食品行业采购业务内部控制研究会计硕士论文

PAGEIIPAGEIII分类号 密级UDC 编号会计硕士专业学位论文论文题目：年级、班级：学生姓名：指导教师：答辩日期：2015年月摘要随着全球化经济的发展，市场上涌现出越来越多的竞争者，而同时资源却越来越少，任何可以运用到节约资源和提高竞争力的机会都会被企业家紧紧抓住。而内部控制的有效执行可以合理保证经济活动的效率、效果、保持财务报告的可靠性、防范舞弊。再加上，近年来频繁出现由于内部控制问题而导致的各种企业‘灾难’，如，被行政处罚、出现高管的偷盗资金等。这种种情况无疑让内部控制的被关注度不断提升。近几年，我国出台了不少关于内部控制的法规，之前几年内部控制法律法规出台的不多，但是在2007年一年就出台了8项，可见国家对内部控制的重视。可是，尽管如此仍然不断出现由于内部控制有缺陷而照成的大问题，这些企业出现问题有的是没有完善的内部控制，有的是执行力度不够，由此可见内部控制的重要性和有效实施方式非常值得我们去关注。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不是很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。[10]基于以上考虑，本文重点选取内部控制中的采购流程进行内部控制分析，研究采购内部控制并对其有效性进行评价，希望对企业的可持续发展和转变我国经济增长模式有理论意义和实际意义。本文选取一家已经上市的食品公司（XX公司），该公司由于自己是老牌企业又享有国家政策支持，在该市场占有一定市场销售份额，然而随着国际化经济贸易往来对其照成的压力和拥有新兴科技的企业出现也面临激烈的市场竞争，机遇与风险并存。本文将理论研究与实证分析相结合，根据《企业内部控制基本规范》,本文将以采购的五个流程为分析框架，对XX公司进行采购内部控制案例分析，分析其采购内部控制中存在的问题，并针对XX公司采购内部控制的薄弱环节提出改进建议，希望能够改变XX公司的采购内部控制状况、提高采购内部控制质量并降低采购内部控制风险。本文共包括以下五个部分：第一部分是绪论，主要是对本文的研究目的和意义进行阐述，也把本文中涉及的国内外相关文件罗列出来，最后通过一张简明扼要的图表表达出本文的研究思路与框架。XX部分是食品行业采购的内部控制内容与特点，本文介绍了采购内部控制内容的五个主要方面，他们分别是：职责分工与授权批准、请购与审批控制、采购控制。接着，本文又介绍了食品采购内部控制的特点，本文挑了作者认为比较重要的三个方面进行的阐述，他们分别是：对于采购周期的控制更严格、在采购中对供应商的挑选更严格、采购流程对原材料的采购要求较严格 第三部分是XX公司概况及内部控制状况分析，这部分主要是对XX企业采购内部控制的介绍。先是介绍了企业的一些基本状况，接着从三方介绍了企业的内控情况，希望为下面的问题和解决方法做准备。第四部是XX食品企业采购内部控制存在的问题，本文主要对XX食品企业提出了五个方面的问题，分别为：内部控制环境建设不尽完善、风险评估体系未建立、采购控制活动有待改进、缺乏采购信息与沟通、物资采购内部监督流于形式，又具体的讲解了这五大部分问题中的一些小重点。[20]第五部分是XX公司采购内部控制优化建议，针对上文提出的问题，提出解决方案，希望能对该企业和食品行业做出一些启示。关键词：内部控制食品行业采购业务……ABSTRACTWiththedevelopmentofeconomicglobalization,themarketemergedmoreandmorecompetitors,whileresourcesdiminishing,whateverthatcanbeusedtosaveresourcesandimprovecompetitivenesswillbeseizedbyentrepreneurs.Andeffectiveimplementationoftheinternalcontrolcanbeassurancefortheefficiencyofeconomicactivity,andthereliabilityoffinancialreporting,preventionoffraud.,Inaddition,inrecentyears,variousenterprises'disaster'whichiscausedbyinternalcontrolfrequentlyoccurs.Suchas,administrativepunishmentandexecutivessteelingmoney,etc.Thiskindofsituationwillnodoubtmaketheattentiontointernalcontrolconstantlyimprove.Inrecentyears,Chinahasintroducedanumberoflawsandregulationsoninternalcontrol,whiletherewerenotmanyinternalcontrollawsandregulationsafewyearsago.However,intheyearof2007,8ofthosewereissued,country’sseriousnessoftheinternalcontrolcouldbeshown.However,problemsthatcausedbythedefectsofinternalcontrolconstantlyoccurred.Someoftheenterpriselackperfectinternalcontrol,whilesomewerelackinginimplementation.Thusitcanbeseenthattheattentiontotheimportanceofinternalcontrolandeffectiveimplementationshouldbepaid.Procurementisthestartingpointoftheproductionandoperationofenterprises,asisanimportantpartofthe"flowofgoods”ofenterprises,andcloselyrelatedtoflowofcash.Aseveryoneknows,thequalityandpriceofthepurchasedgoods,supplierselection,procurementcontract,thetransportationofmaterials,checkandacceptanceinthesupplychain,toalargeextentdeterminesthesurvivalandsustainabledevelopmentofenterprises.Theprocurementprocesssegmentisnotverycomplicated,buttherisksareenormous.Basedontheconsiderationabove,thisarticlefocusesontheinternalcontroloftheprocurementprocessfortheanalysisofinternalcontrol,theevaluationofeffectivenessofinternalcontrolandprocurement.Hopethatitwouldservetheoreticalandpracticalsignificancetoenterprises