《会议管理实务》课件-9.编制会议预算

编制会议预算会议管理实务

会议预算是会议管理与策划的重要内容之一。

编制会议经费预算，就是对会议收入和会议支出做出科学的预测，就是将会议经费在会议各项活动项目间进行合理的分配。PART1编制会议经费预算的原则①节俭办会原则②总量控制原则③确保重点原则④细化到项目原则⑤留有余地原则编制会议经费预算的原则会议成本总量会议预期收益❌预算经费实际开支一些不可预测性的费用开支会议预算经费的编制PART21．会议预算的作用会议预算经费的编制可以对会议的各项收支项目进行量化，使会议经费达到基本的收支平衡，避免财务亏损；清楚地了解会议启动所需要的金额，避免由于启动经费不足而影响会议筹备工作。预算方案主管领导审核财务主管部门批准执行2．会议经费预测的步骤与方法会议预算经费的编制会议规模是编制会议预算的基本依据；一般可以根据前三届会议的人数，进行历史类比。（1）预测会议规模回执收集掌握与会人数2．会议经费预测的步骤与方法会议预算经费的编制固定支出可变支出（2）预测会议支出（不会随实际参会人数而变化，如印刷和邮寄费用，在会议举行之前就会发生）（如会议餐费，是随参会人数而变化的）3．会议预算的编制会议预算经费的编制会议经费预算支出预算收入预算固定支出可变支出会议收入组成包括本单位专款、联合主办者提供、会议注册费（会务费）、外单位赞助、其他。会议支出组成包括交通费、会议场地租金、会场布置费用、会议设备租金、住宿费、餐饮费、资料费用、人工费、娱乐及考察费用、杂费等。3．会议预算的编制会议预算经费的编制（1）交通费用会议期间交通费用包括商务考察交通费用，其他与会人员可能使用的交通工具费用；如果会议地点和住宿、餐饮不在同一地点，也会产生交通费用。接送交通包括会议地点至机场、车站、港口的接送交通费用。3．会议预算的编制会议预算经费的编制（2）会议场地租金场地的租赁已经包含某些常用设施：激光指示笔音响系统桌椅主席台白板或者黑板油性笔粉笔等特殊设施并不包括在内:投影设备临时性的装饰物展架等需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。3．会议预算的编制会议预算经费的编制（3）会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中;如果有特殊要求，则需要额外的费用。（4）会议设备租金租赁一些特殊设备：投影仪笔记本电脑同声传译系统会场展示系统多媒体系统摄录设备等设备押金租赁费用设备的技术支持与维护费用

在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求向会议服务公司咨询3．会议预算的编制会议预算经费的编制（5）住宿费用住宿费是会议主要开支之一；正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关。长途通讯洗衣迷你吧酒水一次性换洗衣物互联网水果提供会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围3．会议预算的编制会议预算经费的编制（6）餐饮费用午餐因会议通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性质，以安排自助餐为主。①正餐午餐晚餐早餐晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节。早餐除非是安排好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员提供，费用包含在住宿费用中，在预定住宿时，要与住宿提供者协商早餐的安排。正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可。

预计就餐人数不要与实际就餐人数相差到15％3．会议预算的编制会议预算经费的编制（6）餐饮费用②茶点茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。西式中式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主。以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要外加预算。安排食品饮料

需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。3．会议预算的编制会议预算经费的编制（7）资料费用包括会议的公关宣传，制作会议各类文件资料和证件的费用，相应的邮寄费用，文具费。（8）人工费包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬；如支付给特邀报告人、临时借用人员的酬金与会人员和工作人员的工资一般不计算在其中。3．会议预算的编制会议预算经费的编制（9）娱乐、考察费用如果会议安排了参观游览、考察、文娱晚会等活动，还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。（10）杂费杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为