采购岗位标准化

物资采购管理部岗位标准化为了标准物资采购过程中的各项工作，明确采购运作方式，标准物资采购流程，使物资采购活动能够按照既定流程有序、高效的运转，并为物资采购活动的公平性、公正性、合理性提供制度保障，特制定本管理程序。本规定文件适用于物资供给工作的相关部门。按照本文件的建立，建全物资采购方案、签署合同、材料验收、办理材料入库、出库、退库及报销手续。3．职责〔1〕负责编制和修订?物资管理职能手册?、物资采购、供给、管理的文件及规章制度，进展培训及监视实施；〔2〕负责供给商评价和选择并编制和修订合格供方名录；〔3〕负责长期供给商、战略合作、供给商的招标、合同签订；〔4〕参与审核?物资采购筹划书?；物资样板及报价工作；〔5〕必须参与物资招标资源评审、100万以上物资采购的招标工作，可随时参与100万以内物资采购的招标工作；〔6〕负责每个工程物资采购物资记账；负责赊欠物资资金方案的编制及支付；负责统筹、审核赊欠物资资金方案；〔7〕负责招标专业工程分包、物资的询价；〔8〕负责建立库存保管物资明细账；做好半年，全年的物资盘点工作，负责库存周转性物资的维修和保养工作。物资供给根据工程需求，分为A类物资、B类物资、木制品类、石材类等相关物资。A类物资：为在工程中的主要饰面、装饰性材料，如：墙地砖、壁纸、灯具、洁具、布艺、窗帘、地毯、浴室五金、铝单板、铝塑板、特种玻璃、乳胶漆等；B类物资：为根底性材料和机电类相关材料，如：轻钢龙骨、石膏板、电线管、电线、钢材、腻子粉、石膏粉、板材、瓷砖大理石粘结剂、沙子、水泥、商品混凝土、吊杆、勾缝剂、幕墙用构造胶、密封胶、AB胶、周转性材料、小五金、消耗性材料、胶粘剂及劳保材料、风机盘管等机电类材料。小五金类：吊顶配套件角码、吊杆、螺母、内胀螺栓、拉铆钉、膨胀螺栓、电焊条、非五金配套螺丝、铜丝、铁丝；消耗性〔工具配套〕材料：各种钻头、锯片、刨刀、汽枪钉、铁钉、锯条、直刀、修边刀、砂轮片、壁纸刀片、砂轮磨片、开孔器、射钉、十字电批头、各种橡胶轮；胶粘剂类：502胶、双面胶带、透明胶带；油漆配套材料：排笔、滚刷、羊毛板刷、棕刷、小油桶、各种砂纸、棉丝、白毛巾、色浆、色粉、纤维网格布、牛皮纸、小毛笔；劳保及其他：线手套、电焊手套、胶皮手套、防毒口罩、纱布口罩、施工线、鱼线、水平管、编织袋、墨汁、墨斗、扫帚、彩条布、灰斗、铁锹柄。周转性材料：配电箱〔一，二级电箱及配套的电缆〕、灭火器、现场标识标牌、围档板、办公桌椅、临时设施、龙门架、保护用展毯、外租的脚手架及外租的机械设备等。木制品类物资：为工厂生产的部品集成化材料，如：木墙板、木门窗、家具、橱柜、吸音板等工厂加工产品、木方、模板；石材类物资：天然石材、人造石材、复合石材等相关石材制品。5．物资采购工作程序〔1〕工作流程图〔2〕过程表过程名称责任者过程输入〔工作依据〕工作内容过程输出产品/活动需要的记录采购筹划招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部/工程经理部工程部要求工程特点限量限价单确定由工程部提供，分包商采购的物资清单工程筹划－物资采购筹划表物资申请方案工程经理部图纸设计说明采购方案提出所需物资的名称、规格型号、单位数量、技术要求、进场时间等需用物资申请方案表新供给商调查评审招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部供给商资质文件企业简介产品介绍等对供给商的资质进展审核评价，挑选符合条件者参加投标报价合格供方供给商调查评审表、供给商资质文件供给商投标报价招标主体采购信息(含规格型号、供货期、质量、环境、平安等方面的要求)与候选供给商沟通采购信息，邀请他们投标报价采购招标文件询价记录供给商投标报价文件供给商评价与选择招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部/工程经理部采购要求供给商投标报价文件对产品的性能、价格和供给商能力进展评价，根据评价结果确定最终供给商人选供给商人选