汨罗文旅有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司基本信息介绍.....................................................................................................1

2公司差旅费报销流程现状.........................................................................................1

3公司差旅费报销流程存在问题.................................................................................1

3.1出差申请表不完整..........................................................................................1

3.2报销费用标准不明确......................................................................................2

3.3审批报销无时间规定......................................................................................2

3.4报销凭证审核不严谨......................................................................................2

4公司差旅费报销流程优化设计.................................................................................3

4.1完善出差申请表..............................................................................................3

4.2规定费用标准..................................................................................................3

4.2.1住宿标准...............................................................................................3

4.2.2餐费标准...............................................................................................4

4.2.3交通费标准...........................................................................................4

4.3规范报销时间..................................................................................................5

4.4加强审核力度..................................................................................................5

4.4.1凭证审核...............................................................................................5

4.4.2人员培训...............................................................................................6

5流程优化设计评估.....................................................................................................6

参考资料........................................................................................................................7

湖南商务职业技术学院毕业设计

汨罗文旅有限公司出差报销流程优化设计

1公司基本信息介绍

汨罗文旅有限公司成立于2014年1月23日，法定代表人为周建高，企业地

址位于湖南省汨罗市罗城大道瞭家山，所属行业为商务服务业。公司现有经验丰

富的专业人才有15人，其公司经营范围一般包含：农业民间工艺以及食品、休

闲农产品和乡村旅游资源的开发运营；旅游发展项目规划与咨询服务；举办市内

文化艺术交流项目；主题公园、景点及中小型基础设施的娱乐；停车场服务；农

副产品销售业务；住宿服务；旅行服务；汨罗文旅有限公司目前的营业状况为持

续状态（在营、开业、在册）。

2公司差旅费报销流程现状

汨罗文旅有限公司长期致力于红色文化旅游资源开发和运营与建设，人文主

题的旅游产品开发、宣传，文化旅游景点规划设计、建设、经营，文化旅游景区

及相关配套的建设等工作，随着经济的不断发展，因此外出人数日渐增加，在各

线城市中都存在出差情况。外出途中因为处理个人公务时所发生的交通费、住宿

费用和公杂费等各项支出项目繁多，其报销程序业务主要有公司财务办公室主任

负责，500元以上的出差程序如图所述：首先由公司出差人员填写出差财务报销

单，然后由部门经理核对签字，再然后交回公司财务办公室领导进行审核签字，

最后交财务部门凭报销单报销。而500元以下的报销则直接略过部门经理，直接

由办公室主任审核签字，然后由财务部门报销差旅费。

出差人员填写部门经理审核办公室主任审办公室财务报

差旅费报销单签字核签字销

图2-1汨罗文旅有限有限公司差旅费报销流程图

3公司差旅费报销流程存在问题

3.1出差申请表不完整

1

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该公司的出差申请表中，如下表所示，可以得出只列出了出差地点和工作安

