在上的规定，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。

2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。

第二条

假如需报销的原始单据遗失，除飞机票、火车票、船票、长途汽车票，在理由充足的情况下，按票价的50%报销外，其他票据遗失一律不予报销；特殊情况，必须报请酒店财务部负责人批准；已由银行付款，需进行报账核销的原始单据遗失，须凭加盖对方发票章（或财务章）的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销，同时对经办人予以100元的处罚。

第三条

对不真实、不合规定的原始凭证不予报账；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并规定按规定更正、补充；原始凭证有错误的，应规定出具单位或填报人重开或更正（金额只可改小，不可改大），更正处加盖单位印章或签章。

第四条

严格执行报账期限规定，及时进行报账。

1、差旅费借支必须在返回酒店五天内报账，其他钞票借支十天内必须结清。

2、领用的转账支票，经办人员必须在十天内到财务部门办理报账手续；直接由酒店汇往各往来单位的款项，记入经办人员往来账，经办人员必须在付款后（或货到，或工程竣工后）一个月内到财务部门办理报账手续（协议上有规定的除外）。

3、凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的，按起点30元，每超期一天按两元的标准递增予以罚款。

4、费用单据超过二个月的，不予报账。

第五条

严格执行酒店的审批规定，所有开支必须经部门负责人批准，酒店总经理及财务部负责人审批后方可办理。

第六条

各项费用开支，以钞票方式支付的，必须填写酒店（或丝宝集团）费用报销单；

第七条

已取得结算凭据的报账业务，必须填写丝宝集团报销单；未取得结算凭据的付款业务，应由经办人填写请款单，待货到（或工程竣工）后由经办人取得发票，办理入库验收（或工程验收）手续，填写报销单办理报账手续。

第二章

资金支付的审批规定及流程

第八条

报账审批规定

1、各部门员工的平常费用，由部门负责人控制审核，报酒店总经理和酒店管理公司财务经理审批，；部门负责人的平常费用，直接由酒店总经理和酒店管理公司财务经理控制审批。

2、车辆保养、改装或维修，单项费用在3000元以内（含3000元）的，必须以书面形式，报管理公司总经理批准；单项费用在3000元以上的，必须逐级上报，由集团批示。

3、

酒店各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费（含个人手机话费）等所需资金的支出，由酒店办公室管理及审核，报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。

4、酒店平常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用，由工程部负责核算，报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。

5、酒店平常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资，由采购部负责核算，报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。

6、酒店管理公司和酒店所有需支付的资金（除临时处置资金外），均通过酒店管理公司财务经理统筹安排。

第九条

报账审批流程

1、员工因工发生的平常费用必须按规定事先报请部门负责人批准（部门负责人发生的费用，应逐级上报上级领导批准）；部门负责人必须做到严格控制，杜绝先斩后奏的现象发生。

2、凡涉及购买物资的部门，应预先提交申请报告，根据报账审批权限的规定经审批人批准后，由酒店指定的部门负责签定协议（除零星采购以外，所有采购业务均必须签定采购协议）、购置及报账。

3、各级审批人出差期间，对必须开支的款项可授权别人代理行使审批职责。授权书上必须具体注明授权的范围、期限、被授权人等重要内容。授权书一式两份，一份由本部门留存，另一份交财务部门存档。

第三章

资金的预算管理

第十条

每年元月10日前，酒店根据当年的经营计划，提出当年资金总需求预算方案，报集团总部审批。

第十一条

各酒店根据集团总部批准的资金预算方案，制定各月的资金预算计划，每月将酒店节余资金汇总部集团使用。

第十二条

酒店总经理审定各部门申报的资金需求计划，并将总资金预算计划分解到各需求部门。

第十三条

按照拟定的分部门资金需求计划，合理调度和安排资金的运用。

第四章

借支及请款规定

第十四条

钞票借支规定

1、凡酒店员工因工作需要，需申请临时借支的，必须填写借支单，注明借支事由，经部门负责人核算、财务部负责人审批后办理借支手续。

2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天数及日费用标准核定；其他钞票借支一次不得超过2023元。

