雅安-工程资金信息管理工具的开发- 获奖QC 成果发布

一、小组概况......................................2

二、选择课题......................................4

三、制定目标.....................................17

四、提出方案并确定最佳方案......................21

五、制定对策表...................................43

六、按对策表实施.................................44

七、效果检验.....................................59

八、标准化和纳入管理规范.........................61

九、活动总结及下一步提升措施.....................63

一、小组概况

课题名称工程资金信息管理工具的开发

YAYC-QG-QC-201

小组名称"和悦"QC小组注册号

5-08

小组类型创新型

小组成

成立时间2015-6-208

员数量

活动次数15出勤率100%

小组成员

序性年文化程

姓名职称工作岗位小组分工

号别龄度

4会计师财务科组长

1岳斌男本科

5中级副科长课题选择

3注册网络信息中心副组长

2何国伟男本科

9信息安全师副主任软件开发

3会计电算化中级财务科报告编写

3刘松男本科

1计算机操作员中级成果发布

2财务科报告编写

4郑竹心女本科计算机二级

3出纳成果发布

3财务科对策实施

5杨娟女本科会计师初级

3会计软件测试

3会计师财务科

6李莉女本科效果检测

8中级会计

3财务科

7熊璐女本科会计师初级效果检测

3封

2信息中心软件测试

8蒋井富男大专计算机操作员初级

5系统管理员成果发布

活动进度表

时间2015年2016年

项目7月8月9月10月11月12月1月2月

课题选择

-----•

目标设定----------k

P

提出方案

确定最佳方案

制定对策

D对策实施

—

效果检查,

C-----A

标准化

T

A总结及下一

----------1

步打算

＞图注：计划进度

＞实际进度

二.选择课题

(-)选题背景

•整合工程管理核心要素，解决部门之间、相关方横向

协作信息沟通不畅的问题.

•促进精益管理，提升信息传递效率，减少信息等待、

无效点，提升查询效率，实现信息查询的智能化、个

性化。

・解决工程项目立项、施工、监理、决算四大阶段资金

流、信息流、管理流同步整合，实现全过程实时同步

工程管理管理。

需要

（二）问题提出

2015年，雅安市局（公司）灾后重建工程建设进入全面推进施

管理阶段，2015年1-2季度通过资金监管系统支付L919笔，支付

金额43,729.65万元，30%为工程项目资金，随着工程陆续开展，资

金支付数量和金额都成几何级增长；合同文件类别多，工程项目立项、

施工、监理、决算四大阶段，大量工程资金支付进度、支付条件需要

跟踪控制，履约风险和支付风险明显增大。

1.横向呈现多头管理，重复工作

工程项目信息承载着项目管理、资金支付、跟踪控制等主要功

能，工程项目台账存在投资、财务、审计三方共同管理，因关注点

不一致，台账存在格式不一致，相关单位、工程进度、履约情况、

支付行为等大量工程管理信息系统分别独立，登记内容重复，信息

查询、核对数据准确度不高。以下为投资、财务三方工程台账截图：

图一投资台账图二财务台账

财务、企管工程台账登记格式不一致，侧重点不一致。以下为

财务资金监管系统和投资系统截图:

