档案保管责任书范本示例

档案保管责任书范本示例合同编号：__________第一条档案的定义与范围1.1档案是指存档方在业务活动中形成和接收的，具有保存价值的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。1.2档案范围包括：__________。第二条保管方的义务2.1保管方应确保档案的安全、完整和及时提供。2.2保管方应建立档案保管制度，明确档案的保管责任、保管措施和操作规程。2.3保管方应指定专门的档案保管人员，对档案进行统一管理，确保档案的完整、安全和保密。2.4保管方应采取必要的措施，防止档案的丢失、损坏、变质和泄露。2.5保管方应在存档方要求提供档案时，及时、准确、完整地提供相关档案。第三条存档方的义务3.1存档方应按照本责任书约定的范围和期限向保管方移交档案。3.2存档方应向保管方提供档案的目录、分类和编号等信息，确保保管方能够准确地掌握档案的情况。3.3存档方应保证移交的档案的真实性、完整性和有效性。3.4存档方应按照本责任书约定的期限和方式支付保管费用。第四条档案的移交与接收4.1档案移交期限：__________。4.2档案移交方式：__________。4.3档案接收人：__________。4.4档案接收确认：双方应在档案移交时进行现场验收，确认档案的种类、数量和状态，并在移交记录上签字盖章。第五条档案的保管期限5.1档案保管期限为：__________。5.2双方可以在合同期满前协商续约。第六条档案的查询与利用6.1存档方有权按照本责任书约定的条件和程序查询、利用档案。6.2存档方查询档案时，应向保管方提交查询申请，并说明查询的目的和范围。6.3保管方应在接到查询申请后，及时提供相关档案。6.4档案的利用应遵循保密原则，确保档案的安全和保密。第七条档案的归还与销毁7.1档案的归还：存档方应在档案利用完毕后，将档案归还给保管方。7.2档案的销毁：双方应共同确定档案的销毁方式、时间和方法，并在销毁现场进行监督。第八条违约责任8.1双方应严格按照本责任书的约定履行各自的义务。如一方违约，应承担违约责任，向守约方支付违约金，并赔偿因此给对方造成的损失。8.2如果档案发生丢失、损坏、泄露等情形，保管方应承担相应的赔偿责任。第九条争议解决9.1本责任书签订后，如双方在履行过程中发生争议，应通过友好协商解决。9.2如果协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第十条其他约定10.1本责任书自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为__________年。10.2本责任书一式两份，甲乙双方各执一份。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.档案目录2.档案分类和编号信息3.档案移交记录4.档案查询申请5.违约金支付证明6.损失赔偿计算依据7.人民法院诉讼通知书二、违约行为及认定：1.甲方未按约定范围和期限向乙方移交档案。2.甲方未向乙方提供真实、完整和有效的档案。3.乙方未确保档案的安全、完整和及时提供。4.乙方未建立档案保管制度或制度不健全。5.乙方未按约定方式提供档案或未及时提供。6.乙方未采取必要措施防止档案丢失、损坏、变质和泄露。7.双方未按约定方式处理争议。三、法律名词及解释：1.档案：指在业务活动中形成和接收的，具有保存价值的文件材料。2.保管方：负责对档案进行保管、管理和提供的一方。3.存档方：拥有档案资料并需要进行保管的一方。4.违约金：违反合同约定时，违约方支付给守约方的经济赔偿。5.损失赔偿：因违约行为导致的损失，违约方支付给守约方的赔偿。6.争议解决：解决合同履行过程中发生的争议的方式和程序。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案移交不齐全：及时与存档方沟通，明确缺失档案，要求其在规定时间内补充移交。2.档案损坏或丢失：及时报告并查明原因，根据违约行为及认定要求赔偿。3.档案提供不及时：与保管方沟通，了解原因，要求其提高工作效率，确保及时提供。4.档案利用违反保密原则：制止并要求违约方停止违法行为，必要时采取法律手段维权。5.争议解决困难：选择合适的争议解决方式，如协商、调解或诉讼，确保合同履行。五、所有应用