无锡威峰科技股份有限公司采购与付款制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1公司简介 无锡威峰科技股份有限公司采购与付款制度优化设计1无锡威峰科技股份有限公司简介无锡威峰科技股份有限公司成立于2005年04月25日。地址位于江苏省无锡市新区华山路3号。公司的经营业务主要是电子纸显示屏的研发、生产、销售和应用开发。无锡威峰科技股份有限公司的经营范围包括液晶显示器，电子纸生产和销售等。自己经营和代理进出口业务。该企业综合实力强劲，加工设备先进，建有完整的质量保证体系。无锡威峰科技股份有限公司是一个研发、设计、生产、销售于一体的中小型企业，不断为客户提供高质量的产品，公司拥有一个比较资深的研究团队，他们拥有自主研发的核心技术和知识产权。公司截止去年已经获得大约三十多件专利，并且取得了美国，日本，台湾等国家的专利。公司在2013年5月份取得了质量管理体系ISO9001认证证书及环境管理体系14001认证证书，2011年取得了EPD产品的技术认证。2无锡威峰科技股份有限公司采购与付款管理现状无锡威峰科技股份有限公司主要负责采购电子零件，电子纸，显示板，显示屏，电子主机等器件。公司采购时由生产，仓储等部门确认供应商，生产部门根据采购计划和需要购买的存货来填写请购单并签字批准。由采购员购买电子配件交给仓储员，直接入库并在验收单上签字。采购完后采购员拿着付款单到财务部门经财务主管审核付款，最后交出纳办理付款事项。无锡威峰科技股份有限公司现在岗位分工较为简略，大部分决策和事项主要是由总经理一把手驾驭。财务部一人兼任会计、出纳两个职位的工作，部门与部门无法相互制衡，相互监督。无锡威峰科技股份有限公司规模不大，没有设置相关的审计部门，没有成立审计委员会对其相关业务进行监督，公司部门与部门之间也没有进行相互监督。3无锡威峰科技股份有限公司采购与付款制度存在问题3.1采购岗位分工不明确无锡威峰科技股份有限公司目前采购岗位分工较为简单，为了节约成本，出现了用人不足，一人分担多种工作。总经理掌握企业的重大事项和决策。在采购时，采购人员负责采购，统计数量，验收，报销等工作，而仓储人员负责入库和监管。财务负责办理付款，记录现金，银行存款支出等工作，存在一人兼任会计、出纳两个职位工作的现象。这样导致了部门与部门无法相互制衡，相互监督，可能会出现贪污的问题。由于岗位分工不明确导致了相关管理工作得不到有效开展，不同程度的影响部门的日常运作，同时也降低了员工的工作积极性和效率，会阻碍公司一些方面的继续发展。3.2采购询价和选择供应商控制问题在采购询价阶段，无锡威峰科技股份有限公司没有制定合理的询价程序，往往会选择原材料价格较便宜的供应商来进行采购，原材料的质量往往无法保证。这样会导致后续出现的材料采购的问题无法得到解决。在选择供应商是由采购员直接与供应商进行交流，并没有第三方的监督，这时大部分采购员会选择与关系好的供应商进行合作，其中没有对以前供应商进行设备状况，技术水平和财务状况的调查或者增加一些新的供应商。可能会出现采购人员与供应商之间互相勾结，为某些人提供了开后门，以权谋私的机会。由于无锡威峰科技股份有限公司没有制定合理的询价程序以及不存在第三方对供应商的选择监督，导致了采购后出现原材料短缺，质量参差不齐的情况和工作人员之间徇私舞弊的问题。3.3采购付款审批流程混乱无锡威峰科技股份有限公司的采购由生产部门报上所缺的材料直接去进行采购，而没有编制采购计划，订购单等。采购人员进行采购时，就已经验收了商品，而仓储人员并不需要验收就入库材料签字确认。采购人员取得签字的收据，付款时由财务人员编制付款凭单，办理付款，并在上面签字，财务人员并没有确认账实是否相符。由财务经理负责发票，入库单等票据的审批，再交由总经理、董事长审批，完成付款后整理交会计记录并负责资料保管。3.4采购与付款监督体系欠缺无锡威峰科技股份有限公司缺少完整的监督体系，部门之间不能很好的相互制衡和监督。采购时由采购人员之间与供应商交流，对于采购人员与供应商关系缺少监督,可能会侵害企业经济利益。而付款环节的监督则体现在财务部门没有对出库单和入库单进行控制，在财务会计信息质量上,对于每项采购的付款金额要没有进行实时的记录、统计,这样很难发现采购合同金额的问题。对付款环节资金运用情况缺少监督，会导致公司资金流出现问题，影响公司业务的发展。 4无锡威峰科技股份有限公司采购与付款制度的优化设计4.1明确采购岗位分工与职责4.1.1制定采购业务岗位职责无锡对威峰科技股份有限公司采购部门，仓储部门，生产部门，财务部门等部门要建立不相容岗位分离制度，将请购与审批，采购询价与供应商，采购与验收，付款的审批与执行等流程互相分离开。明确各个部门的职责。采购部门职责：负责指定采购计划，保证满足经营活动的需要，询价议价，与供应商接触并谈判等；仓储部门：负责验收材料，入库和监盘等；生产部门职责：根据销售和生产部门编制的预算采购需求计划，反馈采购计划执行情况等；财务部门职责：负责按照财务制度审核票据，定期核对往来账款，登录明细账等；公司会计人员要按期做好财产清查和查对工作，做到账实相符。