岗位新版说明书的编写

第1章岗位说明书编写1.1岗位说明书内容岗位说明书，也称为工作说明书、职位说明书，它是对一个岗位设置目标、工作范围、职责和考评要求、任职资格等进行描述。企业已经岗位说明书能够建立一套职位体系，以满足自己在薪酬体系、考评、招聘等人力资源管理方面各项要求。一份合格岗位说明书应能够让职员明确在实际工作中应该做些什么、怎么做、做到什么程度、做到这种程度需要什么能力、工作环境是怎样、以后职位通道是什么等。规范岗位说明书是处理复杂人力资源管理工作基础，它包含工作描述和工作范围两部分。企业通常全部会给每个岗位制作岗位说明书，那么岗位说明书在实际工作中作用关键表现在哪些方面呢？图1-1列示了岗位说明书在企业管理中6中用途。1为招聘、录用职员提供依据2便于对职员进行目标管理3为对职员进行教育和培训提供依据4为绩效考评提供依据5为企业制度薪酬政策提供依据6为职员普升和发展提供依据图1-1岗位说明书用途工作描述工作描述，又称职务描述，是对企业中各类岗位工作性质、工作职责、工作职务和工作环境所做要求，用来说明任职者应该做什么、怎么做和在什么条件下去做。它关键包含以下两个方面内容。岗位基础信息包含工作名称、部门、隶属关系、工作编号、职务等级等、示列见图1-2.1工作名称2所属部门3直接上级职务4岗位编号5工资水平6工作性质7定员人数8所辖人数9普升放心图1-2岗位说明书----岗位基础信息示例工作说明工作说明关键包含以下6个方面内容。(1)职务概述又称工作综述，用于描述工作整体性质。如某企业人力资源部经理工作概述为：对企业人力资源管理工作进行协调、指导、监督和管理：负责企业人力资源计划，职员招聘选拔、培训、绩效考评、薪资管理，职员激励、开发等工作和相关制度制订，确保企业人力自已供给和职员工作高效率。（2）岗位职责和权限说明任职者须完成工作任务、负担责任和工作权限等。（3）工作绩效标准说明企业期望职员完成工作任务时须达成标准。（4）工作关系又称工作关系，说明任职者和企业内部或外部人员之间因工作关系而发生关系（5）机器设备及其它说明岗位任职者在工作过程中所需用到办公用具及设备。（6）工作条件和环境说明工作地点、光照度、有没有噪声干扰、工作中有没有危险作业等。1.1.2工作规范工作规范，也称职位规范或任职资格，指胜任某职位人员在教育水平、工作经验等方面应含有资格和条件，它为企业职员招聘和选拔、人员录用、培训和开发等决议提供了关键依据。工作规范内容关键包含以下5个方面。1.知识要求知识要求指胜任本岗位任职者应含有知识水平。（1）教育背景：从事该岗位需含有最低学历。(2)技能水平：从事该岗位应含有基础技能和能力。（3）专业知识：从事该岗位应含有相关专业方面知识。（4）外语水平。（5）其它相关专业知识。2、工作经验3、能力要求4、身体情况（1）身体素质：包含身高、体重、身体健康情况等。（2）心里素质：包含观察能力、记忆能力、了解能力、学习能力、问题处理能力、语言表示能力、逻辑思维能力、爱好和珍惜等。5、个性特质要求岗位说明书要依据企业实际情况编制，要关键文字简练明了、浅显易懂，内容越具体越好，避免形式化、书面化。伴随企业规模不停扩大，岗位说明书应在一定实际内进行修正和补充，一便和企业发展保持同时。1.2岗位说明书编制1.2.1编制方法和技巧1.岗位说明书编制步骤编制岗位说明书是企业进行工作分析和岗位研究时最关键工作之一。编制岗位说明书关键有以下6个步骤。（1）做好前期宣传动职员作在开展岗位说明书编写工作之前，人力资源部应和企业高层领导进行沟通，让她们输了起岗位责任制意识；在编写过程中，应动员各部门主动配合人力资源部工作，共同完成岗位说明熟编写工作。（2）明确岗位说明书内容岗位说明书由工作描述和工作规范两部分组成。工作描述是对相关岗位工作职责、工作内容、工作条件和工作环境等工作本身特征进行书面描述，而工作规范责描述了岗位对任职者知识、能力、素质、教育背景和工作经历等方面要求。（3）明确岗位说明书编写要求岗位说明书编写需符合图1-3所表示3点要求。逻辑性岗位说明书中包含多项内容。如编写工作职责一栏时，一个职位通常有多项职责，在编写过程中，其次序应清楚，条例应清楚，并非随意地堆砌在那儿就能够了。通常，能够根据各项职责关键程度或所需花费时间和精力多少来安排次序正确性岗位说明书应清楚地说明该岗位工作情况，描述用语应尽可能正确，避免使用笼统或含糊不清语言实用性岗位说明书必需客观、真实地反应岗位职责和任职条件，方便作为开展人员招聘、考评等工作依据，并可依据企业发展适时进行修改和完善图1-3岗位说明书编写要求（4）搜集岗位信息相关资料通常来说，获取岗位信息渠道关键有一下3种。了解企业已经有管理制度；和企业内部工作人员进行沟通；有选择地参考同行业其它岗位说明书。（5）岗位信息处理在这一阶段，分析人员对搜集来信息进行处理，筛选出岗位说明书所需内容。