会议例会管理制度

会议例会管理制度第一章总则

为确保会议的规范化、高效化，提高决策与执行能力，特制定本会议例会管理制度。本制度适用于公司各级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

一、会议目的

1.沟通交流，促进各部门之间的协作与信息共享；

2.明确工作目标，部署工作计划，提高工作效率；

3.解决工作中的问题，为决策提供有力支持；

4.增强团队凝聚力，提升企业执行力。

二、会议原则

1.精简高效：会议应尽量精简，缩短时间，提高效率；

2.预约制度：召开会议需提前预约，确保参会人员有时间准备；

3.议题明确：会议议题应提前准备，明确讨论重点，避免跑题；

4.严肃认真：参会人员应认真对待会议，积极参与讨论，遵守会议纪律。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如周例会、月例会等；

2.临时会议：因工作需要临时召开的会议；

3.专题会议：针对特定议题召开的会议；

4.总结会议：对一段时间内工作进行总结的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：负责会议的组织、主持、总结等工作；

2.与会人员：根据会议议题，邀请相关人员参加；

3.记录人员：负责会议纪要的记录与整理。

五、会议时间

1.定期会议：会议时间应固定，如有特殊情况需调整，需提前通知；

2.临时会议：根据工作需要，提前通知参会人员；

3.会议时间控制在合理范围内，避免影响正常工作。

六、会议地点

1.会议地点应选择安静、舒适的环境，确保会议顺利进行；

2.如需使用会议室，应提前预订，确保会议室资源合理分配。

本制度的解释权归公司董事会所有。自颁布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，以便邀请相关参会人员；

2.拟定会议议程：列出会议的主要议题，明确讨论重点，预估各议题讨论时间；

3.通知参会人员：提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，并要求回复确认；

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便提前了解议题内容；

5.预约会议室：根据参会人数及会议需求，提前预订合适大小的会议室，并确保会议室设备齐全。

二、会议签到

1.设立签到台，准备签到表；

2.会议开始前，由专人负责签到工作，确保参会人员准时到场；

3.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息；

4.签到结束后，及时将签到情况反馈给会议主持人。

三、会议进行

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员；

2.各议题负责人按照议程顺序，汇报议题内容，并提出讨论要点；

3.参会人员围绕议题展开讨论，提出建议和意见；

4.会议主持人负责引导讨论，确保会议不跑题，控制会议时间；

5.对于重大决策事项，应充分讨论，形成共识；

6.会议过程中，记录人员应详细记录会议内容，特别是决策事项、责任人和完成时间等。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结；

2.对会议中提出的建议、意见和决策进行梳理，明确责任人和完成时间；

3.对未完成议题进行说明，并提出下一步工作计划；

4.会议主持人宣布散会。

五、会议后续工作

1.记录人员整理会议纪要，将会议内容、决策事项等形成书面材料；

2.会议纪要应在会议结束后1-2个工作日内发送给参会人员，并要求相关人员予以确认；

3.参会人员根据会议纪要，落实相关工作；

4.对于重大决策事项，会议主持人应跟踪执行情况，确保工作落实。

本章主要阐述了会议的筹备、签到、进行、总结及后续工作等流程，为会议的规范化、高效化提供保障。后续章节将继续阐述会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.记录人员根据会议内容，整理会议纪要，确保纪要准确、完整；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策事项、责任人和完成时间等；

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，于会议结束后1-2个工作日内发送给所有参会人员；

4.对于涉及多个部门或重要决策的会议纪要，可抄送相关部门负责人，确保信息传递到位。

二、会议纪要的确认与反馈

1.参会人员收到会议纪要后，应在1-2个工作日内进行确认；

2.如有异议或补充意见，应及时向会议主持人反馈，确保会议纪要的准确性；

3.会议主持人收到反馈后，应对相关内容进行核实，并根据实际情况调整会议纪要；

4.确认后的会议纪要作为工作依据，由各责任人按照纪要内容执行。

三、会议决策的跟踪与落实

1.会议主持人应对会议决策事项进行跟踪，确保工作落实；

2.各责任人应按照会议纪要要求，按时完成相关工作；

3.会议主持人可定期组织检查，了解决策事项的执行情况，对存在的问题及时予以协调和解决；

4.对于未按期完成的决策事项，应查明原因，提出改进措施，并追究相关人员责任。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，应进行归档，以便日后查阅；

2.归档的会议纪要应按照时间顺序编号，方便检索；

3.会议纪要的查阅权限应合理设置，确保信息安全；

4.需要查阅会议纪要的人员，应向记录人员或会议主持人提出申请，经批准后方可查阅。

本章主要阐述了会议纪要的整理、发布、确认、跟踪落实以及归档查阅等环节，确保会议决策的有效执行。后续章节将继续阐述会议室管理规定等内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由专人负责管理；

2.预订会议室时，需提供会议时间、参会人数、会议主题等信息；

3.预订人应提前至少1个工作日提交会议室预订申请，以便管理人员安排会议室及设备；

4.管理人员根据预订信息，合理分配会议室资源，确保会议顺利进行。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、大声喧哗；

2.会议室内设备使用前，应先了解设备操作方法，避免损坏；

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不随意离开座位，不干扰他人；

4.会议结束后，应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保设备完好。

三、会议室设备管理

1.定期检查会议室设备，确保设备正常运行；

2.如发现设备故障，应及时报修，并通知管理人员；

3.会议室设备使用过程中，如需增设或更换设备，应提前向管理人员申请；

4.管理人员应建立设备使用台账，记录设备使用情况，为维护保养提供依据。

四、会议室卫生与安全

1.会议室应保持干净整洁，定期进行卫生清扫；

2.会议室内的消防设施、安全通道应保持畅通，禁止堆放杂物；

3.参会人员应遵守安全规定，注意防火、防盗；

4.管理人员应定期进行安全检查，消除安全隐患。

本章主要阐述了会议室预订、使用规范、设备管理以及卫生与安全等方面的规定，旨在为会议提供良好的环境，确保会议的顺利进行。后续章节将阐述附则等内容。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会所有。

二、本制度自颁布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

三、各部门应根据本制度制定实施细则