计算机信息系统操作规程

计算机信息系统操作规程

1.目的：为了规范计算机信息系统操作管理

2.根据：《药物经营质量管理规范》（2023年）及附录（二）

3.范围：计算机系统的操作使用管理

4.内容：

4.1职责：

质管部根据各岗位的质量职责和岗位操作规程，制定或审核各岗位有关人员操作权限。

4.1.2信息部设定有关人员的权限和密码。在人员调动和调整时应锁定权限和密码。

4.1.3各部门根据权限进行本部门和岗位进行操作。并保管好自己口勺密码，不得互相借

用，否则因此发生日勺越权、越岗操作行为负全责。

4.1.4办公室负责各部门及岗位配置，负责人员的调配。

4.2操作

打开计算机。

打开管理软件信息系统，输入顾客名和密码。

进入对应操作界面。

4.3首营企业审批

途径：质量管理-首营供应商

阐明：第一次和供应商合作,要做首营供应商,审核后，才能转为正式供应商。

功能按钮阐明:

•【生效】：生效首营供应商。

•【作废】：将未生效口勺供应商作废，作废后不能再使用。

•【转供应商工将生效的首营供应商转为正式的供应商。

•【许可证工有许可证号、生产范围、生产地址等信息。根据供应商真实信息进行填写。

界面浏览:

首营供应商生成方式，是在首营供应商页面添加。

状态：分为未审核、生效、作废三种状态，根据顾客对单据的操作更改。

【填报部门】：录入首营供应商资料的部门。

【批审日期】：生效日期。

【转正日期】：转为供应商的日期。

【供应商编码】：不可输入，转为供应商时系统自动生成。

【企业类型工分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息，有权限的人员才能进行操作。

操作：

.1点击【添加】，输入首营供应商信息。

•必填项：供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意

见、质量部经理意见、采购经理意见。

.2输入完毕后点击【保留】。

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•生效后的首营供应商才能转为供应商。已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。

4.4首营品种4o

【途径】:质量管理-首营品种【阐明］：

第•次购进的商品，要做首营品种审批，审核后，才能转为正式商品。

功能按钮阐明

•【生效】：生效首营品种。

【作废】：将未生效U勺首营品种作废，作废后不能再使用。

【转商品信息工将首营品种转为正式口勺商品。

界面浏览:

•首营品种生成方式，是手动录入信息。

字段讲解:

•【编号】：保留信息时系统自动生成。

•【单据状态工分为未审核、生效、作废三种状态，根据顾客对单据的操作更改。

•［填报部门］:录入首营品种资料的I部门。

•【商品编号工有两种生成方式，i种是手动输入，i种是保留信息时系统自动生成。

•【品名】：厂商所给药物的名字。

•【首营品种类型】：分为新品种、新规格、新剂型等类型。

•【化学名】：例如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”，那么化学名叫“期酚伪麻美

芬片”。

操作：点击【添加工输入商品信息。

•必填项：供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数、产地、申请原因、

采购部意见、采购经理意见、质最部经理意见、质最负责人。

输入完毕后点击【保留】。

•未审核状态的单据能修改信息。

审批完毕后，点击【生效】，【阐明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限欧I人进行

操作。

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•审核后日勺单据不能再进行修改操作。

•审核后，单据状态为生效。

转商品信息：入基础数据库，将生效的首营商品转为正式商品。

•生效后日勺首营商品才能转为商品信息。

•已经转为正式商品的首营商品不能再转。

注：在没有首营商品FI勺状况下与否能直接在商品资料中新增商品。在【系统设置】-【系统

参数设置】中设置，参数名称：若没有首营审批表与否能新增商品或供应商。

4.5客户资质审批表

【途径】：质量管理-客户资质审批表

【阐明】：第一次合作的I客户，要做首营客户，审核后，才能转为正式客户。

功能按钮阐明

•【生效】：生效客户。

•【作废】：将未生效H勺客户作废，作废后不能再使用。

•【转客户】：将客户资质审批表中审核后H勺客户转至客户资料中。

制作：点击【添加】，录入客户信息。

•必填项：填报日期、客户名称、客户编号。所有信息按客户真实信息进行填写。

输入完毕后点击【保留】。

•未审核状态的单据能修改信息。

审核单据后，单据才会生效，需要有权限口勺人进行操作。点击【生效】。

•审核后的单据不能再进行修改操作。

•审核后，单据状态为生效。

转客户：点击【转客户】。【阐明工将客户资质审批表中审核后日勺客户转至客户资料中。

•生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。

•已经转为正式商品的首营商品不能再转。

4.6基础资料：

商品资料是所有业务数据的基

础.1【阐明】:重

要用于维护商品信息，供应商信息等资料欧J模块。

4.6.1.2【途径】：基础资料-＞商品资料

•商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几种模块。

•点击页面上的【添加】后，才能开始添加商品。

•使用查询功能查看已录入系统U勺商品。

【阐明】：药物的名称、生产企业、条形码等基本资料。

4.6.1.3基本信息

商品资料

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•必填项：商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。

