档案管理制度汇编

档案管理制度汇编一、档案管理人员岗位责任制〔一〕主管档案工作领导岗位责任制主要职责领导局〔公司〕档案工作考核人上级主管机关岗位职责权限工作标准1贯彻执行档案法规方针政策执行权依法治档，提高全员档案意识2负责审议批准本单位档案工作重大政策方针审批权符合国家档案规定3研究解决档案工作中重大问题决策权解决人、财、物等问题4监督检查档案工作监督权检查权到达档案工作目标(二)档案部门负责人岗位责任制主要职责具体负责档案部门工作考核人局〔公司〕主管档案工作的领导岗位职责权限工作标准1贯彻执行档案法规方针政策执行权制定贯彻执行措施2统筹安排档案工作规划、方针、目标制定权符合上级有关规定和本单位实际情况3建立健全档案管理制度、并能贯彻执行制定权执行权同上4组织档案工作会议，下达档案工作任务、方案和负责监督、检查完成情况制定权执行权纳入档案工作标准化、标准化、制度化轨道5负责本单位档案业务培训工作组织权到达培训目的6完成上级下达的各项任务执行权到达规定标准〔三〕专职档案人员岗位责任制主要职责协助部门负责人完成档案工作考核人档案部门负责人岗位职责权限工作标准1积极完成档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作执行权到达上级规定标准2开展档案业务指导工作指导权符合档案有关规定3检查监督有关部门完成档案工作情况检查权到达档案部门工作标准4协助档案部门负责人开展档案业务培训工作组织权到达专业培训目的5检查监督本单位贯彻执行档案法规制度情况监督权检查权符合档案法规制度6参与单位各项活动，履行档案部门各项职责参加权落实档案工作列入单位各项管理7完成档案部门负责人交办的各项任务执行权到达规定标准〔四〕各部门兼职档案人员岗位责任制主要职责协助部门做好档案整理、移交工作考核人档案部门负责人岗位职责岗位责任者1定期和保质向档案部门移交归档材料兼职档案员2档案归档工作纳入本部门工作职责、工作程序、岗位责任制部门负责人3制定本部门平时收集、整理、归档手续和制度部门负责人4确定本部门兼职档案员部门负责人5做好档案材料的移交工作，履行档案移交手续，确保档案材料的完整齐全兼职档案员6执行档案前期质量的控制措施，确保档案制成材料符合要求部门全体人员二、档案字迹材料和书写质量的规定三、文书档案管理细那么累整理档案整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。1、整理原那么归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2、质量要求归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修裱，字迹模糊或易退变的文件、热敏纸文件应予复制，并附于原件后一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4规格加以折叠。3、整理单位归档文件的整理，以件为单位进行。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，经过假设干层次办理的来文复文，超过两件的，那么将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式一册〔本〕为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件；重要文件〔如法律法规等〕须保存历次修改稿的，其正本与历次修改稿〔包括定稿〕各为一件；会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件。4、整理方法归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文本在后。需要保存文件处理单的，处理单在前，文件在后。归档文件装订一般采用不锈钢夹将文件夹牢或将文件放入专用的归档袋中。较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法；已成册不易拆封的文件材料，可保持原貌不变。文件装订时应取左、下侧对齐。5排列归档文件应在分类方案的最低一级类目〔保管期限〕内，按事由结合时间、重要程度等进行排列。①不同保管期限的文件，按永久、长期、短期分别排列。②不同机构的文件，按分类方案所表达的机构间的顺序排列。③同一份文件的不同稿本排列次序一般为：正本、发文稿纸〔文件处理单〕、附件〔被转发文〕、定稿、复制件。④分类方案的最低一级类目中的文件，按事由结合时间、重要程度排列。同一事由中的文件，先按文件形成时间的先后顺序排列，同一时间的文件再按重要程度排列；不同事由之间，按事由办结时间的先后顺序排列。⑤会议文件、统计报表、简报等成套性文件一般应集中排列在一起。⑥因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一年度、同一期限的所有文件的最后，并将该情况在备考表中加以说明。6、编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。假设文件处理单随同文件一道归档的可将归档章盖在文件处理单上。归档章设置的工程为：全宗号、年度、机构〔或问题〕、保管期限、室编件号、馆编件号、页数。①全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号〔暂不填写〕。②年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2005”。③保管期限：归档文件保管期限统一用“永久”、“30年期”、“10年”标识。④机构：按机构分类的，用中文填写类目名称。⑤室编件号：在同一年度内，区分不同保管期限，再按文件排列的顺序采用阿拉伯数字分别从“１”开始逐件编号，不同归档年度的文件不能混合编号。⑥馆编件号：暂不填写，档案移交进馆后由档案馆填写。⑦页号：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。两份文件为一件时，只需将两份文件的页数相加作为该件文件的页数；大张的统计表折叠后，仍按未折叠前的图文页面数计算页数；文件处理单与文件一同归档的，应加上处理单的页数。页数采用阿拉伯数字填写。7、编目归档文件必须依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等工程。①件号：填写室编件号。②责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，它可以是一个或几个机关、一个或几个人。责任者应填写全称或标准化简称，不能使用“本局”、“本单位”等含义不明、难以判断的简称。联合发文的文件一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位本身是责任者的必须填写，被省略的责任者用“[等]”表示。联合发文的文件责任者之间统一用“；”号间隔。③文号：填写文件的发文字号。文号由机关代字、年份、序号组成，填写时不能省略其中任何一项。④题名：填写文件的标题。当文件只有一个题名时，应照实抄录。当文件有副题名〔即文件标题中破折号或冒号后面局部，对正题名进行解释说明〕时，如果正题名能够反映文件内容，副题名一般不须抄录。当文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”号。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。正文与附件为一件时，一般用正文题名作为本件题名，但当正文仅仅是一些原那么性的话语，而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录，外加“〔〕”号。统一制发的统计报表，填写时要有针对性地修改，如《北京市行政、企事业单位干部统计表》，填报单位是北京市烟草专卖局，应填写为“[北京市烟草专卖局干部统计表]”。有批文的审批表与批文合为一件时，只填写批文题名；没有批文的审批表一表为一件，填写题名时应注明受审批对象，外加“〔〕”号。简报、信息假设干期为一件时，题名填写为“XX简报或信息〔XXXX年度XX—XX期〕”。⑤日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：2003年2月2日，填写为“20030202”。⑥页数：填写每一件归档文件的总页数。⑦备注：注释文件需要说明的情况。8、归档文件目录应分年度、分保管期限装订成册并编制封面。封面设置全宗名称、年度、保管期限等工程，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或标准化简称。