现代公司文书管理章程样本

五、企业文书管理制度（一）总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进和提升组织管理工作效率特制订本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、汇报会议决议、要求、协议书、专利许可证书、电报、多种账簿图表、参考书等一切业务用书和公文。第三条全部文书归企业全部并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必需严格保守文书机密。第五条文书按下列关键点处理或办理：1．凡关键事宜指示、请示、汇报、汇报、传达、回复等等，一律以“文书”形式进行。全部文书处理全部必需以“正确”和“快速”为标准，必需明确责任。2．即使在紧急情况下以口头或电话形式处理事项，事后也必需以文书形式统计下来。第六条文书管理标准要求以下：1．文书收发、领取和寄送，标准上由总企业总务部负责。2．分企业或分支机构文书管理，另有文书管理细则做出要求。（二）文书收发第七条抵达文书全部由文书主管部门接收，并按下列关键点处理：1．通常文书给予启封，分送各部门。2．私人文书无须开启，直接送收信人。3．分送各部门文书若有差错，必需立即退回总务部。（三）文书处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1．绝密。指极为关键而且不得向无关人员泄漏内容文书。2．秘密。指次关键而且所包含内容不能向企业内外无关人员透露文书。表23-7表格登记单3．机密。指不宜向企业以外人员透露内容文书。4．一般。指非机密文书。假如附有其它调查问卷之类关键东西，则另当别论。5．传阅。指在本企业内部传阅或传达文书。第九条一般文书处理标准以下：1．由部门经理以上等级主管，负责对文书进行审阅、回复、批办和其它必需处理，或由其指定下属对文书进行具体处理。2．假如碰到关键或异常事项，必需立即和上一级主管取得联络，按上级指示办理。3．多种相关联事项，必需和各部门商议后方能给予处理。第十条机密文书处理标准以下：1．机密文书标准上由责任者或当事者自行处理。2．指名或亲启文书，标准上应在封面上注明文书所包含事项关键点和发文者姓名，并由发文者封缄。3．抵达指名或亲启文书，标准上由信封上所指名人开启，其它人不得私自启封。假如某主管在职务上有权替换来件所指名者，不受本条要求约束。第十一条文书阅览标准以下1．某文书被阅览后，阅览者必需签字，表示已经阅览完成。如有必需，可在文书空白处填写阅览后意见，并转给或交还文书主管。2．有必需在各部门传阅文书，必需附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“要求栏目填写，并最终交还文书主管。第十二条和各部门相关文书，在处理意见上假如存在分歧，则由文书主管部门出面进行协商，假如不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。（四）请示审批第十三条请示审批是企业经营一项关键程序，凡企业经营关键事项，全部必需经请示，取得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复以后，方能实施。第十四条须请示审批事项以下：1．职务及关键人事安排；2．多种制度性要求变更；3．关键契约缔结、解除和变更；4．诉讼行为；5．和政府机构相关多种关键请示回执、申请等等；6．土地、建筑物和事务所权利购置和转让；7．大额馈赠、谢礼、和宣传广告费用开支；8．分支机构增减和升降；9．预算和决算事宜；10．借款和贷款，和借贷银行开设和变更；11．关键或高额物品采购，不急用或不需要物品转让或廉价出售；12．定时或不定时刊物发刊、修改和废除，和费用开支修订。13．相关企业经营关键计划和企划；14．其它上述未包含关键事项。第十五条请示审批者为分企业经理，和以此为标正确定主管。第十六条对请示审批提案文书必需进行仔细斟酌，方便能顺利实施。第十七条请示审批事项，必需以提案文书方法，经主管呈交总部。假如事情紧急，许可直接以非文书形式请示，但事后必需立即撰写请示提案文书上报。第十八条请示提案文书内容包含标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送相关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。第十九条请示提案文书必需编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并署名盖章。第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书（副本）替换批复返回，并请示部门给予实施。第二十一条请示提案原本由总务部保管。（五）文书制作第二十二条文书制度要领以下：1．文书必需简明扼要，一事一议，语言措辞努力争取正确规范。2．起草文书理由包含起因，和中间交涉过程，加以证实必需做出交代，必需时附上相关资料和文件。3．必需明确起草文书责任者，并署上请示审批提案者姓名。4．对请示提案文书进行修改时，修改者必需认真审阅原件，修改后必需署名。第二十三条文书起草必需取得主管同意，而且在主管有了明确决定以后进行。文书起草只是一个“文书化”过程和结果。文书草案必需给予保留。第二十四条关键文书，必需经过公证，而且在正式文书形成前，掌握并附上含有价值证据或证实文件。第二十五条文书署名按下列要求进行：1．企业内文书，假如是通常往来文书，只需主管署名；假如是单纯上报文书，或不包含各部门且内容不关键文书，只需部门署名；假如是关键文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或署相关部门主管姓名和职务2．对外文书，如协议书、责任状、政府许可申请书、回执公告等关键文书，一律署总裁职务和姓名。假如是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列要求以外文书，也可署分企业或分支机构主管职务和姓名。第二十六条文书盖章按下列关键点进行：1．在正本上必需加盖文书署名者印章，副本能够加盖署名者或所在部门印章。2．假如文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体实施者印章替换。但在这种情况下，文书存档前必需加盖署名者印章。3．以部门或企业名义起草文书，在旁侧加盖相关责任者印章。第二十七条总裁和企业印章按下列标准使用：1．在有必需加盖总裁企业印章时，必需填写委托申请书，经所属部门主管认可而且加盖印章以后，向总务部门提出。2．总务部主管经审核，署名盖章，同意申请。如有必需则需请示总裁。3．在需要总裁签字情况下，手续同前。4．经总务部同意后，去印章保管员处加盖企业印章。5．部分带有企业字样或总裁职务字样印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。（六）文书发送第二十八条部分需要邮寄或专员递交文书，按下列关键点进行发送，必需时还须给文秘室以回复或回执。调查汇报不受本条要求限制。1．文书封面必需明确写清发送或接收单位、单位地址和收件人姓名，而且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。2．企业内部文书标准上不作封缄。第二十九条各部门邮寄文书，必需于发送前在“发信登记本”和邮资明细账”上做好登记并填写。表23-8表格请印申请单请印单位表格名称用途式联，第1联：第2联第3联请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式印刷品依附样印刷现有存量请印数量每个月耗量使用年度需校对否需否（七）文书整理和保留第三十条文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是还未完结文书，另一类是能够归档文书。第三十一条全部完结文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在“文书保留簿”上做好登记，归档保留。第三十二条制度要求、不动产权利书、协议书、往来公文和特许专利等尤其关键文书，由总务部填写“关键文书目录”后，给予保留。第三十三条分企业或分支机构文书分为两类，一类是尤其关键文书，直接归主管保留，另一类是通常文书，留存各部门保管。第三十四条文书保留年限以下：1．永久保留文书，包含章程、股东大会及董事会议事统计、关键制度性要求；关键契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；关键诉讼关系文书；关键政府许可证书；相关企业历史文书；决算书和其它关键文书。2．保留十年文书，包含请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资和津贴相关文书，财务会计账簿、传票和会计分析报表，和永久保留以外关键文书。3．保留五年文书，指不需要保留十年次关键文书。4．保留十二个月文书，指无关紧要或临时性文书。假如是调查汇报原件，则由所在部门主管负责确定保留年限。第三十五条全部关键机密文书，一律存放在保险柜或带锁文件柜中。第三十六条保留期满和没必需继续保留，经主管决定，填写废除理