XX电器有限公司文件控制程序

文件控制程序文件号:QXJ2-4.2.3生效日期:2009版次/修订次:B/0页码：1/41目的通过对文件的批准、发布、更改等的控制、确保质量管理体系运行的各个场所使用的文件均为受控的有效版本。2范围适用于与质量管理体系运行有关的文件的控制。3职责办公室负责质量手册、程序文件、其它与质量活动有关的管理文件的控制；技术工艺部负责相关技术性文件的控制；相关部门配合实施。4工作程序4.1文件的分类、编号及版次4.1.1本公司文件包括：质量手册、程序文件、第三层次文件及其它与质量有关的管理文件；与质量活动有关的技术文件；质量记录；外来文件。4.1.2本公司质量管理体系文件分为“受控”文件与“非受控”文件。受控文件加盖“受控”印章，并注“版次”、“分发号”、非受控文件加盖“非受控”印章以作标识。4.1.3文件的编号a)质量管理体系文件编号规定：质量手册：QXJ1—××××颁布年号（阿拉伯数字）颁布年号（阿拉伯数字）“质量手册”代号“质量手册”代号企业代号企业代号质量管理体系程序文件文件控制程序文件号:QXJ2-4.2.3生效日期:2009版次/修订次:B/0页码：2/4程序文件：QXJ2—×·×·×对应ISO9001：2008标准中条款号（阿拉伯数字）对应ISO9001：2008标准中条款号（阿拉伯数字）“程序文件”代号“程序文件”代号企业代号企业代号作业指导书：QXJ3—×·×·×—××顺序号（从01开始）对应ISO9001：2008标准中条款号（阿拉伯数字）顺序号（从01开始）对应ISO9001：2008标准中条款号（阿拉伯数字）作业指导书代号（阿拉伯数字）作业指导书代号（阿拉伯数字）企业代号企业代号质量记录：QXJ4—×·×·×—××顺序号（从01开始）顺序号（从01开始）对应ISO9001对应ISO9001：2008标准中条款号（阿拉伯数字）质量记录代号质量记录代号企业代号企业代号技术文件编号规定按或参照国标、部标（专业标准）进行技术文件编号。4.1.4质量管理体系文件的版次用“A、B、C”表示,修订次用阿拉伯数字表示，每进行一次换版、修订在相应处顺延相应代号，版次、修订次互相间采用分子、分母形式表示。4.2文件的编写管理代表负责组织编写质量手册、程序文件、其它与质量活动有关的管理文件。技术工艺部负责编写技术性文件。4.3文件的审批4.3.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。质量管理体系程序文件文件控制程序文件号:QXJ2-4.2.3生效日期:2009版次/修订次:B/0页码：3/44.3.2其它与质量活动有关的管理文件，由归口管理部门负责人审核，管理者代表批准，技术文件由技术工艺部归口负责人批准。4.4文件的发放4.4.1质量手册(包括程序文件)、其它与质量有关的管理文件和技术文件分别由办公室和技术工艺部负责发放。4.4.2文件领用时，领用人应在《质管文件发放收回登记表》或《技术文件发放收回登记表》上签收，领取质量管理体系文件应加盖“受控”印章，标明分发号。每份文件都应有不同的分发号，便于追溯。对于技术文件应加盖发放时间和用途类别：生产（冲压、金工）、检验、一次性(仅限于使用一次)、试制的印章以识别。4.4.3试制用图的发放应该加盖有效期，有效期限为1月，到有效期后由使用部门自行作废，不再回收。对于有效期内图样更改的，则应由原发放部门收回老版的图样后，重新发放新的试制图样。4.4.4所有文件应保持清晰，易于识别。文件破损严重、模糊不清而影响使用或丢失时，使用人应以《工作联系单》形式向办公室和/或技术工艺部提出申请，核准后方可重新办理收回，再发放手续，作废文件由核准部门销毁。4.5文件的更改4.5.1文件的更改由原文件发放部门负责实施，原审批部门重新审批，并应形成《质管文件更改单》和/或《更改通知单》。更改方式实行页控制或在原文件上划改签字(用于技术文件)或划改加盖“更改章”(用于质量体系文件)。更改后应收回原文件，换发新文件，并注明修订标识，并按本程序4.4.2办证领用手续。4.5.2采用换页更改的质量管理体系文件和技术文件的更改，适用时应形成《质管文件更改单》或《更改通知单》。4.6文件换版和作废4.6.1质量管理体系文件更改一次超过文件总量2/3等情况，技术文件多处更改可能影响使用时应进行换版（复制），由发放部门收回按作废处理。4.6.2作废文件收回后应在相应文件发放收回登记表上记录，并在文件上加盖“作废”印质量管理体系程序文件文件控制程序文件号:QXJ2-4.2.3生效日期:2009版次/修订次:B/0页码：4/4章，经原审批部门同意后销毁。若有保留的必要，须盖“仅供参考”印章存档。4.7外来文件的控制4.7.1外来文件由归口管理部门控制和管理。4.7.2外来文件发放按本程序4.4规定办理。4.7.3持有外来文件的归口部门应建立本公司的《技术文件归档登记表》。4.7.4归口管理部门应每年一次核查各自负责的外来文件以确保其应有的时效性。4.8文件的管理4.8.1文件经编制审批后，原版文件应由发放部门归档保存。4.8.2文件归口管理部门应汇总所管文件，并建立《质管文件归档登记表》和《技术文件归档登记表》，以便于检索和督查文件的有效性。4.8.3每年由文件归口管理部门组织对现有文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审。若须更改按本程序4.5规定办理。4.8.4文件的形式可采用纸张和/5记录表单QXJ4-4.2.3-01《质管文件归档登记表》QXJ4-4.2.3-02QXJ4-4.2.3-03