如何加强纸媒广告业“应收账款”的管理

一、纸媒广告业“应收账款”现状及产生原因纸媒广告业是传统的传媒广告业，主要载体报纸、杂志以及其他纸上广告的投放，广告收入是大部分纸媒广告企业的只要收入来源。纸媒广告业在传媒市场的活跃的同时，企业广告费的“应收账款”的数字居高不下，成为各家纸媒广告企业的“心病”。主要原因有。（一）传媒行业竞争激烈，企业不得不松动付款政策以挽留客户随着互联网时代的到来，新兴媒体的开发，传媒行业竞争愈加激烈。曾经占据传媒行业龙头地位的纸媒行业生存环境越来越恶劣，受到电视媒体、网络平台等的夹击，市场份额早已不如从前，甚至已经沦为弱势媒体。在有限的广告客户中，纸媒企业不得不放下姿态抢揽广告，在降低价格的同时改变付款政策，甚至同意刊后付款，在企业账目中造成大量“应收账款”。（二）纸媒企业内部管理力度弱纸媒广告的业务量与日俱增，传统的管理手段已经满足不了业务流程复杂度的提高和信息的爆炸式增长，难以真正适应传媒行业发展的需要。纸媒行业对广告从预定到刊登的整个流程缺少实时有效的监控，业务操作与后期财务核算发生脱节，广告收入及“应收账款”的确认难以准确记录，在与客户对账过程中存在提供全面准确催款信息的难度，“应收账款”难以收回。在业务考核指标的驱动下，业务人员只关心如何承揽广告，不考虑客户的经营情况，对后期的催欠工作不重视，甚至把这当作财务的责任，也是导致“应收账款”居高不下的一个重要原因。二、纸媒广告业转制后“应收账款”的确认要实现“应收账款”科学的管理，首先面临的难题是如何确认“应收账款”。常用的方法是分账龄建立应收账款专用台账，全面了解应收账款现状。制作专用的“应收账款”台账，及时统计客户欠款的总额及明细，同时可根据欠款日期长短提取坏账准备。当前，采用“收付实现制”的会计核算制度时，“应收账款”就是简单的开票未回款的数据。在专制后采用“权责发生制”的会计核算制度，“应收账款”的确认就不是简单的开票未回款的数据了，纸媒广告业的“应收账款”如何确认呢？权责发生制原则要求纸媒广告业改变之前的应收账款确认方式，从单一的根据开票未回款数据转变为广告刊登、收款、销账等一系列复杂的流程。首先是转变意识，提高对“应收账款”的重视程度。事业单位转变为企业后，“应收账款”可作为非衍生的金融资产在银行抵押贷款，为企业获得现金流。而在现代企业发展过程中，现金即血液在人体中的作用，负责输送营养至各个地方，是企业生存的基本要求。其次，是分步在广告收款系统中确认广告收入，准确确认“应收账款”。（一）收款开票开具发票这个环节主要有借票及正常的回款开票两种情况。以借票确认“应收账款”则与权责发生制的原则相悖，因此在实际账务处理中，“预收-待实现销售”和“应收账款”这两个科目被用于核算该部分金额。（二）广告核查广告经济业务是否完成主要取决于广告核查，核查专员负责核签订的合同细节是否真实。一般来说，只有核查通过了，收入才会得到确认。但是在当下条件中，广告的收入确认并不依赖于核查环节，两个关系并不大。（三）账务销账在广告回款之后，业务人员根据回款金额对应的已发稿广告进行进项销账，这是收入确认的最后一个环节，因此必须在发票已经开具、核查已经通过、款项已经收回的前提下。在权责发生制的原则下，必须根据发稿实际情况，并加强核查的质量和效率，同时还关系到收款工作人员，要求及时提供准确的上板数据。销账人员按照核查专员提供的版面数据及时销账，如实反映应收账款的动态信息。从广告收入确认的过程来看，收付实现制转为权责发生制后，“应收账款”的确认容易出现以下两种情况：一是广告刊登后款项没有收回来；二是广告尚未刊登，发票已经开具，但款项未收回。具体分析如下。[例1-1]2015年12月12日，某传媒公司A和B公司签订合同，约定在A公司旗下某报纸上刊登B公司的广告，期限为1年，付款方式约定为刊后付款。2016年7月份，B公司在A公司报纸上刊登了一系列的促销广告，价值为30万元。7月31日，A公司开具了发票给B公司，但是B公司尚未支付广告款，当日A公司应该做如下处理。借：应收账款300000贷：主营业务收入300000[例1-2]如果7月份广告没有刊登，但是A公司同样开具了30万的发票给B公司，广告款没有收到，当日A公司应做如下处理。借：应收账款300000贷：待实现销售282000贷：应交税费——销项税18000由上述案例可以看出例1-2这种情况实际上不算是“应收账款”，但是在实际操作中，为了满足客户和税务需要，账务处理中只能对经济业务已完成却未收到钱款记入“应收账款”这个科目。所以我们核算的“应收账款”科目并未如实反映实际欠款状况。那怎样才能如实反映呢？