被确定供给商选择、评价记录签订采购合同招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部/工程经理部采购合同物资申请方案采购要求供给商投标报价文件与供给商洽谈并签订采购合同、订单，或发出供货通知采购合同、采购合同审批汇签单、订单供给商年度评价招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部/工程经理部供给商提供产品的性能、价格、供货期、供给商的工作表现对供给商进展评价，将合格供给商纳入合格供方名录，不合格的淘汰供给商年度评价表、合格供方名录物资招采部针对每年的在建工程中所需要的物资，建立完整的合格供方的信息平台，保证各类物资在工程中配送顺畅。〔1〕供给商的来源及评定内容：a.供方的经营范围及资质；b.供方的供货能力；c.供方满足环保的检测能力；d.供方的信誉状况；e.产品的外观；f.产品的性能；g.物资质量证明文件；h.储存保管能力；i.产品的主要用户和产品使用情况及售后效劳等。合格供方评审的内容主要是以上因素，对于以往工程工程中有业务往来的，实践说明能充分合作的厂商优先考虑。〔2〕供给商的考察及评定程序a.各部门推荐的供给商由推荐人填写?推荐供给商明细单?，招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部/工程经理部对供给商进展实地考察，认为合格后，填写?供方调查评审表?。b.物资招采部应在物资招采经理主持下，组织有关人员对上报的供方进展评定。经评定合格的供方由物资招采部编入?合格供方名录?，?合格供方名录?经总经理批准后发布。c.新增加的合格供方应按上述程序办理。〔3〕合格供方的修订原那么及变更为使供给商评价与选择过程更加快捷，每年3月底发布“合格供方名录〞。每年年底，物资招采部组织供给商评价，汇总招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部/工程经理部对本年度合作过的供给商进展评价，填报供给商年度评价表。作为修订“合格供方名录〞的依据。年度评审的内容包括：a.供给物资的质量情况；b.供方的履约情况〔重点是对工期的影响〕；c.供给物资的使用效果；d.效劳质量。合格供方名录修订原那么如下：a.对已在?合格供方名录?中的供给商，经评审合格的继续保存，经评审不合格的予以删除，并记录在未通过审核的供给商名单中。b.对不在?合格供方名录?中的新供给商，经评审合格的纳入?合格供方名录?，经评审不合格的那么记录在未通过审核的供给商名单中。c.对已在?合格供方名录?中的、但本年度没有合作的供给商，资审资料未过期的继续保存，资审资料过期且未予更新的予以删除，并记录在未通过审核的供给商名单中。对在采购合同的执行过程中，未能按时、按质、按量供货的供给商，采购员要及时通知工程部/审计部，由上述部门领导决定是否将供给商从“合格供方名录〞中删除，被删除的供给商一年内不能使用。“合格供方名录〞由招采部编制，由总经理批准，将名单发至招采部/本钱部/工程部/设计部/审计部/工程经理部等有关部门。供给商调查评审表和供给商档案由招采部保存。根据工程物资的使用情况，从合格供方名录中选择一些能够在效劳质量好、价格适宜、能够为在一定的额度或是一定的时间融资的，愿意和我方长期进展合作的，编入长期供给商信息平台。8.战略合作供给商根据工程物资的使用情况，从长期供给商名录中选择一批合格供给商，本着资源共享、互惠互利、共同开展的原那么，签署战略合作协议，除指定品牌外，均应采购此类物资，并编入战略合作供给商。9.物资采购依据(1)依据修正后的?材料限量通知单?及?材料限量调整通知单?。实际采购物资应遵循物美价廉原那么，如超出限量，采购员应填写?物资管理部限量预警表?通知本钱部，工程部、审计部准许前方可采购，未经本钱部，工程部、审计部准许进展采购的，超出限量限价局部价值由相应的采购员责任人自行承当。(2)采购的物资如有工程部或相关部门指定的技术环保等相关要求的，应在?