总经理办公室岗位说明书

总经理办公室岗位说明书

总经理办公室

一、经理办公室部门职责...............................1

二、经理办公室岗位设置...............................3

三、经理办公室岗位职务说明书........................5

经理办公室主任职务说明书...........................5

行政秘书职务说明书.................................8

行政文员职务说明书................................10

法律事务专员职务说明书............................12

档案管理员职务说明书..............................14

打字文印员职务说明书..............................16

小车司机职务说明书................................18

电话员职务说明书..................................20

事务员职务说明书..................................22

一、经理办公室部门职责

1、办文办会

1.1围绕公司进展战略与阶段性工作重心，负责起草公司综合性工作计

划、总结与报告，起草公司领导授意的其他文件。

1.2起草与审核以公司名义发出的公文。

1.3负责经理办公会议议题的收集、审核。

1.4负责公司综合性文件的拟、存、收、发、传及有关资料的立卷、归档

工作。

1.5负责以公司名义召开的各类会议的组织、召集及会议记录与纪要整

理，认真做好会前准备、会内服务与会后督查。

2、综合协调

2.1协助经理协调各职能部门、项目部、各专业公司之间的关系，促进合

作与交流。

2.2督促检查各职能部门、项目部、专业公司对集团公文、会议决定事项

及领导批示的落实情况，跟踪调研并及时向公司报告。

3、对外协作

3.1搞好公司内外关系的协调与沟通，负责做好来客接待。

3.2负责公司与各级政府、执法执纪部门关系的沟通与联系，及时对公司

的外部环境进行分析与管理，积极开发外部环境资源。

3.3负责公司涉外关系网络建设，统筹公司内各个渠道的各类关系资源的

有效利用与共享。

3.4搞好公司所有对外活动中事务性工作的计划、安排与管理。

4、督查催办

4.1负责督查公司行政指令的贯彻、落实与执行。

4.2制定与完善督查件的登记、转办、催办、反馈等具体制度，完成领导

交办的督查任务。

4.3负责会议决定、领导批示与授意的实施。

5、档案管理

5.1负责公司档案（人事档案除外）的整理、立卷、归档、鉴定销毁、统

计等工作。

5.2负责各类档案的日常借阅、保管工作。

5.3指导下级单位的档案管理工作。

6、常务管理

6.1协助经理负责通常性政务处理与日常事务处理。

6.2组织做好公司印鉴、介绍信的使用保管、函电收发工作。

6.3及时编写公司备忘录与公司大事记。

6.4编制、完善本部门的有关制度与管理规定，并组织检查、诊断与落

实。

6.5完成公司各项行政规章制度的汇编，并抓好督促落实。

7、服务保障

7.1负责公司办公车辆管理与电话管理。

7.2负责公司文件、材料的印刷、打字、复印、邮寄等工作。

7.3负责公司办公室的分配调整及办公用品用具的采购与管理。

7.4参与公司重大决策、合同合法性审核，处理公司法律事务。

8、标准化管理

8.1负责组织公司管理标准、工作标准的编制与修订工作。

8.2负责公司标准化委员会的日常事务工作。

8.3负责检查与考核标准的执行情况。

二、经理办公室岗位设置

经理办公室主任

行

档

打

小

行

电

事

案

车

政

字

政

话

务

管

司

文

秘

文

员

员

理

机

员

书

印

三、经理办公室岗位职务说明书

经理办公室主任职务说明书

岗位名称经理办公室主任岗位编号

公司在部门总经理办公室岗位定员1

直接上级主管副总经理工资等级

法律事务专员、行政秘书、行政文书、小车司机、

直接下级岗位分析日期

电话员、打字文印、档案管理、事务员

本职：全面主持经理办公室的各项工作

职责与工作任务：

职责表述：负责公司行政管理总协调、督办等工作工作结果分送单位

职负责会议决定、领导批示与授意的实施

责

工作负责对上级与公司领导决定的重要事项进行催办、督查

任务

监督检查公司决策与规章制度的贯彻执行情况，及时向领导反馈并

提出建议

职责表述：组织与参与制定公司有关制度、计划、文件等工作结果分送单位

职

组织与参与制定公司有关规章制度

责工作

任务参与制定公司中长期规划

组织起草公司工作目标、计划、总结，与要求起草的其他文件各类材料总经理

职责表述：负责信息的综合管理工作结果分送单位

职

主持公司内外政策、政务信息的综合、汇总与分析，给公司领导提

