制药企业的文件管理（制药企业GMP课件）

文件管理概述GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录。文件的要素准确

可信

完全

文件的要素--准确

如：将A先过筛，再将B加入到A中，在100rpm速度下搅拌，混合至均匀。筛目编号加入方式文件的要素--准确Whatiserrorfreeor99.%没有差错或99.%意味着什么？每月有一个小时喝的是不干净的水每天在O’HareAirport有两次不安全的着陆每小时有16,000个邮件丢失每年有20,000个错误的药品处方每周有500例错误的外科手术每天医生要接生50新生命每小时有22,000张支票错误地从帐单中扣除每周有10分钟电话或电视服务中断每年你的心脏有32,000次停止跳动文件的要素--可信填写原始数据的人必须是进行观察的人Donotdestroytheoriginaldocument！不要撕毁任何原始记录！

修改之处划一条线，签名及日期，划线之处能够辨认文字文件的要素--完全签一个文件意味着工作已经完成 不能用“同上” 不能用“→”完全：阐述清晰、信息完整、数据可信文件管理的目的文件管理的目的是界定管理系统、减少语言传递可能发生的错误、保证所有执行人员均能获得有关活动的详细指令并遵照执行、而且能够对有缺陷或疑由缺陷产品的历史进行追踪。文件管理的目的有章可循照章办事有案可查利于追踪GAISHU第一节CONTENT文件的类型与生命周期一、文件的类型一、文件的类型文件类型描述政策公司政策综述;政策定义了框架、基本原则和目标。不涉及具体的系统、工艺和要求。SMP指导文件系统、通用性工艺、总体要：指导文件定义了通用性工艺和总体要求、职责。SOP规程详细的操作要求和规程：基于相应的指导文件，详细的操作要求和规程包括：通用性工艺的详细说明，工厂或/和某职能的（内部）标准操作。记录所有与GMP(2010版）相关活动的记录文件，提供这些活动的历史和相关情况。二、各类文件的关系

在实施GMP(2010版）过程中将以上四类文件有交叉的和合并，将指导文件和规程可以合并为一类。即主要有阐明要求的文件，即标准，以及阐明结果或证据的文件，即记录、凭证和各种报告等。

标准文件：技术标准、管理标准、工作标准记录文件：各种记录、凭证、报告三、文件管理的生命周期文件的起草/修订→审核→批准→发放→失效→存档文件管理生命周期示意图文件的制定与管理一、文件的制定

文件的标题应明确；文字应确切、易懂、简练；条理清楚，易理解，可操作性强；如需记录或填写数据，应留有足够空间；应倡实事求是，不能生搬硬套。应统一格式、统一编码，文件应与编码一一对应。标准类型代码一般分三类，分别为管理规程：SMP；标准操作程序：SOP；技术标准：STP。分类类别代码：企业可以根据实际需要进行统一制定，不同的药品生产企业，其代码可能选用英文缩写，也可能选用汉语拼音二、文件的标识二、文件的标识标准文件分类类别及代码类别代码类别代码1.机构与人员JG7．文件WJ2．厂房与设施CF8．生产管理SC3．设备SB9．质量管理ZL4．物料WL10．产品销售与收回XS5．卫生WS11．投诉与不良反应报告TS三、文件的管理

包括各类文件的标示、起草、修订、审查、批准、印刷、分发、执行、保管、检查、撤销和归档等程序及规定。1．文件的使用①制定“文件编制记录”

②对所有文件进行归类登记。③制定“现行文件清单”

④文件的复制由文件管理部门统一制作，经审核后加盖红色印章，登记发放。三、文件的管理2．文件的修订变更药品生产企业应对文件定期审阅，及时修订，并按文件的修改、撤销程序办理。3．文件的归档保管文件的归档包括现行文件和各种结果记录的归档。4．文件管理的持续改进文件管理改进的方向一是简化，即简化工作流程，减少中间环节；二是实现文件管理无纸化。文件管理的程序化、规范化，缩短文件形成周期，提高效率。主要生产质量文件一、质量标准

质量标准是质量评价的基础，是保证产品质量、安全性、有效性和一致性的重要因素；物料、中间产品和成品应有经过批准的现行质量标准。（一）物料的质量标准物料的质量标准一般应当包括：1.物料的基本信息：2.取样、检验方法或相关操作规程编号；3.定性和定量的限度要求；4.贮存条件和注意事项；5.有效期或复验期。一、质量标准（二）成品的质量标准成品的质量标准应当包括：1．产品名称以及产品代码。2．对应的产品处方编号（如有）。3．产品规格和包装形式。4．取样、检验方法或相关操作规程编号。5．定性和定量的限度要求。6．贮存条件和注意事项。7．有效期。二、工艺规程

是企业组织和指导生产的主要依据和技术管理工作的基础；工艺规程的制定应当以注册批准的工艺为依据；制剂的工艺规程的内容至少应当包括：生产处方、生产操作要求、包装操作要求。制剂的工艺规程的内容少应当包括：（一）生产处方1．产品名称和产品代码。2．产品剂型、规格和批量。3．所用原辅料清单，阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。