3、因工作性质特殊，需借支备用金的，由借支人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。

4、钞票借支，严格遵循“前账不清、后账不借”的原则。

5、备用金借支，由财务部门每季度出具各部门备用金借支明细，交各部门负责人重新核定。如有工作或额度调整，应及时告知财务部门。

第十五条

转账支票借支规定

1、除采购员借支外，其他部门超过2023元（含2023元）以上的开支，必须使用转账支票付款。

2、使用转账支票付款，经手人应提供准确、详实的收款单位名称及金额；的确不能事先提供准确收款单位名称或金额的，由财务部门开具限额转账支票。

3、经手人预先领用转账支票的，应按规定填写请款单，具体注明收款单位名称、金额（或限额）、款项用途，协议号（已签定协议），经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。

第十二条

异地付款的请款规定

1、原则上，异地付款一律采用电汇方式；如特殊因素需汇票付款的，必须具体注明因素，经财务部门负责人批准后才干办理。如办理的汇票需寄给往来单位，必须在办理正式交接手续后交酒店指定邮寄员邮寄；如办理的汇票为收款单位自带，则财务部门必须在认真检查、核对取票人身份证，及收款单位提供的加盖单位公章或财务印鉴章，并指明取票人姓名的委托书（原件）后，才干办理汇票领取手续。“委托书”及取票人身份证复印件由财务部门妥善保存。

2、对依据协议或协议支付的款项，请款人必须严格依据协议或协议上填写的收款单位名称、账号及开户行填写请款单；假如收款单位名称、账号或开户行发生变动，请款人必须提供往来单位加盖公章或财务印鉴章的变更证明原件。

第五章

报账程序及报账的具体规定

第十三条

费用报账

1、费用开支后，应凭报销单办理报账手续；有借支的，必须先清理借支。

2、费用报账时，必须由经手人根据酒店有关制度及规定填写报销单，具体注明报账事由，并附正式原始发票，经部门负责人批准后在财务部门办理。

3、根据协议开支的各项费用，报账时，应具体注明协议号。

4、根据报告开支的各项费用，报账时，应附已批示的报告原件。

5、购置办公用品、低耗品、物料、水电卫生设施等物资必须办理入库手续，报账时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证明。

第十四条

固定资产报账

1、固定资产（涉及机器设备）购置报账应附申购单（或批示报告）、购货发票、入库单或验收报告等单据；特殊行业的资产（如电梯、锅炉等），必须同时附专业检测部门出具的检查合格报告。

2、结算在建工程竣工工程款时，房产公司将结算依据移交给集团财务总部，由集团财务总部会同审计师事务所进行审计，并根据审核结论、工程结算发票及竣工验收单全额结算。

第十五条

供应商开户及货款结算

1、供应商开户规定

1）平常计划采购开户规定：平常计划采购内容指酒店经营所须的基础性原材料、资产等。如：食品、酒水、香烟、客房用品、美容美发用品、成批的低耗品及大额的固定资产等。采购部按照竞价筛选原则拟定供应商后，须与供应商签定供货协议（或协议）。协议中必须注明质保金的缴纳和结算方式。协议签定后必须由采购部指定专人及时递交（原件一份）给财务部协议专管员，以便财务部及时录入电脑。供应商持供货协议书到财务部缴纳质保金，成本会计查实该供应商协议确已录入电脑并已缴纳质保金后，方可办理开户手续。

2）对于零星或急件采购的物品（如零星物料用品、少量补充的基础性原材料等），金额较小，可以不签定协议，以经办的采购员户头办理入库手续。

2、供应商货款结算

1）个体户供应商货款支付的规定：凡以个人名义与酒店签订协议的供应商，在协议中必须具体注明该供应商姓名、身份证号码、联系电话和地址（一家供应商只能以一个人名义签订协议，不得多户多人）。财务根据此协议中提供的资料录入电脑，并据此开户名称办理入库手续。在支付货款时，由协议中的供应商持本人身份证领取钞票或支票，出纳员必须与电脑资料逐个核对无误后，方能发放。

2）以单位名义开户的供应商货款支付的规定：凡以单位名义与酒店签订协议的供应商，在协议中必须具体注明该单位全称、开户银行、账号、委托经办人姓名、身份证号码以及货款的支付方式（支票、电汇等），收款单位必须与协议单位一致，否则，必须由协议单位出具委托付款协议书，并由其法人签字、盖章认可。

3）供应商供货、结款应严格按照协议执行，即：在办理入库时，以协议中的单位名称开户；在进行货款支付时，由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票（电汇由出纳员直接按协议办理）。如有变更，须有加盖该供应商单位公章或财务专用章的、负责人署名的书面变更告知，出纳员方可办理结算手续。