责政务信息总经理

工作供客观反馈与建议

任务

负责公司内外部信息及政务信息之间的传递工作

职责表述：本部门内部管理工作结果分送单位

职制定本部门工作计划并贯彻实施工作计划部门留存

责工作

选拔、配备、评价下属人员，组织内部人员的培训

四任务

负责内部人员工作的分配

职责表述：负责会议的组织，对外的联络、接待工作结果分送单位

职

负责公司有关会议的召集、组织与督办会议纪要有关人员

责工作

五任务负责组织承担重要来宾、重要会议及大型庆典的接待、安排、协调

工作

代表公司与外界有关部门与机构保持联络，建立良好的合作关系

职责表述：负责法律事务工作工作结果分送单位

职

责对公司各类合同提供法律方面的支持

六工作

任务组织普法工作，提供必要的法律咨询

职责表述：负责公司标准化管理工作工作结果分送单位

职负责组织公司管理标准、工作标准的编制与修订工作

责工作

负责组织公司标准化委员会的日常工作

七任务

负责检查与考核标准的执行情况

职责表述：其他日常工作工作结果分送单位

协调与上级主管部门、内部单位、地方政府部门的工作关系

职各类报告请示的审核处理

责工作

调配所辖车辆

八任务

经公司领导授权，代表公司领导处理授权公务

组织办公用品的采购、管理与分发发放纪录部门留存

职

责职责表述：完成领导交办的其他事项

九

权力：

权限一：为公司领导决策提供建议

权限二：对布置的工作有监督检查权及命令整改权

权限三：对本公司各类文件、制度、政策、管理的建议权

权限四：根据法规与公司内制度对有关事项是否合法或者合理的审定权

权限五：对全公司行政管理工作的督办权

权限六：对下属员工开展各项业务工作的监督指导权

权限七：对直接下级岗位调配的建议权、任命权与奖惩建议权

工作协作关系：

内部协调关

公司各部门、项目部、专业公司

系

外部协调关

主管部门、兄弟单位、有关业务单位

系

公司需记录文文件：汇报文件或者报告、公司文件、工作总结、通知、信函

任职资格：

教育水平大学或者具有中级以上职称

专业行政管理、中文、企业管理等

经验2-3年有关工作经验

熟悉企业管理、行政管理、保密、国家有关的政策法规等有关知识

知识熟悉法律，人力资源管理、公共关系管理等有关知识

具备计算机应用知识、较高的公文写作水平

技能技巧管理技能、办公软件、人际交往与协调、表达能力

培训经历人际关系培训公文写作有关法律（保密法、知识产权法、刑法）

工作条件及其他

使用工具设

计算机、电话、档案柜

备

工作环境独立办公室

工作时间特

工作时间不固定，经常加班

征

备注：

行政秘书职务说明书

岗位名称行政秘书岗位编号

公司在部门总经理办公室岗位定员1

直接上级办公室主任工资等级

直接下级无岗位分析日期

本职：协助办公室主任处理公司的行政事务，对公司重大决策与合同合法性进行审核，处理公司法律事

务

职责与工作任务

职责表述：文字工作工作结果分送单位

报告、材办公室

完成公司交办的文件、材料的起草、审核

职料主任

责工作行政管理办公室

完成公司总部行政办公有关管理制度的起草、修订、出台

任务制度主任

负责公司日常性文件、材料的起草并交主任审核

职责表述：参与会议的组织与管理，负责对所参加会议进行记录工作结果分送单位

职参与会议的组织与管理

责

工作参加公司通常行政及办公例会，并及时整理会议记录，经批准后

会议记录有关人员

任务下发会议记录

公司会议组织筹备，参与综合、协调、督办事项

职责表述：合同合法性审核工作结果分送单位

职参与合同（非劳动合同）审核

责工作

参与劳动合同、劳动关系管理

任务

参与政府等部门具体行政行为的办理（侵权性）

职责表述：处理法律事务工作结果分送单位

职

处理以公司或者公司所属单位为当事人的诉讼活动

责工作

四任务

处理以公司为当事人的非诉讼活动

职职责表述：对本公司其他部门、单位违法违规行为提出意见工作结果分送单位

责工作

对本公司其他部门、单位违法违规行为提出意见

五任务

职职责表述：负责公司标准化管理工作工作结果分送单位

责负责组织公司标准的编制、修订工作

六

工作

负责公司标准化委员会的日常事务性工作

任务

检查与考核标准的执行情况

职责表述：其他工作工作结果分送单位

协助主任做好对外接待工作

协助主任编写公司备忘录与公司大事记

职

协助主任做好其他行政工作

责工作

七

任务负责普法工作，作好法制宣传教育工作

对公司属单位、部门提供法律服务

对职工提供法律咨询服务

职

责职责表述：完成领导交办的其他事项

八

权力：

权限一：对部门领导决策事项的建议权，对涉及法律的公司业务的审核、建议权

权限二：对所布置工作的监督检查权及命令整改权，有关文件、资料的查阅权

权限三：对本公司管理制度制定的建议权，有关法律事项的调查取证权

权限四：根据法规与公司内制度对有关事项是否合法或者合理的审定权

工作协作关系:

