深圳天音通信有限公司文档管理流程样本

文档管理步骤深圳天音通信分销信息系统编写人员: AMT咨询项目组文档编码: 天音/0001文档版本: 1.0同意人员:<深圳天音项目经理><AMT咨询项目经理>文档控制修改统计日期编写人员版本备注审阅统计审阅人员审阅日期备注分发统计序号分发至备注项目资料库根据项目文档管理步骤要求，文档接收者请注意：假如您收到本文档电子版，请打印本页并在对应栏目中签字。假如您收到本文档原件，请直接在相关栏目中签字。目录TOC\o"1-3"\h\z文档控制 ii修改统计 ii审阅统计 ii分发统计 ii文档概述 4目标 4适用范围 4相关文档 4项目资料库 5目标 5资料库结构及分类 5文档控制步骤 7目标 7步骤说明 7文档控制标准 9目标 9软件标准 9编写标准 10命名标准 12附录：项目文档模板 12文档概述目标本文档关键明确全部交付结果及其项目文档管理步骤和标准，并将在深圳天音通信分销信息系统全过程中加以利用和控制。适用范围本文档就项目文档管理中以下方面进行明确。项目资料库文档控制步骤文档控制标准文档公布步骤本文档管理步骤将同时适适用于参与实施AMT实施项目组（包含实施联合体科讯企业实施组及PTC企业技术支持组等）和深圳天音项目组全部组员。相关文档AMT项目实施文档标准项目资料库目标根据本项目标实施范围和总体策略，将建立集中管理项目资料库，便于各类实施文档更新、审阅、同意和公布管理。同时将在项目开始早期，快速建立企业信息门户作为项目组进行沟通和文档公布交互平台，本文档中确定资料库分类及其它相关步骤全部将作为此信息平台建立需求标准之一。项目资料库由以下要素组成：主目录目录子目录主页标题资料库结构及分类主目录 和本实施项目相关全部文档及其它相关资料将统一存放在“分销信息系统资料库”主目录内。目录 依据实施项目标范围和总体策略，将根据各个分项目对目录进行分类： 1-项目管理文档 2-财务管理系统实施文档 3-人力资源管理系统实施文档 4-项目设计管理系统实施文档 5-项目施工管理系统实施文档 6-办公和企业信息门户系统实施文档 7-集成和技术开发文档子目录 根据AMT实施方法论(AIM)和项目管理方法论(PJM)，建立以下分类子目录： 项目管理文档目录下： 1-总体实施计划及管理标准2-每七天工作计划 3-每七天项目进度汇报 4-变更汇报 5-问题汇报 6-风险和争议汇报 7-阶段确定汇报 8-备忘录及会议纪要 9-质量检验和审计汇报 10-文档公布通知 11-文档模板 12-其它文档及参考资料 分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设计管理系统、项目施工管理系统和办公及企业信息门户系统目录下： 1-步骤重组 2-需求汇报 3-处理方案 4-系统设置 5-数据转换 6-系统测试 7-用户培训 8-上线运行及维护 9-其它 集成和技术开发目录下：主页 以下文档同时要求以主页方法存放： 总体实施计划及管理标准 每七天工作计划 每七天项目进度汇报 阶段确定汇报 文档公布通知 备忘录及会议纪要 重大变更汇报、风险汇报及问题汇报 其它需要跨项目小组或职能部门协调汇报或文档标题 以下文档同时要求以标题方法存放： 文档模板 质量检验和审计汇报 关键培训教材 其它需要公布参考资料等文档控制步骤目标本控制步骤明确项目文档编写、分发和更新步骤，并适适用于全部项目文档编写和收发过程。步骤说明1.新建项目文档全部文档复核、审批、更新均需遵照以下程序和标准。根据AMT实施方法论和项目管理方法论和项目工作计划和交付结果清单，采取本项目特定文档模板创建项目文档，并：分配文档版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。在文档控制修改统计栏统计文档更新全部统计。在审阅栏中，将需要审阅本文档人员填列出。在分发栏中，将本文档全部分发对象分别填列，包含项目资料库。