'sustainabledevelopmentandchangethemodeofeconomicgrowthinChinahastheoreticalandpracticalsignificance.Thispaperselectsalistedfoodcompany(XXcompany)astheobjectofcaseanalysis,thecompanyitselfisanoldenterprise,enjoyedthesupportofnationalpolicy,andoccupiesacertainmarketshareofsalesinthemarket.However,withthepressureofinternationaleconomicandtradeexchangesandtheemergingenterpriseswithnewtechnology,itisalsofacedwithfiercemarketcompetition,opportunitiesandrisksatthesametime.Thispapercombinedtheoreticalresearchandempiricalanalysis,accordingtoThebasicstandardforenterpriseinternalcontrol,thispaperwilltakethefiveprocessesofpurchasingastheanalysisframe,carriesonthecaseanalysisofinternalcontrolofprocurementofXXcompany,analyzetheexistingprocurementproblemsininternalcontrol,andputsforwardsomeimprovingsuggestionsinviewoftheweaklinkoftheinternalcontrolofpurchasingtoXXcompany,hopetochangethestatusofinternalcontrol,improvethequalityofinternalcontrolofprocurement,andreducetheriskofinternalcontrolofprocurement.Thisarticleincludesthefollowingfiveparts:Thefirstpartistheintroduction,thepurposeandsignificanceofthisstudyaredescribed,alsolistdomesticandforeignrelevantdocumentsrelatedtothispaper,finallywithconciseandcompendiouschart,theideasandresearchframeworkofthispaperwasdescribed.Thesecondpartisthecontentofinternalcontrolandthecharacteristicsoftheprocurementoffoodindustry,thispaperintroducesfivemainaspectsofcontentofinternalcontrolofprocurement:thedivisionofresponsibilitiesandauthorization,purchasingrequisitionsandapprovalcontrol,procurementcontrol.Then,thispaperintroducesthecharacteristicsoftheinternalcontroloffoodprocurement.Thispaperchosethreeaspectsthatauthorthinkstobeimportant:tocontrolthepurchasingcyclemorestrictly,toselectthesupplierselectionmorestrictly,torequiretheprocurementofrawmaterialmorestrictly.ThethirdpartistheanalysisofthegeneralsituationandthestatusofinternalcontrolofXXcompany,thispartismainlytointroducetheXXcompanypurchaseinternalcontrol.Firstly,itintroducessomebasicsituationoftheenterprise,andthenintroducesinternalcontrolsituationofenterprisesfromthreeaspectsforthefollowingproblemsandsolutions.ThefourthpartlistedtheproblemsofXXfoodenterprisesprocurementofinternalcontrol,thispaperputforwardproblemsmainlyfromfiveaspects,respectivelyis:theinternalcontrolenvironmentconstructionisnotperfect,riskassessmentsystemhasnotestablished,procurementcontrolactivitiesshouldbeimproved,procurementinformationandcommunicationisdeficient,internalsupervisionofmaterialsprocurementbecomeamereformality,anddetailedexplanationofsomemainproblemsofthisfiveaspects.ThefifthpartisthesuggestionsforoptimizationofinternalcontrolinXXcompanyprocurement,putforwardthesolutionaccordingthethediscussionabove,hopingtomakesomeenlightenmenttotheXXenterprisesandthefoodindustry.Keywords:internalcontrols;foodindustry;procurementPAGE17目录一、 研究目的及意义 4（一）研究目的 4（二）研究意义 4二、文献综述 6（一）国外文献综述 6（二）国内文献综述 7三、研究思路与框架 8XX部分食品行业采购的内部控制内容与特点 11一、采购主要内部控制内容 11（一）职责分工 11（二）请购与审批控制 12（三）供应商管理控制 12（四）采购控制 13（五）验收及入库控制 14二、食品采购内部控制的特点 15（一）对于采购周期的控制更严格 15（二）在采购中对供应商的挑选更严格 16（三）材料质量风险控制至关重要 16第三部分XX公司概况及内部控制状况分析 18一、公司简介 18二、XX食品企业内部控制状况分析 18（一） 采购机构设置情况 20（二）采购与付款相关制度设计和运行现状 21（三）采购信息系统使用状况 22第四部分XX食品企业采购内部控制存在的问题 23一、内部控制环境建设不尽完善 23（一）法人治理结构不完善 