美的制冷家电集团企业标准

2005-4-16发布2005-4-16实施美的制冷家电集团发布200x-xx-xx发布200x-xx-xx实施广东美的集团制冷家电集团PAGE2美的制冷家电集团企业标准QG/ML01.02-2005公文管理修订页编制原因说明：为统一规范制冷家电集团公文管理，特制订本管理办法。原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间本管理仅针对制冷家电、各公司一级单位编号发文进行规定，各公司下属部门详细规定由各公司在本规定基础上根据各公司实际情况自行发文规定李松波2005.3.31管理职能会审/日期：缺省单位审核意见/日期：缺省单位外会签意见：同意杨志军05.04.12同意欧亚非05.04.13同意熊杰05.04.14营运管理部综合管理会审：同意魏华05.04.16审批意见：同意李云海05.04.16注：流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。流程：编制部门（营运管理部）→单位外会签（华管、荣管、美通管）→营运管理部综合管理会审→审批（营运管理部总监）流程清单外的文件审批流程由营运管理部确定。QG/ML01.02-2005QG/ML01.02-2005美的制冷家电集团2005-4-16批准2005-4-16实施PAGE4/8美的制冷家电集团2005-4-16批准2005-4-16实施PAGE5/8美的制冷家电集团企业标准公文管理QG/ML01.02-2005美的制冷家电集团2005-4-16批准2005-4-16实施PAGE1/81目的为使制冷家电及其下属经营单位公文制订、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化，并使各个使用场所可获得适用文件的有效版本，特制定本标准。2范围本标准适用于制冷家电、美的-东芝开利合资公司（以下简称：美的-东芝）、华凌及团有限公司（以下简称：华凌）、荣事达合资公司（以下简称：荣事达）、重庆美的通用制冷设备有限公司（以下简称：美通）所有公文文件的管理。3、引用标准无4定义4.1公文文件——外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给制冷家电及其下属子公司、经营单位的公文。——请示、报告：指向主管领导、部门、公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以制冷家电名义向美的集团或美的集团以外单位的请示、报告和制冷家电下属各职能部、子公司等向制冷家电领导或主管部门的请示、报告。——制冷家电内部公文：指在制冷家电及下属子公司内部使用的公文，包括制冷家电下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。5管理要求5.1公文文种及使用公文按文种分为：通知、通告、通报、决定、规定、请示、申请、报告、会议纪要。5.1.1对制冷家电及子公司内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”。5.1.2制冷家电及子公司告知关于所属任何单位发生的股权变更或公司更名时，用“通告”。5.1.3上级部门向下级部门传达重要情况，用“通报”。5.1.4对内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排用“决定”文种。5.1.5制冷家电或下属各公司、单位对各种重要事项或某一类特殊问题下发阶段性管理办法时，使用“规定”。（注：对于制冷家电或各公司、单位在较长时间段需要执行的管理制度、规范、办法必须以“体系文件”形式下发，不能以公文文件格式下发）5.1.6下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。向跨级领导部门或领导请示、报告时必须以接受请示的直接下属单位或部门的名义，并经其直接下属单位的职能管理部确认后才能上报，不允许跨级别上报（例如：美的-东芝开利合资公司向美的集团请求指示则必须以制冷家电名义请求指示，并经营运管理部确认）；同一级别请求批准事项时，可直接用“申请”格式。5.1.7管委会、经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。5.2管理机构、人员及其职责5.2.1营运管理部为制冷家电公文的归口管理部门。营运管理部负责接收和处理外来文件及各公司对制冷家电领导的请示、报告，负责处理所有以制冷家电名义上报、下发的公文文件，并对制冷家电下属各公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的公司、单位、部门、人员进行处罚；5.2.25.2.2各公司、单位的管理部门负责本公司、单位上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实制冷家电转发的外来文件及制冷家电下发的规章制度、工作指令等文件，负责接收、处理外公司、单位发来的行政、管理及其它相关文件；5.2.3各公司需设置专职信息员1名，各单位根据业务需要，设置兼职一级信息员1名，负责信息的传递、接收、处理和跟进落实；5.3发文资格、效力5.3.1发文资格制冷家电、各子公司及各公司下属子单位为具备发文资格的主体，其它部门、模块、组等根据业务需要由各公司决定发文资格。