政府阶梯会议室管理制度

政府阶梯会议室管理制度政府阶梯会议室管理制度

第一章总则

为确保政府阶梯会议室的高效使用，提高会议质量，规范会议流程，加强会议纪律，制定本管理制度。

一、适用范围

本管理制度适用于政府机关、事业单位及各部门在阶梯会议室召开的各种会议。

二、会议目的

1.传达政策、法规和上级指示；

2.研究解决工作中的重大问题；

3.交流工作经验，提高工作效率；

4.统一思想，凝聚力量，推动工作落实。

三、会议原则

1.精简、高效、务实；

2.重视会议质量，注重会务工作；

3.遵守会议纪律，保守会议秘密；

4.节约会议资源，降低会议成本。

四、会议分类

1.例会：定期召开，研究日常工作；

2.专题会：针对特定问题或工作进行研究；

3.总结会：总结阶段性工作，部署下一阶段任务；

4.其他会议：根据工作需要临时召开。

五、会议组织

1.会议的召集、组织、主持和总结等工作由会议主持人负责；

2.会务工作由会议主持人所在部门或指定部门负责；

3.会议参加人员应按时参加，因特殊情况不能参加的，需提前向会议主持人请假。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态；

2.会议期间，参会人员应保持会场安静，不得随意进出；

3.会议内容应保密，未经许可，不得泄露；

4.会议结束后，参会人员应按要求整理会场，爱护公共设施。

七、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本管理制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的具体流程，本章将详细阐述会议从筹备到结束的整个流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和议程：会议主持人应根据工作需要，明确会议主题，拟定会议议程，并在会前通知参会人员。

2.确定参会人员：会议主持人应根据会议性质和内容，确定参会人员范围，确保相关人员参会。

3.通知参会人员：会议主持人或会务工作人员应提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

4.准备会议材料：会议主持人负责准备会议所需的相关材料，包括报告、方案、数据等，并于会前分发给参会人员。

5.会场布置：会务工作人员应提前布置会场，确保会议设施设备齐全、功能正常，包括音响、投影、话筒等。

6.会议签到：会议开始前，会务工作人员负责组织参会人员签到，确保会议的出勤情况。

二、会议进行

1.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

2.按照会议议程，依次进行各项议题的讨论。议题讨论应注重实效，鼓励参会人员积极发言，充分发表意见。

3.会议主持人应控制会议节奏，确保会议不偏离主题，避免无关议题的讨论。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议议题、讨论情况、决策结果等。

5.会议期间，如需表决或作出决策，应按照相关规定进行投票或表决。

三、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论情况进行总结，明确决策结果和下一步工作安排。

2.对会议中提出的问题和建议，责成相关部门或人员及时跟进解决。

3.会议主持人宣布会议结束，并对参会人员表示感谢。

四、会议后续

1.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在规定时间内整理出会议纪要，经会议主持人审核后，分发给参会人员。

2.跟进落实：相关部门或人员应根据会议纪要，及时跟进会议决策的落实情况。

3.反馈与评估：会议主持人或会务工作人员应定期收集会议决策落实情况的反馈，并对会议效果进行评估，为今后会议提供改进方向。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程，以保障会议成果的转化。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应立即根据会议内容整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任部门及人员、完成时限等要素。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，及时分发给所有参会人员，并抄送相关部门，确保相关人员了解会议内容。

二、会议纪要的执行与跟进

1.各责任部门或人员应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，明确责任人，确保会议决策得到落实。

2.责任部门或人员应在规定时限内完成相关工作任务，并及时向会议主持人或指定人员汇报进展情况。

3.会议主持人或指定人员应定期对会议纪要的执行情况进行跟踪了解，协调解决执行过程中遇到的问题。

三、会议纪要的反馈与评估

1.会议主持人或会务工作人员应设立反馈渠道，收集参会人员及相关部门对会议纪要执行情况的意见和建议。

2.定期组织评估会议纪要的执行效果，对未按期完成或完成质量不高的情况，分析原因，制定整改措施。

3.根据会议纪要执行情况，对相关责任部门或人员进行奖惩，激发工作积极性。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照规定进行归档，便于日后查阅。

2.会议纪要归档后，应设置查阅权限，确保会议内容的保密性。

3.需要查阅会议纪要的人员，应按照相关规定提出申请，经批准后方可查阅。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用和良好秩序，本章将详细阐述会议室的管理规定，以保障各类会议的顺利进行。

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议申请，包括会议时间、参会人数、会议性质等信息。

2.会议室管理部门根据申请顺序、会议室使用情况等因素，统筹安排会议室使用，并在预订确认后通知申请部门。

3.申请部门在预订会议室时，应确保会议时间、参会人数等信息准确无误，避免造成会议室资源浪费。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意挪动设施设备。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，按时到场，关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

3.使用会议室期间，如需使用投影、音响等设备，应提前向会议室管理部门申请，确保设备正常运行。

4.会议结束后，申请部门应负责整理会场，将座椅归位，清理垃圾，关闭电源，确保会议室恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查设施设备，确保设备正常运行，对损坏设备及时进行维修或更换。

2.使用会议室的部门应爱护公共设施，若因使用不当导致设备损坏，需承担相应责任。

3.会议室管理部门可根据实际情况，对设备使用进行培训和指导，提高设备使用效率。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保消防设施齐全，通道畅通。

2.会议室内应设置适当的保密措施，如密码锁、监控设备等，保障会议内容的保密性。

3.参会人员应遵守会议保密规定，未经许可，不得泄露会议内容。

五、会议室维护与优化

1.会议室管理部门应定期对会议室进行维护，包括墙面、地面、照明等设施的检查与维修。

2.根据实际需求，会议室管理部门可对会议室布局、设备等进行优化调整，提高会议室使用效果。

3.鼓励各部门提出会议室管理与优化的建议，共同提升会议室的整体品质。

第五章附则

为确保政府阶梯会议室管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本管理制度解释权归政府阶梯会议室管理