23（二）内部控制意识薄弱、理解上有误区 23（三）管理者与职员素质参差不齐 24二、风险评估体系不健全 25三、采购控制活动有待改进 26（一）采购预算管理模式陈旧 26（二）商品储存保管不当 26（三）供应商选择及管理不善 27（四）请购制度有缺口 28四、缺乏采购信息与沟通 28五、物资采购内部监督流于形式 29第五部分XX公司采购内部控制的优化建议 31一、建立优良的内部内控环境 31（一）完善法人治理结构 31（二）深入了解内部控制的意义 31（三）改善人力资源政策 32二、完善采购风险评估体系 33（一）设定采购内部控制目标 33（二）采购业务风险识别 33（三）购业务分析与应对 34三、建立采购活动风险评估体系 34（一）采购预算管理模式改进 34（二）健全供应商管理制度 35（三）仓库保管制度改革 36（四）完善请购制度 36五、加强与采购相关信息沟通 37（一）改善采购业务内外部信息沟通方式 37（二）提高信息系统建设速度 37六、强化采购内部审计监督作用 38（一）明确控制目标 38（二）调整及改善控制方法 38主要参考文献 40第一部分绪论研究目的及意义（一）研究目的随着全球化经济的发展，市场上涌现出越来越多的竞争者，而同时资源却越来越少，任何可以运用到节约资源和提高竞争力的机会都会被企业家紧紧抓住。而内部控制的有效实施、施行能使经济活动有效、确保财务报告真实、可靠、防范舞弊。[9](而通过有效实施内部控制可以让企业的财务报告增强可靠性、防范舞弊事项，从而达到提升企业日常经济活动的效率、效果的作用，内部控制的这一作用使得它受到了越来越多企业家们的关注。而中国的企业中食品企业占了很大一部分，但是在中国的驰名企业中，食品企业却占了很少的部分，可见中国的食品企业有更大的发展空间。在这些已经发展壮大的企业中又有一部分著名企业如三鹿，出现严重的内控问题，有的是没有完善的内部控制制度，有的是执行度不够，非常值得我们去关注。在企业的经营活动中，采购是起点，起着十分重要的作用，它不仅在企业“实物流”中起着重要的作用，还是“实物流”与“资金流”的纽带。因此，纷繁杂乱的采购流程环节中蕴含着巨大的风险。[23]基于以上考虑，本文重点选取食品行业作为研究对象，对内部控制中的采购流程进行内部控制分析，以XX企业为例研究采购内部控制并对其有效性进行评价，希望对我国的食品企业可持续发展有理论意义和实际意义。（二）研究意义1.发展全球经济的迫切需求从2001年底安然事件开始美国华尔街似乎突然出现了一个金融漩涡，上市公司欺诈案不断出现，严重冲击了美国乃至全世界公民对于上市公司和美元的信任。这不仅是让美国金融的安全性受到了质疑也为国际资本市场的经济安全状况敲响了警钟，提醒我们内部控制缺陷可能会导致企业经营失败、欺骗消费者造成重大社会经济危机。为了避免再次出现如此大影响的危机，许多国家都开始对企业的内部控制进行规范，有的国家甚至立法规范。这使得拥有完善的内部控制逐渐成为了进入资本市场的“入场卷”。随着经济全球化的发展，我国出现了越来越多的跨国企业，也有许多企业选择在国外上市，这使得这些企业必须改善自己内部控制也配合上市国家和合作企业国家对内部控制的要求。2.企业健康发展的殷切呼唤在这个瞬息万变的时代，想让企业稳定健康发展需要利用很多手段，企业内部控制就是其中一个很重要的手段。首先，企业在今天这个信息时代，想让企业快速成长当然要提升我们对信息的控制能力。内部控制不仅可以提升我们获取信息的全面性，还可以一定程度上辨别我们所获得心底的准确性和真实性。其次，企业的内部控制的长久良性运行，无疑会给企业管理者建立一个良好的工作环境，便于企业所有者的对企业财产物资和经营活动进行管理，保证财产安全和经营目标实现，促进企业健康发展。再者，中国作为一个法制国家，只有遵守既定的法律、法规，企业才可能健康发展。内部控制在制定时就有对法律、法规的规范性考虑，使得在内部控制的运行中有效规避违规行为。最后，完善的内部控制系统可以帮助企业降低错误与舞弊的发生，进而提高企业的经济效率、促进企业发展。[14]3.国家发展的必然趋势近几年来，我国领导人对于内部控制建设越发重视，内控建设的范围也在进一步扩大，由原先的单一企业主体向行政事业单位领域拓展。[22]党和国家领导人的讲话精神和中央“八项规定”进一步提高了我国行政事业单位的内部管理水平，规范了内部控制，加强廉政风险防控机制建设。习近平总书记在十八届中央纪委二次全会上指出：“要加强对权力运行的制约和监督，把权力关进制度的笼子里，形成不敢腐的惩戒机制、不能腐的防范机制、不易腐的保障机制。”李克强总理在国务院廉洁工作会议上指出：“加强制度建设，用制度管权、管钱、管人，给权力涂上防腐剂、戴上紧箍咒。真正形成不能贪、不敢贪的反腐机制。[26]财政部印发的《行政事业单内部控制规范（试行）》为依据，该规范自2024年1月1日起在全国各级行政事业单位正式实施，帮助指导行政事业单位的内部控制建设问题。[6]温家宝总理在第十届全国人民代表大会上作《政府工作报告》时强调，要“完善公司治理，内控机制”2004年底和2005年6月。国务院领导同志连续两次就强化企业内部控制问题做出重要批示。[8]二、文献综述（一）国外文献综述内部控制的研究从开始到现在经历了很多变革，从内部牵制到现在的企业风险管理整合框架，有许多学者为此付出了巨大的努力。内部控制定义认可度最高的就是COSO委员会在2004年发布的《企业风险管理——整合框架》。[32]这个使内部控制从内部控制整合框架过渡到了企业风险管理整合框架Nilsson和Olve2001把内部控制分为横向和纵向控制模式，又把横向细分为正式控制和非正式控制，从纵向上分成了事前的战略控制、事中的的价值管理控制以及事后的业绩管理控制。[33]他们认为在设定具体控制时要因环境的变化而计划。Kinney（2000）认为，一个有效的内部控制应该使企业可以拥有并有效管理大量信息，利用信息帮助管理者做出最优选择，能够使企业处于一个目标易于实现的环境中。[37]TommieSingleton（2002）认为，有效的内部控制环境实质上是确保建立充分、相应的政策，配合有效的监督和报告系统以确保管理者的目标能够实现。[36]为了能够更好的研究内部控制，学者们为企业内部控制有效性的理论建立了模型研究。MichaelRamos（2004）建立了二维法模型来评价内部控制的有效性，他用横轴来表示实体内部控制重要的目标，纵轴来表示内部控制五个可靠性水平，希望通过这种方法对内部控制更科学的分析。[34]对有内部控制披露缺陷的研究，学者们也有各种不同的想法。Ashbaugh-Skaife等学者（2006）认为，企业一般不会愿意自己披露，只有企业本身出现了内部控制缺陷，而这个缺陷却被管理层发现并且认为需要披露时企业才会披露。[35]可是，Ge、Mcvay（2005）却认为，虽然多数人都认为能够促使上市公司披露其内部控制实质与其公司经营杂性相关，但是根据调查研究，公司披露的内部控制实质性缺陷与公司规模以及盈利能力关系不大。[38]内部控制研究资料丰富，由于采购内部控制的重要性使内部控制程序中的采购内部控制也有不少专门的研究。Steele&Court(1996)认为，企业在采购过程中的风险来源包括：原材料供应、原材料成本、技术革新速度、市场复杂性、供应商以及生产、运输、配送方式等，企业应针对这些风险建立适当控制程序。[39]SmeltzerandSiferd(1998)借助交易成本理论和资源依赖模型，从采购管理角度理解供应风险管理，提出积极主动的采购管理就是供应风险管理的观点。认为企业在采购过程中，需求的确认、供应商选择、订单报价、订单确认、验收及付款等环节的风险影响采购绩效。