材料限量通知单?中注明。(3)本钱部、审计部、工程部将?材料限量通知单?、?材料限量修正通知单?及?材料限量调整通知单?一式五份，分送工程经理部、招采部、工程部留存。(4)物资管理部依据工程经理部编制的各工程的?需用物资申请方案表?和制定的?物资采购筹划表?实施采购。10．物资采购的原那么(1)必须遵守国家地方有关政策和法令，以物资招采政策和经济管理法令指导采购。熟悉有关经济合同法、财经制度及工商行政管理部门的规定。(2)质量环保标准：材料采购质量环保要求应符合申请方案要求的有关标准，还应按国家质量和环保标准执行。(3)工程采购的所有物资的供方必须从?合格供方名录?中进展选择。对于?合格供方名录?中未涉及到的材料，应按照公司对合格供方评定的程序，确定为合格供方后，才能进展采购工作。11、物资采购筹划在工程开工准备阶段，工程经理负责组织采购员、技术部、工程部、设计部、本钱部等有关人员对物资采购进展筹划，并在?工程筹划?中确定采购方案，明确各类物资的采购组织主体和采购方式。采购主体为：物资招采部。采购方式分为：公开招标、邀请报价、零星采购、独家议标等四类。公开招标指对于采购金额在50万元以上，技术复杂且有较多可供选择供给商时，采用招标方式选择供给商，供给商最少3家以上。邀请报价是指采购金额在50万元以下，技术要求程度较低，需要供给商进展技术配合支持时，从合格供方名录当中邀请至少三家参与投标的采购方式。零星采购是指单项采购低于5万元的采购。金额在5万元〔含〕以下的，可采取询价方式在三家〔含〕以上供给商中选择并确定。独家议标是指供给商和材料或被垄断的根本无法寻找到其他采购渠道的材料。对供给商报价等相关信息进展评价后实施采购。〔以下暂未修改〕〔1〕工程技术负责人负责编制物资申请方案，由工程经理进展审批。由工程部复制方案提交总部采购人员。物资申请方案作为向供给商订货的依据。〔2〕各工程由专业工长根据工程进度经劳务单位负责人签字后提交?材料领用方案表?，方案表应注明：施工队伍名称、第〔*〕次方案、材料名称、规格、型号、数量、使用日期、主要技术要求〔质量〕要求、使用部位。方案人应仔细排版认真计算，其中使用部位必须准确，作为对材料消耗量的计算依据。经技术负责人核准后一份交由库管员做为班组领料依据。〔3〕技术负责人依据各班组?材料领用方案表?及工程实际进程，编制?需用材料方案报表?，一式四份，方案表应注明工程名称、工程编号、该份方案为第〔*〕次方案、材料名称、主要技术要求〔质量〕要求、规格、型号、数量、使用部位、进场日期、供货地点、必要时注明所需的技术标准或标准等要齐全，否那么不予采购。特殊材料应注明产地、供方、实物样板。工程部也可以推荐候选供给商。对物资的包装、运输等方面有特殊要求时，也应在?需用材料方案报表?中注明。经工程经理签字批准后，交给总部采购员签字生效，库房管理员应核对进场物资和方案的偏差，及时向工程经理和总部负责该工程采购人员提出报告。〔4〕工程经理部提出需要采购的物资均应包括在工程物资申请方案以内，且能够被预算本钱所覆盖。如果需要采购物资在预算本钱或采购方案以外，那么工程部应事先征得所属部门物资招采经理批准，按照方案外物资制定申请方案。〔5〕材料采购的时间要求：类物资、木制品、石材类物资的订货时间要严格按照各种材料的特点及加工周期的要求进展订货。类物资一般情况下定货时间为三天，同类材料在一周内不能重复提两次。否那么发生的物资运输等费用由工程经理部相关负责人支付。(6)方案的变更和修订：因紧急设计变更或意外情况；工程部临时提出的紧急变更；采购或施工中出现的失误，需增订、重订、补订的要重新申报方案。如已申报方案内物资需取消或调整，应以书面形式通知采购招采部终止采购，否那么视为方案内物资，为此造成的重复采购的损失由失误者承当。(7)需由主设计师选定的特殊或重要的装饰材料，由工程经理部在对相应材料在申请方案中注明“设计选样〞通知总部采购员。设计师接到通知，首先在总部采购员的配合下在“合格供方〞中选择，如果没有适合的材料，由设计师自行市场选样，价格需要满足商务要求，并书面通知总部采购员/物资招采部经理。