食品行业采购业务作业流程

采购作业管理措施（试运行）第一章总则第一条依据国家相关法律法规精神，结合企业相关管理制度，为确保所需物资按计划立即采购，切实确保用料部门生产经营活动正常进行，特制订本措施。第二条物资采购作业实施按需求计划采购、按质量要求采购、按要求时间采购标准。第三条物资采购分：现金零星采购、招标定点采购、厂家订货直购等三种方法。实施确保质量、降低成本、降低费用方针。第四条物资采购作业分物资种类、采购区域及付款方法等落实采购责任人完成。第二章采购材料分类第一条企业材料采购分为以下四类：原料类采购、包材类采购、五金类采购、非生产性类物资采购。第二条原料类物资是指如白糖、鸡蛋、大米、糯米等用于企业产品生产基础和基础用料。第三条包材类物资是指用于企业产品包装和宣传类材料。第四条五金类物资是指用于企业修建、维修类物资和生产设备维护、维修类，和生产过程中需采购其它物料。第五条非生产性类物资是指①办公用具、办公设备、办公设施等和其所需要耗材、换件；②行政接待、招商营销、庆典纪念等所需求物资；③砖、沙、水泥等工程零星使用材料除外④其它总经办安排和认可对外付费业务。第三章材料请购第一条采购部内务员当日安排前一天下午五点前各用料部门传至采购部用料请购（其它时间传输次日再安排采购）。传批请购单由采购部负责审批是否签批完成。请购单交接必需有交接统计，若请购单规格型号、质量标准不明确和签批手续未完成，采购部在二十四小时内返回用料部门，不予采购，用料部门按要求重新请购，返回要有交接统计。第二条原料类、包材类物资请购步骤以下：库房管理员提申请→库房主管复核→计调经理审核→生产副总终签→采购部实施。第三条五金类物资请购步骤以下：需求部门管理人员提申请→设备经理复核→库房主管复核→生产副总审核→（单项金额小于等于元）稽核终签→（单项金额大于元）总经理终签→采购部实施。第四条非生产性类物料请购步骤以下：需求部门管理人员提申请→部门经理审核→（单项金额小于等于元）总经办终签→（单项金额大于元）总经理终签→采购部实施。第五条非生产性类物料采购后在五金库入库，各部门请购人员在五金库凭申报出库。保管对给部门出库数量和品种进行监控，只出库申报内容、部门。第六条办公用具请购步骤：需求部门请购→部门责任人审核→每个月25号前报行政部汇总（每个月各部门只能上报一次）→（总金额小于等于1000元）稽核终审→（总金额大于1000元）总经办终签→采购实施。第七条办公用具入库及发放步骤：采购员在五金库入库→保管和行政部人员按部门进行分发和出库。第八条电脑设备和耗材请购步骤：需求部门请购→每个月25号前报行政部信息专员审核和汇总（每个月各部门只能上报一次）→（总金额小于等于500元）稽核终审→（总金额大于500元）总经办终审→信息专员通知定点供给商送货和服务。第九条电脑设备和耗材发放步骤：信息专员对产品进行验收→信息专员协调帮助定点供给商在五金库入库→保管和信息专员按部门进行分发和出库→信息专员协调定点供给商到各部门进行服务第十条无定点供给商办公用具、电脑设备和耗材一样在采购员经办下适合第六条至第九条。第十一条原料类采购周期、包材类采购周期按《原材料采购周期》表和《包材采购周期》表实施。第十二条五金类和非生产性类物资采购周期为3至7天，需订做除外。第十三条采购周期为采购部接到请购单第二天开始计算。第十四条加急件采购，原料每个月不超出2次，包材不超出1次，五金类不超出4次，其它类不超出2次。采购员经办加急件时要电话通知稽核和总经办人员采购价格。加急件采购由请购人员在一天内补办完成，加急件价格依据由经办采购员在一天内写明原因补签完成。第四章采购价格审批步骤第一条采购价格确定方法有：市场询比价、申报定价、招标定价、议标定价和四种方法相互结合价格确定方法。第二条原料类物料白糖、鸡蛋每日询比价；粉类物料（如大米、花生等）和油类物料每批次单项金额上元询比价采购或申报定价采购。以上物料价格权限时间仅限本批次第三条其它原料类物料在单项金额上1000元进行询比价或申报定价采购。第四条包材类材料采购，常见包材类产品签署年度协议进行招标采购，其它包材类物料采购在单项金额上超1000元时进行询比价或申报定价采购。