Access数据库案例教程

第2章

ACCESS2010数据库学习目标：对Access2010数据库的功能有直观的认识。熟悉Access2010的新界面，了解功能区的组成及命令选取方法。建立起数据库对象的概念，了解Access的6种数据库对象及其主要功能。

想一想：在我们日常学习中，我们都听说或是知道哪几种数据库，常见的数据库程序有哪些？FOXBASE、FOXPRO、sql等数据库程序听说过吗？本章我们将学习ACCESS2010。Access2010是Microsoft公司2010年最新推出的推出Access版本，是微软办公软件包Office2010的一部分，目前最新的版本是Access2012。作为一种新型的关系型数据库，它能够帮助用户处理各种海量的信息，不仅能存储数据，更重要的是能够对数据进行分析和处理，使用户将精力聚焦于各种有用的数据。2.1ACCESS2010简介ACCESS2010产品简介Access2010可以在一个数据库文件中通过6种对象对数据进行管理，从而实现高度的信息管理和数据共享。6种对象如下：(1) 表：存储数据。(2) 查询：查找和检索所需的数据。(3) 窗体：查看、添加和更新数据库的数据。(4) 报表：以特定的版式分析或打印数据。(5) 宏：执行各种操作，控制程序流程。(6) 模块：处理、应用复杂的数据信息的处理工具。2.1ACCESS2010简介Access2010的功能Access2010数据库有6种数据库对象，表、查询、窗体、报表、宏、VBA模块。这6个数据库对象相互联系，构成一个完整的数据库系统。SharePoint网站这个对象是新增的，可以自行学习。Access2010还可以通过ODBC与Oracle、Sybase、FoxPro等其他数据库相连，实现数据的交换和共享。作为Office办公软件包中的一员，Access还可以与Word、Outlook、Excel等其他软件进行数据的交互和共享2.1ACCESS2010简介数据库对象1．表

表是数据库中用来存储数据的对象。

Access允许一个数据库中包含多个表，用户可以在不同表中存储不同性质的数据。表是存储数据的基本单元，由不同的行和列组成。

每一列代表某种特定的数据类型，称为字段，例如“姓名”、“出生日期”等。字段中存放的信息种类很多，包括文本、日期、数字、OLE对象、备注等。

每个字段包含一类信息。每一行则由各个特定的字段组成，称为记录。2．查询

查询是用户通过设置某些条件，从表中获取所需要的数据。在查询以二维表的形式显示数据。

每个查询只记录该查询的操作方式，但它不会存储数据。

查询结果显示的都是基本表中当前存储的实际数据。

查询可以包含计算字段。可以使用查询作为窗体、报表的记录源。数据库对象3．窗体

窗体是数据库和用户的一个联系界面。

窗体的数据源可以是表或查询中的数据。在窗体中可以显示数据表中的数据。

可以通过窗体输入或修改数据表中的数据。在窗体中不仅包含普通的数据，还可以包含图片、图形、声音、视频等多种对象。通过在窗体中插入按钮，可以控制数据库程序的执行过程。数据库对象4．报表

利用报表可以将需要的数据进行整理和计算，并将数据按指定的样式打印。用户可以在一个表或查询的基础上创建一个报表，也可以在多个表或查询的基础上创建一个报表。

利用报表可以创建计算字段，可以对记录进行分组并计算出各分组数据的汇总结果等。数据库对象5．宏宏是由一系列操作的集合，以达到自动执行重复性工作的功能，例如打开指定的表、窗体、报表等。使用宏可以简化一些经常性的操作，如果将一系列的操作设计为一个宏，则在执行这个宏时，其中定义的所有操作就会按照规定的顺序依次执行。数据库对象6．模块

模块是用VBA语言编写的程序段，它以VisualBasic为内置的数据库程序语言。

VBA提供了宏无法完成的复杂或较高级的功能，是应用程序开发人员的工作环境。使用VBA代码可以在创建窗体、查询、报表中使用自定义函数，在模块中可以使用公共的子过程，可以创建出自定义菜单、工具栏和具有其他功能的数据库系统。数据库对象2.2Access2010的新特点

比以往更快更轻松地构建数据库创建更具吸引力的窗体和报表在适当的时间更加轻松地访问适当的工具在需要的时间、需要的位置找到需要的命令创建集中管理数据的位置通过新的方式访问数据库2.3Access2010的安装

(1)把Office2010的安装光盘插入驱动器之后，安装程序将自动运行，稍等片刻，打开【阅读Microsoft软件许可证条款】界面，选中【我接受此协议的条款】复选框，然后单击【继续】按钮。Office2010也可以在网上下载，读者根据需要自行学习。(2)在【选择所需的安装】界面中，单击【自定义】按钮，打开【安装选项】选项卡。Access2010的安装步骤如下：2.3Access2010的安装