13.物资采购负责个工程经理部的总部采购员应根据工程筹划、物资申请方案和采购方案实施采购，对有调整或变化的必须重新编制?物资采购筹划表?报总部物资招采经理审核后，经工程经理签字批准。采购筹划中应确定采购方式、候选供给商名单和采购时间等。供给商的来源如下：a.优先从“合格供方名录〞中选择；b.其他供给商〔只有当?合格供方名录?中的供给商不能满足工程要求时，才能从名册之外挑选其他候选者〕；C.工程部指定的供给商。当对供给商名单进展调整时，应得到原批准人员的批准。物资采购方案中，应根据物资采购的技术复杂程度、市场竞争情况、采购金额以及数量大小确定采购方式。〔1〕供给商资格预审公开招标供给商和邀请报价供给商均应优先在合格供给商名录当中选择。如果参与投标的供给商或拟邀请的供给商不在合格供给商名录当中，那么应由物资招采部负责进展供给商调查评审。〔2〕采购招标程序a.公开招标程序采购金额在10万元以上的采购。招标主体组织牵头成立招标小组。具体由各工程经理部，总部采购员、经营部，工程经理部、招标审计部、物资招采部，总经理、生产技术等相关人员组成。招标小组具体负责招标文件的拟定、招标组织、供给商的选择谈判、采购合同的谈判、拟定和组织会签等工作。根据工程物资筹划确定候选供给商名单，核算审计部、工程经理或物资招标经理或商务经理必须参加供给商谈判、组织签订采购合同等全过程招标评标活动。在招标人与工程经理部进展充分的沟通之后，工程经理部负责提出物资招标文件中的技术标准和技术要求，作为物资投标文件中的技术方案进展合格性评价依据。工程总经理、物资招采经理，总经理，本工程工程经理，经营部，招标审计部经理、本工程工程经理参与在其权限范围内的招标文件的审批和供给商选择工作〔含资源评审〕，批准其权限内的供给商选择结果及物资采购合同。关于物资招标采购，批准参与及决定投标供给商和物资合同审批的权限规定：10〔含〕—0万元〔不含〕以上的招标，由各部门均可推荐供给商〔公司的合格供方名录中不得少于50%〕，根据工程特点材料要求，投标单位原那么上最少有4家以上，必须注明供给商全称、联系人、联系。按公司流程进展招标评审程序，招标评审必须附带招标文件附件；各级审批人员可增加参与投标的供给商，黑名单供给商制止进入招标评审名单。50万元〔含〕以上的招标，由各部门推荐供给商〔公司的合格供方名录中不得少于70%〕，根据工程特点材料要求，投标单位原那么上最少有5家以上，必须注明供给商全称、联系人、联系，按采购流程执行。按流程进展招标评审程序，招标评审必须附带招标文件附件。各级审批人员可增加参与投标的供给商，黑名单供给商制止进入招标评审名单。b.邀请报价金额在2—10万元以下的采购〔B类物资5-10万元〕，均采用邀请报价签合同的采购形式。参与人员有：总部采购员、工程经理、物资招采经理。由总部采购员在合格供方名录中选择至少三家以上的供方进展比价，需在合格供方名录外选择供方时，执行合格供方评定相关内容。c.零星采购金额在2万元〔B类物资5万元〕以下的，可采取询价方式在3家〔含〕以上供给商中选择并确定，供给商资料及评价过程记录在?零星采购寻价表?中报总部采购经理审核后，由工程经理批准采购。d.独家议标由业主指定供给商和材料或被垄断的根本无法寻找到其他采购渠道的材料。采购形式均为独家议标采购。总部采购员需填制?独家议标审批记录?经总经理和总部招采经理批准后，由各工程经理部和总部采购主员同供给商商谈。〔3〕供给商评价与选择物资管理部必须根据对供给商提供产品及供给商能力的综合评价结果选择供给商。综合评价的内容根据供给商提供的产品对工程的重要程度不同而有所区别，具体规定如下表：供给商类型评价内容考察样品/样本报批产品性能比拟供给商能力评价采购价格评比钢材、水泥、砂石等主要构造材料○△●▲●▲●▲商品混凝土●▲●▲●▲重要机电设备○△●▲●▲●▲●▲一般机电设备○△●▲●▲●▲门、窗、防水材料○△●▲●▲●▲●▲石材等主要装修、机电材料○△●▲●▲●▲●▲一般装修、机电材料○○△●▲●▲●▲零星材料○●▲●▲注：●―必须进展的评价，○―根据合同约定和需要选用；▲―必须保存的记录，△―该项评价进展时应保存的记录。