ffi

il

一

三

三

•■

图一财务资金监管系统截图图二投资系统截图

现有工程资金管理系统侧重点不一，并且无法通过系统直接杳

询到工程项目支付相关附件。

2.工程台账与相关管理资料相分离，核对查询效率低

由于工程施工周期较长，涉及相关管理文档丰富，工程项目支

付台账与台账管理凭证相分离，严重影响了台账查询、核对、支付

条款验证效率。

截止2015年6月全市开工在建工程项目17个，所涉及往来单

位85个，支付195笔，2015年7月10日对财务基建台账查询流

程进行梳理和统计，分别对2013年、2014年、2015年每年3笔台

账记录及相关凭证查询时间进行测试。

查询流程

步骤①、业务人员提出查询需求

步骤②、财务人员根据需求杳找对应台账

步骤③、查询对应信息及凭证号

步骤④、预约档案管理员

步骤⑤、查询会计凭证档案

步骤⑥、反馈杳询数据

单位：分钟

项目流程

执行人项目摘要凭证号

编号

①②③④⑤⑥

支付四川省烟草公

司雅安市公司宝兴

2013.2.39

郑竹心一卷烟配送中心建设10.51.562.50.512

#

项目编制《项目申

请报告》咨询费

支付名广东六建工2015.2.30

郑竹心二1.231.302.30.68.4

程进度款4#

支付名山经营业务2014.1.27

刘松—1.10.61.202.20.45.5

用房项目咨询费1#

汉源付仓库及附属2015.5.27

刘松四0.80.51.2020.55

设施改造设计费3#

支付名山经营业务2013.4.77

杨娟五0.50.51.272.40.512.1

用房预付设计费#

支付名山经营业务

2014.3.37

杨娟六用房项目咨询费0.80.61.102.20.65.3

2#

（第二次付款）

支付名山经营业务

2014.6.52

岳斌七用房项目场平及临10.81020.45.2

9#

时围墙施工费

支付中国建筑标准

设计研究院雅安市

2013.12.5

岳斌八烟草公司经营业务0.821.25.52.50.412.4

37#

用房项目概念规划

费

荥经分公司工程放2015.12.1

岳斌九0.80.5101.80.54.6

线费058#

10.718.519.970.5

合计时间8.009.004.40

0000

平均时间0.891.001.192.062.210.497.83

测试耗时统计图：

图示中红色标记的为重复点（步骤①⑥）为信息多次重复传递环

节；为分散点（步骤④）为因跨平台、部门查询数据传递

的环节；图中绿色标记（步骤②③⑤）计算机设置查询参数和输入文

本部分由人工操作，可由计算机系统整合完成。

小组对以上9个支付行为的工程项目、往来单位、支付摘要、支

付合同及支付凭据消耗的平均时间进行了统计。统计图结果如下：

单位：分钟

步骤步骤①步骤②步骤③步骤④步骤⑤步骤⑥合计

平均耗时0.891.001.192.062.210.497.83

11.35%12.7715.1826.2528.24100.00

占比6.24%

%%%%%

根据柱状图显示，其中，步骤④预约档案管理员为不稳定因素，

但是一旦出现，耗时5.5-7.0分钟，占比重最大；蓝色部分为步骤⑤

查询会计凭证档案，耗时时长基本稳定，占比重较大，占比

28.24%O

®.业务人员提出占询雷求

平均每个项目耗时

7.8分钟

、反馈青询数据

综上所述，通过调查统计、实际测试的方法了解各环节耗时，查

询九个项目共耗时70.50分，获得每个项目查询平均耗时7.83分。

其中,2013年凭证存放在档案室,2013年平均查询时间为12.1分;