内部协调关系公司各部门、项目部、专业公司

外部协调关系处理法律事务的政府部门、法院、检察院、公安局

公司需记录文件：汇报文件或者报告、公司文件、工作总结、通知、信函、法律文书、证据

任职资格：

教育水平本科或者具有中级以上职称

专业行政管理、中文、法律等

经验2-3年有关工作经验

掌握企业管理、行政管理、保密、国家有关的政策法规等有关知识

知识具备计算机应用知识、较高的公文写作水平

通晓法律

技能技巧管理技能、人际交往与协调、表达能力、写作能力

培训经历公文写作、法律培训

工作条件及其他

使用工具设备计算机、打印机、电话、档案柜

工作环境通常办公环境

工作时间特征正常工作时间，有的时候要加班

备注：

行政文员职务说明书

岗位名称行政文员岗位编号

公司在部门总经理办公室岗位定员1

直接上级办公室主任工资等级

直接下级无岗位分析日期

本职：在办公室主任的领导下，负责日常事务工作

职责与工作任务：

职责表述：文书工作工作结果分送单位

文件发放

职负责做好公司重要文件的接收、印制、传阅、发放、回收、存档部门留存

纪录

责工作

负责行政文件的收集、保管、借阅及文件的定期归档立卷工作

任务

负责办公室文件的传递、催办，与上级主管部门及其他下属单位的

文件交换，办理来、发文登记

职责表：日常工作工作结果分送单位

职

责工作参与会议的组织与管理，做好会议的筹备工作。

任务公司印鉴、介绍信的使用与保管

职责表述：办公用品的采购与管理工作结果分送单位

职

责工作负责公司总部办公用品的采购

任务负责办公用品的发放与管理发放纪录部门留存

职

责职责表述：完成领导交办的其他事项

四

权力：

权限一：为部门领导决策提供建议

权限二：对所布置工作的监督检查权及命令整改权

工作协作关系：

内部协调关

公司各部门、项目部、专业公司

系

外部协调关

系

公司需记录文件：汇报文件或者报告、公司文件、工作总结、通知、信函

任职资格：

教育水平高中

专业无

经验1-2年有关工作经验

熟悉企业管理、行政管理、保密、国家有关的政策法规等有关知识

知识

具备计算机应用知识、一定的公文写作水平

技能技巧管理技能、办公软件、人际交往与协调、表达能力

培训经历公文国标及处理方法有关法律（保密法、知识产权法、刑法）

工作条件及其他

使用工具设

计算机、档案柜

备

工作环境通常办公环境

工作时间特

正常工作时间

征

备注：

档案管理员职务说明书

岗位名称档案管理员岗位编号

公司在部门总经理办公室岗位定员2

直接上级办公室主任工资等级

直接下级无岗位分析日期

本职：负责公司的档案管理工作

职责与工作任务：

职责表述：制定档案管理制度、监督档案管理制度的执行工作结果分送单位

档案管理办公室主

建立健全公司档案管理制度

职制度任

责

工作办公室主

负责制定公司档案管理工作计划工作计划

任务任

监督、指导、检查公司职能部门档案管理工作

职责表述：负责档案管理工作工作结果分送单位

职负责公司文件的立卷与归档工作

责

工作进行档案的加工整理、确定秘级

任务

执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续

定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销

职责表述：负责公司档案的编集、利用工作工作结果分送单位

职

责工作负责公司档案的编研、统计工作

任务负责计算机内档案文件的安全与保密工作

职

责职责表述：完成领导交办的其他事项

四

权力:

权限一：档案管理的监督权

权限二：对档案的搜集权、督办权

工作协作关系：

内部协调关

公司各部门、项目部、专业公司

系

外部协调关

上级档案主管部门、兄弟单位档案管理部门

系

公司需记录文件：汇报文件或者报告

任职资格：

教育水平大专或者具有初级以上职称

专业档案管理、图书管理等

经验2-3年有关工作经验

知识档案管理、保密知识

技能技巧计算机、档案储存技能

培训经历上岗培训

工作条件及其他

使用工具设

档案柜、计算机

备

工作环境通常工作环境

工作时间特

正常工作时间

征

备注：

打字文印员职务说明书

岗位名称打字文印员岗位编号

公司在部门总经理办公室岗位定员2

直接上级办公室主任工资等级

直接下级无岗位分析日期

本职：负责文字材料的打印

职责与工作任务：

职

责职责表述：负责公司的文件、材料及其他文稿的打字工作

职

责职责表述：负责公司文件、材料及其他文稿的复印工作

职

责职责表述：负责打字机、复印机的保养、保护与定期联系检修工作

职

责职责表述：完成领导交办的其他事项

四

权力：

权限一：有权拒绝打印未经主管领导签署的文字材料

权限二：对无法辨认的文稿，有权退回令其誓写清晰

工作协作关系：

内部协调关系公司各部门

外部协调关系

公司需记录文档：

任职资格：。

教育水平高中/中专

专业计算机等专业

经验1年以上有关工作经验

知识计算机操作知识、保密知识

技能技巧中文打字速度100字/分钟以上

培训经历计算计操作培训

工作条件及其他

使用工具设备计算机

工作环境通常工作环境

工作时间特征正常工作时间，偶尔需要加班

备注：

小车司机职务说明书

岗位名称小车司机岗位编号

公司在部门总经理办公室岗位定员7

直接上级办公室主任工资等级

直接下级无岗位分析日期

本职：按派车单执行出车任务

职责与工作任务：

职责表述：根据需要执行出车任务工作结果分送单位

职

责工作随时保障公司领导与部门公务用车（含节假日加班）

任务会议、外事用车（含节假日加班）

职职责表述：车辆的保护与清洁工作结果