〔4〕考察必要时，总部物资招采部应在评价前对各部门推荐的供给商进展考察。考察的内容应包括：生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后效劳能力以及对供给商提供保险、保函能力进展必要的调查等。考察由物资管理部组织、合同审批人、工程有关人员参加，必要时可邀请经营管理部，核算审计部、生产技术、物资总经理等有关部门参加。考察后，组织者应将考察内容和结论写入?供给商考察报告?作为供给商进展能力评价的依据。〔5〕样品/样本报批根据合同约定、工程部要求以及工程实际情况，对于需要进展样品/样本审批的物资，工程技术负责人应提前确定需要，在物资申请方案中明确需要报批物资的名称、规格、数量、报批时间等要求。总部采购员负责样品/样本搜集与询价。收到样品/样本后，工程技术人员应填写样本/样品送审表并负责向工程部、监理和设计办理报批手续，将样品/样本报批的结果通知工程负责人。样品报批必须一式两份，工程部和工程经理部各留存一份〔6〕综合评价及供给商确实定通过将资格预审情况、考察结果、样品/样本报批结果、价格与工程要求的比拟，应对供给商做出以下方面的评价：a.供给商和厂家的资质是否符合规定要求；b.产品的功能、质量、平安、环保等方面是否符合要求；c.价格是否合理〔必要时应附本钱分析〕；d.生产能力能否保证工期要求；e.供给商提供担保的能力是否满足需要。f.供给商要求的付款方式是否符合公司的要求根据上述评价结果选出“优质低价〞者，中标供给商确实定，按采购程序中规定的方式，由负责人确定中标单位。如果评标小组的意见不一致，应将不同意见呈报总经理，物资招采经理、总经理，工程总经理批准。对供给商评价的结果和入选供给商名称做好记录。各工程经理部，总部物资招采部、经营部、审计部经理在检查工作时应对本单位的采购过程进展监测，监测内容包括：a.采购过程是否按公司有关规定执行；B.工程部和工程部对采购产品的性能、价格以及供货期和效劳是否满意；c.公司有关采购方面的文件规定是否完善、合理并简捷有效；d.对监测时发现的问题及时采取纠正和预防措施。公司通过内审对采购过程的符合性、有效性进展监测。15.物资采购合同〔1〕?产品长期购销合同?a.每年由公司物资招采部协同工程管理部、经营部、核算审计部、工程技术部对供给商所供的B类物资，进展价格、性能、质量、效劳等考察评定。对全年拟采购总金额超过8万元的，应执行公开招标程序的相关规定。其它材料采取邀请报价的形式和招标审计部确定供给商，并签定?产品长期购销合同?，公布认定的?××年度第×季度B类产品价格清单?。b.同供给商签定?产品长期购销合同?，必须满足同意以月结算或一定融资额度以上条款的供给商，满足各工程经常使用的物资。c.总部物资招采经理应协同审计部、工程经理部，一个季度对签定?产品长期购销合同?的供给商所供的物资进展价格、性能、质量、效劳比照，根据市场的变化及时同供给商协商所供的物资品种、价格、品牌等，及时增加或删除长期供给商名单。修正并公布?××年度第×季度B类产品价格清单?；d.?产品长期购销合同?应表达的主要条款：合同编号〔为赊欠号〕；供需双方的全称、地址、联系、签定日、有效期〔原那么为一年〕、物资的品种、品牌、规格型号、单价、质量标准、运输方式及费用承当方、结算方式、退货条件，需方准许定货人等双方签字盖合同章。e.?产品长期购销合同?由总部物资招采部经理、审计部经理、总经理签字，盖公司合同章后生效。合同一式四份，物资招采部、审计部、财务部、供方各一份。f.公司已同供给商签定?产品长期购销合同?中所包含的品种，各部门采购时只准在其中选择采购；在长期供给商之外，工程经理部〔或其它部门〕推荐有价格和质量优势的材料供给商，经各工程经理部、经营管理部核实后，通知总部物资招采部纳入长期供给商名单，执行采购，并修正?××年度第×季度B类产品价格清单?。对推荐人的奖励：该材料不计取物资采购费。