《备品备件管理制度》

备品备件管理制度第一章总则1.1备品备件管理是运维服务工作的重要组成部分，是开展运维服务工作的物质基础也是保证系统正常运行的重要因素为加强运维服务部门备品备件使用维修等管理工作规范公备品备件的合理使用保证备品备件供应的数及质量，为运维服务工作的需求提供稳定的供应保障，特制定本制度。1.2第二章职责描述2.1采购人员负责备品备件的采购及维修相关协调工作。2.2库房管理人员负责备品备件的收货、验货，出/入库管理及库存量管控。2.3运维服务部门负责制定备品备件需求计划、替代品可行性评估、备品备件的领用、领用后保管及废旧件管理。2.4运维管理部门负责编制标准的文件范本，核对及统计备品备件使用情况及相关记录文件。第三章配置计划管理3.1运维服务部门管理人员应根据服务合同、协议约定及客户需求编制备品备件配置计划。3.2备品备件配置计划应根据现有的库存和修旧利废量并结合设备的使用率影响因素，合理确定备品备件的数量，在确保维护需要的同时，尽量减少库存，节约成本。3.3响应级别的分类应考虑备件的用途、安装调试周期、重要程度及影响范围进行划分。第四章领用管理4.1由运维服务部门主管人员提出领用（采购）申请，审批通过后领用。申请内容应包括：项目信息、备件信息和用途等必要的识别信息，备注取货方式、取货信息及采购方式。4.2取货方式包括公司提货、直发现场、自行提货。公司提货指领用人到公司库房提货直发现场指申请备件直接送到指定地点领用申请人应明确直发现场时间、地点、接收人等信息。自行提货指领用人到备件供应商指定地点提货，领用人应做好及反馈领用登记和验货等相关工作。4.3采购方式包括公司采购、自行采购。公司采购由采购负责人采购，库房货验货等工作采购备件应开具正规发票后申请报销或冲账报销凭证应备申请单号或提供审批通过记录。4.4申请备件为较大货品、易损货品、需要厂家上门安装、加急采购的，经应有序的组织接货、验货等相关工作。4.5加急申请的备件需要自行采购的，应在领用（采购）申请审批通过后自行采购。取得备件发票后，应办理出入库手续后进行报销或冲账。4.6直发现场、自行采购和自提货物等需要现场验货的，收货人应按照申请内容核对验收货物验货合格后应及时在申请单备注或向库房管理人员反收货情况货物存在问题或不符合项时应及时与采购负责人沟通并记录开箱验证过程。4.7需要自行安装的易碎货物应在收货现场进行开箱检查，如外包装存在损单位技术人员在场。4.8出库类别需要调整的，应办理出库类别调整手续，经审批通过后报库房管理部门更改出库类别抄送运维管理部门存档出库类别调整后应及时更新品备件使用台账。第五章使用管理5.1运维服务部门现场存放备品备件的应设置专人管理，建立备品备件使用台账，按照规定提交相关记录文件。5.2使用台账等记录文件内容应描述完整、真实、准确，不得弄虚作假。5.3备品备件使用应填写维修记录，由客户负责人、运维负责人签字确认。5.4运维服务部门每月上报备件使用计划至运维管理部门，备件使用计划应严格按照合同执行。5.5运维服务部门自行管理废旧件的，应建立废旧件台账，定期向客户主要管理人员及公司运维管理部门上报。第六章维修管理6.1设备经技术人员鉴定后确定需要返厂或售后维修的，运维服务部门主管人员应在报修申请审批通过后送修报修申请中应明确设备的质保情况和维修用的归属项目情况。6.2报修人负责设备送修、取货及维修过程跟踪。6.3设备送修前应核对设备的质保情况，质保期内应与其售后维修部门沟通维修事宜。6.4无法返厂或售后维修的设备，应选择公司指定的单位进行维修，无指定维修单位的报修人应配合确定维修单位在报修申请中备注维修单位名称系人及联系电话。第七章异常损耗管理7.1设备运行过程中因运维服务部门管理不善，导致设备部件异常损坏的，在设备修复之后责任部门负责人出具分析、改善预防报告。7.2对违规操作损坏设备的，责任部门负责人出具分析、改善预防报告，根据操作、损失情况由责任人承担直接损失的50%-100%。7.3由于管理不善导致备件丢失、损毁的，责任部门相关管理人员承担直接损失，直接上级负领导责任。第八章资料管理8.1资料管理范围包括备品备件使用台账、维修记录、返修记录、废旧件台账及分析、改善预防报告等本制度涉及的其他文件。8.2运维服务部门应按照规定时效、方式提交文件资料，不得存在漏项