鞋业有限公司工厂文件控制程序

XX鞋业有限公司编号XX/QP—01页码第1页共3页主题第4．2．3章文件控制程序版序A修改状态01.目的确保需使用文件的部门或人员及时得到其有效文件。2.适用范围与质量体系有关的文件（企业内部编制的质量管理文件和外来的受控文件）。3.职责3.1行政部负责编制本公司的文件控制程序，负责培训并监督该程序的执行。3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。注：受控文件：指需保持有效版本的文件（当文件出现最新版本时，应及时发放新文件，回收旧文件的文件）。如内部需执行的文件，外部需供方执行的文件。对向顾客提供组织质量管理体系情况证据时的质量手册，常属非受控制文件。4.措施和方法4.1文件分类4.1.1质量手册：用以说明本公司质量方针、目标及组织权责，描述体系运行原则的基本文件。4.1.2程序文件：描述质量体系运行及要素所涉及到的各个职能部门活动范围的文件。4.1.3作业指导书：具体指导各个岗位如何操作的作业规范。4.1.4规范：阐明要求的文件，如产品检验标准、工序控制要求、工艺流程、样板等。4.1.5质量计划：对特定项目、产品、过程、或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。4.1.6表单记录：记录质量活动及其结果有关数据的规范的表格形式。4.1.7外来文件：对本企业需执行的旅游鞋国家标准、产品质量法。（当产品质量要求只为顾客要求时，则上述标准可不列入受控文件）。顾客提供的需本企业执行的要求文件。4.1.8各部门内部的管理性文件。4.2文件制定和审批与质量相关的所有文件在发布前，应由以下规定的人员审批其符合性（指符合标准要求和实际操作的需要）、充分性（所有影响因素完全考虑周到）和有效性（在可能的范围内有效解决质量问题和管理问题），满足后方可批准实施。4．2．1行政部根据各职能部门的程序文件，总经理制定的质量方针和质量目标，汇编成满足ISO9001标准要求的质量手册，经管理者代表审核，总经理批准。4.2.2程序文件及其相关的表格由归口职能部门（依据标准要求职能分配表）负责人编写，管理者代表批准。并交行政部统稿。4.2.3作业指导书及其相关表格由生产部组织相关人员编写，生产部门批准。4.2.4规范文件及其相关表格由开发部组织相关人员编制，开发部负责人批准。4.2.5质量计划的编制职责依据本质量手册的第7章产品质量策规定执行。4.2.6各部门内部的管理性文件由本部门负责人编写，管理者代表批准。4.3文件的标识和发放：4.3.1标识范围：质量手册和程序文件，部门编制的其他文件，除每批所需特定的技术要求以外的所有的文件（包括外来文件）均应进行“受控”标识。4.3.2标识内容：4.3.2.1编号标识：每份文件按《文件编写导则》设定唯一的文件编号。4.3.2.2受控标识：对发放于内部执行的文件或发放外部（如给供方）执行的文件，应加盖“受控文件”原色印章；发放外部作证据用的文件（如给顾客），应加盖“非受控文件”原色印章。XX鞋业有限公司编号XX/QP—01页码第2页共3页主题第4．2．3章文件控制程序版序A修改状态04.3.2.3分发号标识：每份文件都有不同的分发号。4.3.2.4修改状态标识：每页文件应标识修改状态。4.3.3文件发放：4.3.3.1标识后的文件应由行政部负责发放。质量手册可整本发放，也可把程序文件独立发放。每份文件应发放到文件的使用部门。文件发放范围由行政部负责人填制或审批，发放时由领用人签名，并填写“文件发放审批表”。4.3.3.2每批所需特定的技术要求文件则根据《生产过程控制程序》加以传递。4.4文件的管理4.4.1行政部应建立文件档案，保存每一版本的文件及其每一版本间的文件修改清单，以实现文件变更的可追溯性。4.4.2贮存于计算机中或软盘应注意防病毒和受损，并对所存文件形成清单，标识每份文件的修改状态及存放地址，以利于识别和使用。4.4.3行政部对加盖“受控文件”原章的文件建立“受控文件一览表”，列出各类文件目录及其修改状态，以便识别文件的现行修订状态。对发放到各部门的文件也由行政部建立部门的“受控文件一览表”交各部门负责人，以利于管理本部门的文件。4.5文件领用4.5.1当有新进人员、转岗人员、或需使用文件的人员未领到文件时，其部门负责人填制“部门联络单”，交由行政部按4.3.1相应条款执行发放文件。4.6各部门或人员在使用文件时应注意4.6.1不得随意借用其他人的文件复印。4.6.2不得使用未加盖“受控文件”原章标识的复印件，一经发现立即交行政部收回销毁。4.6.3当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到行政部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，行政部将破损文件加盖“作废”标识。4.6.4当文件使用人将文件丢失后，应按4.5.1条办理申请领用手续，但必须在联络单中作出说明，必要时应做出检讨或罚款。行政部在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。4.6.5当文件使用者离职时，必须将文件交回行政部（纳入移交手续中）。4.7文件借阅4.7.1需临时借阅文件的人员，需经行政部负责人批准可借阅文件。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由行政部主动收回。归案文件一律不外借，防止文件丢失和损坏。4.8外来文件的控制4.8.1收到外来文件的部门/人员，应交行政部按受控文件进行标识和发放管理。4.8.2行政部应确保文件是有效版本。4.8.3当外来文件失效时，行政部应及时收回已发文件，并进行“作废”标识。4.9文件修改4.9.1文件的编制、审批和执行人员应关注文件执行的有效性和适宜性。应为适应实际情况的变化和提高有效性而适时加以修改。个别文件的更改集中由编写人申请，原审批人审批；体系文件的全面更改由管理评审会议提出或由管理者代表批准。4.9.2文件更改后的审批应由原审批人进行。若出现机构变动或人员调动，可由原职务的对应职务或人员进行审批。4.9.3更改后的文件经批准后及时按4.3条款发放到相应的场所，并同时收回失效文件，对失效文件标识“作废”。对修改量极少而不需采用换页的情况，可由行政部统一收回文件进行更改，或由行政部发往相关部门“文件更改通知单”，附于原文件。XX鞋业有限公司编号XX/QP—01页码第3页共3页主题第4．2．3章文件控制程序版序A修改状态04.10文件的换版和作废4.10.1文件经多次修改（修改码从00到09时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本；第一版为A版，经修改后需要该版的改为B版，依此类推。4.10.2所有作废文件应加盖“作废”标识。对任何需保留的作废文件加盖“留用”标识，以免误用。4.10.3对所有作废的文件登入“作废文件清单”中。行政部负责人集中统一销毁。5.相关文件《生产过程控制程序》《生产策划控制程序》《文件编写导则》6.质量记录保存地点保存期6.1文件发放审批表行政部长期6.2文件更改通知单