g.外埠工程物资采购，根据工程特点、要求等合理安排采购方案，原那么上按公司的统一规定。所有的A类物资进展采购询价时，信息在物资管理部进展汇总，根据实际情况确定采购的地点和供给商。所有的B类材料在采购时，总部物资招采部应根据距郑州的距离和工程量大小派1到2人协同各工程经理部进展当地市场调研〔工程较大时由各工程经理部，总部采购员进展市场调研〕，根据公司合格供给商的评定程序对供方进展评定，经各工程经理部同意后签订?购销合同?，方能进货。〔2〕物资采购合同a.公司同供给商签定?产品长期购销合同?中未包含的品种，各部门采购时A类物资超过2万元〔含〕，B类物资超过5万元〔含〕和设备必须签定?物资采购合同?，超原合同额2万元〔含〕的物资需签定补充合同。b.工程需要采购的物资按公司制定的采购程序中规定进展材料的采购。合同的签定按照公司授权管理规定执行。c.物资采购合同应表达的主要条款：合同编号、供需双方的全称、地址、联系、签定日、有效期、物资的品种、品牌、规格型号、单价、质量环保标准、供货日期、运输方式及费用承当方、结算方式、退货条件等及双方签字盖合同章。d.由各工程经理部和总部采购员进展组织、采购的物资合同，应统一编号，如“0011-02-物01〞，其中“0011-02〞为工程开工单编号，“物01〞代表物总部资招采部签定0011-02工程第一份合同，依此类推；合同由各工程经理签字、盖公司合同章后生效。合同一式四份，法务、各工程经理部、财务部、供方各一份。〔3〕采购合同的签署及审批权限见公司授权表。16.物资的入库〔1〕赊欠类物资入库a.由物资管理部签订的?产品长期购销合同?供给商，供给物资时原那么使用公司统一的?送货单?四联单〔或合同约定的送货单〕，一联供方存根〔白联〕即签订?产品长期购销合同?的供给商留存；二联需方记账〔粉联〕即总部物资招采部统计赊欠供给商的金额和入库的单据；三联结算〔黄联〕即需方到供方结算时必须提供的单据；四联收货人留存〔绿联〕即工程工程部施工现场留存的单据。二联需方记账〔粉联〕〔或合同约定的送货单〕，必须有工程工程部工程经理、总部采购员、库管、A类物资、B物资组长签字和物资管理部负责人签字后准许作为入库的原始单据，物资管理部账务员凭此单据汇总做出?赊欠类物资入库明细及汇总?。b.由工程经理部签订的?物资采购合同?供给商，依据合同或其它原因不及时付款的物资，物资送货单必须由工程工程部指定人员〔在册员工〕和物资招采部工程负责人签字后准许作为入库的原始单据，先由物资招采部经理审核签字后，交物资材料审核员凭此单据汇总计入?赊欠类物资入库明细及汇总?，并由物资管理部账务员建立?*工程*工号合同付款情况登记表?。c.签订?产品长期购销合同?供给商的赊欠号为“2901〞，“29〞代表编号，“01〞代表供给商名称依此类推；签订?物资采购合同?供给商的赊欠号为“2501〞，“25〞代表编号，“01〞代表供给商名称依此类推。〔2〕支票类物资入库：需支票领用单、发票及明细，发票必须有执行经理、采购员签字、明细有库管签字。a.依据物资管理部签订的?物资采购合同?和未签订合同的，需领取支票及时付款的物资，除合同约定的预付款、货物未进场需支付进度款外，发票或送货明细单经工程工程部指定人员〔在册员工〕和工程经理部项总部采购员签字后准许作为入库的原始单据，物资招采部账务员凭此单据汇总做出?支票类物资入库明细及汇总?。b.依据合同约定的预付款、货物未进场需支付进度款发票，由总部采购员签字后准许作为入库的原始单据，物资招采部账务员入库时应标注清楚，某某合同编号的预付款、进度款。但合同最终决算时按明细单入库，同时由工程经理部工程负责人用红色入库单，冲减某某合同编号已入库无明细的预付款、进度款，交物资管理部账务员计入?支票类物资入库明细及汇总?。〔3〕现金类物资入库a.主要为用现金购置的物资，需填写支出凭单、并附发票及明细，发票必须有工程经理、总部采购员签字，明细有库管签字。b.原那么物资采购金额超1000元使用支票采购，在采购方案单外工程又紧急需要的材料，金额在1000元以下的可以用现金采购，特殊情况下需经物资招采部经理同意前方可购置，否那么超出局部由采购人员自行负责。