[40]（二）国内文献综述我国对于采购的内部控制有有关部门颁布的规范性文件。2003年，财政部颁布了《内部会计控制规范—采购与付款（试行）》，这是第一部关于采购内部控制的法规。[28]“内部会计控制规范—采购与付款（试行）”，《财会[2002]21号》。为了适应社会变化对采购内部控制的影响，2007年财政部再次颁布了的《企业内部控制具体规范—采购与付款（征求意见稿）》。[29]而后财政部在2010年又对企业内部控制进行了全面的修改，颁布了《企业内部控制应用指引第7号—“内部会计控制规范—采购与付款（试行）”，《财会[2002]21号》。孙德轩(2008)对采购内部控制的风险分析选择从采购环节的角度分析，包括采购申请、合同签订、货物验收、发票验证以及款项支付等五个环节，并提出了相应的控制措施，如设定审批权限、依次报价比价、规定验收流程、审核付款申请和定期核对账目等。[15]而有些人如张江艳对采购付款业务内部控制设计是从内部控制五要素进行分析的，从另一个角度让我们对采购内部控制有了更深的了解。目前，也有很多研究是从采购内部控制在风险识别和控制措施上进行研究的，主要针对找出风险和问题。张褔康和姚瑞马(2008)认为，采购与付款业务中的常见问题包括：采购量不科学、收受回扣、混淆采购成本、验收不严和不经审批私自结算付款。[25]陈策(2009)认为采购内部控制关键点为：请购与审批控制、供应商选择控制、采购过程控制、验收控制和付款控制，而不相容职务相分离是保证以上控制得以实现的有效途径[1]。除此之外，对于由于科技信息化对于企业的影响而造成内部控制的改变也引起了许多学者的注意。张来艳和刘锦芳(2005)主要研究了ERP环境下的采购与付款业务，通过对一家企业的ERP系统为例，研究了该企业采购付款环节内部控制在ERP的环境下产生的优势和由于ERP环节而出现的新风险。提出了在新环境下企业应该改善的建议，指出企业应建立完善的授权审批制度、不相容职责分离制度、供应商定期考核制度、供应商信息定期维护制度、招标采购审计监督制度、合同审核控制制度、未上线部门定期信息沟通制度、付款控制制度以及信息安全控制与维护制度。[24]陈宏明和郭冰(2006)以某钢铁集团采购与付款内部会计控制为例，对其采购流程内部会计控制进行系统分析与研究,提出了信息环境下内部会计控制的设计思路口即在充分了解业务情况的基础上，对内部会计控制流程进行整合，明确控制点，进而制定控制措施，并在实施中不断优化。[2]杨欣(2009)指出了采购内部控制在ERP系统中要注意物料编码要规范、供应商管理信息要及时更新、采购货物要及时记录以及对原材料进行价格分析等问题，强调了在ERP系统下采购实施过程要注意：同时还指出要对绩效监控动态化，还要持续对内部控制进行管理，建立一个可以不断自我评价和不断改善管理的机制。[21]三、研究思路与框架本文主要为了研究食品行业中的采购内部控制，希望通过本文的研究对食品行业有所帮助。为此本文选取一家已经上市的食品公司（XX公司）。该公司由于自己是老牌企业又享有国家政策支持，在该市场占有一定市场销售份额，然而随着国际化经济贸易往来对其照成的压力和拥有新兴科技的企业出现也面临激烈的市场竞争，机遇与风险并存。本文将理论研究与实证分析相结合，根据《企业内部控制基本规范》,本文将以内部控制的五要素为分析框架，对XX公司进行采购内部控制案例分析。本文在对XX公司的采购内部控制现状进行简述后对其采购与付款内部控制存在问题进行剖析，运用采购与付款内部控制相关理论，结合食品行业采购特殊性，在此基础上分析其采购内部控制中存在的问题，并针对XX公司采购内部控制的薄弱环节提出改进建议，希望能够改变XX公司的采购内部控制状况、提高采购内部控制质量并降低采购内部控制风险。[28]能以XX公司为例，为我国食品企业的发展提供帮助。本文在研究时主要采用了文献研究法、案例分析法、思维方法、描述研究法等理论联系实际的分析方法。本文的基本框架如下图：XX部分食品行业采购的内部控制内容与特点一、采购主要内部控制内容（一）职责分工采购流程对内部控制对环境要求比较高。因为采购不仅仅要涉及人与人之间的交流更要涉及财物之间的流通而且采购是一种比较需要技巧的业务。为了确保采购业务的内部控制环境完善，企业应当建立采购业务岗位责任制度，来明确企业各部门的职责、部门中每个岗位的权限。采购部门了解自己的职责可以更好地分配任务，进行采购规划；采购人员了解自己的职责范围，避免采购人员之间的重复工作，提高工作效率，同时也可以避免当工作出现问题时员工之间相互推卸责任。为了确保采购业务的内部控制环境完善，企业应当建立采购业务授权制度和审批制度，在采购过程中严格按照这两个制度的规定办理业务。由于食品企业对采购周期的严格要求，采购职责权限可以设计的比较集中，以此提升采购速率，避免由于采购职权方面的漏洞造成采购周期延长。[7]为了确保采购业务的内部控制环境完善，企业应当建立、更新企业的采购登记制度，确保采购的记录和凭证全、准、细。采购中的凭证是非常重要的内部控制记录，食品业的原材料安全证明，厂家证明比其他行业更重要，因为这是出现问题时证明自己产品无责任的重点，所以记录和凭证一定要认真保存。为了确保采购业务的内部控制环境完善，企业要建立不相容职务分离制度，并将制度落实到实处，让企业的各个岗位确实能够互相监督互相制约，营造良好的内控环境。为了保证企业的采购业务环境企业至少应该在以下几个岗位订立不相容制度：请购与审批；供应商的选择与审批；采购合同协商、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行。由于采购业与资金的接触比较大，采购人员有更多机会利用职权之便收受商业贿赂，损害企业的经济利益，为了降低内控风险，企业可以根据本公司实际情况对采购业务人员进行定期的轮岗换位制度。为了确保采购业务的内部控制环境完善，企业要确保机构设置和人员配备能够科学合理，让内部控制确实应用到企业建立的采购机制中去。（二）请购与审批控制公司的请购、审批程序可以避免采购环节出现无序状态、使资金有序流动、防止采购过程中出现腐败和内盗等用处，把好这道关对于采购内控的实施很重要。“没有规矩不成方圆”，企业应当建立严格的请购、审批程序，根据购置商品或服务的类型，结合公司的实际情况，确定相关部门的审批权限，规范各部门的请购程序。一个良好的程序建立，如果没能执行和没有设立是一样的。企业不能光建立审批程序，更要按照规则执行还要认真审批请购是否符合规章。企业中的各部门需要采购时，事先向采购部门提出采购申请，企业的采购部门在根据各部门的需求、企业的实际情况统筹安排企业不同时期的采购计划。企业需要考虑到该采购计划是不是能企业生产经营计划配合，是不是对企业必须的，能不能更有经济性的采购。企业的采购部门也要根据采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间规划安排企业的采购计划食品企业的采购计划要经常调整，由于原材料可能会由于天气、环境的变化不同而受到影响，要调整采购计划配合原材料，避免造成成本损失。[31]为了确保请购、审批程序的良好执行，企业要制作请购单。请购单是书面证据的一种，一方面它可以制约员工按公司采购流程规定行事，另一方面可以通过记录明确责任人和了解采购流程进度，可以与计划进行比较，如果已经出现拖延迹象，就要进行补救，以免耽误采购行程。通过对有采购需求的人或部门审批，可以进行监督，让内部控制的功能发挥出来，减少采购人员和部门出现舞弊和收受贿赂的行为，保证企业利益和确保采购任务的顺利执行。（三）供应商管理控制1．货比三家选供应商市场上供应商质量参差不齐，采购部门为了能帮企业获得更大的利益，对于供应商要比质、比价。