无纸化会议室维护管理制度

无纸化会议室维护管理制度第一章总则

为确保会议效率，提升会议质量，规范无纸化会议室的使用与管理，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有层级会议，旨在通过明确流程、规范行为，加强会议纪要的跟踪落实，以及优化会议室的管理，从而提高决策效率和工作效能。

一、目的与原则

1.本制度旨在建立高效、环保的无纸化会议室使用模式，促进信息共享，提高会议决策的科学性和准确性。

2.遵循公开、透明、参与、共享的原则，确保会议内容的全面、准确记录，便于追溯与执行。

3.提倡节能减排，降低会议成本，提升公司整体运营效率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类层级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

2.本制度涉及的无纸化会议室包括公司内部所有配备无纸化会议系统的会议室。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如董事会、管理层会议等。

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议，如项目协调会、专题讨论会等。

四、参会人员

1.与会人员应具备相关业务知识，熟悉无纸化会议系统的操作。

2.会议组织者负责邀请参会人员，并在会议前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等。

五、会议资料的准备与分发

1.会议资料应提前准备，并通过无纸化会议系统进行分发。

2.会议资料包括但不限于会议议程、相关报告、数据表格等，要求内容准确、完整、清晰。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，减少干扰。

3.会议内容涉及公司机密，与会人员需遵守保密规定，不得泄露会议内容。

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。全体员工应严格遵守本制度，共同维护无纸化会议室的正常运行。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的召集、准备、进行和结束等各环节的流程。

一、会议的召集

1.定期会议：由会议组织者按照既定周期和时间提前通知，并通过无纸化会议系统发布会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息。

2.临时会议：由召集人根据工作需要，提前至少一天通知参会人员，并通过无纸化会议系统发布会议通知，说明会议目的、时间、地点等。

二、会议准备

1.会议资料的准备：会议组织者或相关部门应提前准备好会议所需的资料，包括会议议程、相关报告、数据表格等，并通过无纸化会议系统上传至会议资料库。

2.会议设备检查：会议组织者或会务人员在会议开始前30分钟到达会议室，检查无纸化会议系统、投影仪、音响等设备是否正常运行。

3.会议场地布置：根据会议规模和需求，布置会议室，确保座位安排合理，与会人员舒适。

三、会议进行

1.会议签到：与会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，通过无纸化会议系统进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程。

3.各议题讨论：会议主持人按照议程顺序引导与会人员进行议题讨论，鼓励发言，确保会议内容全面、深入。

4.会议记录：会议记录人员应实时记录会议内容，包括主要观点、决策等，以便会后形成会议纪要。

四、会议结束

1.会议主持人总结会议成果，对未解决的问题进行说明，并明确下一步工作计划。

2.会议记录人员整理会议纪要，并在会议结束后1个工作日内通过无纸化会议系统发送给所有参会人员。

3.会议组织者负责收集会议反馈，对会议效果进行评估，为改进会议流程提供依据。

五、会议延期或取消

1.如遇特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知所有参会人员，并通过无纸化会议系统发布相关信息。

2.延期会议：会议组织者需重新确定会议时间、地点，并及时通知参会人员。

3.取消会议：会议组织者应说明取消原因，并对已准备好的会议资料进行归档。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的精髓，是会议决策和任务分配的重要依据。本章将重点阐述会议纪要的编写、审核、发布和跟踪落实等环节，确保会议成果得以有效执行。

一、会议纪要的编写

1.会议纪要应由指定的记录人员负责编写，记录人员需确保会议纪要内容准确、完整、条理清晰。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、讨论内容、决策结果、任务分配等要素。

3.会议纪要编写过程中，记录人员可参考会议录音、会议资料等，确保纪要内容的真实性。

二、会议纪要的审核

1.会议纪要编写完成后，需提交给会议主持人或相关负责人进行审核。

2.审核内容包括：会议纪要是否遗漏重要信息、决策结果是否明确、任务分配是否合理等。

3.审核通过后，会议纪要应以电子版形式在无纸化会议系统中进行发布。

三、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要发布：会议纪要应在会议结束后1个工作日内通过无纸化会议系统发送给所有参会人员，并在公司内部公共平台进行公示。

2.会议纪要传达：各部门负责人应将会议纪要内容及时传达给部门成员，确保相关人员了解会议决策和任务分配。

四、会议纪要的跟踪落实

1.任务执行：各部门应根据会议纪要中的任务分配，制定执行计划，明确责任人，并按时完成。

2.跟踪检查：会议组织者或指定人员应对会议纪要中的任务执行情况进行跟踪检查，确保决策落实到位。

3.反馈机制：建立会议纪要执行情况反馈机制，各部门在执行过程中遇到问题或困难应及时反馈，便于协调解决。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司规定进行归档，便于日后查阅。

2.公司员工可通过无纸化会议系统查阅相关会议纪要，了解公司决策动态。

第四章会议室管理规定

会议室作为公司内部沟通交流的重要场所，其管理工作的规范与否直接影响到会议的效率。本章将针对会议室的预订、使用、维护等方面制定具体规定，确保会议室资源得到合理利用。

一、会议室预订

1.会议室预订采用无纸化预约方式，通过公司内部预订系统进行。

2.预订者需提前至少一个工作日提交会议室预订申请，填写会议主题、时间、参会人数等信息。

3.会议组织者应根据实际需要选择合适的会议室，遵循“先到先得”原则，合理利用资源。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，与会人员应爱护公共财产，不得随意损坏设备。

2.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，不迟到、早退，不在会议室内大声喧哗。

3.会议室使用过程中，如遇到设备故障或其他问题，应及时联系会务人员或IT部门进行解决。

三、会议室设备管理

1.定期检查：会务人员应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.设备操作：会议组织者应提前熟悉无纸化会议系统及其他设备的操作方法，必要时请教专业人员。

3.设备维护：如发现设备损坏或故障，应及时报修，并记录设备维修情况。

四、会议室环境卫生

1.会议室应保持干净整洁，会务人员在会议开始前进行卫生打扫，确保环境舒适。

2.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生状况。

3.定期对会议室进行消毒、通风，确保空气质量。

五、会议室安全管理

1.会议室应遵循公司安全规定，严禁携带易燃、易爆等危险品进入。

2.会议组织者负责会议期间的安全工作，确保参会人员的人身安全。

3.会议室应配备必要的安全设施，如消防器材等，并定期检查，确保其有效性。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处理。

2.对于故意损坏会议室设备的行为，将按照公司规定予以赔偿，并追究相应责任。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司管理