第五条五金类材料采购在单项金额上500元时进行询比价或申报定价采购。第六条常见办公用具、办公设备和其耗材签署年度协议进行招标采购或市场询比价采购，其它非生产性类材料单项金额上500元进行市场询比价。第七条询比价表由经办采购员进行市场询价议价后填写，填写内容包含材料名称、材料规格型号、品牌、材质、质量标准和误差范围等要素、和供给商名称、电话号码和是否包送、报账票据类型等、还要填写清楚材料报价单价对应单位、请购数量、金额等。第八条申报定价中申报内容包含为何无法填写询比价表，和提议采购供给商名称、电话号码和材料名称、材料规格型号、品牌、材质、质量标准和误差范围等要素、和是否包送、报账票据类型等、还要写清楚材料报价单价对应单位、请购数量、金额等。第九条原料、包材类物料询比价和申报定价签批步骤：采购员拟制并署名→采购部经理审核→稽核审核→（单项金额小于等于20万元）总经办终审→（大于20万元）企业总经理终审→经办采购员按签批意见办理。第十条其它物料询比价和申报定价签批步骤：采购员拟制并署名→采购部经理审核→稽核审核→（单项金额小于等于2万元）总经办终审→（大于2万元）企业总经理终审→经办采购员按签批意见办理。第五章价格管控第一条除要求材料询比价时限外（第四章第二条），通常价格依据权限时间为三个月，锁定价格协议通常按批次签署，未锁定价格协议签署时间只能为十二个月。第二条稽核每三个月对未锁定价格协议进行市场价格调查，就涨跌和供给商进行协商。第三条已签署价格或协议情况下出现价格涨跌，涨跌签批步骤以下：由经办采购员或稽核申报→涨跌小于等于5﹪→部门经理审核→稽核审核→总经办终审→涨跌大于5﹪→按市场询比价模式实施。第四条稽核人员每个月在市场对采购员采购材料做5种价格核查并出书面汇报，由总经办签批和跟踪考评。第五条由稽核或权限领导在价格核查或签批价格时，和上报价格出现超出10﹪小于20﹪价格差异则处罚经办采购员200元／次，对其它签批人员处罚50元／次；若价格差异超出20﹪,经办采购员做解聘处理，稽核处罚200元／次，其它签批人员处罚50元／次。第六章招标采购步骤第一条由品质部拟制采购材料技术标书、由采购部拟制材料商务标书。第二条标书签批步骤：采购部经理拟制→品质部审核→技术中心责任人审核→（单项金额小于等于10万元）总经办终审→（单项金额大于10万元）总经理终审。第三条招标现场企业参与人员有：经办采购员、采购部经理、总经办人员、品质部人员等，必需时有总经理参与。第四条招标结束后中标决定书签批步骤：经办采购员填制→采购部门领导审核→（单项金额小于等于20万元）总经办终审→（单项金额大于20万元）总经理终审。第五条标书中必需明确材料质量标准、误差范围、付款方法、交货时间，履约确保金等参数要求。对包含食品安全等材料招标，必需对应标单位资格进行审查，必需时进行实地考察。并要有审查、考察汇报附中标决定书后再行签批。第七章协议签署审批步骤第一条协议由部门经理负责拟制，凭询比价表、价格申报、中标决定书等价格依据审批协议，全部协议均由采购部经理签署。招标采购材料签批协议时应后附招标书。第二条采购协议中内容包含材料名称、规格型号（品牌、材质等）质量标准，验收标准，误差范围、到货时间、含税税率、付款条件和双方权责和对供给商包含四处罚、赔偿条款。第三条协议审批步骤：由经办采购员填写协议会审表→部门经理审核→财务部审核→（单项金额小于等于50万元）总经办终审→（单项金额大于50万元）总经理终审。第八章资金及业务结算步骤第一条采购员借款时，由采购员依据物资采购计划填写借款单→采购经理审核→财务部审核→总经办终签。第二条请款时，经办采购员在请款单后附询比价表，申报等价格依据，部门经理审核→财务部审核→（总金额小于等于10万元）总经办终签→（大于10万元）总经理终签。第三条采购付款申请单签批步骤：采购部门经理填写《采购付款申请单》→财务部会计填写“已对账未付款金额”→采购部门经理填写“申请金额”→财务部经理审核→（金额小于等于20万元）总经办终签→（大于20万元）总经理终签。