采购人员一定要事先研究自己的产品，通过分析、研究选择合格的原材料。企业要运用科学的方法，通过综合分析市场行情供应商报价，进行成本分析。食品行业还要特别考察供应商的诚信，食品企业的供应商提供的原材料是要加工成食品的，所以一定要慎重。如果供应商平常以次充好，或是在好产品中加入假货，将对食品企业造成重大影响。2.增加与供应商的交流“知己知彼，百战不殆”为了方便食品企业在提出采购计划时，供应商能与企业完美配合，企业应该加强与供应商的沟通。食品企业与供应商沟通主要是为了完善采购信息，一般会涉及有关成本、作业计划、质量控制信息等方面，方便供应商自己制定好提供原材料的方案，也能使食品企业得到最好的供应材料。[18]为了方便信息的传输，在企业研发阶段就让供应商加入进来，一起制定计划，可以在研发过程中控制成本，根据供应商提供的信息选择原材料，方便企业的设计采购计划和增强研发的实用性，为新产品开发方法创造条件，把用户的价值需求及时地转化为供应商的原材料和零部件的质量与功能要求。使用电子数据交换（EDI）和因特网技术进行快速的数据传输。[26]3.建立供应商绩效考核评分系统能拥有一个长期合作有信用的供应商是每个企业都渴望的，长期有信用的合作方式可以为企业节省去不少麻烦，更可以利用长期合作的关系降低成本。为了挑选放心的供应商，企业应该建立供应商评价体系，通过综合评价选择能提供公司需求的供应商。首先，把目标供应商放在供应商进入评价体系中进行考察，对供应商管理体系、资源管理与采购、产品实现、设计开发、生产运作、测量控制和分析改进等七个方面进行现场评审和综合分析评分。[27]企业自己建立一个评价标准，综合评定上诉的方面，对于每个方面的满意程度进行打分，最后综合考察平均分，达到企业标准的就可以成为企业合格的供应商，进入后续考察。对于供应商的考察，不仅限于选择的那一刻，而是一个长期的考察过程。所以，企业对供应商的考察可以采取连续性评价方式。在选择供应商以后，根据情况对与供应商合作以后供应商的各种表现进行跟踪记录，并阶段性的总结，根据这些数据，综合供应商后续的表现进行记录和比较，适时变更供应商。（四）采购控制采购人员要严格按照采购环节的管理制度执行，使企业购买商品在数量和质量方面符合采购要求。低价高质量的材料是每个企业都渴望的，为了能用低价格买到合适的原材料，企业要权衡质量和成本之间的关系，建立合适的价格机制。企业可以选择多种采购定价机制，比较哪个方式更适合企业，再采用那种科学合理的方式确定采购价格。采购部门可以通过对企业主要需求物资的采购成本进行研究，再融和当今市场价格变动趋势,选择适合的采购机制。为此，企业可以建立自己的采购价格数据库，利用网络、调查、同行比较等方式记录本公司重要采购物资的价格，再利用分析系统研究未来几期的价格走势。在制定的价格机制中，企业要确立定价标准、方式，建立采购招标、谈判、询比价程序。[5]在采购时企业要严格按照价格机制的程序确定企业的采购价格。企业应该建立采购合同与执行制度。对于合同中的内容，企业要充分考虑到自己在采购方面的需求，以免出现问题无法用法律保护自己。在签订合同后，企业还要跟踪核查供应商的合同履行情况，避免因为供应商的行为造成企业的工程拖延，无法及时补救，造成企业的损失。企业要将采购合同与执行制度落实到实处，这样才能真的达到控制整个采购流程，方便采购过程。企业可以通过采购合同跟踪制度达到合同履行情况的有效跟踪，了解生产过程中是否出现异常情况，如若出现问题，企业可以根据异常情况，结合市场发展分析问题，找到解决方案，及时采取措施，尽早解决问题，保证材料供应。企业在选购了材料后，也要注意运输工具的运用，好的运输工具可以为企业节省成本又不会影响被运输材料的质量。企业进行采购合同跟踪制度可以采用信息化管理的方式，这样可以使采购过程运用互联网进行全纪录，更有效率。（五）验收及入库控制验收是指企业对采购物资和劳务的检验与接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量的相关要求。验收入库是采购的最后一部分，不能只走形式上和数量上的检验，还需要对采购物资技术性能指标检查。企业有时在验收入库时会出现工作人员更改购货订单副本上的数量，这都是内部控制不足的后果。为了减少内部控制的缺失为企业造成损失，企业应该对验收入库建立一个完善的内控体系。[11]验收入库的人员必须独立于请购和采购的人员，防止出现舞弊行为。如果有条件，最好在企业内部制定定期轮换制度。企业可以事先根据企业生产的产品的特点确定制定该产品验收入库的标准，根据采购原材料的特征确定必检原材料的目录和明确记录该种原材料想要入库所必须出具的资料。根据标准验收入库人员可以对验收入库原材料进行分配归类供应商提供的材料、提升工作效率。[17]在入库前，企业的采购人员核实的采购方提供的物资检查质量保证书、商检证书或合格证等证明，要存档入库，证明供应商提供的货物符合生产企业产品的条件。这些是会计的重要记录，也是重要的审计凭证。验收入库人员，对验收合格的物资，要仔细核对采购合同、原始订单、采购发票等凭证中的数量、质量、规格型号等是否与实际符合。[12]食品企业的原材料技术性不是很强，但是原材料的质量对食品的质量影响巨大，有问题的原材料制造出的食品甚至会造成人的死亡。所以有条件的企业可以在入库前，对供应商提供的特别产品专门进行测试，如果本企业没有条件，原材料又非常需要检验可以利用检验机构的报告或者聘请专业人士检验。达到标准后，验收人员根据实际情况来填制收货报告单。采购过程中如果出现异常的情况，采购人员要及时按照原因，办理让步接收、退货、索赔等事宜。[3]二、食品采购内部控制的特点（一）对于采购周期的控制更严格内部控制对采购周期的控制要求本身就比较高，食品行业更是严格。采购周期贯穿于整个采购过程中，它与采购方决定订货并下订单的时间、确认供应商的时间、处理订单的时间、做生产计划的时间、采购原材料的时间、质量检验的时间、发运的时间总和相关。除此之外，它还与岗位工作之间配和度相关，任意两个环节之间出现问题，都可能会导致采购周期延误。食品企业的产品，一般保质期比较短，所以如果采购周期过长，很可能影响以后的销售环节。而且食品企业采购环节的时间控制不当或者衔接不顺畅，都会导致采购周期拖长，严重的会出现原材料的报废，进而使成本增高。所以食品企业采购周期的内部控制要很好的权衡时间和成本之间的关系。对于食品采购环节的内部控制和中间环节的衔接计划要更细化，确保每个过程都有计划有流程可依据，以免出现混乱。企业还要提高采购人员的采购能力，确保不会因为内部工作配合不协调造成采购周期延误，加强对采购环节控制的识别工作，整合控制流程，以实现效率与控制的有机协调。[13]由于食品企业的原材料多为食物，而许多食物又会受到季节的影响，采购计划要定期调整采购量和采购次数去适应原材料的产量和贮存方式。（二）在采购中对供应商的挑选更严格男怕入错行，女怕嫁错郎，选择一个好的供应商就如这般重要。首先，供应商的供应能力会严重影响到采购周期，而采购周期又对食品企业非常重要。其次，由于，食品企业原材料的特殊性，其原材料多是蔬菜、水果。这样，原材料的产量就容易受到环境的影响，供应商如果没有强大的供应能力，就不能保证原材料的供应数量及质量。再者，好的供应商还可以事先做好多种供应商备货方案，确保原材料的稳定提供，确保采购周期不受影响。还有，食品企业采购流程中可选择原材料种类繁多，提供材料的供应商水平又参差不齐，若对供应商缺少必要的筛选与沟通，容易造成部分原材料价格过高，导致产品成本更高。[4]最后，肯德基、麦当劳、必胜客的供应商出现质量问题严重的影响了他们的销售，也引来了有关部门的排查，造成了极其不好的品牌影响。