2014年、2015年平均查询时间为5.6分。通过以上查询时间统计

我们发现：最快和最慢查询时间，相差近7.8分，与平均值相差4.56

分。

（三）需求分析

表4-1需求分析表

序号项目需求实现效果

1精简的项目节点流程节点尽量少

2准确的信息查询信息查询准确率=100%

管理工具覆盖立项、施工、监理、决算

3完整的工程建设管理

等各流程档案信息

4整合的数据查询模块数据查询模块整合，实现自动查询，一体式查询

相关方信息、工程合同信息、

5信息传递内容

工程支付消息、决策统计数据。

6较低的信息查询成本方案同比最低

7较低的硬件成本方案同比最低

8较低的技术难度方案同比最低

（四）课题选择

针对问题和需求分析，2015年7月17日，小组运用"头脑

风暴"，整理出了三个课题，以下是课题展开图：

1、课题介绍

表4-2课题调直表

课

课题一：课题二：课题三：

题

研发财务管理系统中

项工程资金信息管理工具

增加工程建设信息模研发工程投资综合管理系统

目的开发

块

在财务管理系统中研设计工程投资综合管理系统，通构建基于财务、投资数

方

发工程建设信息模过系统的运行，整合财务管理系据库的工程资金信息管

案

块，可按照各自信息统、投资管理系统、资金监管系理工具，可按照各自信

原

需求针对工程建设信统功能，可按照各自信息需求针息需求针对工程建设信

理

息进行数据查询。对工程建设信息进行数据查询。息进行数据查询。

(1)原系统接口开放

预计花费2万元；以其他业务板块类似架构、规模

(2)开发模块预计花的系统为参照：

费5000元;(1)服务器等设备费用预计花服务器等设备利旧，

成

(3)系统升级预计花费4万元；信息中心自行开发，无

本

费1万元；(2班发软件系统预计2万元；需额外投入费用

(4)模块运行的设备(3后续运行维护费用1万元。

费预计15000元。共计7万元

共计5万元

技软件系统的研发涉及数据库的

需与原开发公司协

术建立、功能模块的接口等，对开根据小组成员情况，能

调。根据小组成员实

难发者专业技术要求高，小组无法够实现。

际情况，无法实现。

度独立完成。

(1湖'调原开发公司

开放端口预计1个

(1)进一步熟悉编程

开月；(1)购置设备预计2个月；

设计语言，预计2周；

发(2)开发模块预计2(2)建立数据库预计1个月；

(2)编写程序预计6

周个月；(3)开发软件系统预计2个月。

周。

期(3)升级系统、模拟共计5个月

共计2个月

运行预计1个月。

共计4个月

2、课题对比

表4-3课题分析表

课

课题一：课题二：课题三：

题

项研发财务管理系统中增加研发工程投资综合管理系工程资金信息管理工具

目工程建设信息模块统的开发

(1)财务管理信息系统有(1)整合财务、投资、审(1)初始设置完成即

专职技术人员维护，后期运计系统功能，实现一体化可使用，无需后期维护；

优维方便；管理；(2)涉及部门、人员

点(2)与现有系统兼容、数(2)重新进行系统需求分较少、易开发；

据提取方便；析、设计、建模等(3)需投入人力、物

(3)现有系统添加功能模(3)购置配套的服务器、力较少

块，使用方便票据识别等软硬件设备

(1)财务管理信息系统全省

共用，容易出现系统迟钝、

(1)周期较长、涉及部门

死机现象；

较多；对开发人员要求较高，

缺(2)需与原开发公司协调。

(2)投入较大；需具备业务与软件开发

点根据小组成员实际情况，无

(3)对开发者专业技术要专业技能。

法实现。

求高，小组无法独立完成。

(3)原有服务器系统存储

等硬件需要升级

3、课题选择

表4-4课题对比表

课题课题一：课题二：课题三：

研发财务管理系统中增加研发工程投资综合管理系工程资金信息管理

项目

工程建设信息模块统工具的开发

成本5万6万无花费

研发周

4个月5个月2个月

期

技术难根据小组成员实际情况，无根据小组成员实际情况，根据小组成员情况，

度法实现。无法实现。能够实现。

通过账号密码登录，安全性通过账号密码登录，安全通过账号密码登录，

安全性

较高性较高安全性较高

有专人维护,但使用人数过无需后期维护，稳定

稳定性无专人维护，稳定性弱

多，稳定性较强性强

通过对三种课题的综合分析，结合小组所确定课题需同时满足的

条件，”工程资金信息管理工具的开发”为最优活动课题。

（五）查新

2015年7月20日，小组成员在中国烟草科技网、中国专

利数据库中对"投资、信息、管理、系统”等关键词进行联合

检索，查新结果如图：

图一中国专利数据库截图图二文献数据库截图

通过上图显示可知，烟草行业中尚无类似的管理工具，因此确定

小组活动课题为：工程资金信息管理工具的开发。

三、制定目标

（一）目标值设定。

经过QC小组成员的反复实验，通过开发工程资金信息管理工具