（具体名单见本文件规定具备发文编号及署名的公司、单位名单）。制冷家电层面项目小组经授权后、制冷家电层面各委员会具备发文资格。（具体要求见相关文件规定）5.3.2发文效力公文的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该公文的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实给予支持。5.4文件格式及发文流程5.4.1公文格式种类共分为正式公文、非正式公文、会议通知和会议纪要。5.4.2正式公文5.4.2.1正式公文包括但不限于：——制冷家电、各公司、单位范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定；——对单位内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排的正式公文；——以制冷家电、公司、单位名义向美的集团和制冷家电、所属公司领导作的请求指示、批准或汇报工作；——对制冷家电、公司、单位内部需要周知和共同执行的事项的通知、通报；——公文的效力需要作用于制冷家电、公司或全单位的；——各公司、单位认为需要用正式格式的其他公文。5.4.2.2正式公文格式包括文头、行文、文尾三部分，具体模板以附件2为准。a）正式公文文头标识、编号及公文署名发文机构公文文头标识署名制冷家电集团发文营运管理部制冷家电营运管理部文件营运管理部财务管理部制冷家电财务管理部文件财务管理部人力资源部制冷家电人力资源部文件人力资源部审计监察部制冷家电审计监察部文件审计监察部IT管理部制冷家电IT管理部文件IT管理部市场部制冷家电市场部文件市场部制冷家电美的-东芝家用空调事业部商用空调事业部海外事业部营运管理部财务管理部营运管理部财务管理部人力资源部注：如为请示则编号行文中加“请”字，如制冷家电名义向上级请示文件用“冷集请字[年度]当年顺序号”，以此类推。b）签发人制冷家电及四大公司文件署签发人姓名，其它正式公文均不署签发人；c)密级按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部和普通五级（仅保密文件可在正文左上角标明，其余省略相应标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理）——绝密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生重大影响的文件，只发给制冷家电CEO、公司总裁/总经理、副总裁/副总经理及相应单位负责人阅知。——。——————普通文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等。d)急度按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类（特急、紧急文件可在正文左上角标明，其余省略相应标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理）——特急文件指必须在收文或发文后半个工作日内办理完毕的文件。——紧急文件指必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕的文件。——普通文件指按正常文件处理流程二个工作日内处理的文件。e)公文称谓——在本规定中有上述正式公文编号的统称为“各单位”；——各单位下属子公司、部、分厂、车间统称为“各部门”。——其余由制冷家电下属公司根据实际情况自行确定；f)文尾部分——对上级领导或单位领导用“呈”；——对上级单位用“报”；——对同级或不相隶属的单位用“送”；——对下属单位用“发”。5.4.2.3正式公文签发流程制冷家电公文（以自制公文单格式报批，自制公文单格式见附件二）编制（单位负责人、公司总裁/总经理）→单位外会签（可缺省）→营运管理部会审（综合管理受理、总监会审）→审批（制冷家电CEO）→下发b）制冷家电职能部公文编制（部门负责人）→单位外会签（可缺省）→单位审核（职能部负责人）→下发c)制冷家电下属公司公文（以自制公文单格式报批，自制公文单格式见附件二）编制（部门负责人）→单位审核（单位负责人）→单位外会签（可缺省）→营运管理部会审（总监会审）→审批（公司总裁/总经理）→下发d)公司下属单位公文编制（部门负责人）→单位外会签（可缺省）→管理职能部门会审→审批（公司下属单位负责人）→下发e)项目小组公文编制（部门负责人）→会签→管理部或相关部门会审→审批（单位负责人或项目组长）→下发5.4.4非正式公文5.4.4.1各单位及所属子公司、部门等为制冷家电具备发非正式公文资格的单位，非正式公文只在部门内部具有效力。5.4.4.2非正式公文一般指：除正式公文规定以外的其它文件，主要指与制冷家电、下属公司经营管理结合不很紧密，发送范围比较小，日常性、临时性通知、通告或决定等。5.4.4.3非正式公文格式包括标题、正文和文尾，具体模板以附件2为准。