由此可见供应商提供的原材料质量是非常重要的，没有好的原材料，生产的产品质量自然也不能好。肯德基等品牌的供应商在为他们供货时也有欺骗行为，所以确保供应商提供的原材料质量确实是他们所承诺的合格产品，在食品行业中也尤为重要。为此食品行业，除了对供应商的基本表现进行考核以外，还要注意对原材料的质量进行额外检查，以确保产品质量，最好在内部控制中增加食品检查程序。（三）材料质量风险控制至关重要原材料是为了企业生产而储备的，是构成产品成本的主要成份，它流动性极大，对于一个企业很重要。原材料采购对产品的质量起着至关重要的作用，而作为食品行业，质量好坏又是决定企业生死存亡的指标。虽说，质量的好坏对于任何企业来说都是重要的考核项目，但是没有一个行业会像食品行业一样，大家会不约而同的把质量放在第一位。对于其他行业，消费者可能会考虑到价格，款式等因素以削弱对质量的要求，而没有人会拿食品安全开玩笑。由于食品安全本身就受到国家的重视，而“民以食为天，食以安为先”的思想有广泛受到大家的认可，所以一家食品企业如果出了食品安全问题，近乎于被判了死刑，就像当年的三鹿，双汇曾经何其威风，一旦与此挂上边都会受濒临倒闭。而且，食品企业原材料采购的数量也是要特别注意的问题。过多的储存原材料很可能造成原材料变质，也可能会导致其营养成分的流失，不能做出合格的产品，影响产品质量。将过多原材料生产成存货无法销售导致存货积压，甚至出现产品过期的现象，这都将造成成本增加。而如果采购量过少则会造成原材料供应的短缺，导致企业无法进行正常的生产经营活动，丢失市场份额。PAGE21第三部分XX公司概况及内部控制状况分析一、公司简介XX食品公司成立于1890年4

月，该公司享有国家政策支持，是国家驰名的食品企业。XX食品公司在国内食品市场中占有一定市场销售份额，然而随着国际化经济贸易往来对其照成的压力和拥有新兴科技的企业出现也面临激烈的市场竞争，机遇与风险并存。公司长期坚持“科技兴司”方针，不断在自己的主要产品上创新工艺，也积极增加自己的产品种类，拓展企业业务。XX食品企业现今的主要生产类型是罐头类食品和饮品。XX食品企业为本企业罐头制作工艺引进了日本先进的密封技术和设备，再结合中国市场中客户实际的喜爱偏好以独特的加工工艺、生产出铭具个性的适合中国市场的产品，从而使公司在竞争激烈的市场上确立了领先地位。XX食品企业的饮品在果汁系列中主要致力于如何使果汁口感更纯正的研发和改良；在咖啡系列主要是在咖啡豆的选择和烘焙的方法上结合了国际的先进科技技术，精益求精。这两种系列的产品以其各自的优势为XX食品企业在饮品市场中占据了一席之地。企业后期发展的果酱、果粉主要是通过保证天然、健康的制作方式，引进国际先进的生产和杀菌设备，打造一种让人们放心的食品形象，提高产品购买量。在XX食品企业的努力下，XX食品企业的产品在市场上得到良好的反应，通过食品安全管理体系（ISO22000）认证，让企业的产品质量在市场上得到了认可。二、XX食品企业内部控制状况分析XX食品企业采购业务实行“统一制度、授权管理，分级实施、分级负责，预算控制、同步监管”的原则。[16]XX食品企业对于企业的采购业务进行统一管理，各个部门都要以公司的总体统一的采购管理制度为工作指引。企业对于各个部门的工作权限和范围明确的比较清晰，企业的各部门可以在职权内进行工作职责范围分配、管理本单位的采购事务，各部门可以根据本部门业务特点和内部控制要求制定具体的采购管理实施细则。XX食品企业在企业内部施行分级实施、分级负责的管理模式。各个部门按照上级的指示承担部门内的职责，并把职责下放到个人，各单位承担本部门的工作职责，各个职员承担自己的工作职责。企业在进行采购前需要进行预算，需要采购的部门也要填写请购单，在有关人员审批合格后，企业采购部门在经济、合理、有效的前提下确定采购预算进行采购。企业的采购部门每年年初都会对本年度的物资采购计划进行审核，对于可行的部分进行审批，对于不可行的部分要与各部门进行协商。各部门事先把需要的采购量汇报给本企业，采购部门分别采购。企业归集采购的原材料，企业汇总各部门需要的采购量，统一采购。各部门自行采购的采购物资，超过一定限量再通知采购部门，其余自行采购物资无特殊情况不需通知。XX食品企业的采购类型比较繁杂，主要是对水果类的采购和咖啡豆的采购。(本文中提到的采购物资只是关于主要原材料的采购，与日常生产经营性物资资源的采购、大型仪器设备、固定资产的购置及工程物资的采购暂不在本文讨论范围内)。水果的采购包括为企业生产水果罐头、果汁、果酱所需的原材料。企业的果汁有多种，主要是橙汁、苹果汁、桃汁比较受欢迎，这几种的采购量比较大属于长期采购类型。有时，企业推出了新类型的果汁，由于销路的限制，只是在某几年有采购该种水果的情况。采购机构设置情况XX食品企业的原材料是由公司统一管理的，按“计划统一、采购统一、调配统一”的原则进行采购管理的。企业设立采购部门，负责整个企业的原材料的统一采购，然后，企业的采购部门再将所有物资统一送到各个仓库。然后按照各个生产部门的需求分发至各个部门，各个部门有需要就去仓库提货。由于部分生产部门的原材料相同，偶尔也会出现部门之间互相换货的情况。通过这种方式企业保证了原材料的整体供应，又有利于消化库存，促进原材料使用率的提高。但是，企业的各个生产部门这种互相串货的情况也出现过丢货、混乱的情况，有时，还会出现两者都缺货的情况。采购部门作为企业重要的部门是公司原料发展战略决策、原材料保障供应、采购质量、原材料资产管理和原材料基地管理的责任主体。按照采购流程中需要承担的责任，企业的采购机构设立三个分支机构负责相应的职责，分别是业务科、采购科、预算科。这三个科室互相帮助，相互串联，帮助企业完成采购业务。业务科主要是负责日常中与各部门之间的协调工作，供应商的选择和维护等工作。采购科主要负责采购的过程控制。预算科主要负责统计各部门的采购数量计算统计采购量。XX食品企业对除大型采购原料外的物资实行“两级两类”的管理模式，即企业的采购部门把所有部门要采购的物资归集到一起，然后放到仓库，供整个企业使用。对于大部分部门都不需要采购的原材料，采购部门授权各部门可以自行采购。公司设有仓储部，负责储存管理整个企业的库存。采购部门的工作目标紧紧围绕公司品牌发展战略要求，‘科以兴司’，致力于以合理的钱买到高质量的原材料，做出让人们放心的食品。XX食品企业经常开发新产品，采购部门也争取找到更好的货源。随着，XX食品企业这几年开拓渠道争取到了更多的销售渠道，使得采购部门的压力也逐年增长。（二）采购与付款相关制度设计和运行现状XX食品企业从2008开始认识到应该建立企业内部控制相关制度，为了建立自己的内部控制系统，这几年一直在努力，聘请了一些专家，制定内部控制系统，但是始终没有形成一套自己的制度模式。由于采购环节是每个企业都非常重视的部分，因为这部分涵盖了许多的资金交涉，又是企业经营过程中的一个重要环节，决定着整个企业的运作。XX食品企业为此，为企业制订了许多关于企业采购流程的制度，这其中的大部分是关于控制人员层面的活动，不论是对高层还是基层业务人员，都一视同仁，当然还有一些为特殊情况，而制定的专门制度。XX食品企业最开始制订了《采购控制程序》，用来做采购制度的总体规划，为原材料采购构建了一个基本框架，为企业设计采购过程的基本程序提供指引；XX食品企业的采购部门专门制订了《物资采购管理程序》控制说明物资采购过程的相关程序及基本要求，以便采购部门在物资采购时能够有章可循；采购部门又制定了《采购付款管理程序》，规定了采购付款的基本流程和付款的要求，为的是让采购付款结算的程序能够安全、有效的完成；采购部门制定专门关于采购招标方面的制度《招标投标、竞争性谈判、询价采购管理程序》，规定了企业招标投标、竞争性谈判、询价采购的一系列问题，帮助企业采购能够合理购买物资；为了方便企业对于供应商进行管理，采购部门制定了《供应商管理规定》其中规定了对供应商的基本要求，为企业选择和维系供应商提供帮助，但是要求并不详细；为了规范预算的过程，企业制定了《预算管理程序》，规定了企业对采购预算程序的基本要求；财务管理部门制定了《合同管理规定》规定了企业签订采购合同的基本程序及内容与审批的基本条件。