可以便捷核对、查询工程项目台账资料，减少不必要的时间，提高工

作效率。

因此，小组将活动的目标确定为：

将工程台账纪录平均蛰询时间由活动前的7.83分钟减少到

活动后的2分钟。

■活动前■目标值

（二）目标值设定依据和可行性分析。

1.目标设定依据。

经过小组成员分析，通过开发工程资金信息管理工具，该工

具共需3个节点，分别为步骤①、业务人员登录管理工具，勾选

查询需求；步骤②、系统自动关联凭证档案信息；步骤③、业务

人员直接查阅所需信息及会计凭证档案。通过普遍测试，步骤

①为人工登录系统并勾选查询条件所需时间共1分钟，步骤②为

系统自动关联数据查询时间无限接近为0,步骤③业务人员对查

询结果进行查阅，查询时间为1分钟。

业务人员

①、业务人员登灵管理工

具，勾选查询需求步骤③、业务人员直接查阅所容信息及会计凭证档案

工程G息管理工具

②、系统自动关联凭证档案信息

通过重点改进流程，缩短等待时间，控制影响因素，通过普

遍测试，单笔记录查阅时间基本控制在2分钟以下是可行的。

2.人员及技术资源因素

通过以上分析可知，小组认为2分钟的目标是可以达到的。此

外，本小组成员由财务专业、信息专业的员工组成，拥有企业高级

信息管理师1人，中级会计师2人，高级程序员1人。高级程序

员多次参与类似系统的研发，高学历、高职称及丰富的工作经验带

给我们强大的攻关能力和创新能力。小组成员掌握的统计工具方法

主要有：头脑风暴法、流程图、排列图、直方图、矩阵图等等。小

组成员有能力、有信心做好本次QC活动。

□

n

MM•«•4!>«••(*«*•

因此小组将目标值设定为2分钟是可以实现的。

四、提出方案并确定最佳方案

工程资金信息管理工具的开发制作流程

选定方案

随定并推取业务部门故乔

—I一丁一—「一？一

期定数兆殳换方式FTP数据交揍选定方案

筑,方控件二wi.数犯殳换

N

<

照定口尿数据咋选定〃女

N

琬定数兆输出方式I选定方案

Visual€♦♦

确定程序漏制由二ava1选定方案

才

DELPHI

中

O

1.业务部门目标数据确定并抽取。

2015年8月7日至8日，QC小组成员针对财务、审计、投资

三个部门工作人员对工程建设项目的共同关注点数据需求进行调查

统计，征求表如下:

图一征求表截图

因此，根据企管、审计、财务三块业务需求，通过发放调查表统

计分析，对核心关注的目标数据进行确认，确定各目标数据如下表所

表4-5目标数据统计表

序号目标数据数据来源

1合同/协议对方单位投资系统

2合同/协议项目名称投资系统

3合同/协议金额投资系统

4送审金额投资系统

5付款进度投资系统

6付款时间用友/投资系统

7审定后金额投资系统

8凭证号用友软件

9年度已支付金额用友软件

10付款金额用友/投资系统

11无形资产/在建工程/固定资产金额用友软件

2X确定数据交换方式

①方案提出。

QC小组成员在组长何国伟的带领下，运用"头脑风暴法"初步

拟定了三种数据交换方式，并通过实验、调研进行论证分析，进行综

合评定以确定最佳方案。

②方案实验

2015年8月15日，QC小组成员集中对三种数据交换方式进行

了综合实验。实验结果如下：

A、中间件系统间数据交换实验

OKAKI.o«arrLK

■,・・

1、WebsphereMQ中间件安装2、WebsphereMQ中间件队列配置

•usTKm.rcr1ft

Chs砌府LCured嘛,POTQI.,Owll奥邮I5ta&

泅wWrtdm解In独

，岫RGlx«8)QKMusRu则

Sew(:rnedmI哪眦旎

F嫡《解IT血

3、WebsphereMQ中间件通道配置4、WebsphereMQ中间件监听

中间件系统向数据交换

需结论：

数开

求

经效

据发

满

项目济率

安难合计优点:屏蔽了很多系统底层的信息，比如

性性

足

全度

度

网络的协议、数据的传输安全等，不需要

何国伟3423517

岳斌2432516关注数据各式转换、消息的传输、数据路

刘松3323415

李莉2433517由等，只需要关注与业务本身的数据处理

郑竹心3333416

熊璐3443418部分。主要在异构系统之间的信息交换。

杨娟3443418

合计1926212031

缺点:WebsphereMQ1CPU软件购买

价约56000元，服务器CPU数量越多价

格越高，如进行定制开发，服务器采购，

咨询服务等，费用约为15万元，价格高，

运行环境要求较高，安装配置较费时。

实验评价得分：117

B、ftp数据交换实验

L建立ftp服务器2、进入ftp

*«r・1r»n>A)・・*，*ori>«*>«>

GQBB>Q»EZHtMlItTIAQ)«t|>

t,«

wmm

ElEl电电

XM8

3i«cw<XMOORH

眦黜登场'

