公司外部联系人管理制度

公司外部联系人管理制度1.介绍本公司外部联系人管理制度（以下简称“管理制度”）是为了加强公司与外部合作伙伴之间的沟通与合作，确保外部联系人的合法性、透亮性和有效性。该管理制度适用于公司全部部门和员工。2.定义外部联系人：指与公司进行业务沟通、合作或接触的供应商、客户、合作伙伴、顾问、媒体代表等群体。内部联系人：指公司内部员工与外部联系人之间的经办人员或联系人。3.引导原则合法性原则：公司与外部联系人的沟通与合作必需遵守相关法律法规和规章制度。透亮性原则：公司与外部联系人之间的沟通与合作必需公开透亮，信息流通无障碍。严厉性原则：与外部联系人的沟通与合作必需认真对待，保持良好的职业道德和商业行为准则。4.职责与义务4.1公司职责与义务确定与外部联系人的合作范围、方式和目标，并确保其与公司战略目标全都。为外部联系人供应必需的信息和支持，保障合作的顺利进行。监督和评估外部联系人的业务表现，及时调整与其合作的方案和要求。确保与外部联系人的沟通记录和合作协议等文件的合规性和保密性。4.2内部员工职责与义务维护与外部联系人的良好关系，遵守公司与其相关的规章制度和监管要求。准确及时地向相关部门汇报并更新外部联系人的基本信息、合作计划和进展情况。敬重外部联系人的知识产权和商业机密，不得泄露或滥用其信息。在与外部联系人的沟通和合作中，维护公司形象，遵从职业道德和商业行为规范。4.3外部联系人职责与义务遵守相关法律法规和合作协议，不从事违法、违规或不道德的行为。供应真实、准确和完整的信息，维护合作的诚信和公信力。充分敬重公司的商业机密和合规要求，不得泄露公司的保密信息。在公司的监管和管理下，依照商定的合作方式和要求履行其职责。5.外部联系人管理程序5.1外部联系人的筛选与审核内部员工以书面形式提出与外部联系人的合作申请，包含合作目的、合作方案、预期效益等。相关部门在审核申请时，综合评估外部联系人的信誉、资质、履约本领等信息，并在一周内予以审核结果。审核通过的外部联系人需签署《外部联系合作协议》，明确双方的权责和商定事项。5.2外部联系人合作管理内部员工应及时与外部联系人保持沟通，并依据合作协议或相关商定，进行项目计划、合作进展等信息的沟通。内部员工应及时更新公司内部的外部联系人文件和信息，并确保其准确性和及时性。相关部门应定期对外部联系人进行业绩评估，评估结果作为与外部联系人连续合作的依据。对于长期合作、紧要的外部联系人，公司应定期与其召开合作评估会议，总结合作经验、解决问题并改进合作策略。5.3外部联系人合规监督公司应建立外部联系人合规监督机制，对外部联系人的行为和业务进行监督和检查，确保其合规运营。相关部门应定期对外部联系人的经营情况、财务情形、合规性等进行审查，并记录审查结果。对于发现外部联系人存在违规行为或合作风险的情况，公司应及时采取措施进行整改或停止合作，并报告上级主管部门。6.外部联系人信息管理公司应建立完善的外部联系人信息管理系统，记录与外部联系人相关的基本信息、合作协议和纪要、沟通记录等。外部联系人的信息应分类、备份和保密，仅限于相关部门和人员可查看和使用。外部联系人的信息更新和更改应及时进行记录，并通知相关部门和人员。公司不得擅自泄露、出售或滥用外部联系人的信息，一经发现，严厉追究责任。7.外部联系人违规处理对于外部联系人存在违法、违规或损害公司利益的行为，公司应依照相关法律法规和合作协议规定，采取相应的处理措施。在处理外部联系人违规行为时，应考虑其程度和后果，通过协商、警示、制止、停止合作等方式进行处理，并依法主张公司的合法权益。外部联系人的违规行为处理结果应及时记录，相关部门和人员应共享违规信息，以便对后续合作具有参考意义。8.附则本管理制度由公司负责人负责解释和修订，并在公司内部进行宣传和培训。内部员工应在工作中遵守本管理制度和公司相关规章制度，如违反将会