第四条采购员现金报销步骤：采购员填制《报销单》，后附发票或收据（送货单）和入库单、请购单和采购物资价格依据→稽核审核→采购部门经理审核→财务部门审核→总经办终签报销。第五条转账支付账款供给商记账（对账单）步骤：供给商或经办采购员填写对账单，后附发票或收据和入库单、送货单、订单→稽核审核→采购部门经理审核→财务部门经理审核→总经办终签→财务部办理记账。第六条记账报销发票（收据）出票单位和询比价、合相同单位一致；如是收据记账必需在收据上注明供货单位电话号码，尽可能在收据上有供货单位盖章。第七条现金采购员每个月最终一个工作日盘存，要求借款金额（财务借方余额）=票据金额+身上剩下现金，不得出现长短款现象，盘存表由部门和财务经理签批后采购部存档。总经办每个月抽查一次采购员现金情况，若出现500元以下短款，则处罚采购员200元，部门经理50元，若出现500元以上短款，则当事采购员做调岗处理，部门经理处罚200元。第八条现金经办采购员报销票据不能超出60天；请款票据对账不得超出30天；每个月有抵扣税发票对账不得超出40天。第九条采购部每个月拟制采购资金计划表，由部门经理拟制→财务部审核总金额→总经办终审。第十章廉洁自律规范第一条不为全部供给（厂）商、用户设置“门槛”；第二条不接收供给（厂）商、用户宴请（公务安排除外）；第三条不邀请供给（厂）商、用户和管理对象参与本人和家人生日活动；第四条不索要、不收受供给（厂）商、用户礼品礼金、回扣及多种有价证劵；第五条不要求供给（厂）商、用户安排本人家眷或亲属到其单位工作；第六条严格实施施工、采购招标要求，不指定施工队伍，不指定原辅材料供给（厂）商；第七条不得以任何方法向上级和领导行贿送礼；第八条不贪污、不挪用企业公款；第九条不泄露、不出售企业商业机密，不以职谋利、以权谋私；第十条不得对公正实施公务职员、干部威胁恐吓打击报复。第十一条全体职员要严格遵守，相互监督、对身边违规违纪现象应主动举报。第十二条对违反廉洁自律规范以上人员进行调岗或解聘处理。第十一章其它要求第一条以上全部签批时间均为一天。第二条采购部内务对询比价表、申报、合相同进行存档和编号，对原料、包材请购进行存档。第三条采购员将自己经办价格依据编号处理后，原件存档采购部，原料和包材复印件交稽核、财务、总经办各一份。第十二章考评第一条以上各项要求未有处罚方法，按20元至200元每次进行处罚。采购付款申请表编号：收款单位名称材料类型开户银行名称账号已对账未付款金额￥大写：会计：采购部申请金额￥大写：签批人：财务部经理审核意见签批人：总经办签批意见签批人：总经理签批意见签批人：中标决定书招标单位:招标日期:年月日招标项目标数量、单位招标方法报价竞标标底金额（元）单价报价议标总价参与投标单位(或个人)投标单位(或个人)联络电话投标报价（元）一次二次三次四次五次123456招标领导小组参会人员签证招标结论招标部门意见技术部门意见总经办意见总经理意见询价比价表项目名称：询价时间:请购单号：请购时间：询价项目规格型号单位数量供货或作业单位名称、联络方法、含税价格是否包运备注供给商名称电话号码价格总价包送增值税发票询价比价及经理人员综合意见稽核审核员意见企业总经办意见企业总经理意见终批权限相关申报专题词：[申报时间月日申报单位经办人申报工作事项及内容部门领导审核意见价格审价员审核意见总经办签批意见总经理签批意见合同会审表协议名称协议类型□施工类■材料设备类□营销包装类□室外环境类□加工制作类□运输类□其它协议价款单价需方需求部门总价供方经办人会审意见采购部意见1、协议价款：⑴定价方法：■符合要求；□不符合要求；⑵协议单价：■和定价时相符；□不相符，实际定价单价为：⑶协议总价：■和定价时相符；□不相符，实际定价总价为：⑷付款方法：■符合要求；□不符合要求；⑸质量标准：■符合要求；□不符合要求；⑹技术标准：■符合要求；□不符合要求；⑺验收标准：■符合要求；□不符合要求；2、其它条款：■符合要求；□应做调整；3、提议内容：接件：时分责任人（签字）：年月日返件：时分财务部意见1、协议价款：⑴协议单价：□和定价时相符；□不相符，实际定价单价为：⑵协议总价：□和定价时相符；□不相符，实际定价总价为：2、协议价款支付措施：□同意；□提议调整；