2024年会议策划服务协议样式

2024年标准会议策划服务协议样式版A版本合同目录一览第一条：协议范围与定义1.1协议范围1.2定义第二条：服务内容2.1服务项目2.2服务时间2.3服务地点第三条：双方责任与义务3.1甲方责任与义务3.2乙方责任与义务第四条：会议策划与组织4.1会议主题与目标4.2会议日程安排4.3会议场地与设施第五条：演讲嘉宾与资料准备5.1演讲嘉宾邀请5.2嘉宾资料准备第六条：参会人员管理6.1参会人员邀请6.2参会人员注册与资料管理第七条：技术与设备支持7.1技术设备提供7.2技术支持团队第八条：宣传与推广8.1会议宣传材料制作8.2会议网站与社交媒体推广第九条：费用与支付9.1费用明细9.2支付方式与时间第十条：违约责任10.1违约行为10.2违约责任承担第十一条：争议解决11.1争议解决方式11.2争议解决机构第十二条：合同的生效、变更与终止12.1合同生效条件12.2合同变更12.3合同终止第十三条：保密条款13.1保密内容13.2保密期限第十四条：其他条款14.1法律适用14.2合同解除14.3联系信息第一部分：合同如下：第一条：协议范围与定义1.1协议范围(1)乙方根据甲方的需求，为甲方提供会议策划服务；(2)乙方负责会议的策划、组织、执行及现场管理等全部工作；(3)甲方按照本协议约定向乙方支付服务费用。1.2定义(1)甲方：指本协议中接受乙方提供的会议策划服务的客户；(2)乙方：指本协议中提供会议策划服务的公司；(3)会议：指甲方委托乙方策划、组织、执行的各类会议活动；(4)服务费用：指乙方为提供会议策划服务所收取的费用。第二条：服务内容2.1服务项目(1)会议主题与目标设定；(2)会议日程安排；(3)会议场地与设施预订；(4)演讲嘉宾邀请与接待；(5)参会人员邀请与注册；(6)会议宣传与推广；(7)会议技术与设备支持；(8)会议现场管理与协调；2.2服务时间乙方向甲方提供会议策划服务的起始日期为__年__月__日，终止日期为__年__月__日。2.3服务地点乙方提供的会议策划服务地点为__（具体地址）。第三条：双方责任与义务3.1甲方责任与义务(1)甲方应向乙方提供会议的基本信息，包括但不限于会议主题、目标、时间、地点等；(2)甲方应按照本协议约定向乙方支付服务费用；(3)甲方应协助乙方完成会议的策划、组织、执行等工作，提供必要的支持与配合；(4)甲方应对乙方提供的会议策划服务予以充分认可，并按照约定时间支付服务费用。3.2乙方责任与义务(1)乙方应按照甲方的需求，为甲方提供专业的会议策划服务；(2)乙方应按照本协议约定的时间、地点、内容为甲方提供服务；(3)乙方应确保会议的顺利进行，对会议的整体效果负责；(4)乙方应妥善保管甲方的资料和信息，不得泄露给第三方。第四条：会议策划与组织4.1会议主题与目标乙方根据甲方的需求，为甲方策划符合会议主题与目标的会议方案，并在甲方确认后进行执行。4.2会议日程安排乙方根据甲方的需求，为甲方制定合理的会议日程安排，并在甲方确认后进行执行。4.3会议场地与设施乙方根据甲方的需求，为甲方预订合适的会议场地与设施，并在甲方确认后进行执行。第五条：演讲嘉宾与资料准备5.1演讲嘉宾邀请乙方根据甲方的需求，为甲方邀请与会议主题相关的演讲嘉宾，并在甲方确认后进行接待与安排。5.2嘉宾资料准备乙方负责准备演讲嘉宾的相关资料，包括但不限于嘉宾简介、演讲题目、演讲PPT等，并在会议前提交给甲方。第六条：参会人员管理6.1参会人员邀请乙方根据甲方的需求，为甲方邀请参会人员，并在甲方确认后进行注册与安排。6.2参会人员注册与资料管理乙方负责参会人员的注册工作，并妥善保管参会人员的个人信息与资料。第八条：宣传与推广8.1会议宣传材料制作乙方负责制作会议宣传材料，包括但不限于会议海报、邀请函、日程表等，并在甲方确认后进行分发与张贴。8.2会议网站与社交媒体推广乙方负责搭建会议官方网站，并利用社交媒体平台进行会议的宣传与推广，包括但不限于微博、、LinkedIn等。第九条：费用与支付9.1费用明细乙方提供详细的会议策划服务费用明细，包括但不限于会议场地租赁费、设备租赁费、嘉宾邀请费、宣传费等。9.2支付方式与时间甲方按照本协议约定的时间向乙方支付服务费用。支付方式可以是银行转账、等。具体的支付时间与金额在本协议中另行约定。第十条：违约责任10.1违约行为(1)甲方未按照约定时间支付服务费用；(2)乙方未按照约定提供会议策划服务；(3)甲方未按照约定提供必要的支持与配合；(4)乙方未按照约定保护甲方的资料和信息。10.2违约责任承担违约方应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。具体违约责任在本协议中另行约定。第十一条：争议解决11.1争议解决方式如发生争议，双方应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均可向乙方所在地的人民法院提起诉讼。