机关事业单位档案信息化管理中的问题与对策研究

一、机关事业单位档案信息化管理中存在的问题1.部分事业单位领导对档案信息化管理的重视力度不够虽然目前我国机关事业单位档案信息化管理工作已经取得了一定的成果,但是仍然存在着一些问题,很多机关单位档案信息化管理的力度不够,其中最为主要的原因就是单位领导不够重视档案的信息化管理,没有充分认识到档案信息化管理对单位发展的有利作用。由于领导对档案信息化建设的认识不足,就导致在单位发展中为档案信息化管理方面投资的金额不多,在信息化设备、经费和政策等方面都缺少投入,因此延缓了档案信息化管理的步伐。2.档案信息化管理的技术落后机关事业单位档案信息化管理的程度高低不单单取决于领导的重视力度,信息技术的高低也是影响档案信息化管理的重要因素。就目前状况来看,我国很多机关事业单位在信息化档案管理中存在着技术落后的现象:第一,电子档案和电子文件存在局限性。首先,部分机关事业单位由于扫描仪等设备存在问题,会导致纸质档案在向电子档案转化的过程中出现差错,再加上很多单位的扫描仪速度较慢,这就降低了纸质档案向电子档案转化的效率。其次,电子文件本身就存在着保管期限和保管条件的缺陷,加之部分机关事业单位的信息化技术落后,就容易造成电子文件毁损、丢失等状况。第二,数据管理和备份方面存在局限性。目前我国很多机关事业单位对数据的备份比较单一,一般是采用VCD光盘备份,一旦光盘出现质量问题,那么就很难找到相关的信息。另一方面,对光盘的管理格式要求不严格,这就导致部分单位的数据信息不完整,不利于档案信息的全面信息化管理。3.档案管理人员的专业能力和素养不够档案管理人员的专业素质高低与档案管理工作的效果有很大关系,档案管理的信息化建设要求档案管理人员具备较高的业务能力,并且有较高的专业素养,能够跟随时代发展的步伐,掌握先进的管理理念和现代化管理技术。但是,从目前来看,我国的机关事业单位普遍存在着档案管理人员业务素质不高,专业化和现代化技能不高的状况,这就在很大程度上影响了事业单位档案信息化管理的效率。另外,部分档案管理人员的安全防范意识不高,对档案信息的安全管理意识淡薄,容易造成信息泄露的现象,为数据安全留下了隐患,不利于档案信息化管理工作的顺利进行。二、加强机关事业单位档案信息化管理的对策加强机关事业单位档案信息化管理不仅要从档案管理人员素质和技能方面努力,还要建立全面的档案信息化管理制度,提升档案信息化管理的效率。具体来说,加强机关事业单位档案信息化管理的对策有以下几点:1.提高档案信息化管理的重视力度,并开发先进的档案管理技术首先,机关事业单位领导要更新自身的现代化管理理念,真正重视单位档案的现代化管理,将档案信息化管理作为主要工作,树立全面的信息化管理理念。其次,要加大档案信息化管理的研究力度,全面推进档案信息化管理。同时要引进先进的档案信息化管理技术,开发相对应的管理软件,对当前的档案信息化管理软件进行升级,依据本单位的实际状况开发对应的信息化管理软件。要保证所开发的档案管理软件具有较强的通用性,能够适应不同层次的人员需求。还要在数据备份和保存方面进行改善,避免单一的数据管理方式,提高数据管理的效率。2.提高档案管理人员的专业能力和素养要想提高档案管理人员的专业能力和素养,不仅需要档案管理人员自身进行业务知识的学习,还需要单位对其进行技术教育和培训。档案管理人员自身要加强专业化知识的学习,同时单位也要定期举办相关的培训,为档案管理人员灌输新知识,提高他们的现代化管理意识。另外,要加强安全教育,做好档案信息的安全保护工作。如今,科技信息发达,来自系统自身故障、病毒以及黑客等方面的安全因素对档案信息安全产生了广泛的影响,因此机关事业单位要加强防范,实时对档案管理系统进行监管,最大限度地降低风险。同时也要为档案管理人员讲解相关的安全防范方式,提高档案管理人员的工作技能,做好数据信息的管理和备份,提升档案信息化管理的效率。3.完善档案信息化管理的制度要从制度上入手,对档案管理工作进行规范和约束,建立全面的档案信息化管理制度,为单位档案信息化管理提供保障。在档案信息搜集方面,要创新信息收集的手段和方式,进行规范化的信息搜集,要将重点搜集和广泛搜集相结合,掌握档案资料的形成规律,同时要进行统一集中性的档案管理,方便档案信息的查找。另外,机关事业单位领导要在分析本单位发展状况和目标的基础上,制定出切实可行的档案信息化管理计划,形成统一性的网络档案管理模式,推动档案管理的全面化。还要结合国家的相关档案管理标准与自身的发展状况制定标准的内部档案管理体系,对档案的内容、目录以及各式、数据库信息资源等进行统一的规范,实现电子信息的数据共享,提高档案资料的利用率。4.加大对档案信息化管理方面的投入加大机关事业单位档案信息化管理的投入是促进单位档案信息化管理的有效途径之一。机关事业单位领导不仅要从资金方面加大档案信息化管理的投入,还要从技术和制度方面加大投入,使档案管理工作处于有保障的状态。首先,机关事业单位的领导要合理分配单位的经费,提高档案信息化管理的费用支出,购置足够的信息化管理设备,并引进相关的软件,保证档案信息化管理的效果。其次,要聘请相关的技术人才,对本单位的档案信息工作进行管理,并邀请技术人员对单位档案管理人员进行技术传授,为提高档案信息化管理做人才铺垫,促使本单位档案信息化管理更好地开展。三、结束语机关事业单位档案信息化管理是一项繁琐而重要的工作,事业单位领导人要制定健全的档案信息化管理制度,创新档案信息化管理理念,同时单位档