对负责按照财务制度审核票据，定期核对往来账款，登录明细账等于债权债务及时登记，及时清查，按月做好财务状况分析。图1采购职责分工4.1.2强调明确采购岗位分工的意义明确岗位分工有利于采购业务的真实性、合理性，业务中间出现错误的方面可以去找相对应的部门进行了解和更改，防止了各个部门之间互相推脱的情况。建立采购与付款的岗位分工制，明确相关部门和岗位的职责、权限有利于提高员工工作的积极性和工作的效率和质量，同时也便于管理层更好地管理公司以及财务经理审核报表的正确性，能够促进企业内部管理的透明性和公司的经济业务的发展。4.2采购询价和选择供应商控制4.2.1完善采购询价制度采购询价时第一：邀请报价的供应商数量最少为三家，第二：报价的方式可以采用电子邮箱或者面对面直接交谈。第三：报价程序要按照会计准则来进行，采购合约一般交给符合采购需求的最低报价的供应商或承包商。这样有利于报价的透明性和询价的公正性，也有利于节约成本。防止存在滥用，错用询价方式的问题，避免代理组织和采购人员实施暗箱操作。图2采购询价流程4.2.2严格选择供应商无锡威峰科技股份有限公司应加强供应商的准入审核，提高合格供应商的质量。在选择供应商时，应该分配不同的签订采购合同的人与确定供应商的人，选择供应商要从多方面考虑。例如，供应商的生产条件,质量保证,技术管理,售后服务。同时公司需要建立一个采购审批小组。召开供应商评审会选定供应商。从多方面对供应商进行选择有利于提高生产产品的质量，防止一些供应商之间哄抬价格从而导致采购风险。分配不同的签订采购合同的人与确定供应商的人，可以避免采购合同风险，对采购询价和选择供应商的控制能够减少企业的经济损失，提高公司的形象和声誉。最后，形成公司的供应商准入评分标准，以便于按照统一的要求选择优质的供应商，如下表1所示。

表1供应商准入评分表一、生产条件及生产管理水平（20分）生产能力满足供货需求（5分）生产设备，仪器自动化程度（8分）批次管理（3分）仓储管理（4分）二、质量保证能力（35分）1.质量体制的建立和维护（7分）2.质量人员管理（8分）3.生产过程的控制（10分）4.检验产品及不合格品管理（10分）三、技术管理水平（25分）技术质量（6分）研发条件（8分）生产工艺更改（8分）技术资料（3分）四、售后服务能力（20分）售后服务（10分）三包解析（10分）A80≤总分≤100，列为合格供应商。B总分<80，列为不合格供应商。4.3改进采购付款审批流程在无锡威峰科技股份有限公司采购付款审批流程中由采购人员和仓库管理部门提出采购申请，制定请购单。采购主管和资金预算主管人员审批，采购部确定付款方式预付款采购。然后进行发票审核，核对发票填具报销单。验收部门根据采购单及采购合同进行验收。采购人员将请购单，采购订单，验收单等票据交给财务部编制付款申请单，交给财务主管审核。总经理审批后再交由财务部付款，采购人员进行发票核销。付款一定要由经授权的人员审批并且记录现金，银行存款的支出。确定付款支付方式，便于记录费用支出，可以避免已收到的货物未付款的情况。改进采购付款审批流程也是对财务部门的工作进行一个岗位的明确区分。使公司的业务能够在一个合理的符合会计流程的方向上完成。图3采购付款审批流程4.4完善采购与付款监督体系4.4.1建立监督小组完善无锡威峰科技股份有限公司的采购与付款监督体系首先要建立一个监督小组，定期组织监督和自我评价并且结合企业的经营目标，需要对采购与付款环节的各项流程进行监督，例如对采购的监督，供应商选择的监督，采购合同的监督，付款流程的监督等。能够确保各项工作合理化和合法化，也可以避免中间出现人员贪污舞弊，管理混乱的状况。只有确保流程的规范性才能避免风险的出现；同时还需要发挥部门人员之间相互制衡，相互监督的作用，形成有效的监督循环。然后是事后复核的监督，在采购结束后要确认与记录采购业务的情况，核对总账与明细账的一致性，检查复核人的复核及差异跟进记录。特别是对于数量大且金额大的项目要合理的进行复查评价。同时也可以借助会计师事务所加强对公司人员集中采购的监督。按规定做好信息统计和管理工作。完善监督体系，有利于及时发现和减少采购过程中滥用职权，徇私舞弊的行为，加强管理层的工作。4.4.2奖惩制度本着公平竞争，公正管理的原则，进一步贯彻无锡威峰科技股份有限公司公司各项规章制度，强化工作流程，明确岗位职责。公司应根据各部门之间协作与工作流程来制定奖惩制度。奖励或处罚方式可以采用现金处罚，通报批评等方式。对于公司坚守岗位，积极负责，不断改进工作和业绩突出的员工进行奖励。同时对应个人过失发生工作错误情节轻微的予以批评，严重的予以解除。采用奖惩制度能够提高部门人员工作积极性和综合素质以及对个人的监督。5小结综上所述，采购与付款制度在无锡威峰科技股份有限公司管理和经营中是很重要的部分，企业针对采购与付款工作中存在的不足之处有一个更深入的了解。进行采购与付款的优化设计包括明确岗位分工与职责，采购询价和选择供应商控制，改进采购付款审批流程，完善采购与付款监督体系等方面，采购与付款制度的优化有利于采购业务的真实性、合理性，确保流程的规范性避免中间出现人员贪污舞弊，管理混乱的状况，能够减少企业的经济损失，提高公司的形象和声誉促进企业可持