文控管理办法

文控管理办法1、编制目的为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。2、适用范围适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。3、职责3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。3.2项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。4、工作内容4.1文件分类方法4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。4.1.2电子版文件按文件亦应建立一、二、三级文件目录.4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。4.2文件控制编码4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。4.2.2所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。4.3文件控制和管理4.3.1文件发放管理4.3.1.1发文登记1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。4.3.1.2文件盖印文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点:1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章；2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章；3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”；4）印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。5）印章由文控部资料员负责保管、供用、登记，并建立印章使用台账。4.3.1.3文件发送文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围（收、抄送单位/个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行：1）人工送达。适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。2）通过网络或即时通讯软件发送。各机组之间往来的通用公文、工程报表均可采用此方式进行。对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行。3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。4.3.1.4文件发送的回执确认为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收。应根据发送文件的方式分别进行确认，回执确认必须做到及时，并记录签收人、时间等信息。1）人工送达类文件的回执确认。在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行发文的同时，请保留电子记录并保存。3）传真发送文件的回执确认。在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。2）尚未付诸实施的规划、计划、决策等；3）内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记要；4）预决算报告及各类投资、造价报表5）图纸、涉及储罐技术资料；6）涉及高新技术、专利等资料；一般性进度、质量报表、决定、决议、通告、通知、行政管理资料等文件不属于保密范围。4.3.6.2文件安全及保密措施1）根据文件密级严格按文件应传达人或单位控制文件的传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且应分发给指定的人；2）过程处理文件要做到及时清收，存放；3）加强文件的保管、电子加密。如：对电子发文时进行格式转换，纸张类文件采取加锁保管等；4）凡涉及工程经济技术的、属密级管理的电子文档，原则上不允许拷入个人使用的计算机。确因工作需要拷进计算机的、属密级管理的经济技术电子文档，必须进行加密处理；5）为防止数据丢失，文档电子版记录应定期备份；6）文件打印、复印失误，造成文件报废时，要做到及时销毁报废文件；7）严格文件借阅制度，控制借阅范围，未报项目负责人书面批准，不得向外借阅或拷贝涉及工程经济技术类属密级管理的电子文档文件；4.3.7文控检查与考评4.3.7.1检查内容检查内容：①《文件控制编码规定》是否有效执行；②文件收、发、存记录、登记是否齐全；③文件的签署是否齐全；④文件的分类及归档是否按电子版、纸制版双籍制进行；⑤资料的收集是否及时、齐全⑥文件格式是否按统一规定执行；⑦文件控制编码编写是否正确；⑧文件的签发、盖章是否规范；⑨文件收发登记是否齐全；⑩文件的处理是否规范；4.3.7.2检查程序：①组织检查的单位应编制文控检查计划；②组织检查的单位主管领导对检查计划进行审查；③下发检查计划到被检查单位；④按计划组织检查（定期检查需提前下发检查通知；抽查事先不通知）；⑤被检查单位派文控人员陪同并协助检查员进行检查，提供受检资料；⑥检查员根据检查内容逐一进行检查，签发检查不符合项清单，并由被检查方代表签字确认。4.3.7.3不符合项的处理1）检查方应根据检查情况填写《不符合项整改清单》。2）《不符合项整改清单》要求被检查方书面答复，并将纠正措施写入不合格报告。3）受检方应根据《不符合项整改清单》中规定的整改时间进行整改，严禁拖延。4）检查人员应对所有不合格项的整改状态进行跟踪，并确认整改情况。5、项目部图纸管理项目部文控接收到施工图纸后，先进行登记，记录图纸名称、数量、接收时间等，再按要求进行发放，并做好图纸发放记录。图纸发放原则为：经营办、总工处