3、进行上传、下载4、将下载的文件在数据库中导入

FTP数据文件交换结论：

需

开

数

求

经效

发

据

漏

项目济率优点:使用进行数据库间数据

难

安合计ftp

性性

足

度

全

度交换，操作简单、部署方便。

何国伟5554524

缺点:需编写简单程序，并要做好人

岳斌4243,518

刘松5344420

李莉4434520员权限分配

郑竹心4243417

熊璐4233416实验评价得分：131

杨娟4233416

合计30202624311311

C、第三方控件Jmail数据文件交换传输

Jmail是一种服务器端的邮件发送组JMiail参数说明

件，和个人用的客户端邮件软件不一样的。Body（信件正文）：字符串如：

Jmail是在服务器上给程序用来发邮件用JMail.Body="这里可以是用户填写的表

的，除了软件编程人员，其他人一般平常用单内容，可以取自From。"

不上。Jmail是一个第三方邮件操作组件,Charset（字符集，缺省为

通常位于web服务器端，和站点程序紧密"US-ASCII"）:字符串如：JMail.Charset

配合来接收及提交邮件到邮件服务器的控="US-ASCII"

件，让程序拥有发送文件及接收文件的功ContentTransferEncoding:字符串

能。Jmail只需要注册一个dl组件即可被指定内容传送时的编码方式，缺省是

调用。"Quoted-Printable"如：

JMaiLContentTransferEncoding=

"base64"...........

1、第三方控件Jmail下载2、第三方控件Jmail安装

jiuiT#

JbilFxte11杯«♦mt

WT计：＜3F

赣I露赦面物：皿1!族OMW

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联“：.•*»M

J11115I

.Tel-风理潘1HJluldlL诉聪嵬i：

D.蜡血通锄福

J.B1111.,ill第困期移史转;rejra!：juildll.1u：演.照里氏器

Jkl近斤舞睇,fii以筑林酎期球匍I

3、拷贝第三方控件Jmail至本地4、程序编写实现

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setupini

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2^客・tuF38na

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q，u

5、选择目的数据库6、执行数据库源目的数据交换传输

弟二万J控件.hail数学F文件交换结论：

需

开

数

求

效

经

发

据

满

率

项目济优点、JMAIL空间自动传递数据，无须中

难

安合计

性

足

性

度

全

度间文件，效率高。可以完成复杂的功能。

何国伟5334520

缺点、需要编制大量代码，出现程序错误无

岳斌4233517

刘松5224417

李莉4224517法捕做异常状态。

郑竹心4243417

熊璐4233416实验评价得分：120

杨娟4233416

合计30152024311201

③方案比较选择

中间件系统间ftp数据库间第二月控件Jmail数

方案

数据交换数据交换据交换

信息理

论

跨平台中间件程序的发展文件传输协议传输控件传输

技术支

撑

程序A通过将数据文件放

入程序B的消息队列与程通过下载Jmail文件，

通过架设文件传输(ftp)服

序B进行通信。程序B通过将数据文件传输至邮

方案简务器，将数据文件直接传

从队列取数据文件来接受。件服务器，在公司服务

介输至ftp服务器。

程序不直接与其它程序通器上用服务器端程序

话，并且不涉及跨网通信的定期接收文件。

复杂性。

屏蔽了很多系统底层的信

息，比如网络的协议、数据

的传输安全等，不需要关注

使用ftp进行数据传输文件自动传输，效率

数据各式转换、消息的传

优点交换，操作简单、部署方高，可以完成复杂的功

输、数据路由等，只需要关

便。能。

注与业务本身的数据处理

部分。主要在异构系统之间

的信息交换。

WebsphereMQ1CPU软

件购买价约56000元，服

务器CPU数量越多价格越

需要编制大量代码，出

高，如进行定制开发，服务需将编写简单程序，并要

缺点现程序错误无法捕做

器采购，咨询服务等，费用做好人员权限分配

异常状态。

约为15万元，价格高，运

行环境要求较高，安装配置

较费时。

实验得

117131120

分

因此，确定FTP数据文件传输方案为数据交换方案。

3X确定目标数据库交换平台

①.方案提出。

f一，.IBMDB2数据库交换平台

确定

目标微软SQL-Servcr数据库交换平台

数据库

中骨文ORACLE数据库交换平台

②.方案实验

2015年8月20日，QC小组成员集中对三种目标数据库进行了

实验评价。实验结果如下：

A、IBMDB2数据库交换平台

1、打开DB2数据库第2、新建数据库

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