上市企业行政事务管理制度

上市企业行政事务管理制度第1章总则第1条为了加强本公司的行政事务管理，规范各项行政事务工作的流程及标准，特制定本制度。第2条本制度规范适用于公司内部及各分项目的行政事务管理工作。第3条管理权责分工。1．公司内部的行政事务由行政部门负责。2．各项目经理负责本项目的行政事务管理。第2章人员接待管理第4条接待原则。1．“平等、热情、节约、快速、周到”原则。2．职级对等原则：按照对方的职级来确定公司招待人员的级别，各职能部门对口接待。3．保密原则：接待时应保守公司机密，接待外宾时应注意保守国家机密。第5条接待程序。1．了解需要接待人员的基本情况，来访的目的以及抵离的时间、地点。2．安排好接待部门、接待人员以及接待的规格、方式、费用预算等，并上报公司领导审批。3．预订来访人员住宿房间、用餐餐厅，安排专车接送。4．安排相关部门、人员在来访人员到达公司时进行接待。5．对于重要来访人员，有关领导应前往住所看望，相关部门负责安排会见的时间、陪同人员。6．按要求组织来访人员对企业的参观、考察和与公司相关领导的交流、座谈等活动。7．按照来访人员需求预订回程票，并安排专车送行。8．每次重要接待或较大规模接待工作完成后，相关部门应总结经验，以便改进接待工作。第3章人员差旅管理第6条审批权责。1．公司中层人员出差须报公司副经理审批。2．公司部门人员出差由相关部门经理负责审核。出差时间在3天以上的报公司副经理审批。第7条出差手续办理及注意事项。1．出差人员填写出差申请单，报相关人员审批后交行政部门保管。2．行政部门负责出差申请单的整理和登记，使用公司交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。3．因公务紧急未能履行出差审批手续的，出差前可以以通信方式请示，出差后补办手续。4．出差人员如因特殊原因无法在预定期限返回销差而必须延长滞留，可根据实际情况申领差旅费。5．出差人员可利用的交通工具除可利用公司车辆外，以利用火车、汽车为原则。但因紧急情况经总经理核准者可利用空运交通工具。6．因陪同公司客户外出或其他特殊原因导致的差旅费用超支，须事先征得分管领导同意。第8条出差费用的报销。1．出差人员返回公司后，应于2天内按规定到财务部报账，填写差旅费报销单，并粘贴原始发票，由经办人签字，财务人员签字、审计部门审计后，报总经理审批，予以报销。2．业务招待费报销须填写支出凭单，所附单据必须有税务部门的正式发票，要求列明公司抬头、数字填写清晰，先由经办人签名，再经部门经理、财务人员签字后，报总经理审批，予以报销。超出审批金额的业务招待费，一般不予报销。3．其他报销的审批程序同上。第4章办公用品管理第9条办公用品的采购管理。1．集中采购由公司行政部负责并管理。2．集中采购的办公用品包括：复印纸、传真纸，打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒，日记本、各类笔墨等。3．实行定期计划批量采购供应。每月25日前各部门向行政管理部提报次月所需用品计划，由行政部统一采购。4．特殊办公用品可以经行政部门同意，由各部门自行采购。5．各部门或班组若需采购临时急需的办公用品，由部门或班组专人填写办公用品请购单，并在备注栏内注明急需采购的原因，经班组负责人审定同意后交行政管理部审批，审批通过后实施采购任务。6．必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。7．结算办法：综合办根据各单位领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。第10条办公用品的分发、领用管理。1．各部门领用办公用品须填写办公用品领用单一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。2．接到各部门的办公用品领用单（两份）之后，有关人员要进行核对，并做好登记，然后再填写一份用品分发通知书交发送室。3．发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。4．用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。申请书连同用品分发通知书。转交办公用品管理室记账存档；用品分发通知书连同分发物品一起返回各部门。5．新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政部请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并交行政管理部。第11条办公用品的保管与处理。1．印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由行政部统一负责。2．部门使用的由部门指定专人保管维护。3．对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。4．办公用品正常使用发生损坏时，要及时向