合同归档要求

合同归档要求合同编号：__________甲方：（全称：_______________________________地址：_______________________________联系人：_______________________________联系电话：_______________________________）乙方：（全称：_______________________________地址：_______________________________联系人：_______________________________联系电话：_______________________________）鉴于甲方与乙方就_______________________________事项达成一致，为明确双方的权利义务，经甲乙双方友好协商，特订立本合同，以便共同遵守。第一条归档内容1.1本合同及其附件；1.2本合同的谈判纪要、往来函件及附件；1.3本合同的履行过程中产生的所有书面文件；1.4本合同的解除、终止协议及履行过程中产生的其他相关文件。第二条归档时间2.1甲方应在合同签订后七个工作日内，将本合同及其附件、谈判纪要、往来函件及附件等一并提供给乙方；2.2乙方应在收到上述文件后七个工作日内，对提供的文件进行归档；2.3双方应在合同履行过程中，及时将履行过程中产生的书面文件提供给对方，并由对方进行归档；2.4合同解除、终止协议签订后，甲方应在七个工作日内将解除、终止协议及履行过程中产生的其他相关文件提供给乙方，并由乙方进行归档。第三条归档方式3.1甲方应将归档文件扫描成电子文档，并以PDF格式存储在可移动存储设备（如U盘、移动硬盘等）中，同时提供纸质文件；3.2乙方应将归档文件存储在指定的电子文档管理系统中，同时保留纸质文件；3.3归档文件应按照文件类型、时间顺序进行分类、编号，并编制目录，以便查找；3.4归档文件应由双方指定专人负责管理，确保文件的安全、完整、准确。第四条保密条款4.1双方应对在合同履行过程中获取的对方商业秘密、技术秘密等敏感信息予以保密；4.2未经对方同意，不得向第三方披露归档文件的内容；4.3双方在履行本合同时应采取合理措施，防止泄露对方保密信息；4.4本保密条款在合同终止或解除后继续有效。第五条违约责任5.1双方应按照本合同约定履行归档义务，如一方未履行或未适当履行，应承担违约责任；5.2违约方应支付给对方违约金，违约金为本合同标的的1%；5.3本合同约定的违约金不足以弥补对方损失的，违约方还应承担相应的赔偿责任。第六条争议解决6.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；6.2如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第七条其他条款7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年；7.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力；7.3本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力；7.4本合同附件为：_______________________________。甲方（盖章）：______________________乙方（盖章）：______________________签订日期：______________________一、附件列表：1.本合同及其附件2.谈判纪要3.往来函件及其附件4.履行过程中产生的所有书面文件5.解除、终止协议6.履行过程中产生的其他相关文件二、违约行为及认定：1.未按照约定时间归档：指合同规定的归档时间到期后，一方未将归档文件提供给对方。2.未按照约定方式归档：指未按照合同约定的归档方式进行归档，如未将文件扫描成电子文档或未存储在指定的电子文档管理系统中。3.泄露对方保密信息：指未经对方同意，向第三方披露归档文件的内容，导致对方利益受损。三、法律名词及解释：1.归档：指将合同及其相关文件进行整理、分类、编号并存储在指定的管理系统中。2.违约金：指一方未履行或未适当履行合同义务时，应支付给对方的赔偿金。3.商业秘密：指不为公众所知悉，具有商业价值，能为权利人带来经济利益的信息。4.技术秘密：指不为公众所知悉，具有实用性，能为权利人带来经济利益的技术信息。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.归档文件丢失或损坏：建立备份制度，定期对归档文件进行备份，确保文件安全。2.归档时间延误：提前预警，加强沟通，确保归档时间得到遵守。3.保密信息泄露：加强保密意识，签订保密协议，对泄露秘密的行为进行追究。4.归档方式不规范：明确归档要