排、工作事由和出差方式，缺乏了重要的出差时间，并且相关领导审批签字和

有关出差费用也没有列出，出差申请表内容过于简单。

表3-1出差申请表

申请人联系电话所属部门

出差地点及

工作安排

出差事由

出差方式

3.2报销费用标准不明确

公司差旅费报销包括住宿费、餐费和交通费报销，在这三个方面报销费用标

准存在不统一的问题。如两个普通管理人员去同一个地方出差，具体出差情况

是一样的，但是出差报销所需的费用却不一样，一个明明是普通员工却享受着坐

高铁一等座的待遇，另一个普通员工却是坐二等座的待遇，导致交通费报销不一

样，并且住宿费、餐饮费也有所不同。两个都是普通员工，但差旅费报销所有费

用都不一样，就是因为没有一个明确的报销费用标准，所以存在员工想怎么报销

就这么报销的情况，以至于公司出差费用成本增多。

3.3审批报销无时间规定

汨罗文旅有限公司对出差报销时间没有明确规定，部分公司员工出差后回到

公司，未能按时到公司财务部门报销出差所需费用，一直拖着，拖着3，4个月

都不去报账甚至更久，因为公司在报销规定上有所欠缺，对差旅费报销时限没有

做出明确的规定，以至于对公司的利益造成了不好的影响。如公司出差人员并没

有严格执行公务出差事前报销规定，当月出差的因为一些原因没有及时报销，然

而在下个月报销，所以存在事后审批补报现象，公司财务也因为工作原因就只能

按报销去解决，随着时间就造成员工报销意识不强，还让员工养成了长期挂账的

一个习惯。差旅费没有及时可能报销，这样不利于资金的管理，容易造成公司混

乱。

3.4报销凭证审核不严谨

公司相关财务人员对原始凭证的检查以及审核时没有及时核对票据时间和

金额等等。比如公司出差员工提交的报销凭证上填写的日期与自己出差的日期不

对应。出差人员回到公司对差旅费报销时，日期写的是5月15日，但实际出差

2

时间是5月21日。出差人员一般给的付款凭证与具体出差日期不符，在审核凭

证时存在问题，有关领导审核时往往会忽视这些问题，审核不严谨。

4公司差旅费报销流程优化设计

4.1完善出差申请表

公司应当明确公务外出事前申请、审批流程事项，对出差申请表进行内容增

加，细化公司出差申请表，如下图所示。

表4-1出差申请表

申请人联系电话所属部门

出差时间从____年___月__日__时__分至从____年___月__日__时__分，共计___小

时

出差地点及工

作安排

出行方式同行人员

出差事由

费用预算交通费费用总计

住宿费

其他：

部门经理意见签字：年月日

办公室主任签字：年月日

意见

填表说明1.本表适用范围：外出出差人员均应填写

2.申请人填表后，直接交由部门经理、办公室主任审核审批

3.本表填写后，原件复印件分存人事部、本相应部门

4.本表后必须附上相关发票据

4.2规定费用标准

4.2.1住宿标准

3

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公司规定出差住宿必须在规定的费用限额内报销，按照实际出差天数进行计

算，超过部分公司一律不承担。如果有出差人员在出差期间居住在自己的亲朋好

友家里，住宿费一律不允许报销。公司员工要持有节俭意识，不能单独往高消费

住宿去消费。

表4-2住宿标准（单位：元/天）

地区普通员工部门经理及主任以上

一线城市400500

二线城市380450

三线城市300350

四线城市200300

县级市及以下200300

备注：超出规定费用的报销一般公司不予承担，特殊情况除外，一定要与有关

领导沟通，经批准后方可报销

4.2.2餐费标准

出差人员应按照出差天数计算，在规定限额内报销,其中高铁汽车途中就餐

不超过50元一餐，凡超出餐费标准，超出费用一律自行承担，相关详细见下表。

表4-3餐费标准（单位：元/天）

人员一线城市二线城市三线城市四级城市县级市及以下

普通员工10080757060

部门经理及主12095807570

任以上

备注：在市内，在中午十二点前可以回来的不报销午餐，下午六点之前不报销晚餐

4.2.3交通费标准

如果公司出差人员在一日之内要去两个或者两个以上地方出差，差旅费报销

就按照当天停留地推荐标准报销，如果当天返回，按当日返回计算基于最远的地

方算起。并且出差人员必须按照简单的路径使用交通工具，不能绕道，如遇到天

气、道路堵塞等人为或不人为原因，需向有关领导请示表明，得到批准才可申请

出行。交通费报销必须是凭纸质车票报销，不得弄虚作假，一旦经举报或者查实

发现，公司将一律按公司规章制度严格处理。并且普通员工无特殊情况不得乘坐

4

出租车，乘坐高费额来满足自身需求，一切从公司运营实际情况出发，除特殊情

况外，一切遵循以下标准报销。

表4-4交通方式标准

交通工具普通员工部门经理及主任以上

大巴硬座硬座

火车硬座/硬卧硬座/硬卧/软卧

高铁二等座二等座/一等座

飞机经济舱经济舱/商务舱

4.3规范报销时间

针对公司内部因差旅费而报销时限不准确的问题,现规定公司员工报销时间

不能超过20天，若多于20天，个人或单位出差凭证、假单据、不合乎规定的发

票，也一概不可以报销。如遇到特殊情况，需填写延迟报销单（如下表），向有

关领导审批。另外还建立了奖惩制度，超过20天就会受到一定的罚款，超过一

个季度的财务不能报销，超出规定费用将自行处理，罚款可用在日常工作中表现

为优秀员工的奖励表彰，能够带动员工的积极性，促进公司的发展。

表4-5延迟报销单

申请人联系电话所属部门

延迟理由

领导审核签字：年月日

填表说明1.以上内容必须真实属实

2.附上报销金额单据，方可作数

表4-6差旅费有关惩罚表

超过20天超过2个半月超过半个季度超过一个季度

120元260元450元自行承担

4.4加强审核力度

4.4.1凭证审核

公司应加强原始凭证的审核，确保出差人员提供的票据是真实有效的，防止

假票、过期票等其他有关票据情况出现；还要查看金额是否一致，查看有没有涂

5

改过的现象，避免用其他的发票来代替报销，或者还改了数字的；检查各票据有

关费用是否明细，费用明细可以使公司有关领导审核时更加清楚知道公司应承担

的费用。报销费用超过出差消费支出规模和范围,个人不得报销,在公司应承担起

自身责任,严格按照有关规定办理。

4.4.2人员培训

公司还要对公司的员工进行人员培训，这是做好报销凭证审核的关键。利用

员工培训让公司财务人员掌握各项业务的基本属性，熟悉了解会计核算各种标准，

制度，程序，进一步提高会计基础知识和基本技能技巧，提高审核力度，防止审

核时出现错误，公司人员要定时的参加有关职业培训,加强责任意识,不仅负责专

业,还负责公司,使得在公司面对问题时将能够更好地处理问题。并且每一次培训

结束后，每个人要写一篇培训心得体会，早会时分享给公司财务人员。

表4-7公司财务人员培训计划表

培训名称培训地点培训内容培训形式

会计岗位操作培训会议室财务业务操作技能培训网络教学

核算技能培训会议室会计有关核算业务