非正式公文编号、署名及举例发文机构署名发文机构署名制冷家电营运管理部冷营运营运管理部营运营运管理部财务管理部冷财务财务管理部财务财务部人力资源部冷人力人力资源部人力人力资源部审计监察部冷审计审计监察部IT管理部冷ITIT管理部国内市场部冷市场市场部海外华凌营运营运管理部财务财务部OEM美通管理部重美管理管理部财务部重美财务财务部研发部重美研发研发部制造部重美制造制造部销售支持销售支持5.4.4.4非正式公文签发流程编制（部门负责人）→管理会审（各单位管理部或相关部门）→审批（单位负责人）→下发5.4.5会议通知5.4.5.1会议通知格式模板以附件为准5.4.5.2会议通知编号发文机构编号前缀发文机构编号前缀制冷家电集团发文冷会字美的-东芝芝会字营运管理部营会字家用空调事业部冷家会字财务管理部财会字商用空调事业部冷商会字人力资源部人会字海外事业部冷外会字审计监察部审会字冷内会字IT管理部IT会字特X会字市场部市会字华会字特X会字营会字会财会字会空会字会雪会字会电会字会央会字会特X会字会会字会管理部管会字会财务部财会字会研发部研会字会制造部制会字特X会字销售支持销会字特X会字 其他公司、部门会议通知编号在此不作规定。5.4.5.3会议通知视会议涉及范围和重大程度经请示单位负责人或部门负责人同意后方可下发。5.4.6会议纪要5.4.6.1会议纪要格式模板以附件5为准。5.4.6.2会议纪要须注明发文范围，发放时按所属级别由相关信息员下发，并严格按发文范围下发。5.5公文处理流程5.5.1制冷家电外来文件统一由营运管理部（综合管理）负责签收，并转相关单位协助处理。其他单位原则上不得签收制冷家电外来文件。5.5.2制冷家电、制冷家电职能部门、各公司向相关单位发文时，必须由其一级信息员向文件接收单位的一级信息员发文，并抄送制冷家电营运管理部，然后由文件接收单位一级信息员进行传递、接收、处理和跟进；5.5.3各单位向其内部下属部门发文时，由本单位的一级信息员直接向该单位相关部门信息员发文，同时抄送所发单位的一级信息员及管理部门。5.5.4请示和报告应严格分开。请示公文应一文一事，不得多头、越级报送，不要同时送同级和下级部门。请示或报告一律由秘书或资料员签收，对内容涉及多个部门的请示或报告，应有相关部门注明会签意见后，再送主管领导作批示；特殊情况另行处理。5.5.5以制冷家电名义下发的编号公文必须按拟稿、会签、审核、打印校对、签发、发放等程序执行。5.5.5.1拟稿拟稿要符合党和国家的方针政策、法律法规及集团、制冷家电有关规章制度；情况真实，观点明确，文字精练，条例清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要；文种、体式、密级、急度划分、行文符合规定；文件实施日期要尽可能明确。拟稿部门在组织签发前须详细填写“自制公文处理单”（见附件3），拟稿部门领导要对文稿进行审核。5.5.5.2会签拟稿单位自行牵头组织会签，原则上在会签前应发征求意见稿至相关部门征求意见；会签时间一般不超过1天，会签单位如有意见须注明，以供拟稿单位和签发领导参考。5.5.5.3审核所有以制冷家电名义下发的公文必须经营运管理部审核（综合管理受理，总监审核），以各单位名义下发的公文必须经各单位管理部或相关部门审核，一般审核时间不超过1天。审核的主要内容包括：是否需要行文，以什么名义行文；公文体式、文种、行文是否符合规定；文字表述是否精练，标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑思维是否合理；公文内容与党和国家的方针政策、法律、法规及美的集团、制冷家电、制冷家电子公司其他规章制度是否一致；要求和措施是否明确具体，切实可行；内容涉及的部门是否经过协商会签，达成一致意见；5.5.5.4打印校对以制冷家电名义下发的文件由营运管理部负责打印，拟稿部门提供电子文本给营运管理部。正稿打出来后，由营运管理部和拟稿部门共同进行校对，文件经校对无误后可送领导签发，发送前要先按发文编号方法对公文进行编号。5.5.5.5签发。以制冷家电、子公司名义下发的公文必须由制冷家电CEO、子公司总裁/总经理或其授权签发。文件一经签发即生效。对已签署但未下发的文稿，如根据实际情况需要修订的由营运管理部向签发领导提出修订意见并进行修订；未经领导同意，对公文内容不得自行修改。5.5.5.6上传PDM及查询——各级公文在下发当日应即时将电子文本上传至PDM，按文件级别由相关级别信息员负责上传。制冷家电及各单位在“PDM/文档管理区”中所属文件夹建立相应的文件夹，密级等级为绝密的不上挂PDM，由起草部门保管原件，密级等级为机密的上挂密级文件相应文件夹。如制冷家电集团文件在“PDM\协同管理\文档工作区\00.制冷家电集团文件”中查询，由制冷家电信息员负责上传，共享范围为该文件的发放范围，以此类推。5.5.5.7宣贯。制冷家电及各公司公文发放后，各单位应进一步在本单位内部组织学习宣贯。5.5.6部门公文拟稿、会签、审核等应参照制冷家电公文处理程序执行，并须由主管副总经理、单位总经理或主管总监签字后方可下发。5.5.6.1各职能部、单位的编号财务文件须交制冷家电财务部备案；相关人事文件须交人力资源部备案。5.5.6.2公文可用电子邮件发送，但原文须打印出来盖章或签字，并归档保存；信息员应设电子邮件回执或打电话询问，确认相关人员已及时收到。5.6公文立卷归档和销毁。各单位应根据各自的职责权限，及时将有