9、归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。10、装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表工程。①档案盒规格档案盒应采用无酸纸制作，其外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。②装盒要求不同年度形成的文件材料不得装入同一档案盒。不同保管期限的文件材料不得装入同一档案盒。归档文件装盒时，应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下，不至使文件弯曲受损。③填写档案盒封面和盒脊内容、备考表档案盒封面只需在双横线上填写全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等工程。其中起止件号填写室编件号，即每一盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。全宗号、馆编起止件号、盒号在档案移交进馆后再按要求填写。备考表放在盒内所有文件之后，表内设置有盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等工程。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。由业务部门整理归档的文件，填写该部门负责整理的人员姓名；在档案室进行集中整理的文件，填写档案人员姓名。检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：填写归档文件整理完毕的日期7、电子公文归档包括电子公文的正文及附件、领导签发后形成的留痕版本、公文处理单。归档公文要客观正确反映文件形成的全部过程，便于保管和利用。〔四〕文书归档范围及保管期限四、会计档案管理细那么会计档案是我局在经济管理活动中形成的，具有保存价值的会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。〔三〕归档范围及保管期限序号归档范围保管期限备注一、会计凭证1原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年其中：涉及外事和对私改造会计凭证永久二、会计账簿类永久2其中：现金和银行存款日记账永久3明细账永久4总账永久包括日记总账5固定资产卡片固定资产报废清理后，保存5年6辅助账簿永久7涉及外事和对私改造会计凭证永久三、会计报表类包括各级部门的汇总财务会计报表8主要财务指标快报5年包括文字分析9月、季度会计报表永久同上10年度会计报表〔决算〕永久同上11企业国有资产产权年度检查表永久12企业国有资产产权年度报表永久四、其它类13会计移交清册永久14会计档案保管清册永久15会计档案销毁清册永久16银行余额调节表5年17银行对账单5年会计档案五、声像档案管理细那么为加强我局〔公司〕声像档案的管理，有效保护和利用声像档案，根据《北京市烟草专卖局声像档案管理方法》的具体规定对我局〔公司〕在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和市局〔公司〕有保存价值的录音带、录像带、影音光盘、照片〔包括底片〕、数码照片等辅以说明的文字历史记录，由档案室实行集中统一管理。〔一〕声像档案归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1上级领导视察本单位工作或从事其他工作形成的声像材料与它反映的文书、科技、专业档案的保管期限相一致2国内外著名专家、学者、知名人士、艺术家在讲学、表演以及其他活动中形成的与本单位有关的声像材料3英雄、模范人物在本单位重要活动中形成的声像材料4本单位领导、专家在国内外重大活动中形成的声像材料5本单位在涉外活动中形成的声像材料6本单位召开的各类重要会议形成的声像材料7本单位在一些重大文艺、体育活动中形成的声像材料8本单位荣获局级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书等的照片9本单位基建工程工程、技术改造和技术引进工程中形成的主要声像材料10反映本单位概貌、主要职能的声像材料11本单位历届领导班子成员的照片12其它具有保存价值的声像材料(二)声像档案收集要求1、对属于收集与归档范围的声像资料，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。2、对反映同一内容的假设干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。3、声像档案的移交应符合有关标准的要求。4、数码照片采集渠道可分为数码照相机照片、扫描照片。〔三〕声像档案归档要求1、声像档案材料应详细记载时间、地点、事由、人物及摄录人等。2、归档的声像材料应是原版、原件、照片和底片图像相对应。3、归档的声像材料应清晰完整，并附说明文字材料。4、声像材料归档时应填写移交清单一式两份，交接双方备留一份以备查阅。〔四〕声像档案整理要求声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。1、照片、底片档案的整理①照片、底片档案应在全宗内按年度—专题进行分类，并要保持前后一致。采用数码相机拍摄的应统一制作成照片进行电子与照片的统一归档。②照片、底片的编号采用合一编号法〔影像相符的照片、底片编号相同〕。照片、底片编号采用流水号的方式，一张照片、底片为一个流水号，照片、底片号一般采用册号—年度—张号的格式。③每一专题照片应有一个总说明，说明的内容应简明概括、准确反映照片的根本内容，人物、时间、地点、事由、作者等要素。④卷内目录的填写。卷内目录的工程主要包括：照片号、照片主题、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号及底片号。⑤案卷目录的编制。案卷目录的工程主要包括：案卷号、案卷题名、起止年月、照片张数、期限、备注。2、录音〔像〕、影音光盘档案的整理①录音带、录像带、影音光盘一般按其反映内容分类。②录音〔像〕、影音光盘编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下：类别代号—年度—顺序号，例：音—2009—001。③录音带、录像带、影音光盘的盒套外要贴上标签，写明内容、讲话人〔演讲人〕、录〔制〕音〔像〕日期、盘数以及编号、参见号、带长、时间等。④录音〔像〕、影音光盘档案的编目。主要包括：编号、参见号、内容、摄录时间、摄录人、摄录效果、节目时间、保管期限等。〔五〕声像档案数码光盘管理要求1、一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。2、推荐采用只读光盘作为电子档案的保存载体。禁用软磁盘作为长期保存的载体。3、光盘应一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用，根据重要性等条件可刻录第三套作为异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。4、光盘做防写处理。防止擦、划、触摸记录涂层。5、光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。6、光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，防止挤压。不得弯折，不得堆叠存放。7、光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。8、光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃六、实物档案管理细那么实物档案是指物质实体为载体纪录本单位历史真实面貌的档案。一般包括奖品实物档案、印信实物档案、名人字画实物档案和有关单位赠送的实物档案等。〔一〕实物档案归档要求1、移交实物档案，应进行登记，办理移交手续，登记内容有：实物颁发单位或个人、接受单位或个人、颁发时间、接受时间、实物记载内容和名称。2、应归档的实物档案保持完好无损，未经有关领导批准，任何单位或个人不得将实物档案私留、转送他人或损坏。3、荣誉实物档案要分别拍成照片，按声像档案要求保存。七、电子文件归档和电子档案管理细那么〔一〕总那么1、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，保证管理工作的连续性。