XX食品企业通过将相关控制活动予以制度化、标准化、程序化，为企业的流程规范化，企业的员工有规章可以遵循。企业的员工根据规章的要求，能够更有执行力。对于触犯企业规章的员工，企业也可以按照规章要求进行惩罚。在这种情况下，企业的员工基本按照制度要求各司其职。（三）采购信息系统使用状况XX食品企业对于信息系统的使用并不多，缺乏信息的沟通意识，整体来说还是用老方法进行沟通和交流。但是，XX食品企业有意识变通，开始重视信息系统，想在企业内部试施行，一旦成功，公司将会推行信息系统，实现对集中采购物资的管理。PAGE29第四部分XX食品企业采购内部控制存在的问题一、内部控制环境建设不尽完善（一）法人治理结构不完善内部控制是由企业董事会、经理层和员工共同实施的，为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。在XX食品企业的内部环境中最基本的治理结构就有待改善。内部董事过多，对企业的治理结构是有不良影响的。据《财富》杂志的调查，美国1000强的企业中，董事会的平均规模为11人，内部董事才有2人，比例仅仅为18%左右。而XX食品企业的董事会中内部董事比例高达80%，致使董事会结构不合理导致权力失衡。XX食品企业这80%左右的内部董事，都受聘于XX食品企业，大部分还都在企业中担任高级职务，这种形式的董事会使得内部控制中董事会对经理层的监督能力下降，致使内部控制环境受到影响。内部控制的出现有一部分原因是为了解决治理层和所有者分离的问题。内部控制可以帮助董事会监督企业中的经营者的工作成绩，甚至有些观点认为，董事会是企业内部控制系统的核心。所以，懂技术、懂管理、有才能的人担任董事很重要，而在我国董事会成员一般多为企业的经营者，往往是虚设。XX食品企业也是这样，董事会由企业经理人员担任，也没有办事机构，人员选择根本没有思考能力与岗位匹配的问题，就是企业的经营者，几个外部董事也是为了走形式，响应国家号召，这样董事会的监控作用跟起不到效果。（二）内部控制意识薄弱、理解上有误区不论什么事，要想做好，都要先理解它，才能运用好它。要想执行好内部控制，一定要对内部控制足够的重视和深入的理解，而XX食品企业在这方面却没有做好这两件事。XX食品企业是施行了一定的内部控制程序，但实质上，实施程序并没有落实到位，企业的内部控制意识也未觉醒。由于内部控制近几年受到国家的重视与宣传，XX食品企业认识到了解内部控制本质的重要性。内部控制最开始出现在国外，都是建立在国外的经济环境学进行的研究，直接照搬，可能并不符合XX食品企业的情况。所以，企业人员在运用后，并没有感受到实际的效益，所以就没有进行重视。由于国内对于内部控制的研究比较晚，研究并不充足，XX食品企业对内部控制的认识并不全面，有些地方甚至在理解上有误区。XX食品企业以为内部控制，只是防止财务、人员等方面出问题，是上级监督下级的一种方式，没有理解内部控制互相制约，互相控制的本质。XX食品企业仅仅对上级监管下级的一些内部控制条例特别重视的执行。在提升内部部门效率和对董事会负责的功能上，内部控制并未起到真正的作用。领导层仅把内部控制最狭隘的部分运用到企业中来，这使得内部控制完全成了管理层管理下级的工具。管理层得不到制约，内部控制完全沦为管理层的工具。（三）管理者与职员素质参差不齐企业生存发展根本人力的发展，而人的因素关键是素质，培养和造就一支能适应市场竞争的高素质、高质量员工队伍是企业应持续考虑的问题。一个企业的员工平均素质越高，企业发展前景越好，发展范围越广，反之，企业就会由于人的问题制约发展，降低发展速度甚至不再发展而走向衰退。XX食品企业现有员工约四万人，公司的员工工作能力和素质都参差不齐。公司中高级管理人员在管理能力方面企业每年都通过绩效考核进行审核，相对容易评定出他们的能力。但是，对于企业工作人员职业道德的考核却没有落实到实处，多是走走形式，评定的很泛泛，评定后也没有相应的奖惩。对于基层工作人员，由于人数众多，企业对他们的素质就更难评定了。XX食品企业对于人员的控制一般都由上一级管理。这种方式下，高层很难了解基层的情况。企业为了保证企业人员的能力相对比较平均，而且素质较高，需要对企业员工进行后期的培训。XX食品企业在员工招聘进来以后也对员工进行了很少的后期培训和学习。不像许多知名大企业对员工进行定期的培训，让他们的知识业务水平保持先进。企业对于当时出现的先进科技，如非必要，企业不会培训，如果，非要培训，仅仅是对少数必要人员进行简单培训。而且，XX食品企业的企业文化根本没有渗透到单位的职工心中。XX食品企业几乎没有对企业员工的职业道德进行培训，没有让企业的工作人员产生对本公司的认同感，这使得企业的员工执行力不高。二、风险评估体系不健全风险评估是内部控制中一个非常重要的环节，通过进行风险评估，企业可以了解该项活动风险有多大，企业是否能承受，后续工作控制才好进行设定和调节。所以，《企业内部控制基本规范》为风险评估进行了要求，第20条规定：企业应当根据设定的控制目标，全面系统持续地收集相关信息，结合实际情况，及时进行风险评估。完整的内部控制流程包括识别风险、评估风险、控制措施、信息交流与沟通、监督等。对于采购的风险来说，就是采购过程中发生某些风险事件发生之后，对于企业的财产、经营等各个方面造成的影响。XX食品企业管理层却没有足够重视风险控制，对风险评估也就没有系统研究，认为风险控制仅仅是内控要求的一部分，就仅仅走流程的规定了一些基础的控制法律风险和施工安全的措施，并没有结合公司情况建立健全的风险管理系统。由于我国内部控制发展较晚，企业普遍对采购业务的风险认识不足，造成企业采购业务过程中出现不同岗位之间串通舞弊，欺上瞒下；未按计划，盲目采购；收受回扣；虚报损耗，中途转移；验收不严，以少报多，以次充好等现象，使企业的利益受到损失。为此，XX食品企业应该从本质上意识到风险评估的重要性，建立、健全企业采购业务的风险评估制度，并根据发现的风险水平采取控制措施降低风险或者减轻损失。XX食品企业对有的风险流程是事先进行了防范，但是没有系统的区分风险类别、也没有分风险级别，更没有对可能风险进行全面的排查。这样混乱的风险评估可能会一时的解决企业的某些问题，但是不是长久之计。而且企业会越来越壮大，问题越来越多，企业如果用着这么不全面的风险评估方式很容易对以后的内控程序照成影响。三、采购控制活动有待改进（一）采购预算管理模式陈旧采购部门有责任为企业及时采购质量良好的物资为企业的生产、加工做准备。然而做好物资采购的基本就是对采购进行事先的预算管理。采购预算管理是采购部门通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，和采购计划是否利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。[18]企业事先了解各部门需要的物资，根据分析设计不断提高本企业的采购预算水平，是采购活动中必须要研究的重要课题XX食品企业的采购预算管理系统比较陈旧，已经很久未做调整，已经完全不符合XX食品企业现在的工作模式，在应对企业采购业务时很容易出现问题。由于XX食品企业未对采购预算管理系统更新为符合企业现在情况，无法解决各部门所需的采购物资比较杂乱时，次数比较多时造成的管理混乱问题。