如碰到什么问题，应和对应岗位工作人员或其上级领导沟通，以确保其内容正确性。（6）编写岗位说明书工作人员依据所搜集整理信息，从工作职责、工作权限、工作关系及岗位任职资格等方面来完成职位说明书编写工作。2.岗位说明书编写（1）岗位名称和上、下级关系编写职位名称要统一，确保职位名称和前一部分“职位设置”中名称一致。每个职位只能有一个上级，不能有多个上级，但能够有多个下级。在填写“下属人员”一栏内容时，还要注明是直接领导还是间接领导。（2）职位概述职位概述是对某一岗位总体工作职责和工作性质进行简明说明，表明了该岗位特点和工作概况。（3）职位目标在“职位目标”一栏中，关键是说明设置这个职位目标及完成该职位工作对实现组织战略和目标意义。（4）工作职责每个职位责任范围应依据职位所在部门或单位职能分解来确定。一个部门经理通常要对本部门全部职能负责，而下属一个职员可能只对本部门某几项职能负责。每个职位工作职责根据任职人员负责程度可分为权责、部分、支持3种。全责是指本职位对该项任务负全部责任；部分是指本职位对该项职务只负一部分责任；支持是指本职位对该项任务支持或保障责任。（5）企业内外部沟通关系在职位说明书中，要明确本职位企业内外部沟通关系。在企业内部要明确它和企业内部其它职位，如上级、平级之间沟通关系；在企业外部要明确它和社会上其它单位，如相关政府部门、上下游或关联企业、用户企业、社会团体、学术单位等之间沟通关系。（6）提议考评内容除明确了本职位责任范围和责任程度外，还要明确某一责任提议考评内容。针对某项责任考评内容通常要求为2-3项，而且尽可能选择很好量化指标，比如完成工作量、要求完成时间等。（7）任职资格和条件任职资格和条件关键从受教育程度、知识水平、工作能力和专业技能、工作经验等方面来撰写，如在“所受教育程度”一栏，应注明最低学历要求或最好学历要求。3.岗位说明书编制中需注意问题（1）注意职位描述和组织结构设计、职能设置一致性和衔接性职位描述和组织结构设计、职能分解、职位设置是人力资源管理多个亲密相关步骤，要注意这几项工作一致性和衔接性。1）职位描述依据是组织机构设计、职能分解、职位设置。2）各个职位职责应和部门或单位只能分解相一致，职位职责不应该超出部门或单位只能分解表中要求职责范围。3）部门或单位里各个职位职责总和应和部门或单位分解表中要求职责相吻合。4）职位描述里职位名称应和职位设置表中名称相一致。(2)对任职条件中学历、经验等要求要掌握适度对任职条件中学历、经验等要求不可过于苛求，掌握适度为好。（3）职责划分要清楚编制岗位说明书时，要将每个职位职责划分清楚，各个职位间职责既不能重合，也不能留有空白。为了便于读者在编制职位说明书时清楚划分职责，我们提出以下参考意见。1）部门或单位责任人职责标准上和本部门或单位职责分解表中二级职责一样。2）部门或单位里某项业务主管职责标准上是本部门或单位职能分解表中二级职能中几项：部门或单位里多个业务主管职责总和标准上是本部门或单位职能分解表中全部二级职能。3）部门或单位里通常职员职责标准上是本部门或单位职能分解表中三级职能中几项。4、编制岗位说明书需做好工作（1）取得高层领导支持和认可让企业高层领导树立起岗位责任意识，有利于岗位说明书编写工作开展。（2）做好前期宣传岗位说明书编写是一个自上而下过程，包含到企业各个层面。编写岗位说明书目标就是要使职员明确自己岗位工作责任、工作范围及任职资格等要求，必需时可向其提供培训、指导说明等，以取得全体职员支持和参与。（3）使用规范用语标准岗位职责描述格式为：动车+宾语+结果。宾语表示该项任务对象，即工作内容：结果表示完成此项工作应达成目标。比如，某企业财务科科长职务描述为：推行财务科职责，按时、保质、保量地完成部门经理下达任务；全方面反应企业内部财务情况，为企业决议提供正确财务信息。（4）建立动态管理机制人力资源部应对岗位说明书实施动态管理，依据企业改变对岗位说明书做出对应调整和更新，确保岗位说明书符合企业实际要求。5、岗位说明书编写误区岗位说明书编制工作最终由人力资源部完成，在编写时，应避免出现部分5个错误。（1）功效错误岗位说明书明确了工作职责和权限、工作绩效标准、任职资格条件等内容，是企业进行人员招聘和选拨关键依据，反应了岗位和岗位任职者全方面信息。人力资源部在编制职位说明书时，有时会侧重于强调该岗位应负担责任、所需完成工作内容，并没有反应岗位全部信息，从而造成出现功效错位失误。（2）责任交叉因企业发展需要，当某项工作需要多个部门各自派出几名职员临时组成一支团体开展工作时，遍出现了职责交叉这种情况。在编制岗位说明书时，很多企业却忽略了这一点，结果造成工作中职责不清、出现问题时相互推诿等现象，大大降低了企业办事效率。（3）脱离实际因缺乏规范化管理，有企业在编制岗位说明书时，编制人员闭门造车，并未