•有过销售记录的商品不能更改商品性质。

字段讲解：

•【商品编码】：商品在系统中的标识。在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制商

品编码长度以及与否生动生成商品编码。

•【商品状态工分为作废和使用两种，为下拉选项。录入至系统的商品不能进行删除，

设置作废后，商品不能进行正常开展采购、销售业务等操作。

•【商品性质】：分一般商品、捆绑销售商品、联营商品三种。为下拉选项。默认为一般

商品。

•【经营方式工分购销、代销、联营三种，为下拉选项。默认为购销。

•【条形码】：厂商在药物出厂时给药物设置的编码。手动录入商品条形码或使用条码扫

描器录入系统。一种商品资料能录入多种条码，使用逗号“，”隔开。

•【商品名称】：厂商所给药物的名字。（例如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么

在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片（白加黑）”）

【助记码】：商品名称每一种字的第一种字母，输入商品名称后自动生成助记码。便于

顾客检索商品。

【商品产地】:商品的生产地。

【相近商品工目前录入药物性质相似的药物。（输入商品编号，已逗号“，”隔开）

【原则单位1药物的单位，默认为盒。

【中包装量】:商品一种中包装具有多少个原则单位。（如：一条安比仙有5盒，则中包

装数为5。）

【拆零属性工设置商品与否能拆零销售。分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三种。

【销项税率】:销项税是增值税里面的I一项，卖出药物需计算销项税，一般有17%、13%

和0税率三种。为下拉选工反。

•【采购状态工商品与否能采购。分正常采购、停止采购两种方式，默认为正常采购。

停止采购后，将不能自动生成采购计划。商品能继续销售。不能在商品资料中修改商品采购

状态，需要在【采购入库】一【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。

•【销售状态】：商品与否能销售。分为正常销售与停销两种状态。不能在商品资料中修

改商品销化:状态，需要在【质量管理】一【停止恢玛销坐单】中做单据控制销售状态。

4.6.1.4扩展信息

【阐明】：药物的商标、同意文号、注册证号等信息。

商品资料

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字段讲解:

•【商标】、【重要成分】、【同意文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。

•【采购员】：该药物由哪位采购员进行采购。

.5自定义分类

【阐明】：药物的分类。按功能主治、按剂型、经营范围分类。可以设定特定条件.

•选择自定义分类后，以便于某些报表的查看，与杳询药物。

•带“*”号的字段为必填项。在【系统设置】一【类别组】中设置类别与否为必填项。

.6价格信息

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•价格录入并保留后，不能修改商品价格。只能在【价格管理】一【调整售价单】中做单

据调整售价、在【价格管理】一【调进价单】中做单调整商品进价。

•在存在多种价格组的状况下，可以根据不一样口勺组，予以不一样口勺价格。

•必填项：初始进价或最新进价、零售价。

货位设置

【阐明】：药物在仓库中的摆放位置

商品贺科

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•填写完商品信息后，点击【保留工

•修改商品信息点击页面上日勺【修改】。

•功能按钮阐明查看基本操作

供应商信息

.1【途径】：基础资料-〉供应商信息

功能按钮阐明:

【浏览】：浏览所有供应商。

【明细】：查看目前选中供应商明细。

【屏蔽作废工勾上该选项后，查询所有供应商时，不显示已作废的供应商。

【委托范围】：控制供应商销售药物范围。

【经营范围工目前供应商经营药物范围，分为一般药物和中药饮片。

【可供品种工在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

【结算部门对应工一种供应商能有多种结算部门。

【对应分类工供应商对应组（例如：区域）

【供应商证照】：根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应的商品证照与否过期

•【链接】：在各个模块之间进行链接，举例阐明它的使用方式，当我们进入商品信息模

块并查询到某个商品的信息时，通过链接功能我们可以进入其他模块以便查询到该商品入

库，批发销售，调价等业务状况。

.2界面浏览:

字段讲解:

•【编码工供应商在系统中标识。有手动录入与自动生成两种方式。（在【系统设置】-

【系统参数设置】中能控制供应商编码长度。参数名称：供应商编码长度）

•【结算部门】：一种供应商能有多种结算部门。（在【基础资料】-【供应商结算户清单】

中维护结算部门）

•【类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

•【注册地址工供应商注册地址。

•【付款方式工有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

【与否进货审批工有是和否两种选项。选择是，在该供应商处购进药物时，需要先做

进货审批单。

•【地区】：供应商所在地区。

•【在途天数工药物配送天数。

•【纳税类型工分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

•【应付款单元工结款时，是按单品，还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管理

两种选项。

•【资信天数】：付款天数。在规定期间内没有结完款，不能再下订单。

•【信用额度】：欠款超过输入额度，不能再下订单。

•【我方采购员】：为下拉选项。

•【状态】：分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。

.3点击【添加1输入供应商信息。

•必填项：编码、名称、类型、付款方式、与否进货审批、纳税类型、应付款单元、我方

采购员。

•类型、付款方式、与否进货审批、地区、纳税类型、应付款单元、信用额度、结款卡、

状态、初始创立人、创立时间字段均有初始值。

•根据供应商真实信息填写。

.4点击【保留】。

.5委托范围：【阐明】：控制供应商销售药物范围。在页面，点击【委托范围，

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供应商信息

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设置r委托范围后，不在委托范围内的商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数设置】

中设置参数。参数名称：供应商没有设置委托范围时与否控制）

点击【插入】，添加类别。

•【类别组工自定义分类，调用商品资料自定义分类信息，为拉下选项。（类别组在【系

统设置-【类别组】中设置）

•【类别代码工分所有和多选两种，对应所选类别组，（例如：类别组为“按要货方式分

类”，“按要货方式分类”有采购与自报两种方式，选择多选，可以选择其中一种，也可以

全选。类别名称在【系统设置】-【类别定义】设置）

•【证照设置名称】：不一样日勺商品类别有不一样证照。（在【质量管理】-【供应商证照

设置】中设置供应商证照）

•【商品编码］默认为所有。（也可以输入商品编码，按回车，录入商品，一条记录只能

录入一种商品。）

•【插入工新增一条记录。

•【删除】：删除选中记录。

•【保留】：保留新增记录。

【取消】：取消目前操作。

.6经营范围：【阐明】：目前供应商经营药物范围。在页面，点击【经营范围】。

•在修改状态下才能选择经营范围。（进行勾选）

•修改后点击【保留】。

•设置了经营范围后，不在经营范围内日勺商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数设

置】中设置参数。参数名称：客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式）

.7可供品种：【阐明】：在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

・8结算部门对应：【阐明】：一种供应商能有多种结算部门。点击【结算部门对应】。

点击【插入】，添加结算户。

•在结算编号处输入结算户编号，按回车，系统自动带出结算户名称。

•状态：分为正常和停用两种状态。

•根据结算户信息填写。

一种供应商能有多种结算部门。

【插入】：新增一条记录。

【删除】:删除选中记录。

【保留】:保留新增记录。

【取消1取消目前操作。

注：结算户在【基础资料】-【供应商结算户清单】中设置。

对应分类：【阐明】：供应商对应类别。在供应商明细页面，点击【对应分类，

选择分类，点击【保留】。

•类别组自动调用【系统设置】-【供应商类别组】中的I数据。

•类别名称调用【系统设置】-【供应商类别】中数据，根据供应商状况进行选择。

.9供应商证照：【阐明】：根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应口勺商品证照与否过

期。

在供应商明细页面，点击【供应商证照】。

•证照管理自动调用【质量管理】-【供应商证照设置】中日勺数据。

•可输入项：证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。

•只有在修改状态下才能输入数据。

•与否控制字段假如为否，自定义控制类别字段不能输入。

4.6.3供应商结算户清单：【途径】：基础资料->供应商结算户清单。

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•【浏览工查看所有结算户。

•【明细工查看选中结算户明细。

字段讲解：

•【编号】：供应商在系统中标识。有手动录入与自动生成两种方式，保留时自动生成。

•【类型工分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

•【付款方式工有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

•【地区】：结算户所在地区。

【在途天数工药物配送天数。

•【纳税类型工分一般纳才兑人和小规模纳税人两种选项。

•【应付款单元】：结款时，是按单品，还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管理

两种选项。

•【资信天数】：付款天数。在规定期间内没有结完款，不能再下订单。

•【信用额度工欠款超过输入额度，不能再下订单。

•【我方采购员】：为下拉选项。

4.6.4客户档案

.1【途径工批发功能-客户档案

.2【阐明】：需要向批发商购进药物的客户。

字段讲解:

•【客户编码工客户在系统中的标识。有手动录入与自动生成两种方式。（在【系统设置】

【系统参数设置】中能控制客户编码长度。参数名称：客户编码长度）

【客户类型工有批发企业、卫生院、合作医疗室、零售连锁、社会药店、医院等多种

类型，为下拉选项。

【销售片区】:为下拉选项。

【纳税类型工分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

【资信天数工付款天数。在规定期间内没有结完款，不能再下订单。

•【信用额度工欠款超过输入额度，不能再下订单。

【信用控制工控制资信天数与信用额度字段与否生效。

【建档区域工默认为目前区域。

.3新增客户：点击【添加】，输入客户信息。

•必填项：客户名称、客户类型、销售片区、纳税类型。

•根据客户真实信息填写。

.4完毕后点击【保留】。

部门业务员：【阐明】设置目前客户对应的部门、业务员、付款方式。点击【部门业务员，

点击【插入】，输入信息。

•【部门工调用【人力资源】-【部门设置】中的数据。

•【业务员】：维护在系统中的顾客。

•【价格组】：调用【系统设置】-【批发价格组】中的数据。

•【付款方式】：有月结、货到付款、预付款、现款多种付款方式。

点击【保留】，保留信息。保留后的信息能进行删除、修改。

客户子项目：选择客户后，点击【客户子项目】。

点击【插入工输入信息。

•子项目U勺数据来源于【批发功能】-【客户子项目清单工输入子项目的编号后，自动调

出子项目名称。

点击【保留】，保留信息。保留后的信息能进行删除

1设置该客户的子项目

项目编码子项目名称备注

一号子项目

插入(I)删除(D)保存(S)取消(C)

对应分类：【阐明工客户对应的类别。选择客户后，点击【对应类别，

客户档案

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输入信息，点击【保留】。

•类别组自动调用【系统设置】-【客户类别组】中的J数据。

•类别名称调用【系统设置】-【客户类别】中数据，根据客户信息进行选择。

•5客户证照：【阐明】根据客户证照信息，入库时，判断客户对应口勺商品证照与否过期。

选择客户后，点击【修改】，输入证照信息。

客户证照中的信息调用【质量管理】一【客户证照设置】中的数据。

可输入项：发证机关、证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。

•只有在修改状态下才能输入数据。

•与否控制字段假如为否，自定义控制类别字段不能输入。

•完毕后点击【保留】。

经营范围：【阐明】目前客户经营药物范围。选择客户后，点击【修改】，输入经营范围。

•在修改状态下才能选择经营范围。

•修改后点击【保留】。

•设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数设

置】中设置参数。参数名称：客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式）

客户子项目清单【途径】：批发功能-客户子项目清单

【阐明】：一种客户能同步存在多种子项目。可以根据子项目进行销售与结算。

新增子项目：点击【添加】，输入子项目信息。

输入完毕后点击【保留】。

保留后能进行修改。注：客户档案中调用客户子项目。

4.7采购：采购入库一采购计划…订货单

采购计划：【途径】采购入库-＞采购计划。【阐明】根据既有的库存量跟商品的销售状况制定

采购计划

•【自动生成】：根据门店商品的上下限判断商品与否需要补货，由此自动生成的配送申

请单。

•【转订货单】：将采购计划转为订货单。（采购部需要向供应商订货所制作的订货单）

•【相近商品工与选中商品相近的商品。（在商品资料中设置商品的相近商品）

字段讲解：

•【商品编号】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息，调用商品资料中数据。

•【计划量工商品采购数量。

•【在途数量工在送往仓库过程中H勺商品数量。系统与否计算在途数量，在【系统设置】

【系统参数设置.】中设置。参数名称：采购计划在途数最按目前仓库还是所有仓库计算。

【待出库数量】：门店或客户已申请的商品数量。

【供应商】：有两种生成方式按最低进价生成与按最新供应商生成。在【系统设置】

【系统参数设置】中设置参数。参数名称：采购计划供应商生成方式。没有采购过的商品默

认的供应商在参数，生成采购计划时若从未采购的商品默认哪个供应商中设置。

•【结算部门工供应商下的结算部门。

•【计划进价工计划该商品进价，默认为上一次的进价，不做实际控制。

•【库存上限】