对于企业出现紧急采购的情况，在XX食品企业设置的采购预算管理中根本没有考虑，所以在企业需要紧急采购时，供货量会出现跟不上企业的生存需求的情况。由于XX食品企业的采购预算管理对于账目的处理方式很原始，程序复杂，对于繁杂的账目，容易出现混乱，最后在结算时账目不清，导致各种纠纷。（二）商品储存保管不当商品储存保管在整个物流活动中占有非常特殊的位置。商品从生产出来到商品销售之间，有时间、空间、数量等差异。为了减少这些差异，商品需要根据企业和环境的情况进行妥善储存和保管。XX食品企业在商品保管过程中很大部分仅仅是在储存，忽视了进行养护。XX食品企业很多的产品是食物。所以对于XX食品企业的商品保管有一个很重要的点就在于对于保管的商品的质量，这直接关系到产品以后的销售。这是事物发展的客观规律所决定的。所以在保管时商品所处的温度和环境就需要更为小心虽然在控制温度和细菌方面都应该进行专门的控制，并且需要企业不定期检查和维护仓库，避免发生造成商品发生质量上的变化和数量上的损耗，降低甚至丧失其使用价值的悲剧。XX食品企业的仓库在卫生环境和保存方面都是基本符合条件的，但是XX企业的仓库利用率太低。在计划生产和规划用量上没有考虑仓库储存量，进行规划，没有提高利用率。XX食品企业安排了仓库的保管人员对商品的储存保管进行管理。XX食品企业的商品是食物，本来仓库的要求就比较高，花费也较大。XX食品企业没有灵活有效地利用所储存商品的规律，采取相应的技术和组织措施，削弱和抑制外界的影响。对于商品仅仅是按类型放置进仓库。也没有想过综合放置和根据商品存货的边度调节。（三）供应商选择及管理不善XX食品企业的行业特定性，决定了供应商对于XX食品企业很重要，食品行业对原材料的质量和货物的提供的时效性都比其他行业有更高的要求，这也意味着供应商的水平会对企业的发展造成长远的影响，然而这个重要性并没有让XX食品公司注意到，XX食品企业并未对供应商这个对采购过程有重大影响的部分有效管理。XX食品企业的项目比较多，每个项目的供应商不同，繁杂又多种，全部由采购部门选择，工作量比较大。在本来繁重的工作量下，XX食品企业还没有形成一个系统化的评定供应商系统，而是多通过采购人员和购买部门主观评判，多考虑供应商价格和长期的感情因素，并没有形成一个系统的评价体系。对于重要的评定因素如，产品质量、供应商技术水平和服务意识等因素却没有足够考虑，致使企业对供应商的评定既不客观又效率低下。XX食品企业由于项目比较多，每个项目的供应商不同，繁杂又多种，采购部门选择时需要较大的人力物力，所以一旦选定很少后期进行跟进和持续评估。这样长期的合作关系，虽说为企业省了不少力气，而且易于使两家合作伙伴进一步发展成战略性合作伙伴，但是，这种方式也很有风险。长期的相同人员交流，容易出现采购人员收受贿赂的情况。再者，供应商供应的货物在以后期间是否能够保证质量，没有有效的评估与监督也不具有可信性。（四）请购制度有缺口XX食品企业为了确保采购的有效实施。设立了仓库主管，并且要求使用材料的部门要事先确定一定时间内的采购量，并且仓库要在确定物料采购时，必须由材料的使用部门根据未来一定期间的需要量提前通知仓管部门，仓管部门根据现有的物料的库存量计算出请购量后，再提交请购单。但是XX食品企业的请购制度中，对请购量的上报时间间隔过长，由于食品采购业对原材料时间要求的严格性，这种请购模式对于XX食品企业来说，实在不是很有效率。XX食品企业在请购的通知单的设计上仅仅需要使用部门和仓库主管部门的签字就可以通过审核。但是这种方式，就会让采购部门和财务部门对于请购环节的情况的内容不了解，这样不利于企业对于材料的价格和企业的资金进行控制。财务部门本可以通过对比现行市场价格，和实际需要支出价格进行对比，以避免出现徇私的情况，坚守舞弊。采购部门不了解情况也就不能及时补货。虽然，企业仓库部门在材料缺失前会事先通知企业采购部门进行补货。可是，企业的很多环节就会浪费时间，而且在出现突发事件时，企业也无法进行事前准备。这些部门本身都和请购环节有关，没有被通知，不利于企业的部门之间进行沟通，信息封闭，效率降低。四、缺乏采购信息与沟通XX食品企业采购模式主要是分散采购，即企业制定统一的规章制度，各单位在一定限度内对满足自身生产经营需要进行自己部门小范围内的自主采购。而且，XX食品企业的经营项目比较多，同时采购的现象时会出现。所以，XX食品企业为了采购的优质执行本应该要注意完整的信息传递。可是XX食品企业的内外部信息沟通机制并没有帮助企业部门之间完成完整的信息传递。首先，XX食品企业没有考虑在不同生产系列中采购相同物品之间的沟通与交流。就如在生产果汁中的水果和做出罐头中的水果，如果企业做好事前、事中的沟通，可以在必要时互相补给对方原材料，在一方紧急需要时，可以短时间内提供，为企业节省开支和保证生产。但是，企业并没有为采购活动中的沟通建立合理的机制。并且，XX食品企业为了激励各生产项目的生产动力，企业对不同领域销售量进行排名比较，决定年终奖。这一做法，造成各部门为了竞争，而不愿意信息交流或者是交流质量下降。在没有采购沟通机制的约束下，企业各部门之间恶性竞争，信息不分享，导致整个企业的利益受损失。在电子信息得到如此高应用的今天，XX食品企业的沟通方式仍然是以纸质传达和会议交流居多，这样的交流方式不仅效率低，更增加了采购信息沟通的成本。公司主要的信息系统大部分还是用于会计信息操作层面，并未跟随科技发展和社会需求建设信息化系统交流。在企业的生产业务扩大后，虽然这种采购信息沟通方式为企业照成了不便，但是企业也未加快建立本企业的高科技信息沟通系统。企业中的沟通模式不固定又没有完整的程序，很多时候是需要沟通就沟通，两个利益人之间相互通知一下，没有记录，在这种沟通系统下，不仅使各部门和采购人员的造假行为更易发生这样导致信息流通成本很高，更会降低对采购信息的利用效率，是管理层信息不灵通，增加采购部门的工作量。五、物资采购内部监督流于形式XX食品品在企业建立最初时，并没有设立内部审计部门，随着企业对于内部控制认识的上升，企业的所有者设立了内部审计部门。但是由于企业审计部门的设立是由管理层负责，没有按照真正内部控制部门的职责去要求导致企业审计部门的人员相对不足，审计内部职员的内部审计素质也不高。由于企业的内部控制部门在设立时也是有管理层管理所以，它的独立性也相对很弱，根本没有起到为企业所有者监督管理层的能力，内部控制有一大部分功能没有体现。可见企业在内部控制目标上就已经偏移了，对于企业的财务和管理层监督这两大内部控制重点，都没有规定进入审计部门规章中，这样的内部监督职能流于形式，根本起不到真正的监督作用。除此之外，企业在对于采购过程的内部审计不够重视，XX企业是食品企业，采购的质量本身就是一个审计重要的内控点，而且XX食品企业生产种类庞杂，单独设立一个关于采购的内部部门都不为过。XX食品企业的采购量量很大，而且采购原材料又不是同种类型，由于企业最开始分配的人手不多，很多采购过程的主要活动，内部审计人员只对主要项目的一些关键问题进行审查，，很少对采购流程进行全面检查，而且审查也多为合规性审查，对采购流程监督更是时有时无，很难发现和修改采购流程的缺陷。就算后期，采购人员增多，由于采购原材料的专业性，审计人员在很多时候也无法全面进行内部审计。就像采购咖啡豆时，内部审计人员很难确定采购人员选择的供应商是好是坏，是否提高采购价等。由于内部控制在企业应用的晚，企业至今还未形成一套全面、系统、高效的物资采购监督管理体系，有些物资采购的内部控制直接由采购部门或者需求部门承担了责任。出现事后监督多，事前、事中监督少的一个原因是在几个采购业务同时进行时，可能会有一个业务在整项工作完结后，内部审计部门才开始进行事后审计，导致监督后延