第一，在于开票环节，需要严格审核，重点在于没有回款就要开具发票的借票，不管开具的是专用发票还是普通发票，都要求业务员提供发布广告的合同，只有约定好在本月发布的广告才可以开发票，如果时间跨度比较长，甚至是全年合同，开票时还需提供本月发稿单，避免出现非本月刊登的广告却开具发票并缴纳税款的情况。第二，于所有环节都要定时定量，严格执行考核制度。广告业务员、核查专员、销账专员在内的所有工作人员都应该明确工作任务的目标量和进度，并将实际完成度体现在考核制度中。因为“应收账款”与实际发生不相符很大一部分原因在于工作人员的进工作疏忽，其中就有情况是广告刊登出去后，发票却开具了，且款项已经打回，业务人员却未在当月销账。例如。[例1-3]7月份广告已刊登，A公司也已开具30万元的发票并收到广告费，但由于业务人员工作疏忽，当月没有销账，那A公司将进行如下处理。借：银行存款300000贷：预收账款300000以上处理使“应收账款”和“预收账款”同步虚增。当天发稿出去的广告，核查专员应核实第二日的刊物，根据发稿情况进行广告核查工作；业务人员应积极向对方催促还款，并对成功收回的款项及时销账，当月刊登并在当月回款的款项应该在当月及时销账；平账人员应按照销账单和回款单及时在广告收款系统中处理平账，当月刊登并在当月回款的款项应该在当月及时平账。只要其中一环没有保时保量地完成，“应收账款”是数据的真实性都会受到影响，都须在本月工资中给予扣款处理。第三，核对环节，会计人员应当在每个月底在广告收款系统中统计欠款的金额和具体明细，并与财务核算系统中“应收账款”的科目仔细核对，如果存在差异，要专门登记并给出可行的解决办法。对于当月收回之前月份欠款金额，及时在台账中销账处理，并核对其余财务金额算系统数据异同。一致后列出“账龄分析表”。从账龄分析表中我们可以准确得知“应收账款”的变化趋势。在实际操作中，纸媒广告业一般设定的信用期限为90天，但是逾期未还的账款金额往往比较大，客户经常欠款，此时单一账龄分析表也无法反映具体明细。因此除了账龄分析表，纸媒广告公司还需采取ABC分析法把欠款的客户分不同类别，我们可以看出先按全部客户逾期欠款金额大小进行分类，并计算出其在“应收账款”中所占的比重。三、纸媒广告业专制后“应收账款”的管理在上文中，通过ABC分析法以及账龄分析表等财务管理的方法和工具，我们已经可以将其分类并分别计算比重，财务数据已经基本完整且有效。接下来的问题便是“应收账款”如何管理，如何催收企业欠款，促进企业发展。（一）研究开发真正适合纸媒广告业的财务核算系统在新的财务核算系统中根据客户欠款逾期期限直接采用ABC分类法将客户进行分类，系统自动生成包含欠款时间、金额等要素的欠款客户信息表。直连广告收款系统，将“待实现销售”从“应收账款”中分出来，使两者数据更加准确，更能反映实际情况。（二）制定欠款考核制度，将业务员工资与催欠工作紧密结合对广告业务部门制定考核制度，落实岗位责任到个人。广告业务员不仅负责市场开拓，业务量的拓展，同时还要对签约的客户负责到底，对欠款的督促收款同样有直接的责任。制定客户欠款处罚办法，对于负责的客户欠款预期时间超过90天的，业务员及上级领导、甚至整个部门领导都需要被追责被罚款，真正将收款责任与业务员以及业务部门的工作紧密结合。虽然欠款考核制度十分重要，但是实际执行并不理想，广告欠款还是越积越多，时间久的摧回工作更是成为难题。因此在具体执行中，要注意如下细节。1．事前考察。在签订合约前，业务员接触客户时应主动了解其基本情况。对于一些资金雄厚，有信誉且保持长期合作的大客户，公司可放宽要求，接受刊后付款；而一些广告金额较少、短期或者一次性的客户，应坚持刊前付款的原则。在欠款考核制度中，将该项列入考核指标，如果因业务员的判断失误给公司带来损失，公司也应对其予以扣款。2．事中跟进。广告合同签订以后，业务员应该加强对广告内容的合法性等审核，仔细核对刊登日期、规格、版面以及颜色，在刊登日前一天，主动联系客户再次确认信息无误后上板、刊登。刊登后，业务员应当保留报样，方便将来查阅。在欠款考核制度中，业务员是否准确把握广告信息、是否影响刊登后果等均列入考核指标。3．事后催款。主要针对刊后付款的客户，业务员应当加强与其的联系，用合理、合法的方式向其催促欠款。在催欠过程中要注意保持与客户之间的关系，寻机发展为公司的长期客户。但是如果由于业务员工作的懈怠或者工作失误等，导致欠款长期无法回收，甚至造成死账坏账，造成不良的影响。在欠款考核制度中，明确相应的处罚力度。督促业务员在每个月的月底及时与财务部门联系，核对自身负责客户的欠款金额。（三）根据客户类别的不同，采用不同的收款手段对于A类客户，欠款日期较久