3、所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款支付，原则上不得由酒店采购员代为结算，如有此情况，出纳员有权拒绝付款。

4、供应商付款方式的规定：个体户性质的供应商以钞票支票或转账支票方式支付，其他供应商原则上规定以转账支票、电汇或银行汇票方式支付。

5、供应商货款结算流程及时间的规定：供应商货款集中按月支付，下月支付上月货款。

A、每月的18日-20日为上月货款对账日。供应商将上月的货品验收单整理，开据正规有效的发票（不得使用复印件），在采购部粘贴填写《报账单》，注明单据张数、货品名称、金额和供应商单位或姓名，由经办采购员签字后，到财务部往来账会计处对账。财务部往来账会计对货款的结算金额的真实性、发票及报账单填写的规范性、有效性进行认真审核，不合规定者不予以办理。

B、每月的21日-23日为采购部负责办理货款审批手续日。由采购部指定专人将已对账的货款单据统一收取，并报采购经理和各酒店总经理审核签字后，交酒店管理公司财务经理审核。

C、每月的23日-28日为财务付款结算日。酒店管理公司财务经理将审核无误后的货款单据交出纳。出纳按货款支付方式之规定开出支票或汇票，并告知供应商领取货款。

D、上述结算时间的规定一般不得变动，除此时间之外的对账和结算（特殊情况除外）财务一律不予受理。

第六章

钞票的平常管理

第十六条

钞票管理制度

1、实行备用金管理办法。备用金（库存钞票）在核定的限额内使用。酒店备用金的领用涉及：出纳员、收银主管、前台收银员、各营业点收银员、采购员。原则上出纳员库存钞票不得超过一万元；收银主管一万五千元；前台收银员一万元以及各营业点收银员找零用备用金伍百元；采购员备用金一万元。

2、除零星开支部分从库存钞票中支付外，其他一切支出必须从银行提取，不得坐支。因特殊情况需要坐支钞票的，需报财务部负责人批准，核定坐支范围和限额。库存钞票超过限额的部分，必须当天送存银行。

3、酒店与其他单位之间的经济往来，除允许钞票支付的款项外，其余必须通过银行进行转账结算。

4、钞票的使用范围如下：

①

临时员工工资（原则上规定由银行发放）；

②

出差人员必须随身携带的差旅费；

③

酒店解决紧急情况时的支出；

④

转账结算起点以下的零星开支；

⑤

人行规定需要支付钞票的其他支出。

第十七条

钞票收支控制

1、出纳员与会计人员必须分工明确，出纳员不得兼办收入、费用、债权债务账簿的登记、稽核和会计档案保管等工作，会计人员不得兼管出纳工作。

2、出纳人员应纯熟掌握并严格执行有关钞票管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理钞票和银行存款的收付款业务；负责登记钞票和银行存款日记账；清查库存钞票，与账面、银行核对，做到账款、账账相符；负责保管库存钞票、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章（财务专用章暂由天怡酒店财务部负责人保管）。

3、严格钞票收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时，一方面要认真审核所依据的凭证，既要审核手续是否完备，数字是否准确，还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证，规定经办人完善手续后方可报销；对于不应开支的款项，应拒绝报销；对涂改或冒领款的不法行为，应及时向财务部负责人报告。出纳人员办理钞票收付时，收付双方应当面点清，并认真复核，加盖收付戳记及出纳人员签章，以防重收、重付。

4、对库存钞票（含各部门的备用金），财务部负责人、主管会计要实行经常性地检查和突击性抽查，并填制库存钞票（备用金）核查情况表，说明检查结果。对于核查出的长短款，要及时查明因素并提出解决意见。

5、出纳人员工作调离，必须办理严格的交接手续。

第七章

银行存款管理

第十八条

账户管理

1、酒店在银行开立基本账户和一般存款账户。上述账户只供公司业务经营范围内的资金支付，不准出租、出借或转让给其他单位或个人使用。

2、不得涂改和伪造结算凭证。各种结算凭证必须按规定填写齐全，如实填明来源或用途。

3、账户上必须留有足够的资金保证支付，不得签发空头支票。

第十九条

支票结算管理

1、钞票支票由出纳人员签发和保管，签发钞票支票不得超越规定的钞票使用范围和限额，使用黑色墨水填写，笔迹