2024年合同及印章管理制度（二篇）

第7页共7页2024年合同及印章管理制度一、总则：1、建立和完善合同管理制度，是公司规范公司经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，公司各级管理人员必须严格遵守本规定。2、为保证公司经营活动的有序和有效，所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理，办理《合同审批表》。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。3、公司各级管理部门，在对外签订经济合同时，应遵循以下原则：(1)遵守国家法律法规和行政法规;(2)贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则;(3)不能超出公司的经营范围;(4)必须保障公司的合法权益;(5)不违背公司的各项规章制度和公司利益;(6)禁止重要合同未正式签署即先行执行;(7)材料、设备采购合同的签订，尽可能采用招标方式，充分对比性价比后确定合作方签订合同。4、公司综合办负责对公司合同实现统一管理，指派专人负责合同签订和执行过程的审核工作，以及合同履行的监督检查、归档，纠纷的处理等。5、公司法人是我公司签订各类合同的法定代表人，其他人员对外签订合同时必须经公司法人的授权委托方可签订合同。6、合同专管人员配合各级部门必须对已签订合同的执行进行连续的监控。合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等，均应按公司合同管理规定要求进行操作。7、公司的合同分为三大类，即：经济合同(销售合同、采购合同)、技术合同、劳动合同。8、综合办是劳动合同的专管部门，技术中心是技术合同的归口管理部门。经济合同按业务归口由业务部门进行管理。二、合同办理：1、合同起草：(1)凡发生金额在____万元以上的业务事项应事先签订合同，由业务经办部门负责提供书面合同文本。(2)合同文本的格式应一律参照使用公司相关标准格式合同范本。合同内容无范本的，由各部门自行编制，但应确保合同内容的完整、严密和有利，并将自行编制的合同文本报综合办备案。(3)合同的主要条款和内容必须符合法律法规，当事人各方的权利和义务必须明确，文字表述清楚准确。2、合同谈判：(1)合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作方的合同谈判，应由原招标经办部门负责。(2)所有经济合同的谈判，原则上至少有二名经办人员参与谈判。(3)谈判前参与谈判人员必须做好准备工作，对合同涉及内容要作出充分了解，关键条款必须做到详细调研分析(规格、价格、质量等)，充分掌握证据，做到心中完全有数，寸土必争。(4)参与人员事前相互做好沟通，统一思想，所有意见分歧必须在谈判前得到解决。(5)谈判前参与人员不能饮酒，保持头脑清醒思维敏捷。(6)谈判人员至少有一人应具备一定的谈判技巧和相关业务知识，原则性强。(7)参与人员至少有一人要做好谈判现场的笔录(或采用录音)，不能放过任何关键细节，以便不明确、不清晰的问题事后得到分析和总结。(8)不论对方表现如何，我方工作人员必须做到严格遵守时间、地点等约定。三、合同审批及签订：1、合同经办人员必须按《合同审批表》与权限规定执行，将草拟合同呈送相关授权人员审核签署有关方面的意见。2、每一项合同的签订，必须按公司《合同审批表》，完成相应的“签字组合”。3、合同评审人员负有合同审查责任，必须就其部门职能范围对合同内容进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。4、经济类合同，特别是有不能确定合法性或对合同条款存在疑问时，须邀请法律顾问予以审核。5、可对外签订经济合同资格的人员：公司法定代表人;公司法定代表人授权代理人(授权委托书),在其授权范围内行使对外签约权。6、合同的审批权限：(1)经济合同合同金额在____万元以上由总经理审批。(2)技术合同、劳动合同由总经理审批。(3)____万元以下的经济合同及其他合同由业务归口部门申报，由分管副总或经理审批。(4)产品销售合同金额在____万元以下由营销经理审批。四、合同的履行：1、签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人。合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，必要时应邀请律师参与，并向公司领导汇报。2、综合办负责指派专人对合同进行管理，建立各类合同台账，跟踪监督各类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交每项合同执行的相关资料。3、各部门建立相关合同分管台帐，尽力保障合同的履行。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司第一文库网造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应立即在合同有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司总经理批示。