(3)在【安装选项】选项卡中，可以选择需要安装的组件，在不需要安装的组件上选择【不可用】选项即可。(4)选择【文件位置】选项卡，设置软件的安装位置，单击【立即安装】按钮，系统便开始安装Office2010应用程序，并显示软件的安装进度。安装完成之后，将出现【安装已完成】界面。整个过程需要二三十分钟。如果只是安装Access2010，则只需5-6分钟左右的时间，重新启动计算机即可。2.4.1Access2010启动1．启动Access2010单击“开始”菜单，然后在“程序”菜单中选择“Microsoftoffice”子菜单下的“MicrosoftAccess2010”命令，即可打开Access。启动Access之后，进入Access窗口。2.4Access2010启动与退出2.4.1Access2010启动提示：在通过【开始】菜单启动Access2010以后，系统首先会显示【可用模板】面板，这是Access2010界面上的第一个变化。新版本的Access2010采用了和Access2007扩展名相同的数据库格式，扩展名为.accdb。而原来的各个Access版本都是采用扩展名为.mdb的数据库格式。2.4

Access2010启动与退出

当结束数据库操作时，为防止数据库数据丢失需要先关闭打开的数据库，再关闭Access窗口。退出Access2010的方法有以下几种：单击Office按钮

|【退出Access】按钮。双击Office按钮。单击标题栏右侧的【关闭】按钮。按Alt＋Space组合键，在弹出快捷菜单中选择【关闭】命令。在任务栏中Access2010程序按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】命令。按Alt＋F4组合键。依次按Alt、F和X键。提示：在打开另一个数据库的同时，Access2010将自动关闭当前的数据库。2.4.2退出Access20102.5Access2010的窗口操作启动Access2010时，首先会出现全新的Access标识，然后创建空白数据库，打开其系统主窗口。Access系统主窗口由三部分组成：标题栏、菜单栏和面板以及快速访问工具栏。Access2010的系统主窗口标题栏菜单栏面板快速访问工具栏导航窗格视图区2.6创建数据库1.创建一个空白数据库建立一个空数据库的操作步骤如下：（1）启动Access2010程序，然后在左侧导航窗格中单击【新建】命令，接着在中间窗格中单击【空数据库】选项。2.6创建数据库（2）在右侧窗格中的【文件名】文本框中输入新建文件的名称，再单击【创建】图标按钮。图2-8创建图标按钮提示：若要改变新建数据库文件的位置，可以在上图中单击【文件名】文本框右侧的文件夹图标，弹出【文件新建数据库】对话框，选择文件的存放位置，接着在【文件名】文本框中输入文件名称，再单击【确定】按钮即。1.创建一个空白数据库2.6创建数据库（3）这时将新建一个空白数据库，并在数据库中自动创建一个数据表。提示：运用这种方法，Access2010大大提高了建立数据库的简易程度。运用这种方法建立的数据库，可以更加有针对性地设计自己所需要的数据库系统，相对于被动地用模板而言，增强了使用者的主动性。1.创建一个空白数据库【例3-1】创建一个空数据库Database1.accdb。2.6创建数据库2.利用模板创建数据库Access2010提供了12个数据库模板。使用数据库模板，用户只需要进行一些简单操作，就可以创建一个包含了表、查询等数据库对象的数据库系统。下面利用Access2010中的模板，创建一个“联系人”数据库，具体操作步骤如下：2.6创建数据库3.数据库的打开与关闭

(1)打开数据库打开数据库的具体操作步骤如下。选择Office按钮

|【打开】命令，弹出的【打开】对话框。在【打开】对话框中，选择【查找范围】，然后选择数据库文件名，在【打开】按钮的右侧有一个向下的箭头，单击它会出现一个下拉菜单。单击【打开】按钮，即可打开一个数据库。2.6创建数据库(2)关闭数据库关闭数据库可以用以下方法:在Access主菜单中，选择Office按钮

|【关闭数据库】命令。单击数据库窗口右上角的【关闭】按钮。2.6创建数据库3.数据库的打开与关闭

4.管理数据库在数据库的使用过程中，随着使用次数越来越多，难免会产生大量的垃圾数据，使数据库变得异常庞大，如何去除这些无效数据呢？为了数据的安全，备份数据库是最简单的方法，在Access中数据库又是如何备份的呢？还有打开一个数据库以后，如何查看这个数据库的各种信息呢？2.6创建数据库(1)备份数据库对数据库进行备份，是最常用的安全措施。下面以备份“联系人.accdb”数据库文件为例，介绍如何在Access2010中备份数据库。提示：数据库的备份功能类似于文件的【另存为】功能，其实利用Windows的【复制】功能或者Acc