〔4〕在总部采购员对赊欠类物资挂账、支票类物资和现金类物资报销时，必须严格填写?总部采购员与物资审核员采购明细交接表?，做到票据清楚，交接明白，也利于物资招采部账务员上账的准确性和及时性。〔5〕在采购员和物资招采部账务员交接现金、支票、挂账等所有的票据时，都要按部门规定的格式进展交接，防止出现丢、落票的现象，做到责任清楚。17.合同类物资入库需供方提供供货明细、供方结算单、都需加盖公章，明细有库管签字，结算单有采购员、执行经理签字，加工类材料需采购员做结算单，并由执行经理、总部采购员、预算经理，技术负责人、供方签字并附供货明细，明细由库管签字。上账时需附上支付申请表。18.低值易耗品入库配电箱〔大、中、小型和配套的电缆〕、灭火器、现场标识标牌、围挡板、办公桌椅、临时设施，经总部采购员、工程经理、物资库管员、B类物资签字后，到所属库房办理入库手续，计入采购部库存账。19.周转材料外租的脚手架、跳板、模板，按实际发生的租赁费、维修费、丧失货物总数在12％以内〔但丧失原值金额不超过3000元〕的费用，经工程经理和总部采购员、库管签字后可入库；外租的机械设备租赁费、维修费按实际发生，经工程部经理和总部采购员、库管签字后可入库；如脚手架、跳板、模板及外租的机械设备丧失的货物总数在2％以外或丧失原值金额超过3000元的费用，由工程经理部找出相关责任者，由相关责任者承当其费用；如找不到相关责任者，由工程经理部承当其丧失费用。入库的原始单据必须由相应负责人签字，严禁代替他人签字。20．物资的出库〔1〕物资管理部账务员依据?*类物资入库明细及汇总?，同时分工号把各类物资汇总做出?*工号出库单?，由财务部计入各工程本钱，一式二份经库管、施工对指定专人签字，库管一份，施工队一份。〔2〕工程施工过程中、竣工后，物资招采部、审计部、工程经理部、财务部要认真核对?*工号出库单?。〔3〕计入周转物资、配电箱〔一、二和配套的电缆〕、灭火器、现场标识标牌、围挡板、办公桌椅、临时设施等，由中心摊销费用。21.物资退库〔1〕每个工程竣工退库时，物资库管员填写退库单由库管、总部采购员、工程经理签字，由物资代管?*工程材料保管单?中的物资，由物资库管员发货填写?出库单?工程部签认，不计价值只计品名、数量无偿使用计入?*工号出库单?。〔2〕各工程竣工后所剩的各类物资，原那么由工程部和供给商协商，尽量退回给供给商；无法退回的，由工程经理部填写?*工程材料保管单?经各物资招采经理确认后，计价值入所属库房，库房物资发货时需填写?出库单?，同时上报物资招采部。〔3〕周转物资退库时，由物资招采经理检查及时进展维修，如经屡次使用无法维修的，由所属采购部填写报废单，由财务部审核做相应的报废销账。〔4〕库房原那么不在进A类物资、B类物资，尽量做到A类物资、B类物资零库存；库房只存放?*工程材料保管单?中的物资和周转物资。22.合同付款、支票领用、报销〔1〕赊欠类合同付款、支票领用、报销a.?产品长期购销合同?无合同预付款，每月28日前由物资招采部账务员统计出截止本月25日以前赊欠各供给商的物资金额，依据同供给商签定的合同及?赊欠类物资入库明细及汇总?，由总部物资采购员制定?物资招采部*月供给商付款方案表?，经物资招采经理、公司总经理、财务总监审批同意后依方案付款；领取支票原那么由物资招采部账务员填写?分包商/供给商支付申请表??支票领用登记单?支付，由总部采购员、物资招采经理、财务总监审批依方案付款。每年1月5日前由物资管理部账务员统计出，截止上年度12月31日以前赊欠各供给商的物资金额，第二年度重新记账，不累加上年度的赊欠金额。b.A类物资、B类物资在执行合同的过程中由总部采购员根据工程进度、材料进场情况、合同付款约定，填写?分包商/供给商支付申请表?，由物资平台账务员直接找总部采购员、工程经理、物资招采经理、总经理、财务总监审批；支票报销时，要在发票的右上角填写支票号，反面填写合同编号〔赊欠号〕注明付款情况如预付款或进度款，