二、工艺规程（二）生产操作要求1．对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）。2．关键设备的准备所采用的方法或相应操作规定编号。3．详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）。4．所有中间控制方法及标准。5．预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度。6．待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件。7．需要说明的注意事项。

二、工艺规程（三）包装操作要求1．以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式。2．所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码。3．印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置。4．需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等。5．包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对。6．中间控制的详细操作，包括取样方法及标准。7．待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。三、批记录

批记录是用于记述每批药品生产、质量检验和放行审核的所有文件和记录，可追溯所有与成品质量有关的历史信息，包括：批生产记录、批包装记录、批检验记录、药品放行审核记录及其他与本批产品有关的记录文件。

通过批记录可以追溯所有与产品生产、包装和检验相关的历史和信息，特别是当产品在销售过程中出现质量问题时。

批生产记录由生产指令、各工序岗位生产原始记录、清场记录、物料平衡及偏差调查处理情况、检验报告单等汇总而成。三、批记录（一）批生产记录的管理1．每批产品均应当有相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况。批生产记录应当依据现行批准的工艺规程的相关内容制定，记录的设计应当避免填写差错，批生产记录的每一页应当标注产品的名称、规格和批号。2．原版空白的批生产记录应当经生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准。批生产记录的复制和发放均应当按照操作规程进行控制并有记录进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由生产操作人员确认并签注姓名和日期。3．批生产记录可由岗位工艺员分段填写，生产车间技术人员汇总，生产部门有关负责人审核并签字。4．批生产记录应按批号归档，保存至药品有效期后1年，未规定有效期的药品，批生产记录应保存3年。

三、批记录（二）批生产记录的内容应当包括：1．产品名称、规格、批号。2．生产以及中间工序开始、结束的日期和时间。3．每一生产工序的负责人签名。4．生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（如称量）复核人员的签名。5．每一原辅料的批号以及实际称量的数量。6．相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号。7．中间控制结果的记录以及操作人员的签名。8．不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算。9．对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。四、操作规程岗位SOP（标准操作规程）可以把它看为组成岗位操作法的基础单元同属于岗位操作规则，是对某项具体操作所做的书面知识情况说明并经批准的文件，即是经批准用来指导药品生产活动的通用性文件，如设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等”。标准操作规程是企业活动和决策的基础，确保每个人正确、及时的执行质量相关的活动和流程。四、操作规程（一）岗位SOP（标准操作规程）的管理1．岗位操作法由车间技术人员组织编写，经车间技术主任批准，报企业质量管理部门备案后执行。岗位操作法应有车间技术人员、技术主任签字及批准执行日期。岗位操作法编写、审查、批准程序同岗位SOP（标准操作规程）。2．岗位操作法和岗位SOP的修订不超过2年。修订稿的编写、审查、批准程序与制定时相同。四、操作规程（二）岗位SOP（标准操作规程）的内容标准操作规程根据企业的规定应该有相应的模板和编写要求，一般情况下，应包括以下内容：题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。五、记录记录是反映实际生产活动实施结果的书面文件，药品生产的所有环节，从生产到检验到销售都要有记录可查证追溯。记录必须真实、完整，才可以体现生产过程中的实际情况。（一）记录填写的一般要求1．使用的记录格式为经过批准的格式。2.所记录的信息应及时、真实、清晰、正确、完整。操作人员应按要求认真适时填写，填写时做到字迹清楚、内容真实、数据完整，并由操作人及复核人签字。不得将生产记录当成“回忆录”或“备忘录”对待，更不得造假记录。五、记录3．不可使用不规范的缩写去记录文字或单位(如物理或化学单位)，填写记录时应注意数字单位及有效数字与要求一致。4．在记录中工整地书写文字或数据，正常情况下应使用蓝色或黑色，应使用字迹不能擦掉或消退的笔（尽量使用签字笔）。5．记录应按表格内容填写齐全，不得留有空格，如果操作不需执行，相应的空格用斜线划掉，并签名和日期，必要时写上不需填写的原因。如无内容填写时要用“--”表示，以证明不是填写者疏忽；内容与上项相同时应重复抄写，不得用"…"或"同上"等表示。6．品名不得简写，应按标准名称填写。7．与其他岗位、班组或车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。8．GMP(2010版）文件记录不允许使用废纸。五、记录9．只有由本人获得的数据，才可填入记录中，操作者、复核者均应填全姓名，不得只写姓或名。10．填写日期一律横写，并不得简写。例如：2013年7月1日，不得写成13，1/7。11．所有文件和记录必须有总页数和页码，如果页数不够可以加附加页。12．如果输入的更正是必要的，更正后原来的信息应仍可读，更正人应签名和日期。应记录更正原因，如：打印错误，数字调换，或抄写错误。13．禁止覆盖，删除或涂抹任何已填写的数据信息，更改信息数据应用单线划掉需要更改的内容，在其上、下或旁边写上正确的内容，并签名、注明日期和更正原因。五、记录（二）记录的管理1．记录应留