2、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门进行指导与监督。3、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

〔二〕电子文件的收集与积累1、对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保存文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。2、对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，那么应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。3、对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。4、对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。5、对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原那么上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时那么应连同专用软件一并收集。〔三〕电子文件的整理

1、电子文件的整理，应按类别-年度-保管期限等因素相对集中。

2、归档电子文件应填写登记表。

3、电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4、归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整

性进行审核。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性那么应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。

〔四〕归档要求

1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，那么应解密后再完成上述工作，

2、载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

4、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

5、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保存时间至少1年。

〔五〕检验

1、档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应到达100%。取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应到达100%。

2、检验工程。

①载体有划痕，是否清洁。

②有无病毒。

③核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

④核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。3、将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有不合格的，应退回形成部门，重新制作。

〔六〕移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案移交登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成部门一份自存。〔七〕保管要求1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

2、环境温度选定范围:14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。

3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

4、电子档案在形成部门的保管，也应参照上述条件。

1、每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

2、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保存时间不少于3年。

3、磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保存时间不少于4年。

4、定期检验结果应填人电子档案管理登记表。十四、档案保管制度1、档案保管必须设置适应需要的档案库房、专用橱具，并有防盗、防火、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与平安。2、橱具排列要自左至右，并便于管理和通风，是五节橱的要自上而下地编制橱具顺序号。3、案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行，排列要整齐、美观。4、库房内经常保持清洁，禁止乱放杂物，库房内外要设温湿度计，每天上、下午定时测试、记录。5、每半年对档案保管状况进行一次全面检查，做好检查记录，填写《库房温湿度记录表》，发现问题及时解决。6严格档案的出入手续，做好日常登记，统计工作，按规定搞好年报。7、为确保档案的平安，库房管理人员要提高警惕，并配合有关保卫人员做好夜间值班工作；平时非工作