11.2争议解决机构如发生争议，双方同意将争议提交至乙方所在地的人民法院进行解决。第十二条：合同的生效、变更与终止12.1合同生效条件本协议自双方签字盖章之日起生效。12.2合同变更如双方同意变更本协议的内容，应签订书面变更协议，并经双方签字盖章确认。12.3合同终止(1)双方协商一致终止；(2)甲方未按照约定时间支付服务费用，乙方催告后仍未支付；(3)乙方未按照约定提供会议策划服务，甲方催告后仍未提供；(4)法律、法规规定的其他终止条件。第十三条：保密条款13.1保密内容双方在履行本协议过程中所获悉的对方的商业秘密、技术秘密、市场信息等，均应予以保密。13.2保密期限保密期限自本协议生效之日起算，至本协议终止或履行完毕之日止。第十四条：其他条款14.1法律适用本协议适用中华人民共和国法律。14.2合同解除如一方未履行本协议的约定，另一方有权解除本协议，并要求违约方承担相应的违约责任。14.3联系信息双方的联系信息如下：甲方：名称：____________________地址：____________________联系人：____________________联系电话：____________________乙方：名称：____________________地址：____________________联系人：____________________联系电话：____________________本协议一式两份，甲乙双方各执一份。甲方（盖章）：______________乙方（盖章）：______________签订日期：______________第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议策划服务内容详细清单附件二：会议场地与设施预订确认单附件三：演讲嘉宾邀请函及回复清单附件四：参会人员邀请函及回复清单附件五：会议宣传材料样本及制作方案附件六：会议日程表与演讲安排附件七：会议技术与设备支持详细清单附件八：会议现场管理与协调流程图附件十：费用明细表与支付凭证附件一的详细要求：清单应详细列出乙方为甲方提供的会议策划服务内容，包括但不限于会议主题设定、日程安排、场地与设施预订、嘉宾邀请、参会人员邀请、宣传推广、技术与设备支持、现场管理等。附件二的具体要求：确认单应详细记录会议场地与设施的预订信息，包括场地位置、面积、设施种类及数量等，并由甲方签字确认。附件三的详细要求：邀请函应包含演讲嘉宾的基本信息、演讲题目、演讲时间等，并由乙方负责发送及跟进回复。附件四的具体要求：邀请函应包含参会人员的基本信息、参会时间、会议议程等，并由乙方负责发送及跟进回复。附件五的具体要求：样本应包括会议宣传材料的样式、内容、制作数量等，并由甲方签字确认。附件六的具体要求：日程表应详细列出会议的时间、地点、主题、演讲嘉宾等信息，并由甲方签字确认。附件七的具体要求：清单应详细列出会议所需的技术设备种类、数量、功能描述等，并由甲方签字确认。附件八的详细要求：流程图应清晰展示会议现场管理与协调的流程，包括各个环节的责任人、职责等。附件九的具体要求：附件十的具体要求：明细表应详细列出服务费用的各项构成，包括服务项目、费用金额、费用明细等，并由甲方签字确认支付凭证。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方未按照约定时间支付服务费用；2.乙方未按照约定提供会议策划服务；3.甲方未按照约定提供必要的支持与配合；4.乙方未按照约定保护甲方的资料和信息；5.会议策划服务未达到约定的效果；6.会议场地、设施、技术与设备支持不符合约定标准；7.乙方未按照约定时间完成会议的宣传与推广工作；违约责任认定标准：1.甲方未按照约定时间支付服务费用，乙方应给予催告，如甲方在催告后仍未支付，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付违约金。2.乙方未按照约定提供会议策划服务，甲方有权要求乙方在规定时间内补正，如乙方仍未能提供服务，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付违约金。3.甲方未按照约定提供必要的支持与配合，乙方有权要求甲方在规定时间内补正，如甲方仍未能提供支持与配合，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付违约金。4.乙方未按照约定保护甲方的资料和信息，乙方应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿甲方因此遭受的损失。5.会议策划服务未达到约定的效果，甲方有权要求乙方在规定时间内补正，如乙方仍未能达到约定效果，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付违约金。6.会议场地、设施、技术与设备支持不符合约定标准，甲方有权要求乙方在规定时间内补正，如乙方仍未能提供符合标准