创建文档目录，目录显示等级为3层。创建文档概述，表明此文档阅读对象、目标和工作关联等。编写实施文档。2.文档复核、修改全部文档在分发前必需经过项目管理计划中指定人员复核和审阅。本项目中各类文档审阅等级请参见附表，并遵照以下步骤和标准：由文档编写人或项目小组组长根据文档审阅等级填列审阅人。将文档分发给相关审阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要，由指定人员对文档进行修改更新。根据文档等级，取得最终审批（审批能够经过会议纪要或电子邮件方法）但电子审批件需要并会同该文档一并保留于项目资料库。正式公布文档，定时经过文档公布通知项目组及全部相关人员。3.对已经同意文档更新对全部经过最终审批公布文档需要进行修改，必需根据项目管理计划中变更步骤进行方能进行文档修改和更新，未经过变更汇报并取得同意修改将视为无效。文档控制标准目标文档控制标准对以下事项进行明确，在创建、更新和审批项目文档过程中将严格实施统一文档标准：文档软件标准文档编码文档版本文档封面文档页眉页脚文档字体文档命名标准软件标准1.文档软件标准提议项目文档采取统一MSOFFICE本作为编写工具，对于部分技术文件资料需要采取ACROBATREADER4.0以上进行浏览，其它相关软件采取全部需要经过项目经理审定。以下是常见文档类型及软件列表：文档类型提议采取软件文字类MS-OFFICEWORD表格类MS-OFFICEEXCEL培训演示类MS-OFFICEPOWERPOINT步骤图类VISIO计划类MSPROJECT/每七天工作计划采取MS-OFFICEWORD编写标准2.文档编码文档编码是全部项目交付结果及实施文档唯一标识，要求根据以下格式进行编排：项目/PPP/CCC/NNNN，其中: PPP =分类名称缩写 CCC =功效分类缩写NNNN =次序4位数字编号根据AMT实施方法论和项目管理方法论要求结合地铁项目文档分类，各类文档编码参见下表：文档对应目录文档对应子目录文档编码项目PPPCCCNNNN项目管理文档总体实施计划及管理标准分销PMSOP以0001为起始号次序编排每七天工作计划WWP每七天项目进度汇报PPR变更汇报CRF问题汇报TSF风险和争议汇报RIF阶段确定汇报AC备忘录及会议纪要MM质量检验和审计汇报QA文档公布通知RN文档模板DT其它文档及参考资料REF分销系统实施文档步骤重组ERPPI需求汇报RD处理方案SD系统设置TA数据转换DC系统测试ST用户培训TR上线运行及维护TM其它REF集成和技术开发文档系统安装及维护TIDIM需求汇报RD数据接口处理方案ISD用户化开发方案CUX开发程序文件PRG系统测试ST用户培训TR集成切换及后期维护TM其它REF3.文档版本全部文档全部要以递增次序号来反应每个版本，当所提交项目文档经过另一方确实定并做修改时，主版本号进行递增；假如所提交项目文档只在实施同一方进行审阅修改时，主版本号不变，次版本号进行递增。以下为版本控制示例：版本版本说明1.0文档起始版本1.1文档经过内部修改或审阅2.0文档提交实施另一方审阅或修改2.1在对方确定后再次修改4.文档封面文档封面通常由以下内容组成：主标题，包含：分项项目名称缩写，参见文档编码表文档名称，参见文档命名标准项目单位，统一采取“深圳天音通信”项目名称，统一采取“分销信息系统”文档说明，包含：编写人员，统一采取“深圳天音项目组”、“AMT咨询项目组”、“科讯实施小组”和“PTC技术支持小组”等编写日期，根据文档创建日期，通常不做修改更新日期，根据文档更新或修改最新日期文档编码，参见文档编码标准文档版本，参见文档版本标准审批统计：对需项目经理同意，应以原件打印并签字后由项目经理保留原件。5.文档页眉页脚全部文档应保持统一版式，其中：页眉：左侧为深圳天音图标，右侧为AMT和科讯企业图标页脚：左侧为文档名称，右侧为分页号6.文档字体本项目文档标准字体为宋体