合同的变更或解除手续应根据有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。4、合同执行过程中，以及完毕后，合同管理责任部门应定期进行合同执行情况评估，呈报分管副总或总经理知道，并报公司综合办备案。五、合同档案管理：1、合同签订后，财务部留存一份原件、综合办合同管理人员留存一份原件，经办部门留存一份原件或复印件，其他部门需要留存合同的，由综合办提供复印件(经批准)。对于材料设备合同，合同经办部门附分期付款计划，财务部负责监控阶段付款计划的执行，严格掌控付款计划的执行。2、合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《合同执行情况评估表》等，由综合办负责搜集、整理、归档。3、当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的合同仍作为有效的合同进行档案管理。4、我公司提供的合同存档文本一律标准格式，以其他公司合同文本签订的合同我公司依据分类及顺序重新编号管理。5、综合办合同专管人员负责建立详细的合同分类台帐和有序的合同编号，便于追踪和检索。六、签订合同的程序：1、由合同归口业务部门分管副总审批的《经济合同签订申请单》(产品销售合同除外)。2、业务归口部门组织召开评审会议，对合同进行评审，必要时邀请法律顾问。3、签订合同，履行合同审批程序。4、公司综合办合同管理人员审查所签合同及签字程序。5、财务部对付款等事宜进行确认。6、财务部合同印章掌管人确认以上流程无误后盖章生效。七、审查内容：1、是否有《经济合同签订申请单》，填写内容是否按规定完全、正确。2、审查合同对方的资质是否达到要求，硬件是否齐全。3、审查合同的评审记录(数量、规格、质量、价格、付款方式、交货方式、违约责任等)。4、审查合同条款是否完整合理，是否符合《合同法》有关规定。5、审查签字审批程序是否符合合同管理规定。七、责任追究：1、除销售合同外，金额在____万元以上的经济往来必须签订书面合同，否则财务不予付款，责任由当事人自负。2、在各类合同的签订、审核、备案、存档、履行的过程中，由于工作失职、玩忽职守、弄虚作假、营私舞弊、期满诈骗的，责任者要交纳____元至____元的激励基金，情节严重及造成经济损失的，根据实际情况由责任者要交纳____元至____元的激励基金，并可进行辞退处理及追究法律责任。2024年合同及印章管理制度（二）第一章总则第一条为规范和加强合同及印章管理工作，提高合同及印章使用效益，维护合同及印章安全，制定本制度。第二条本制度适用于我公司合同及印章的管理工作。第三条合同及印章管理应遵循合法、公正、公平、真实、有效的原则。第四条合同及印章管理应加强组织领导，建立健全管理体制，明确职责，落实制度，建立监督检查机制。第五条合同及印章管理应加强信息化建设，提高管理效率和安全性。第二章合同管理第六条合同管理应按照国家法律法规和公司规定的权限、程序、条款进行。第七条合同的类别包括业务合同、采购合同、销售合同、劳动合同、租赁合同等。第八条合同的签订应遵循以下原则：（一）依法签订，并遵守法律法规和相关制度；（二）明确约定合同的目的、内容、期限、价格、履行方式等重要条款；（三）保证签订合同的双方具备签订和履行合同的权利和能力；（四）合同中的条款应明确、具体、清晰，不得存在模棱两可或矛盾的情况。第九条合同的签订程序如下：（一）双方当事人应进行合同谈判，明确双方权益和义务；（二）合同草案由甲方起草，交予乙方阅读，如有异议，应根据实际情况进行修改和协商；（三）双方达成一致意见后，由甲方提供正式的合同文本，双方进行签字盖章；（四）合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等效力；（五）重要合同在签订后应及时向公司合同管理系统备案。第十条合同管理的主要职责是：（一）负责合同的起草、审核、签订、变更和解除等工作；（二）协助业务部门解决合同履行中的纠纷和争议；（三）定期汇总合同统计数据，做好合同档案的管理和保管工作；（四）组织合同的备案、存档和归档工作。第十一条合同的履行应按照合同约定的内容和方式进行。第十二条合同的变更和解除应遵循以下原则：（一）经合同双方协商一致，签订补充协议进行变更；（二）一方当事人要求解除合同，应提前通知并进行协商，如协商一致可解除合同。第十三条合同管理应加强信息化建设，建立合同管理系统，实现合同的电子化存档和管理。第三章印章管理第十四条印章是公司的重要财务专用工具，必须严格管理，确保安全可靠。第十五条公司印章应经法定代表人或其授权委托书授权的人员才能使用。第十六条印章种类包括公章、法人章、财务章、合同专用章等，各种印章的使用权限应有明确规定。第十七条印章的保管责任由公司负责人或指定的专人负责，保证印章的安全，并做好印章的登记和使用记录。第十八条印章使用过程中应遵守以下规定：（一）在合法、合规、真实的情况下使用印章；（二）印章使用必须由授权人签名、盖章，并在使用记录中注明用途、日期和责任人；（三）严禁私自使用印章或将印章交给他人使用；（四）丢失或损坏印章应及时报告并重新办理印章；（五）印章使用完毕后应及时归还到专人保管。第十九条对于印章的遗失、被盗或被他人非法使用，应立即报案，并通知公司负责人。第二十条印章管理应加强信息化建设，建立印章管理系统，实现印章的电子化管理和记录。第四章监督检查和违规处理第二十一